《行政部管理規(guī)章制度》

行政部規(guī)范化管理目錄第一章行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)5第一節(jié)行政部職能與組織結(jié)構(gòu)5一、行政部職能5二、行政部組織結(jié)構(gòu)5第二節(jié)行政部責(zé)權(quán)6一、行政部職責(zé)6二、行政部權(quán)力8第三節(jié)行政部管理崗位職責(zé)8一、行政總監(jiān)崗位職責(zé)8二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé)10第二章前臺(tái)接待管理11第一節(jié)前臺(tái)接待崗位職責(zé)11一、接待主管崗位職責(zé)11二、接待專員崗位職責(zé)11第二節(jié)前臺(tái)接待管理制度12一、前臺(tái)接待禮儀規(guī)范12二、來訪人員接待管理制度15三、前臺(tái)電話接聽管理制度17第三節(jié)前臺(tái)接待管理表格19一、客人來訪登記表19二、函件收發(fā)登記表20三、前臺(tái)接待日志表20第三章辦公事務(wù)管理22第一節(jié)辦公事務(wù)崗位職責(zé)22一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)22二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)22三、行政辦公秘書崗位職責(zé)23第二節(jié)辦公事務(wù)管理制度24一、辦公設(shè)備管理制度24二、辦公用品管理制度27三、辦公文書管理制度31七、圖書資料管理制度34第三節(jié)辦公事務(wù)管理表格36一、辦公設(shè)備登記表36二、辦公用品領(lǐng)用表36三、辦公文書會(huì)簽單36四、檔案借閱審批表38五、信件領(lǐng)取登記表38六、印章使用登記表39七、圖書資料借閱表39第四章行政人事管理41第一節(jié)行政人事崗位職責(zé)41一、行政人事主管崗位職責(zé)41二、行政人事專員崗位職責(zé)42第二節(jié)行政人事管理制度43一、員工考勤管理制度43二、員工出差管理制度48三、公司會(huì)議管理制度51四、公司提案管理制度55五、日常紀(jì)律管理制度58第三節(jié)行政人事管理表格62一、員工考勤登記表62二、年度考勤匯總表62三、員工請假申請單62四、員工加班申請表63五、員工出差申請表63六、差旅費(fèi)報(bào)銷清單64七、公司會(huì)議記錄表64八、提案管理記錄表66九、員工提案評(píng)定表66十、員工獎(jiǎng)懲記錄表66十一、員工違紀(jì)處理表67第五章安全管理68第一節(jié)安全管理崗位職責(zé)68一、安全主管崗位職責(zé)68二、安全專員崗位職責(zé)69第二節(jié)安全管理制度70一、公司值班管理制度70二、員工出入管理制度72三、車物出入管理制度75四、安全保衛(wèi)管理制度79五、消防安全管理制度83六、公司保密管理制度86第三節(jié)安全管理表格92一、值班登記日志表92二、保安執(zhí)勤日志表92三、外出員工登記表93四、來賓出入登記表93五、安全狀況檢查表93六、防火設(shè)施檢查表94七、突發(fā)事故報(bào)告表95八、事故統(tǒng)計(jì)匯總表95第六章車輛管理97第一節(jié)車輛管理崗位職責(zé)97一、車輛主管崗位職責(zé)97二、司機(jī)崗位職責(zé)98第二節(jié)車輛管理制度99一、公司車輛管理制度99二、車輛安全管理制度103三、公司司機(jī)管理制度105第三節(jié)車輛管理表格109一、車輛登記表109二、車輛檢查表110三、車輛請修表111四、保養(yǎng)記錄表111五、車輛加油表112六、用車申請表113七、派車記錄單114八、車輛事故單114九、用車記錄表116十、車輛費(fèi)用表118第七章總務(wù)后勤管理120第一節(jié)總務(wù)后勤崗位職責(zé)120一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé)120二、宿舍管理專員崗位職責(zé)120三、食堂管理專員崗位職責(zé)121四、保潔專員崗位職責(zé)122五、綠化專員崗位職責(zé)123第二節(jié)總務(wù)后勤管理制度124一、員工食堂管理制度124二、員工宿舍管理制度127三、清潔衛(wèi)生管理制度130四、環(huán)境綠化管理制度133第三節(jié)總務(wù)后勤管理表格138一、食堂衛(wèi)生檢查表138二、住宿人員管理表139三、清潔衛(wèi)生管理表141第八章公關(guān)事務(wù)管理143第一節(jié)公關(guān)事務(wù)管理崗位職責(zé)143一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé)143二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé)143第二節(jié)公關(guān)事務(wù)管理制度144一、公關(guān)管理辦法144二、參觀管理規(guī)定146三、公務(wù)接待制度147四、對(duì)外宣傳制度150第三節(jié)公關(guān)事務(wù)管理表格152一、商務(wù)接待安排表152二、公司參觀申請表153三、公關(guān)接待審批表153四、公關(guān)活動(dòng)策劃表154第一章行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)第一節(jié)行政部職能與組織結(jié)構(gòu)一、行政部職能行政部是公司的綜合辦事部門。其核心職能主要包括以下四個(gè)方面。1參謀職能。行政部不僅應(yīng)在日常事務(wù)方面做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”和“助手”，更應(yīng)在經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化及用人政策等重大問題上有自己的見解，從而真正成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的“高參”與“臂膀”。2溝通職能。行政部應(yīng)清晰傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指令，溝通、協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。3管理職能。行政部擔(dān)負(fù)著文件歸檔、辦公自動(dòng)化、人員接待、車輛調(diào)度、總務(wù)后勤、安全保衛(wèi)等工作。4服務(wù)職能。行政部應(yīng)積極為各職能部門提供后勤保障。第二節(jié)行政部責(zé)權(quán)一、行政部職責(zé)行政部負(fù)責(zé)管理公司的日常行政事務(wù)，做好上傳下達(dá)、溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調(diào)工作，確保公司各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。其具體職責(zé)如圖12所示。職責(zé)1制定公司各項(xiàng)行政規(guī)章制度，保證各項(xiàng)工作規(guī)范化進(jìn)行負(fù)責(zé)公司行政工作計(jì)劃、工作總結(jié)及行政公文等文件的起草工作負(fù)責(zé)接待來訪人員及對(duì)外聯(lián)系工作負(fù)責(zé)管理公司辦公設(shè)施，做好辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管和維護(hù)管理工作負(fù)責(zé)員工考勤、出勤統(tǒng)計(jì)、報(bào)表制作及分析等人事管理工作負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作負(fù)責(zé)全公司資料、信息的管理以及宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作負(fù)責(zé)公司會(huì)議組織、記錄及歸檔工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8負(fù)責(zé)公司公務(wù)車輛的管理調(diào)度工作負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作職責(zé)9職責(zé)10圖12行政部職責(zé)督促檢查各職能部門對(duì)公司有關(guān)決議、計(jì)劃及各項(xiàng)行政管理制度的執(zhí)行情況做好公司內(nèi)部的聯(lián)絡(luò)溝通工作，及時(shí)向上反映情況，向下反饋信息職責(zé)11職責(zé)12協(xié)調(diào)各部門間的工作，督辦檢查各項(xiàng)工作和計(jì)劃安排各種文體活動(dòng)職責(zé)13職責(zé)14二、行政部權(quán)力為了保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的良好運(yùn)行及行政管理工作的高效展開，行政部擁有6項(xiàng)工作權(quán)限力，如圖13所示。權(quán)力1根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對(duì)公司經(jīng)營計(jì)劃有建議權(quán)依照制度，對(duì)行政檢查中發(fā)現(xiàn)的問題有處理權(quán)依照制度，按規(guī)定程序，對(duì)其他部門有處罰建議權(quán)依照制度，對(duì)公司員工違反行政制度有處罰建議權(quán)有權(quán)要求公司內(nèi)部其他相關(guān)部門配合行政部的工作對(duì)部門內(nèi)部員工的聘任、解聘有建議權(quán)權(quán)力2權(quán)力3權(quán)力4權(quán)力5權(quán)力6圖13行政部權(quán)力第三節(jié)行政部管理崗位職責(zé)一、行政總監(jiān)崗位職責(zé)行政總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)公司行政人事日常工作進(jìn)行監(jiān)督、管理。其具體職責(zé)如圖14所示。職責(zé)1組織制定、完善并監(jiān)督執(zhí)行公司的行政管理制度做好行政、人事部門的總體預(yù)算管理工作負(fù)責(zé)公司行政方面重要會(huì)議和重大活動(dòng)的組織籌備工作定期組織辦公職能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，同時(shí)督促采取糾正和預(yù)防措施管理公司的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)行政部門與公司其他部門的工作，確保部門之間的良好協(xié)作負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)及低值易耗品的統(tǒng)籌管理工作（包括管理員工宿舍、員工食堂和公務(wù)車輛等）接待公司重要來訪客人，處理行政方面的重要函件職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8代表公司與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)，并保持良好的合作關(guān)系負(fù)責(zé)宣傳企業(yè)文化，提升公司內(nèi)外部形象職責(zé)9職責(zé)10做好行政管理的統(tǒng)籌安排，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理部門內(nèi)部及公司各部門人力資源和行政工作掌握公司行政管理工作的運(yùn)行情況，適時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)職責(zé)11職責(zé)12圖14行政總監(jiān)崗位職責(zé)二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé)行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)全面規(guī)劃、指導(dǎo)，協(xié)調(diào)公司內(nèi)相關(guān)行政支持服務(wù)。其主要職責(zé)如圖15所示。職責(zé)1組織制定及執(zhí)行公司行政制度、流程和工作計(jì)劃組織、協(xié)調(diào)公司的各種會(huì)議及大型活動(dòng)做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告后起草工作審核、修改以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件，做好文書歸檔和用印管理工作負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各種行政費(fèi)用的審核和控制工作，擬訂行政費(fèi)用的預(yù)算并監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行合理調(diào)度公務(wù)用車，安排車輛的維修與保養(yǎng)定期召集員工建議審議委員會(huì)成員對(duì)合理化建議進(jìn)行評(píng)審負(fù)責(zé)公司內(nèi)部、外部公共關(guān)系管理工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8做好員工、各部門及上級(jí)之間的溝通工作根據(jù)工作計(jì)劃和目標(biāo)，定期檢查落實(shí)情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和其他部門反饋信息職責(zé)9職責(zé)10負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理、監(jiān)督本部門人員的業(yè)務(wù)工作，改善工作質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度職責(zé)11圖15行政部經(jīng)理崗位職責(zé)第二章前臺(tái)接待管理第一節(jié)前臺(tái)接待崗位職責(zé)一、接待主管崗位職責(zé)接待主管在行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，全面監(jiān)督前臺(tái)接待、文件處理等各項(xiàng)工作，及時(shí)解決前臺(tái)工作中出現(xiàn)的問題，保證公司上下信息暢通，提高公司的運(yùn)行效率，確保實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。其具體崗位職責(zé)如圖21所示。職責(zé)1協(xié)助行政部經(jīng)理制定前臺(tái)接待處的崗位職責(zé)、操作規(guī)程等制度和文件，并監(jiān)督執(zhí)行做好公司重要客人的接待工作，跟蹤戶留言的落實(shí)情況檢查前臺(tái)接待專員的儀容儀表、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司內(nèi)部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)以及公司外部公共關(guān)系的處理等工作培訓(xùn)、考核前臺(tái)接待專員，不斷提高前臺(tái)接待專員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量檢查前臺(tái)辦公區(qū)域的安全、清潔和消防工作妥善處理前臺(tái)接待中出現(xiàn)的各種突發(fā)事件職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7圖21接待主管崗位職責(zé)二、接待專員崗位職責(zé)接待專員在接待主管的領(lǐng)導(dǎo)下，全面做好前臺(tái)的日常接待、電話函件的接轉(zhuǎn)、員工考勤的監(jiān)督及匯總、報(bào)刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位職責(zé)如圖22所示。職責(zé)1負(fù)責(zé)來賓的登記接待工作負(fù)責(zé)接收轉(zhuǎn)發(fā)電話、郵件和信函，并做好記錄、整理和建檔等工作配合接待主管完成備忘錄、通訊錄、出差憑證等文件的制作、打印和復(fù)印工作負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)工作幫肋出差員工預(yù)訂機(jī)票、火車票和客房等，登記出差人員行程負(fù)責(zé)分發(fā)公司文件、通知，并做好分發(fā)記錄執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總和外出登記工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)8接受、反饋并協(xié)助接待主管處理客戶及公眾投訴，維護(hù)公司形象職責(zé)9職責(zé)7保持前臺(tái)區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生圖22接待專員崗位職責(zé)第三節(jié)前臺(tái)接待管理表格一、客人來訪登記表1客人來訪登記表（范本一）年月日被訪人時(shí)間序號(hào)姓名所在單位來訪人數(shù)是否預(yù)約姓名部門事由到達(dá)離開備注123編制審核2客人來訪登記表（范本二）來訪人姓名來訪人單位來訪時(shí)間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見處理結(jié)果編制審核二、函件收發(fā)登記表1信函與快件寄送登記表日期寄送部門編號(hào)數(shù)量密級(jí)送達(dá)單位接收人寄送人（簽字）編制審核2信函與快件簽收登記表日期來件單位編號(hào)數(shù)量密級(jí)接受部門簽收人（簽字）編制審核三、前臺(tái)接待日志表1接待工作日記表日期記錄人姓名簽到時(shí)間姓名簽到時(shí)間考勤記錄收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制審核2來電備忘錄日期年月日序號(hào)來電單位/人聯(lián)系方式來電事由被訪人處理結(jié)果備注123編制審核第三章辦公事務(wù)管理第一節(jié)辦公事務(wù)崗位職責(zé)一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對(duì)辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提升公司的綜合競爭力。其主要職責(zé)如圖31所示。職責(zé)1組織制定公司辦公用品、固定資產(chǎn)、資料和檔案管理等制度，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴(yán)格執(zhí)行擬訂辦公事務(wù)季度、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門經(jīng)理審核后，組織實(shí)施并監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行組織做好辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制成本費(fèi)用等工作負(fù)責(zé)公司的各種公章證照、文書檔案資料的登記、管理工作負(fù)責(zé)做好本部門的安全、衛(wèi)生和消防等各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)向行政部經(jīng)部經(jīng)理提請對(duì)辦公事務(wù)人員績效考核的建議組織做好公司往來信件、傳真和郵件等相關(guān)資料的處理工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8按照公司經(jīng)費(fèi)預(yù)算，嚴(yán)格監(jiān)督和控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶鷪D31辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是公司日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備和檔案管理等工作。其主要職責(zé)如圖32所示。職責(zé)1協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草似各項(xiàng)辦公事務(wù)管理制度，并監(jiān)督、檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況統(tǒng)一協(xié)調(diào)、購買公司辦公物資，并對(duì)其進(jìn)行登記、造冊、盤點(diǎn)、維護(hù)和保養(yǎng)協(xié)助辦公事務(wù)主管嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶鷧f(xié)助辦公事務(wù)主管做好公司重要會(huì)議籌備、重要來賓接待等工作負(fù)責(zé)管理公司計(jì)算機(jī)信息資料，確保信息資料準(zhǔn)確無誤提出辦公事務(wù)方面的合理化建議，不斷改進(jìn)工作負(fù)責(zé)登記、歸檔和管理公司圖書、合同等資料監(jiān)督檢查其他部門的辦公事務(wù)性工作，對(duì)不符合辦公事務(wù)管理規(guī)定的行為提出修改建議職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8圖32辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)第二節(jié)辦公事務(wù)管理制度一、辦公設(shè)備管理制度以下是某公司辦公設(shè)備管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱辦公設(shè)備管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。第2章辦公設(shè)備購買第3條各部門在年初部門計(jì)劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備的費(fèi)用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。第4條對(duì)于臨時(shí)需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)總經(jīng)理審批通過后方可購買。第3章電腦使用管理第5條專人專管1每臺(tái)電腦指定專門人員負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。2電腦使用人員要設(shè)置開機(jī)密碼，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。第6條操作規(guī)定1嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)。2不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，防止公司電腦“感染”病毒。3嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。第7條病毒防護(hù)1尚未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，由電腦室負(fù)責(zé)安裝軟件。2任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報(bào)告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。3所有電腦不得安裝游戲軟件。4數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。5在使用軟件前，必須進(jìn)行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。6任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。第8條硬件保護(hù)1除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。2硬件維護(hù)人員在拆卸電腦時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。3硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時(shí)，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。4各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。5各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。6對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。第9條電腦保養(yǎng)1嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴(yán)禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。2定期（每月末）對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運(yùn)行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。3定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護(hù)公司對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第4章電話使用管理第10條電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。第11條各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。第12條長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時(shí)需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。第13條禁止因私事?lián)艽蜷L途電話。第5章打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理第14條打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。第15條打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印及復(fù)印的時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)和密級(jí)，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可進(jìn)行。第16條凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對(duì)。第6章傳真機(jī)使用管理第17條傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。第18條不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。第19條建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。第20條每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。第7章其他辦公設(shè)備使用管理第21條公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后方可使用。第22條辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用。第23條辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。第8章辦公設(shè)備使用監(jiān)管第24條公司辦公事務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行不定期檢查。第25條公司辦公事務(wù)部門對(duì)違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。第9章附則第26條行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第27條本制度自公布之日起實(shí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期二、辦公用品管理制度以下是某公司辦公用品管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱辦公用品管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為規(guī)范辦公用品的發(fā)放流程，讓員工按照節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放和管理工作。第2章辦公用品的申請第3條對(duì)于日常易耗品的申請，直接由申請部門填寫“申請單”（如下表所示），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。公司易耗品申請單部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)間序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)總價(jià)領(lǐng)用人（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）年月日年月日第4條各部門如需申購辦公用品，還必須另填一份“訂購審批單”（如下表所示），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認(rèn)審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。公司辦公用品訂購審批單部門使用人填表時(shí)間序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時(shí)間訂購原因部門主管審批意見簽字年月日行政部審批意見簽字年月日如果金額超過審批權(quán)限須請行政總監(jiān)簽批意見簽字年月日第5條“申請書”中要寫明所需物品、數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格。第3章辦公用品的購買第6條辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品訂購審批單”的前提下就近采購，由辦公事務(wù)部審核，并且把審核結(jié)果連同“審批單”一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后辦公用品使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。第7條根據(jù)辦公用品的庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。第8條辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時(shí)，要貨比三家，選擇其中價(jià)格、質(zhì)量最優(yōu)者。第9條辦公事務(wù)部門必須依據(jù)“訂購單”，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”（如下表所示），卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及物品來源等。訂購進(jìn)度控制卡項(xiàng)目物品名稱訂購日期訂購數(shù)量單價(jià)物品來源到貨日期辦公事務(wù)人員（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）第10條收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要按“送貨單”驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤后，在“送貨單”上加蓋印章，然后在“訂購進(jìn)度控制卡”上登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。第11條收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要對(duì)照“訂貨單”與“訂購進(jìn)度控制卡”，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室支付或結(jié)算。第4章辦公用品的核發(fā)第12條辦公事務(wù)部門依據(jù)申請部門的“申請單”，在所需物品全部到庫后，填寫“辦公用品分發(fā)通知單”。辦公用品分發(fā)通知單需求部門需求人到貨時(shí)間物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)合計(jì)今物品已于_年_月_日到達(dá)本部門，請于_年_月_日之前領(lǐng)取接收人員（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）第13條辦公事務(wù)專員核對(duì)后，把全部用品備齊，分發(fā)給各部門。第14條辦公用品分發(fā)后辦公事務(wù)專員需做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。將一份“申請單”連同“辦公用品分發(fā)通知單”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為辦公用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。第5章辦公用品的保管第15條辦公事務(wù)部門必須對(duì)所有入庫辦公用品一一填寫臺(tái)賬（如下表所示）。項(xiàng)目物品名稱編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫時(shí)間備注第16條辦公事務(wù)務(wù)專員必須掌握辦公用品的庫存情況，并經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要做好防蟲等保護(hù)工作。第17條辦公用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次。盤點(diǎn)工作由辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)。盤點(diǎn)要求做到賬物相符，如果不相符必須查找原因，然后調(diào)整臺(tái)賬，保證兩者一致。第18條印刷制品與各種用紙的管理以盤存的臺(tái)賬為基準(zhǔn)，隨時(shí)記錄領(lǐng)用數(shù)量并進(jìn)行加減，計(jì)算余量。一旦用完一批消耗品，應(yīng)立即寫報(bào)告遞交辦公事務(wù)主管。第19條非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償。第20條非工作原因嚴(yán)禁將辦公用品帶出公司。第6章辦公用品的報(bào)廢處理第21條對(duì)于各部門提交的“報(bào)廢物品清單”（如下表所示），辦公事務(wù)專員要認(rèn)真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可作報(bào)廢處理。報(bào)廢物品清單物品編號(hào)物品名稱數(shù)量單價(jià)出廠時(shí)間使用時(shí)間報(bào)廢類型報(bào)廢原因以上物品本部門申請報(bào)廢處理部門主管（簽字）辦公事務(wù)專員同意報(bào)廢處理不同意報(bào)廢處理辦公事務(wù)專員（簽字）辦公事務(wù)主管同意報(bào)廢處理不同意報(bào)廢處理辦公事務(wù)主管（簽字）第22條對(duì)于決定報(bào)廢的辦公用品，辦公事務(wù)專員要做好登記，在“報(bào)廢處理冊”上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。第23條不得隨意丟棄報(bào)廢品，應(yīng)集中存放、集中處理。第7章辦公用品使用的監(jiān)督第24條辦公事務(wù)部門應(yīng)定期核對(duì)“辦公用品申請單”與辦公用品的實(shí)際使用情況。第25條辦公事務(wù)部門要不定期核對(duì)辦公用品領(lǐng)用傳票與辦公用品臺(tái)賬。第26條辦公事務(wù)部門要對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行不定期檢查，杜絕浪費(fèi)辦公用品的行為。第8章附則第27條本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期三、辦公文書管理制度以下是某公司辦公文書管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱辦公文書管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為確保公司文書事務(wù)能夠正常進(jìn)行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。第2條管理原則準(zhǔn)確、快速。第3條適用范圍本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有公文文書的管理。第2章文書的種類第4條文書的范圍本公司文書包含公司業(yè)務(wù)工作中的往來公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿和圖標(biāo)參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第5條文書保密等級(jí)劃分1絕密，指極為重要且不得向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。2秘密，指次重要且不能向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。3機(jī)密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4普通，指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要資料，則另當(dāng)別論。第3章文書制作規(guī)范第6條文書的制作要領(lǐng)1文書內(nèi)容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時(shí)另附相關(guān)材料與文件。3必須明確起草文書人的責(zé)任，并正確署名。4修改請示提案文書時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱文書原件，修改后必須署名。第7條文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進(jìn)行。重要文件還應(yīng)經(jīng)過公證，并在正式文書形成前，附上有價(jià)值的證明文件。第8條文書的署名1公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。2對(duì)外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第9條文書的蓋章1在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。第4章文書的收發(fā)第10條文書主管部門負(fù)責(zé)接收文書，并按下列要點(diǎn)處置。1如果一般文書，予以啟封，分送各部門。2將私人信件直接送交收信人。3分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即追回。第11條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上登記。第12條需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時(shí)還需交文秘室回復(fù)或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。第5章文書的處理第13條普通文書處理1部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審批、答復(fù)、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。2處理中如遇重大問題或異常現(xiàn)象，需及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。第14條機(jī)密文書處理1機(jī)密文書原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。2親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。第15條與多個(gè)部門有關(guān)的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無法達(dá)成一致，則應(yīng)請示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。第6章文書的整理與保存第16條文書的整理與保存1全部完結(jié)的文書，應(yīng)在結(jié)辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對(duì)文件進(jìn)行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2個(gè)人不得保存公司文書，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，離職員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。3分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第17條文書的保存年限1永久保存的文書包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股權(quán)關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存10年的文書包括請求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼的有關(guān)文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。3保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。4保存一年的文書，指無關(guān)緊要或臨時(shí)性的文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。第18條注意事項(xiàng)1對(duì)于重要的機(jī)密文件，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。2對(duì)于保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機(jī)要文件。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。3銷毀秘密級(jí)以上文件前要進(jìn)行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。4如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。5必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。第7章附則第19條行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第20條本制度自公布之日起實(shí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期七、圖書資料管理制度以下是某公司圖書資料管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱圖書資料管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為規(guī)范對(duì)公司圖書的管理，提高員工的素質(zhì)，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司圖書的購進(jìn)、保管、整理、外借與歸還等管理業(yè)務(wù)。第3條概念限定圖書資料是指由公司行政部統(tǒng)一購進(jìn)、管理的圖書、期刊和報(bào)紙。第2章圖書選購第4條行政部根據(jù)公司學(xué)習(xí)計(jì)劃以及各部門的申請要求購買圖書，并由行政部經(jīng)理控制與檢查購買圖書的各個(gè)環(huán)節(jié)。第5條行政部必須逐月、逐年制訂圖書購買計(jì)劃，圖書采購人員需按計(jì)劃實(shí)施采購。第6條如果屬于購進(jìn)圖書，則在接收圖書時(shí)支付現(xiàn)金，結(jié)清書款，要注意控制預(yù)算，不得超支。如果屬于捐贈(zèng)圖書，則在接收圖書時(shí)開具憑證。第7條對(duì)本公司員工或外部機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)的圖書應(yīng)表示感謝，感謝信的格式由企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。第3章圖書整理與借閱第8條所有圖書都必須按圖書管理卡（如下表所示）的要求登記，卡片應(yīng)分類放入各索引柜內(nèi)，以便檢索。圖書管理卡圖書類別分類號(hào)圖書名稱圖書編號(hào)作者購入時(shí)間出版社名稱出版年月備注編制填寫人（簽字）第9條公司每年均應(yīng)按照“圖書管理卡”對(duì)公司全部圖書進(jìn)行一次清點(diǎn)與核對(duì)。在清點(diǎn)與核對(duì)期間，應(yīng)停止圖書外借，并要求外借圖書全部歸還以便于清點(diǎn)與核對(duì)。還要把已經(jīng)不存在或清理掉的“圖書管理卡”清理出來，單獨(dú)保存。第10條公司所有圖書均應(yīng)在封面、目錄、首頁以及圖書中間的兩三處加蓋公司印章。行政部將圖書目錄及借閱情況按日更新后在內(nèi)部網(wǎng)上公布，公司員工可通過內(nèi)部網(wǎng)查詢圖書的使用情況。第11條公司員工借閱、使用圖書時(shí)要愛惜，不得污損圖書。行政部的圖書管理人員在收回圖書時(shí)要認(rèn)真檢查，一旦發(fā)現(xiàn)污損要追究當(dāng)事人的責(zé)任。第12條圖書的借閱期限一般為一個(gè)月，對(duì)于不按時(shí)歸還者，行政部的圖書管理人員要及時(shí)催還。每人每次限借雜志一本、圖書兩本，期限已到仍未歸還者，應(yīng)承擔(dān)一定的責(zé)任。第13條公司員工不得將圖書轉(zhuǎn)借他人，員工如丟失圖書，需照價(jià)賠償。第4章附則第14條行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第15條本制度自公布之日起實(shí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié)辦公事務(wù)管理表格一、辦公設(shè)備登記表年月日設(shè)備名稱編號(hào)廠名或品牌出廠時(shí)間購買時(shí)間使用年限規(guī)格顏色附屬設(shè)備價(jià)格存放地點(diǎn)環(huán)境要求主要用途簡介管理部門負(fù)責(zé)人使用部門責(zé)任人二、辦公用品領(lǐng)用表年月日部門領(lǐng)用人核發(fā)序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)總價(jià)領(lǐng)用人主管保管員三、辦公文書會(huì)簽單1文件會(huì)簽單發(fā)文單位發(fā)文文號(hào)發(fā)文日期年月日時(shí)限普通件急件特急件密級(jí)普通秘密機(jī)密絕密標(biāo)題單位收文時(shí)間發(fā)文時(shí)間會(huì)簽人（簽字）1月日時(shí)月日時(shí)2月日時(shí)月日時(shí)會(huì)簽順序3月日時(shí)月日時(shí)備注注會(huì)簽文件附在“會(huì)簽單”后。2對(duì)外行文單編號(hào)日期擬稿人職務(wù)、姓名行文字號(hào)行文標(biāo)題內(nèi)容簡介經(jīng)濟(jì)審核人法律審核人行政部經(jīng)理總經(jīng)理備注3發(fā)文目錄表文件號(hào)文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級(jí)發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號(hào)明細(xì)賬頁備注四、檔案借閱審批表編號(hào)文書檔案名稱密級(jí)起草人起草部門起草日期歸檔日期借閱原因借閱人（簽字）年月日行政部意見主管（簽字）年月日批準(zhǔn)人意見批準(zhǔn)人（簽字）年月日五、信件領(lǐng)取登記表信件類型領(lǐng)取部門領(lǐng)取時(shí)間領(lǐng)取人簽字快遞掛號(hào)取款包裹單快遞掛號(hào)取款包裹單快遞掛號(hào)取款包裹單快遞掛號(hào)取款包裹單快遞掛號(hào)取款包裹單六、印章使用登記表1印章使用審批表編號(hào)用章部門蓋章時(shí)間公章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號(hào)文件名稱備注用章人（簽章）批準(zhǔn)人（簽章）注請?jiān)趥渥谥泻喴f明蓋章用途。2印章使用登記表蓋章時(shí)間文件名稱發(fā)文號(hào)公章類別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人備注七、圖書資料借閱表1圖書借閱登記表編號(hào)圖書名稱作者借出日期借閱人歸還日期備注2資料借閱登記表編號(hào)資料名稱密級(jí)借出日期借閱人批準(zhǔn)人歸還日期備注第四章行政人事管理第一節(jié)行政人事崗位職責(zé)一、行政人事主管崗位職責(zé)行政人事主管負(fù)責(zé)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計(jì)劃，組織制訂公司年度行政人事工作計(jì)劃，為公司正常有序的經(jīng)營提供良好的后勤保障服務(wù)。其具體職責(zé)如圖41所示。職責(zé)1組織制定與修改公司人事行政管理規(guī)定安排公司日常辦公會(huì)議，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，并協(xié)助組織公司重大活動(dòng)協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)與外部單位搞好關(guān)系，并代表本公司出席相關(guān)會(huì)議組織實(shí)施人員的招聘、錄用和晉升等事務(wù)制定公司的考核指標(biāo)體系及相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，并組織實(shí)施職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6組織、協(xié)調(diào)、安排公司的后勤保障工作，確保公司整體工作正常有序進(jìn)行按照公司經(jīng)費(fèi)預(yù)算，嚴(yán)格監(jiān)督和控制行政費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶氊?zé)8職責(zé)9制訂公司員工培訓(xùn)計(jì)劃，并組織實(shí)施負(fù)責(zé)公司對(duì)外的形象宣傳和企業(yè)文化建設(shè)職責(zé)10職責(zé)7負(fù)責(zé)公司員工日常的薪酬福利管理工作圖41行政人事主管崗位職責(zé)二、行政人事專員崗位職責(zé)行政人事專員負(fù)責(zé)協(xié)助行政人事主管完成公司的日常行政人事工作。其具體職責(zé)如圖42所示。職責(zé)1監(jiān)督、協(xié)調(diào)公司各部門對(duì)各項(xiàng)制度的執(zhí)行和管理情況負(fù)責(zé)公司來訪人員的接待工作負(fù)責(zé)公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放等工作負(fù)責(zé)做好行政性資產(chǎn)的登記、造冊、盤點(diǎn)、維修和保養(yǎng)等工作協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與公司內(nèi)部進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作負(fù)責(zé)公司相關(guān)檔案及文件的歸檔和管理協(xié)助完成公司人力資源管理與開發(fā)工作，包括人員的招聘、培訓(xùn)、員工關(guān)系和績效管理等收集、匯總員工對(duì)公司行政管理和人力資源管理工作的意見和建議，并向相關(guān)部門反饋職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8圖42行政人事專員崗位職責(zé)第二節(jié)行政人事管理制度一、員工考勤管理制度以下是某公司員工考勤管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱員工考勤管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為了使員工明確工作和休息時(shí)間，嚴(yán)肅紀(jì)律，保證工作效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司部門經(jīng)理級(jí)以下員工。第2章員工作息時(shí)間第3條公司實(shí)行每天8小時(shí)工作制，周一至周五為正常工作日，周六、周日休息。若有特殊情況，可另行安排作息時(shí)間。第4條上班時(shí)間為每天900至1700，中午1200至1300為午餐時(shí)間。第3章員工考勤規(guī)定第5條打卡地點(diǎn)公司行政部。第6條打卡時(shí)間830至900及1700至1800，每天打卡兩次。第7條員工上下班必須打卡，因故不能打卡者，須在當(dāng)天向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)陳述原因（出差者除外），并由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字報(bào)人力資源部備案，否則按曠工論處。第8條所有員工上下班須親自打卡，任何人不得代替他人打卡或由他人代替打卡，違反規(guī)定者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，打卡者與持卡者每次各扣元。第9條公司每天安排人員監(jiān)督員工上下班打卡，監(jiān)督人員負(fù)責(zé)將員工出勤情況報(bào)告值班領(lǐng)導(dǎo)，由值班領(lǐng)導(dǎo)報(bào)至行政部，行政部據(jù)此核發(fā)全勤獎(jiǎng)金及填報(bào)“員工考核表”。第10條如考勤卡損毀或丟失，須及時(shí)向公司辦公室備案。第11條各部門負(fù)責(zé)人為本部門考勤的第一責(zé)任人，考勤員由部門負(fù)責(zé)人確定。第12條各部門（或?qū)嶓w）于每月是日前根據(jù)考勤原始記載和打卡記錄情況，對(duì)本部門上月的出勤情況進(jìn)行如實(shí)匯總，經(jīng)部門主要負(fù)責(zé)人審定、簽字后報(bào)辦公室匯總。第13條全體員工的年度考勤情況，由公司辦公室在次年的元月10日前做出公示。第4章出勤管理辦法第14條員工出勤管理辦法如下表所示。員工出勤管理辦法類別說明執(zhí)行措施分鐘以內(nèi)每次罰款元，達(dá)到三次者，罰款元分鐘以上分鐘以內(nèi)每次罰款元遲到分鐘以上按曠工一天處理，罰款元分鐘以內(nèi)每次罰款元，達(dá)到三次者，罰款元分鐘以上分鐘以內(nèi)每次罰款元早退分鐘以上按曠工一天處理，罰款元曠工未經(jīng)請假，私自不來上班者按曠工處理每曠工一次罰款元，一月內(nèi)累計(jì)三次將予以辭退病假員工請病假須提前通知部門主管，并出具醫(yī)院診斷證明按員工日工資的計(jì)發(fā)事假1員工請事假須提前一天以書面形式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自離崗者，按曠工處理2超期請假須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可離崗。超期離崗者，按曠工處理。超期天以上者，視為自動(dòng)離職事假期間扣除當(dāng)天工資外出1員工外出辦理與工作相關(guān)事宜前，須向部門主管請示，獲得批準(zhǔn)后方可外出，并應(yīng)在辦完事情后立即返回2不得利用外出時(shí)間辦理與工作無關(guān)事宜1因工作需要外出且獲得部門主管的批準(zhǔn)，按正常工資核發(fā)2未經(jīng)批準(zhǔn)私自外出按曠工處理第5章休假第15條節(jié)假日1一般公休日周六、周日。2法定節(jié)假日元旦一天、春節(jié)三天、清明節(jié)一天、勞動(dòng)節(jié)一天、端午節(jié)一天、中秋節(jié)一天、國慶節(jié)三天。上述休假時(shí)間為一般執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，因公司工作需要，總經(jīng)理可以調(diào)整和決定具體的放假時(shí)間及長短。第16條事假1員工遇事必須在工作時(shí)間親自辦理時(shí)，應(yīng)事先填寫“員工請假表”（如下表所示），注明請假類別，經(jīng)部門經(jīng)理同意并把工作交待清楚后方可休假。員工請假表姓名所屬部門請假日期假期類型事假年休假婚假病假喪假產(chǎn)假其他開始時(shí)間年月日時(shí)結(jié)束時(shí)間年月日時(shí)請假時(shí)間申請假期時(shí)間天時(shí)批準(zhǔn)假期時(shí)間天時(shí)請假事由直接主管簽字部門經(jīng)理簽字人力資源部意見填表說明1請病假超過一天，需附公司指定醫(yī)院的證明；2請假員工按請假原因在請假欄內(nèi)劃“”即可；3請假期間及準(zhǔn)假權(quán)限按人力資源相關(guān)規(guī)定辦理；4假期核定后，經(jīng)本部門登記轉(zhuǎn)送人力資源部備查。2無法事先請假的，可以通過電話、傳真的方式請假。3每月請假不得超過天，全年請假累計(jì)不得超過天，逾期者按曠工處理。4事假不滿一日者以實(shí)際請假時(shí)間計(jì)算。5事假必須事前請準(zhǔn)，不得事后補(bǔ)請。如因特別事項(xiàng)需要補(bǔ)請須申述充足理由，獲準(zhǔn)后方可補(bǔ)假。6一般員工請假天內(nèi)由直接主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；天至天應(yīng)由隔級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；天以上事假必須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。7中層以上管理人員請假需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)人力資源部備案。8員工請事假期間不享受正常工資和津貼。第17條病假1因病或非因公受傷，憑公司指定的醫(yī)院病休證明，予以休病假。2員工病假期間的工資按其日工資標(biāo)準(zhǔn)的核發(fā)（累計(jì)病假在半年以內(nèi)）。病假累計(jì)超過半年的，員工工齡為年及以上的，按其日工資標(biāo)準(zhǔn)的核發(fā)，員工工齡為年及以下的，按其日工資標(biāo)準(zhǔn)的核發(fā)。第18條婚假1符合法定適婚年齡的員工可享受婚假3天；符合法定晚婚年齡的員工可增加至婚假10天。2休婚假的員工需持結(jié)婚證辦理休假手續(xù)，否則按事假處理。3婚假期間享受崗位工資和津貼，但不享受績效工資。第19條產(chǎn)假符合國家計(jì)劃生育政策規(guī)定的女員工，正常分娩者給予產(chǎn)假90天，難產(chǎn)者增加15天，多胞胎生育者每多育一個(gè)嬰兒，增加產(chǎn)假15天。第20條其他假期其他假期，按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第6章加班管理第21條加班類別及實(shí)施程序1工作日加班，即指員工在正常工作時(shí)間8小時(shí)以外進(jìn)行工作。員工加班，須在加班前一日填寫“員工加班申請單”，一般員工經(jīng)直接主管批準(zhǔn)，主管級(jí)員工經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。2公休日加班，即指員工在周六、周日加班。員工在公休日加班須在周五下班前將填好的“員工加班申請單”交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3節(jié)假日加班，即指員工在法定假日加班。員工節(jié)假日加班須在加班前的最后個(gè)工作日內(nèi)將“員工加班申請單”交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。第22條加班待遇規(guī)定1員工因加班而事后安排補(bǔ)休的，不予計(jì)發(fā)加班工資。2員工因加班而事后未安排補(bǔ)休的，按照國家規(guī)定的加班工資計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)計(jì)發(fā)工資。3加班費(fèi)連同員工工資于每月日發(fā)放。第23條以下人員不得報(bào)銷加班費(fèi)1出差已支領(lǐng)差旅費(fèi)者。2銷售人員在任何時(shí)間從事工作，均不得支領(lǐng)加班費(fèi)。3門房、交通車司機(jī)、廚師等因工作內(nèi)容有別，其薪資已包括工作時(shí)間因素在內(nèi)，故不得支領(lǐng)加班費(fèi)。第7章考勤管理第24條員工必須按時(shí)上下班，堅(jiān)守工作崗位，聽從指揮，服從分配，努力做好本職工作，保質(zhì)保量地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。第25條各部門考勤由行政部、部門主管監(jiān)督執(zhí)行，各部門主管于次月日前將員工考勤統(tǒng)計(jì)匯總，上報(bào)公司行政部。第26條員工請事假、病假、休息和離崗前必須填寫“工作交接單”，離崗人員與繼任人員做好工作交接，以保證工作的連續(xù)性。未填寫工作交接單者，處以元/次的罰。第27條員工外出前必須填寫“員工外出登記表”，未填寫者按曠工處理。員工外出登記表姓名崗位所屬部門外出時(shí)間預(yù)計(jì)返回時(shí)間外出事由部門經(jīng)理意見第28條員工全年的考勤結(jié)果將作為年度考核評(píng)定等級(jí)的依據(jù)之一，并與一次性年終獎(jiǎng)金掛鉤。全年累計(jì)遲到、早退次以上者，年度考核不得評(píng)為優(yōu)秀。其中，全年累計(jì)遲到、早退次者，扣發(fā)的一次性年終獎(jiǎng)金。第29條公司將對(duì)考勤情況進(jìn)行不定期抽查，檢查結(jié)果作為各部門年度考核內(nèi)容之一。第30條對(duì)嚴(yán)重違反考勤制度，經(jīng)教育不改者，除按上述規(guī)定予以處罰外，還將視情節(jié)輕重給予警告、記過直至辭退處理。第31條如各部門考勤統(tǒng)計(jì)嚴(yán)重失實(shí)，被查實(shí)后，考勤員、部門負(fù)責(zé)人將負(fù)連帶責(zé)任，與當(dāng)事人受到同等處罰。第8章附則第32條行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第33條本制度自公布之日起實(shí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期二、員工出差管理制度以下是某公司員工出差管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱員工出差管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為規(guī)范出差管理流程，加強(qiáng)出差預(yù)算管理，特制定本制度。第2條適用范圍公司員工因公務(wù)需要在國內(nèi)外出差（包括遷調(diào)）均依照本制度辦理。第2章出差程序與審核權(quán)限第3條員工出差前應(yīng)填寫“員工出差申請表”。出差期限由派遣負(fù)責(zé)人視情況需要而定。員工出差申請表姓名部門崗位職務(wù)預(yù)計(jì)出差時(shí)間年月日年月日共計(jì)天出差事由費(fèi)用預(yù)算預(yù)借費(fèi)用部門經(jīng)理審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審核1員工將填寫好的“工出差申請表”送人力資源部留存、記錄考勤。2員工在出差途中或生病、或遇意外、或因工作需要延長差旅時(shí)間時(shí)，應(yīng)打電話向公司請示；不得因私事或無故延長出差時(shí)間，否則其差旅費(fèi)不予報(bào)銷。第4條出差的審核決定權(quán)限1當(dāng)日出差出差當(dāng)日可以往返，一般由部門經(jīng)理核準(zhǔn)。2遠(yuǎn)途國內(nèi)出差日內(nèi)由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，日以上由主管副總核準(zhǔn)，部門經(jīng)理以上人員出差一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。3國外出差一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第3章出差費(fèi)用報(bào)銷第5條出差費(fèi)包括的內(nèi)容1交通費(fèi)。2出差補(bǔ)貼。3住宿費(fèi)。4伙食費(fèi)。5通信費(fèi)。6正當(dāng)業(yè)務(wù)支用。7其他。第6條出差人員憑核準(zhǔn)的“員工出差申請表”向財(cái)務(wù)部暫支相當(dāng)數(shù)額的差旅費(fèi)，返回后日內(nèi)填具“差旅費(fèi)報(bào)告單”，并結(jié)清暫支款。第7條當(dāng)日出差1員工當(dāng)日出差每延誤正餐時(shí)間一小時(shí)以上，按延誤餐次支給誤餐費(fèi)每餐元。但對(duì)外勤已支津貼人員，概不支給誤餐費(fèi)。2當(dāng)日出差的交通費(fèi)及其他必要的開支憑相關(guān)證明實(shí)數(shù)支給。費(fèi)用報(bào)銷憑證丟失者，應(yīng)說明丟失原因；使用公司提供的交通工具者，公司不支付交通費(fèi)。3當(dāng)日出差員工必須于當(dāng)日趕回，不得在外住宿。因?qū)嶋H需要不能于當(dāng)日返回者，須事先通知部門主管，其發(fā)生的必要費(fèi)用待返回公司后如數(shù)予以報(bào)銷。第8條國內(nèi)遠(yuǎn)途出差1出差旅費(fèi)分為交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、業(yè)務(wù)支出及其他雜費(fèi)等。2隨同高層人員出行的一般工作人員，其差旅費(fèi)用可按高層人員的差旅費(fèi)用支付。第9條國外出差1赴國外出差人員需憑核準(zhǔn)的“工出差申請表”編制出差費(fèi)用概算，于出國前向財(cái)務(wù)部預(yù)借差旅費(fèi)。2出國人員如夜間恰在旅途中，不得報(bào)銷當(dāng)日住宿費(fèi)。3出國人員回國后日內(nèi)提交工作報(bào)告。第10條費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)一覽表單位元職別費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理及主管一般員工交通費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)軟臥實(shí)報(bào)或者報(bào)銷飛機(jī)票價(jià)的硬臥或軟臥實(shí)報(bào)每日住宿費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)3境外地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)3境外地區(qū)元以內(nèi)早餐實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)3境外地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)3境外地區(qū)元以內(nèi)每日餐費(fèi)午餐、晚餐實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)3境外地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)3境外地區(qū)元以內(nèi)每日雜費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)元以內(nèi)元以內(nèi)必要的業(yè)務(wù)開支實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)注超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用必須提交書面說明，寫明理由，經(jīng)副總經(jīng)理簽字后方予報(bào)銷，否則超出部分由報(bào)銷人自己承擔(dān)。第4章附則第11條行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第12條本制度自公布之日起實(shí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期三、公司會(huì)議管理制度以下是某公司公司會(huì)議管理制度，供讀者參考。編號(hào)制度名稱公司會(huì)議管理制度執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為了使公司的會(huì)議管理工作規(guī)范化、有序化，減少不必要的會(huì)議，縮短會(huì)議時(shí)間，提高公司會(huì)議決策的效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部會(huì)議管理。第2章會(huì)議組織第3條公司級(jí)會(huì)議，指公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員大會(huì)及各種代表大會(huì)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條專業(yè)會(huì)議，指公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。第5條各車間、部門、支部召開的工作會(huì)由各車間、部門、支部領(lǐng)導(dǎo)決定并負(fù)責(zé)組織。第6條班組（小組）會(huì)由各班組長決定并主持召開。第7條上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或公司之間的業(yè)務(wù)會(huì)（如聯(lián)營洽談會(huì)、用戶座談會(huì)等）一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。第3章會(huì)議管理第8條會(huì)議準(zhǔn)備1明確參會(huì)人員。2選擇開會(huì)地點(diǎn)。會(huì)場環(huán)境要干凈、整潔、安靜、通風(fēng)、照明效果好、室溫適中等。3會(huì)議日程安排。要將會(huì)議的舉辦時(shí)間事先告知與會(huì)人員，保證與會(huì)人員能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。會(huì)議日程安排表會(huì)議日期時(shí)間地點(diǎn)內(nèi)容備注4會(huì)場布置一般情況下，會(huì)場布置應(yīng)包括會(huì)標(biāo)（橫幅）設(shè)置、主席臺(tái)設(shè)置、座位放置、臺(tái)卡擺放、音響安置、鮮花擺設(shè)等。會(huì)場布置和服務(wù)如有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。5會(huì)議通知會(huì)議通知應(yīng)包括參加人員名單、會(huì)期、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求等內(nèi)容。會(huì)議通知單召開會(huì)議部