企業(yè)收發(fā)文管理制度參考Word

1、企業(yè)收發(fā)文管理制度 第一部分 發(fā)文管理 發(fā)文管理包括文件從擬訂到簽發(fā)、注發(fā)，送出的整個(gè)過程，全過程包括草擬、擬稿、校核、呈批、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、署印、裝封、登記分發(fā)幾項(xiàng)工作程序。一、 草擬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在企業(yè)的管理過程中，遇以下情況可能會(huì)發(fā)出文件：第一， 向上級(jí)主管部門匯報(bào)情況或提出請(qǐng)示。第二， 對(duì)所屬企業(yè)或所屬其他單位下達(dá)指示、規(guī)定、通知。第三， 向本企業(yè)各部門、子公司、職工發(fā)出各種通知、公告、簡(jiǎn)報(bào)等。第四， 與其他企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)性來往所需的答復(fù)、簽約等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者草擬文件，從而表達(dá)在上述情況中所要表示的意見和意圖。二、 擬稿 在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件草擬后，由秘書人員對(duì)文件進(jìn)行擬稿，也可由具體業(yè)務(wù)部門擬稿。

2、擬稿者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的草擬稿，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和發(fā)文要求，選擇一定的文種，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和主持下進(jìn)行起草工作。在草擬和擬稿工作中要求：第一， 客觀、全面的反映實(shí)際情況，符合黨和國家的路線、方針、政策及法律、法令等。第二， 準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意圖 。第三， 重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，表達(dá)準(zhǔn)確。第四， 合理使用文種，請(qǐng)示問題堅(jiān)持“一文一事”。三、 核稿 文件草稿擬好以后，人事行政部有關(guān)秘書人員履行簽收手續(xù)，從擬稿人手中交接文件草稿，對(duì)文稿進(jìn)行校核，校核無誤后送主管領(lǐng)導(dǎo)人審批。文稿如需作較大修改，要與原起草部門協(xié)商或請(qǐng)其修改；如文稿已經(jīng)被領(lǐng)導(dǎo)審批過，修改后需經(jīng)原定審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。核稿目的在于保證文件的質(zhì)量。對(duì)

3、核稿的要求是：第一， 檢查來文部門領(lǐng)導(dǎo)簽署。人事行政部應(yīng)該要求，領(lǐng)導(dǎo)批示、代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)擬稿和請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的文件，都應(yīng)有部門主要負(fù)責(zé)人親筆簽署方可轉(zhuǎn)呈。不全要求者，應(yīng)退回來文部門補(bǔ)辦，如另行抄寫的，送稿時(shí)需附函說明，以免問題發(fā)生。第二， 檢查是否符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)法律。確保文件與黨和國家的政策、法律無沖突，有沖突時(shí)不能呈批。第三， 檢查文件的內(nèi)容、提出的措施是否屬實(shí)。第四， 檢查文件涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)。報(bào)文部門應(yīng)與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并取得一致意見后再呈批。第五， 檢查文字是否準(zhǔn)確，語法是否規(guī)范，是否準(zhǔn)確反映領(lǐng)導(dǎo)者的意見。第六， 檢查文件格式是否符合要求。文種要適當(dāng)，標(biāo)題要準(zhǔn)確，并且由領(lǐng)

4、導(dǎo)合理標(biāo)注秘密等級(jí)、緩急時(shí)限、發(fā)布范圍等。第七， 檢查審批會(huì)簽手續(xù)是否符合規(guī)定。四、 呈批和簽發(fā) 文稿通過核稿并證明無誤后，即可送往企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)人審批和簽發(fā)。文件未經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)無效。對(duì)于企業(yè)來說，涉及企業(yè)整體事務(wù)或冠以企業(yè)名義的文件必須由企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。但如果分管領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為該項(xiàng)文件責(zé)任重大，自己難以負(fù)起責(zé)任則經(jīng)其簽署意見后，送往企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 經(jīng)會(huì)議通過的文件，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)，文件可由被授權(quán)人簽發(fā)，一般是由辦公室主任簽發(fā)。 聯(lián)合行文，需由所有聯(lián)署部門主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 簽發(fā)人對(duì)文件負(fù)有完全責(zé)任，簽發(fā)時(shí)應(yīng)嚴(yán)肅行使職權(quán)，在文字上、思想上要認(rèn)真審閱，以防問題發(fā)生。 簽發(fā)內(nèi)容有送發(fā)單位、閱

5、讀級(jí)限、緩急程度和密級(jí)程度等，這些都應(yīng)在文中交待或另行注明。五、 注發(fā)文稿經(jīng)過簽發(fā)，正式文件已經(jīng)形成，進(jìn)入發(fā)文的注發(fā)階段，注發(fā)即批注發(fā)文。第一， 文件注發(fā)之前要先登記，即填寫發(fā)文登記薄，發(fā)文登記薄的項(xiàng)目主要有編號(hào)成文日期，送發(fā)范圍、文件名稱、文種、密級(jí)、份數(shù)、附件、簽發(fā)人、發(fā)出日期等。編號(hào)原則： 一、統(tǒng)一編號(hào)。企業(yè)發(fā)出的文件，不論其內(nèi)容、文種、都登記在一個(gè)本子上，統(tǒng)一編號(hào)。因此一本登記薄上有各種各樣的文件，通知決定，決議都登記在同一本上。 二、按年編號(hào)，以年為單位。按文件順序編到底，例如“發(fā)1995號(hào)”。第二， 注發(fā)工作的任務(wù)在于確定文件的印刷方法、發(fā)送范圍、密級(jí)程度、閱讀級(jí)限等，注發(fā)的依據(jù)是

6、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的批示精神、文件意圖等。注發(fā)工作應(yīng)非常認(rèn)真謹(jǐn)慎，特別是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在文件中，并未對(duì)這些項(xiàng)目作具體批示時(shí)，注發(fā)人員應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容或領(lǐng)導(dǎo)同志以往的精神和有關(guān)的規(guī)定作標(biāo)準(zhǔn)，謹(jǐn)慎處理，或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，得到指示后再處理。注發(fā)的關(guān)鍵在于看懂文件，分析文件。六、 繕印 文件只有制成正規(guī)文本，才能送發(fā)。經(jīng)注發(fā)之后，文件就可以印制了。根據(jù)所需文件份數(shù)的多寡，可采用鉛印、打印、復(fù)寫等方法。 印制后，必須對(duì)文件進(jìn)行校對(duì)以保證無錯(cuò)漏發(fā)生，如發(fā)現(xiàn)原稿有錯(cuò)漏，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)人。七、 署印 文件需要加蓋印章后才能發(fā)送，印章是企業(yè)發(fā)文有效的憑證。蓋章由印章保管人負(fù)責(zé)執(zhí)行，文件用章以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時(shí)的簽名為蓋章依據(jù)，所蓋的

7、印章應(yīng)清晰、端正。八、裝封、分發(fā)和遞送第一， 核送裝訂好的文件分額后，分別裝入信封，寫好收文單位，并按需要加蓋密級(jí)、急件、掛號(hào)、等印章。第二， 發(fā)出文件之前必須填寫發(fā)文登記表，其登記項(xiàng)目有分發(fā)日期，發(fā)文號(hào)、總份數(shù)、收文單位、份數(shù)、簽發(fā)人等。文件的交接時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)發(fā)文登記表查清文件，并由外發(fā)人員簽名。第三， 發(fā)文和遞送的方式很多，不同的文件應(yīng)采取不同的方法。 凡是有“秘密”字樣的文件郵寄需走機(jī)要件。機(jī)要件封口常用印封和紙封，信封接訂處印上密封標(biāo)記。機(jī)要件郵寄要在信封里裝發(fā)文通知單和收文回執(zhí)。發(fā)文通知單用以告知收文單位文件的文號(hào)、份數(shù)，以供核實(shí)，收件人收到文件并核實(shí)后在發(fā)文回執(zhí)上填好各項(xiàng)目并簽名

8、、蓋章，然后寄回發(fā)文單位，作為文件已收到的憑證。第二部分 收文管理公司的收文管理制度主要是指對(duì)與本公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的文件、電報(bào)、信函、刊物等其他文字材料進(jìn)入公司的程序化管理而制訂的制度。公司應(yīng)有負(fù)責(zé)收文的秘書人員，它的主要程序是：簽收、登記、閱讀批文、清辦、催辦、辦復(fù)，整個(gè)過程非常繁瑣，工作量也大，秘書人員必須非常細(xì)致。一 、來件的簽收1、機(jī)要件、掛號(hào)件的簽收。機(jī)要件、掛號(hào)件及其他類型的重要函件，是由專人遞送的，簽收這種信件應(yīng)把住檢查包裝、驗(yàn)明戶址、清點(diǎn)件數(shù)三點(diǎn)。查看包裝。在簽收機(jī)要件和掛號(hào)件時(shí)，首先對(duì)其進(jìn)行外部檢查，包括對(duì)信封、信套，各方面的檢查?？赐饷娴奈淖?、印章與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符，

9、有無問題；檢看來件封口有無破損或拆封，如果發(fā)現(xiàn)有問題，要當(dāng)即向遞送人講明，查詢破損原因，并要求其證明來信交付時(shí)已被拆封或破損；對(duì)于機(jī)要件的簽收應(yīng)更加嚴(yán)格，如果發(fā)現(xiàn)騎封章不完整或密封簽有破損，應(yīng)該拒絕簽收，或者由雙方簽字證明包裝有何破損，簽收人先收下來件，再進(jìn)行追查處理。驗(yàn)明機(jī)要件外部包裝是否完整是簽收當(dāng)中很重要的一步，簽收者絕不可忽視。只有這樣，一旦發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，就能明確責(zé)任，能防止對(duì)本公司造成意外損失。驗(yàn)明戶址。首先查看郵件信封上寫的收文單位或姓名。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤便可及時(shí)糾正。其次查看收件地址，看是否與本單位相符。只有兩者都相符時(shí)才可簽收，如果不符，應(yīng)該弄清楚確是指本公司時(shí)才可簽收。清點(diǎn)件數(shù)。機(jī)

10、要文件的送文薄和回執(zhí)單上都寫有文件數(shù)，簽收前應(yīng)查明實(shí)收件數(shù)與寫明的件數(shù)相符。如有不符應(yīng)拒簽文件等糾正錯(cuò)誤后再簽收。來件簽收之后由公司文書處理人員對(duì)其作內(nèi)部檢查：首先，找出發(fā)文通知單核實(shí)收到的文件，檢查文件名稱和文件號(hào)是否都相符，不符的應(yīng)函告發(fā)文單位問清情況，及時(shí)處理。其次，拆封后如發(fā)現(xiàn)是絕密文件，簽收、登記后應(yīng)搞好保密工作，嚴(yán)格按照公司的保密制度辦事。再次，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不全的公文應(yīng)通知發(fā)文單位，以采取補(bǔ)救措施。最后，核實(shí)公文的文件、份數(shù)。2、收文。指查看收文單位是否本公司。裝封。查看文件是否用信封裝好，特別是在簽收機(jī)要件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)查看包裝是否符合要求，不符合的不能簽收。文件裝 在信封里應(yīng)用粘合劑封

11、口，不能敞口或部分敞口，也不能用訂書器封口。簽收者還應(yīng)防止文件丟失。文號(hào)。機(jī)要文件除寫明收文單位外還有編號(hào)，簽發(fā)時(shí)應(yīng)該對(duì)發(fā)文薄上登記手續(xù)，收件的編號(hào)是否相符，如有差錯(cuò)，須弄清情況后方可簽收。3、直送件的簽收。一、檢查文件外表，看有無破損。二、檢查文件有無誤送，本公司是否在傳閱范圍之內(nèi)。三、檢查傳閱單中各領(lǐng)導(dǎo)批示字跡是否清晰，難以辨認(rèn)的字向送件人詢問或代請(qǐng)送件人打聽，并回頭相告。四、如本單位閱文人外出，請(qǐng)送件人先送交其他單位領(lǐng)導(dǎo)人傳閱。五、不可盲目簽收或因人情而簽收。六、弄清文件閱辦情況，看文件是否由本單位辦理，弄清辦理時(shí)間及辦理要求。二、來件的登記登記來件的目的在于便于日后查找利用。文秘人員簽

12、收來件以后，都必須對(duì)其進(jìn)行登記，把來件的內(nèi)容、來件單位和文件去向作清楚的記錄。 登記范圍的選擇。一般的說法，公司收的文件、內(nèi)部資料以及掛號(hào)信件等都應(yīng)登記，一些帶廣告性質(zhì)的信函以及不具文件性質(zhì)的電報(bào)、報(bào)刊等也不必記錄。 登記方式的選擇。兼用薄式就是在收文薄上登記，即先把文件進(jìn)行分類，然后登記在各文件登記薄上。 登記時(shí)的文件分類。文件分類的目的在于文件查找、核對(duì)，因此不宜過細(xì)也不宜過粗。 文件登記的內(nèi)容。文件登記內(nèi)容的繁簡(jiǎn)根據(jù)公司的需要而設(shè)立。 收文登記的注意事項(xiàng)：一是字跡清晰工整，不得潦草、涂改；二是對(duì)密件、掛號(hào)信和一般件分開登記，以利管理；三是急件隨到隨登，并及時(shí)分送，不得延誤；四是收文薄的序

13、號(hào)不得有空號(hào)或重號(hào)；五是數(shù)份同一文件，應(yīng)每一份注明第幾件，在收文登記的同時(shí)，在文件右上角加蓋本公司的收文專用章。 收文室的收文登記。一般有：順序號(hào)；收文日期；來文單位；文件種類；收件人；簽收人；簽收；備注。三、閱文收發(fā)人簽收后拆封，點(diǎn)清文件份數(shù)，填好收文登記表，然后送交批文同志閱批。電報(bào)則由批文同志直接簽收。批文通常由公司辦公室處理。弄清文件的內(nèi)容是什么，并擬辦理意見。四、批文文件在閱讀之后，就可進(jìn)行批文。重要的電文。重要的電文，應(yīng)該由公司的領(lǐng)導(dǎo)閱批，一般性文件由辦公室文書人員批。通常批辦工作由公司的辦公室主任負(fù)責(zé)。交給各秘書人員處理，秘書人員在工作遇到疑難不能解決時(shí)，應(yīng)向辦公室主任或其他公司

14、領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示，不能主觀臆斷地進(jìn)行批文工作。五、請(qǐng)辦請(qǐng)辦指文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，指定收文的辦理單位。請(qǐng)定辦理的依據(jù)是：第一， 來件提出了辦理問題的要求。第二， 所需要辦的事情確實(shí)是請(qǐng)定擬辦部門業(yè)務(wù)分內(nèi)的。第三， 若所要辦理的事情比較重大，主管業(yè)務(wù)部門辦不了，可請(qǐng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擬辦。指定辦理部門的要求：注明批示人，批示人通常是公司的領(lǐng)導(dǎo)或某方面工作的負(fù)責(zé)人。注明具體承辦單位，提出承辦要求，如需協(xié)商辦理的，指明主辦單位。注明文件的分發(fā)范圍、時(shí)間、步驟、形式等。六、承辦承辦部門收到文件后，應(yīng)仔細(xì)閱讀文件、搞清所要辦理的事情，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思和要求，著手辦理事務(wù)。如果發(fā)現(xiàn)所要辦的事情不是自己的業(yè)務(wù)范圍，或事情重大、本部門難以獨(dú)立辦好，則馬上回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)，說明情況和理由，