展覽公司-009采購控制程序

1、廈門契合展覽服務(wù)有限公司采購控制程序文件編號：QH-QP-10版 本：A/0批準(zhǔn)審核編制 日期2005-1-20日期2005-1-15日期2005-1-10更改記錄修訂次數(shù)實(shí)施日期更改描述02005-1-20首版發(fā)行1.0 目的 建立供方評審和采購作業(yè)的控制程序，對采購過程進(jìn)行控制，使采購的產(chǎn)品質(zhì)量符合要求，確保生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量。2.0 范圍2.1 不同采購分類及職責(zé)如下：序號采購種類申請單位供應(yīng)商選擇采購實(shí)施驗(yàn)收（保管）工程設(shè)備工程部財務(wù)經(jīng)理、工程經(jīng)理財務(wù)部倉管辦公設(shè)備行政部財務(wù)經(jīng)理、行政經(jīng)理行政部前臺工程物質(zhì)(展具類)工程部財務(wù)經(jīng)理、工程經(jīng)理財務(wù)部工程人員工程物質(zhì)(布料印刷噴繪類)客服部財務(wù)

2、經(jīng)理、客服經(jīng)理財務(wù)部行政部項(xiàng)目經(jīng)理辦公用品行政部財務(wù)經(jīng)理、行政經(jīng)理行政部前臺工程外協(xié)客服部財務(wù)經(jīng)理、工程經(jīng)理財務(wù)部項(xiàng)目經(jīng)理工程人員運(yùn)輸外協(xié)工程部財務(wù)經(jīng)理、行政經(jīng)理行政部項(xiàng)目經(jīng)理印刷外協(xié)客服部財務(wù)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理財務(wù)部項(xiàng)目經(jīng)理2.2物品分類表類別具體分類類別具體分類辦公設(shè)備電腦設(shè)備及配件辦公用品光盤、墨盒投影儀打印紙、復(fù)印紙、相紙掃瞄儀文具用品傳真機(jī)工程物質(zhì)(展具類)桁架、展架打印機(jī)展示桌椅復(fù)印機(jī)燈具類刻錄機(jī)資料架數(shù)碼相機(jī)型材攝影機(jī)易拉寶工程設(shè)備對講機(jī)展板升降機(jī)旗桿叉車工程物質(zhì)(布料印刷類)彈力布電視、音響絨布噴繪3.0 定義（無）4.0 流程圖4.1 供方評審流程圖工作流程責(zé)任部門/者使用表單相

3、關(guān)說明供方尋訪調(diào)查評審列入合格供方名單質(zhì)量監(jiān)控采購人員供方調(diào)查表工程部、行政部、財務(wù)部供方評審表根據(jù)采購分類選擇評審方法采購人員合格供方名單經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)列入合格供方名單工程部、行政部、財務(wù)部驗(yàn)收記錄、供方評估表等采購人員每月統(tǒng)計、評估4.2 采購流程圖工作流程責(zé)任部門/者使用表單相關(guān)說明預(yù)采購物品采購采購產(chǎn)品驗(yàn)證記錄保存和歸檔各部門物品采購申請單使用部門提出需求，經(jīng)財務(wù)審核副總經(jīng)理批準(zhǔn)采購人員采購合同、協(xié)議、采購單經(jīng)副總經(jīng)理簽字工程部、行政部物品驗(yàn)收記錄、供方業(yè)績調(diào)查表按采購驗(yàn)收規(guī)程進(jìn)行采購人員有關(guān)記錄交行政部建檔5.要求5.1 供應(yīng)商評審5.1.1對供應(yīng)商的評審內(nèi)容：A、供應(yīng)商的基本資格要求

4、，需具備營業(yè)執(zhí)照，必要時要有產(chǎn)品生產(chǎn)許可證或產(chǎn)品質(zhì)量、安全認(rèn)證。B、供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力（即質(zhì)量體系的完善程度）；樣品得到認(rèn)可、小批試用及批量生產(chǎn)使用質(zhì)量穩(wěn)定且能滿足要求；C、 生產(chǎn)能力（能提供公司所要求的產(chǎn)品，包括：規(guī)格、型號、數(shù)量、交期等）；D、 供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品價格合理，付款方式適宜，供貨及時；E、 供應(yīng)商的售后服務(wù)配合良好，對存在問題處理及時妥當(dāng)，改進(jìn)能力較好；5.1.2 對于符合下列情況之一者可免于評審：A、獨(dú)家生產(chǎn)（代理）的；B、顧客指定的（但要出示相應(yīng)的證明材料）；C、配合一年以上，產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)良好、價格合理，經(jīng)副經(jīng)理批準(zhǔn)后可直接列入公司合格供應(yīng)商名單。5.1.3對于經(jīng)銷商的供

5、應(yīng)商無法進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)場商的評審時，應(yīng)對采購產(chǎn)品的質(zhì)量、品牌、型號（規(guī)格）、出產(chǎn)地等進(jìn)行明確的規(guī)定。5.1.4 對國家法定計量檢定部門（如計量所等），各航空公司、火車站、長途汽車、郵政等提供運(yùn)輸服務(wù)的供應(yīng)商，可免于評審。5.1.5 對于零星采購的供應(yīng)商可免于評審，但必須加嚴(yán)檢驗(yàn)或驗(yàn)證。5.2 供應(yīng)商審核程序5.2.1收集新供應(yīng)商資料：A、收集資料方法可以是查詢、問卷、實(shí)地到訪、公司名冊、商業(yè)登記、業(yè)績報告或委托驗(yàn)證等； B、尋求供應(yīng)商采購之前，提供供方調(diào)查表作為采購的基本資料及質(zhì)量體系保證依據(jù)。5.2.2 各相關(guān)部門評審調(diào)查情況，填寫供方評價表由副總經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)。5.2.3 供應(yīng)商最終審核結(jié)果：

6、A、可成為公司的合格供應(yīng)商；B、備用供應(yīng)商； C、不合格供應(yīng)商。5.2.4 采購將經(jīng)評審合格的供應(yīng)商登錄于合格供應(yīng)商名單 并呈總經(jīng)理批準(zhǔn)，報副總經(jīng)理備案。5.3 供應(yīng)商持續(xù)監(jiān)督5.3.1 采購人員持續(xù)對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督，以確保供貨質(zhì)量，若有異常時，填寫質(zhì)量異常反饋單傳送于供應(yīng)商并提出糾正改善要求。5.3.2設(shè)備和物資保管人員對供應(yīng)商進(jìn)貨質(zhì)量、供貨及時性進(jìn)行考核，對于產(chǎn)品質(zhì)量、交期、問題處理及對改善不徹底連續(xù)三個月均要求改善者，報副總經(jīng)理決定此供應(yīng)商是否仍成為合格供應(yīng)商。5.3.3 服務(wù)的供應(yīng)商則根據(jù)其服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)提供的及時性對其進(jìn)行監(jiān)督。5.4 采購作業(yè)5.4.1 采購人員根據(jù)客戶訂單、客戶

7、資料、庫存情況等，并根據(jù)了解和掌握的供方情況填寫物品采購申請單，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購。5.4.2采購人員確保物資或服務(wù)采購符合以下條件： A、優(yōu)先采用合格供應(yīng)商，如合格供應(yīng)商不能按時供貨，則選擇備用供應(yīng)商。 B、采購訂單內(nèi)容已明確表明產(chǎn)品的需求。5.4.3 對于零星辦公用品采購可由需求部門填寫物品采購申請單，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。5.4.4 與供應(yīng)商溝通、供貨、退貨、改進(jìn)、有條件錄用等，由采購人員負(fù)責(zé)落實(shí)及跟催，采購人員可尋求有關(guān)部門提供資料及協(xié)助。5.4.5 由于設(shè)計更改，計劃更改或供貨能力更改，導(dǎo)致已采購產(chǎn)品要求或需求變更，由采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通及落實(shí)更改項(xiàng)目

8、。5.4.6 物品保管人員每月編制物品采購統(tǒng)計表，匯總供應(yīng)商供貨情況，形成供方業(yè)績評估表。5.5 采購資料5.5.1 必要時，工程部負(fù)責(zé)提供相關(guān)零部件的圖紙及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并確認(rèn)圖紙及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有效性，若有其他與質(zhì)量或質(zhì)量體系有關(guān)的文件提供也應(yīng)確認(rèn)其有效性。 5.5.2 采購單應(yīng)明確說明所需采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交期、交付方式、交付地點(diǎn)、技術(shù)要求、質(zhì)量要求等內(nèi)容。5.5.3行政助理每季度對以上采購過程的有關(guān)記錄進(jìn)行整理歸檔。5.6 采購驗(yàn)證采購的驗(yàn)證按照采購驗(yàn)收規(guī)程的要求進(jìn)行。5.7工程外協(xié)、運(yùn)輸外協(xié)和印刷外協(xié)過程的管理按外協(xié)管理規(guī)程規(guī)定進(jìn)行。6.0 支持性文件6.1外協(xié)管理規(guī)程（QH-WI-XZ-01）6.2采購驗(yàn)收規(guī)程（QH-WI-XZ-04）7.0 相關(guān)表單序號名 稱保存部門保存期限備注7.1物品采購申請單行政部兩年QH/QR-XZ-187.2供方調(diào)查表行政部兩年QH/QR-XZ-197.3供方評價表行政部兩年QH/QR-XZ-347.4合格供方名單行政部長期QH/QR-