建設(shè)工程材料設(shè)備采購管理制度及流程

1、建設(shè)工程材料 （ 設(shè)備 ） 采購管理 制度及流程工程項(xiàng)目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定為加強(qiáng)工程材料程序化管理，有效的控制 資金使用， 更好的做好材料成本控制工作， 了解 各項(xiàng)目材料用款，對外欠款。結(jié)合公司實(shí)際情況， 特制定相關(guān)材料采購流程， 望各項(xiàng)目部嚴(yán)格按照 此制度執(zhí)行。 一預(yù)算部預(yù)算， 項(xiàng)目部統(tǒng)計(jì)， 審核采購材料的 數(shù)量工程中標(biāo)后，預(yù)算部對本工程所需的各種 材料進(jìn)行預(yù)算，為工程的資金投入提供依據(jù) （ 注：提供詳細(xì)的材料使用節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，此計(jì)劃 作為項(xiàng)目收款計(jì)劃主要支撐依據(jù) ）。項(xiàng)目部根據(jù) 中標(biāo)書（中標(biāo)合同清單）和施工圖紙認(rèn)真嚴(yán)格 計(jì)算本項(xiàng)目的材料需求，填報(bào)材料采購總計(jì)劃 表交公司相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)審批 。同

2、時(shí)此材料需求總表 要一式三份，工程部，采購部，項(xiàng)目部各一份。 二項(xiàng)目部申請材料采購計(jì)劃1在進(jìn)場前，項(xiàng)目部要提前做出由工程 部認(rèn)可的材料總需求計(jì)劃，如果部分材料是甲 方指定的， 項(xiàng)目必須注明指定材料名稱， 品牌， 規(guī)格型號，數(shù)量，到場時(shí)間，聯(lián)系方式等。有 加工圖紙的材料要附上圖紙，且有項(xiàng)目部項(xiàng)目 經(jīng)理簽字，（結(jié)合工程實(shí)際情況， 項(xiàng)目部必須考 慮到定制加工材料的加工周期，給采購部合理 的采購時(shí)間）。2. 材料采購申請單一一式三份，采購部， 項(xiàng)目部，工程部各一份。為了杜絕浪費(fèi)和其他 不合理情況發(fā)生，材料采購申請表上面必須有 材料申請人，項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目經(jīng)理簽 字，缺一不可（詳見樣表） 。否則公

3、司采購部有 權(quán)拒絕接收材料采購申請表。公司采購部原則 上不接收項(xiàng)目部任何人電話通知供貨要求，如 果有特殊情況，一定要有 公司領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)同意， 由公司領(lǐng)導(dǎo) 通知公司采購部負(fù)責(zé)人，公司采購 部負(fù)責(zé)人在接收到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意采購，方 可安排公司采購部相關(guān)人員進(jìn)行采購。在公司 采購部進(jìn)行材料采購的同時(shí)，項(xiàng)目部相關(guān)人員 必須及時(shí)的補(bǔ)交材料采購申請表，并且按正常 的審批程序進(jìn)行審批，然后將審批通過的材料 采購申請表交至公司采購部。3. 項(xiàng)目中變更或增加材料用量，以甲方 書面通知或簽證為主。項(xiàng)目部及時(shí)將甲方書 面通知或簽證發(fā)公司預(yù)算部備案，同時(shí)，項(xiàng) 目部按材料采購流程申請材料采購。預(yù)算部 收到變更或增加材料

4、用量申請表后，必須進(jìn) 行核算，并報(bào)公司工程部、公司采購部、公 司領(lǐng)導(dǎo)審批（特殊情況除外） 。三、公司采購部在接收到批準(zhǔn)后的材料采購申請 表，應(yīng)該按照工程施工流程和請購材料的緩 急。由公司采購部負(fù)責(zé)人安排采購人員去進(jìn) 行采購。1采購人員在接到采購部負(fù)責(zé)人安排的 材料采購申請表后， 采購人員要參考市場行情 以及以前采購記錄和供應(yīng)商報(bào)價(jià)。 優(yōu)先選擇供 貨準(zhǔn)時(shí)，材料質(zhì)量好，價(jià)格優(yōu)惠，實(shí)力強(qiáng)的供 應(yīng)商，進(jìn)行采購。 主要材料或是采購量大的材 料，采購人員要選擇三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào) 價(jià)比價(jià)， 并把供應(yīng)商的材料樣品， 交貨時(shí)間和 報(bào)價(jià)上報(bào)給公司采購部負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn) 行審批，采購人員在接收到審批后的供應(yīng)商

5、名 單后，進(jìn)行相對應(yīng)的材料采購。 如果是采購量 或者是采購金額比較大的材料采購時(shí)， 為了保 護(hù)供需雙方的合法權(quán)益和避免以后的采購糾 紛，公司采購部一定要和供應(yīng)商簽訂材料采購 合同。少量的輔助材料采購人員可以從和公司長期固定合作的供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)先選擇采購。四、采購下單和送貨的時(shí)間安排 采購人員和供應(yīng)商確定了采購意向， 采購 人員要嚴(yán)格按照材料采購申請表上面的數(shù)量 給供應(yīng)商下單，采購人員一定要向供應(yīng)商確定 材料的送（提）貨時(shí)間和付款方式。為了不影 響工程正常施工， 采購人員盡量要求供應(yīng)商把 送貨時(shí)間往前安排。 盡量讓供應(yīng)商送貨到我們 工程的項(xiàng)目，如果是因?yàn)椴牧喜少徚可倩蛘呤?供應(yīng)商離我們的項(xiàng)目比較遠(yuǎn)

6、。供應(yīng)商不送貨， 采購人員可以和供應(yīng)商協(xié)商，由我們出運(yùn)費(fèi)， 讓供應(yīng)商送貨到我們項(xiàng)目， 并同時(shí)告訴公司采 購部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、無法及時(shí)供貨的匯報(bào)說明 因市場和行業(yè)缺貨因素，或供材商的原 因，無法按期進(jìn)行采購到位的材料。 采購部相 關(guān)人員應(yīng)該立即通知材料請購部門， 并且要說 明原因。六、供應(yīng)商送貨事項(xiàng)1. 供應(yīng)商在準(zhǔn)備送貨前，一定要通知采 購人員或者項(xiàng)目收貨人員 （項(xiàng)目經(jīng)理，施工員，倉管），項(xiàng)目現(xiàn)場人員好安排材料的存放地點(diǎn) 供應(yīng)商送貨到項(xiàng)目現(xiàn)場， 原則上是由采購人員 和項(xiàng)目材料采購申請人一起了驗(yàn)收供應(yīng)商送 的材料。 如果項(xiàng)目工地在外地， 采購人員無法 到現(xiàn)場參加材料驗(yàn)收， 由項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)人員 組織

7、驗(yàn)收。2. 供應(yīng)商在送貨時(shí)，要嚴(yán)格按照采購人 員下給供應(yīng)商的材料采購清單上面的數(shù)量送 貨。送貨單上面要有，送貨項(xiàng)目的名稱，材料 采購申請單的編號， 以及供應(yīng)商所送的材料名 稱，數(shù)量，價(jià)格，規(guī)格型號。送貨單上面要蓋 供應(yīng)商的公章。現(xiàn)場收貨人員要拿項(xiàng)目下給公 司采購部的材料采購申請表和供應(yīng)商的送貨 單進(jìn)行確認(rèn)，看供應(yīng)商所送材料是否是本項(xiàng)目 所下的材料。如果供應(yīng)商所送材料和項(xiàng)目材料 采購申請單一致， 項(xiàng)目現(xiàn)場人員可以進(jìn)行供應(yīng) 商所送材料驗(yàn)收。在驗(yàn)收供應(yīng)商所送材料同 時(shí)，供應(yīng)商要提供每種材料的合格檢測報(bào)告， 有效產(chǎn)品合格證， 質(zhì)量保證書。 現(xiàn)場驗(yàn)收人員 確認(rèn)了供應(yīng)商所送材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 現(xiàn) 場驗(yàn)

8、收人員可以進(jìn)行對供應(yīng)商所送材料的驗(yàn) 收入庫工作?，F(xiàn)場驗(yàn)收人員和項(xiàng)目經(jīng)理要在供 應(yīng)商的送貨單上面簽字確認(rèn)。 供應(yīng)商的送貨單 必須一份三聯(lián)， 一份供應(yīng)商自己留底， 一份給 工地現(xiàn)場驗(yàn)收人員，一份給公司采購人員。3. 現(xiàn)場驗(yàn)收人員在驗(yàn)收供應(yīng)商材料時(shí)， 一定要仔細(xì)，如果供應(yīng)商的送貨單和所送的實(shí) 物材料名稱，數(shù)量，品牌，規(guī)格型號不符?，F(xiàn) 場驗(yàn)收人員一定要及時(shí)反饋給采購人員并做 記錄。如果是材料質(zhì)量不合格， 現(xiàn)場驗(yàn)收人員 一律拒絕收貨 （質(zhì)檢報(bào)告、 合格證等未隨貨送 到者，現(xiàn)場驗(yàn)收人員也可拒絕收貨， 并及時(shí)告 知公司采購人員協(xié)調(diào)） 。并且及時(shí)通知公司采 購部相關(guān)人員。七、供應(yīng)商的結(jié)算 嚴(yán)格按合同的付款條款

9、所定的時(shí)間節(jié)點(diǎn) 執(zhí)行。原則上供應(yīng)商所有的材料結(jié)算以整月為 周期，本月結(jié)算上個(gè)月的材料款（ 130 號）。 結(jié)算時(shí)間是每個(gè)月 1-5 號，由供應(yīng)商提供上個(gè) 月的結(jié)算相關(guān)材料到公司采購部， 每個(gè)月 5-10 是公司相關(guān)部門對供應(yīng)商結(jié)算材料的審核時(shí) 間。每個(gè)月 1520 由公司財(cái)務(wù)為供應(yīng)商打材 料款。供應(yīng)商要帶有項(xiàng)目經(jīng)理， 采購人員和現(xiàn) 場驗(yàn)收人員簽字的送貨單和合同約定的發(fā)票， 到公司采購部統(tǒng)一辦理結(jié)算。 供應(yīng)商的材料數(shù) 量，價(jià)格，是以供應(yīng)商所提供的有公司，項(xiàng)目 相關(guān)人員簽字的送貨單為標(biāo)準(zhǔn)。 （此結(jié)算方式 是少量的輔材料，結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)） 。對于有采購合同的供應(yīng)商，供應(yīng)商在結(jié) 算時(shí)，要以有簽字的送貨單和采

10、購合同一起， 到公司采購部辦理結(jié)算。八、工程材料采購合同管理工作流程根據(jù)公司的工程項(xiàng)目和合同管理辦法項(xiàng)目論證決策預(yù)算部下發(fā)計(jì)劃材料單， 財(cái)采購部組織市 合同履行部門組（一）先款后貨的貨物采購 首批貨物的采購：1、公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方 簽訂供需合同。2、公司采購部采購員根據(jù)合同， 綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。3、公司采購部采購員憑合同、 有效材料申請計(jì) 劃單填寫請款單并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)； 獲財(cái)務(wù)核準(zhǔn)的請款單送至總經(jīng)理核批后返至 財(cái)務(wù)部予以付款。4、付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全 部送至項(xiàng)目部辦理入庫；并及時(shí)向材料供應(yīng) 商獲取購貨

11、發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財(cái)務(wù) 入帳。5、經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后發(fā)票由采購部 送至總經(jīng)理簽字交于財(cái)務(wù)入帳。后期貨物的補(bǔ)貨：1、項(xiàng)目部（庫管、工程師、項(xiàng)目經(jīng)理）根據(jù)庫 存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字的材料采 購申請計(jì)劃。2、材料采購申請計(jì)劃送至公司采購部， 采購部 負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人 核實(shí)簽字后下發(fā)給采 購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。3、由采購部采購員根據(jù)下發(fā)至材料供應(yīng)商的 有效材料采購申請計(jì)劃訂單填寫請款單， 經(jīng)財(cái) 務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、 總經(jīng)理核批后返至財(cái)務(wù)部 予以付款。4、付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全 部送至項(xiàng)目部辦理入庫； 并及時(shí)向材料供應(yīng)商 獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至

12、財(cái)務(wù)入 帳。（二）先貨后款的貨物采購首批貨物的采購：1、公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方 簽訂供需合同。2、公司采購部采購員根據(jù)合同， 綜合商務(wù)部大 多數(shù)人意見， 并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨 方下發(fā)正式訂單。3、下發(fā)正式訂單后， 采購部采購員全程跟蹤直 至貨物全部送至項(xiàng)目部辦理入庫； 并及時(shí)向供 貨方索要購貨發(fā)票并轉(zhuǎn)交至物資部。4、采購部采購員材料采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部 負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后的購貨發(fā)票至財(cái)務(wù)部填寫 請款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理在對 請款單、發(fā)票予以核批后返至財(cái)務(wù)部予以付款 和入帳。后期貨物的補(bǔ)貨：1、項(xiàng)目部（庫管、工程師、項(xiàng)目經(jīng)理）根據(jù) 庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字

13、的材料采購申請計(jì)劃2、材料采購申請計(jì)劃送至公司采購部， 采購 部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人 核實(shí)簽字后下發(fā) 給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。3、下發(fā)正式材料采購訂單后， 采購部采購員 全程跟蹤直至貨物全部送至項(xiàng)目部辦理入 庫；并及時(shí)向供貨方索要購貨發(fā)票。4、 采購部采購員根據(jù) 工程項(xiàng)目材料采購流程和有關(guān)規(guī) 定辦理材料結(jié)算十、采購相關(guān)樣表附件一 ：供貨通知書 （適用于未簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實(shí)際需要，考慮到 項(xiàng)目急需要首先進(jìn)行施工建 設(shè)，該部位的材料用量不大，雖然供貨合同未簽訂，但請貴司積極配合。 請貴司按下表所列材料 （設(shè)備 ） 名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日 期向我司指

14、定的交貨地點(diǎn)送貨。項(xiàng)目名稱：交貨日期： 201 年 月 日 交貨地點(diǎn)：序號材料（設(shè) 備） 名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注：1. 具體單價(jià)按今后雙方所簽定的合同及附件產(chǎn)品及價(jià)格清單2自本供貨通知書送達(dá)之日起 1 工作日內(nèi)， 請貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知 書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在 5 工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。購貨單位：供貨單位：公司名稱：公司名稱：經(jīng) 辦 人：確 認(rèn) 人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：負(fù) 傳真號碼：責(zé)人：傳真號碼：日 期：日 期：附件二 ：供貨通知書 （適用于已簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實(shí)際需要， 以 年 月 日簽訂的 工 程材料 （設(shè)備）供貨合同

15、為依據(jù)，請貴司按下表所列材料 （設(shè)備）名稱、品牌、 型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點(diǎn)送貨。項(xiàng)目名稱：交貨日期： 201 年 月 日 交貨地點(diǎn)：序號材料（設(shè) 備） 名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注備注：1. 具體結(jié)算單價(jià)按雙方所簽定的合同附件產(chǎn)品及價(jià)格清單2自本供貨通知書送達(dá)之日起 1 工作日內(nèi)， 請貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知 書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在 5 工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。供貨單位：公司名稱：期：購貨單位：公司名稱： 經(jīng) 辦 人： 聯(lián)系電話： 負(fù)傳真號碼： 傳真號碼： 日 期：附件三：材料（設(shè)備）收料單項(xiàng)目名稱：交貨日期： 交貨地點(diǎn)：序號 材料

16、（ 設(shè)備）品牌 型 號 規(guī) 格 單 位 數(shù)量名稱（編號）12345678說明：購貨單位委派的收料員，僅限于對材料的數(shù)量進(jìn)行如實(shí)收貨。以上材料 （ 設(shè)備） 已供貨至購貨單位交貨地點(diǎn)； 具體結(jié)算價(jià)格按雙方所簽定的合同附件產(chǎn)品及價(jià)格清單 。購貨單位：供貨單位：經(jīng)辦人：確認(rèn)人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：確認(rèn)日期：日期：供貨單位持一份，購貨單注：本原件一分兩份， 位持一份； 附表四： 月度材料（設(shè)備）款匯總表月度材料（設(shè)備）款匯總表項(xiàng)目名稱： 時(shí)間：序號材料名稱收款單位金額（元）備注12345合計(jì)說明：各類材料的 材料（設(shè)備）收料單原件作為本表的附件附后。附份。購貨單位：（公章）供貨單位：（公章）公司

17、名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：日期：日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；材料/ 用品申購單項(xiàng)目名稱：申請人：申購日期： 201 年 月 日序號材料/ 用品名稱規(guī)格數(shù)量到位時(shí)間用途項(xiàng)目經(jīng)理 總經(jīng)理：說明： 日期： 年 月 日期： 年 月日 日收料單項(xiàng)目名稱： 核算單位工程： 日期： 年 月 日送貨單位： 送貨單號：合同號： 倉庫類別：編 號貨物 名稱規(guī) 格單 位送貨 數(shù)量實(shí)收 數(shù)量單 價(jià)金額萬千百十元角分金額（大寫） ： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥送貨人： 倉庫： 收料員： 質(zhì)檢員（專業(yè)人員） 備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián) 項(xiàng)目部

18、留存；第二聯(lián) 會計(jì)記賬；第三聯(lián) 供貨單位留存；領(lǐng)料單領(lǐng)料項(xiàng)目：日期： 年 月 日領(lǐng)料單位：編 號貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額萬千百十元角分合計(jì)金額（大寫） ： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥項(xiàng)目經(jīng)理： 主管施工： 倉庫發(fā)料員： 領(lǐng)料班組： 領(lǐng)料人： 備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián) 倉庫留存；第二聯(lián) 會計(jì)記賬；第三聯(lián)施工單位。入庫單科目 日期： 年 月 日貨號品名單位數(shù)量單價(jià)金額萬千百十元角分合計(jì)金額（大寫） ： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥材 料 員 ： 會 計(jì) ： 保管員： 經(jīng)手人： 備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存統(tǒng)計(jì)；第二 聯(lián)項(xiàng)目會計(jì)記賬； 第三聯(lián)倉庫統(tǒng)計(jì)員； 第四聯(lián)送 貨單位結(jié)賬。退料單項(xiàng)目名稱： 核算單位工程： 日期： 年 月日退料單位： 收料單位：合同 號： 倉庫類別：編 號貨物名稱規(guī)格單位申退 數(shù)量實(shí)退 數(shù)量單價(jià)金額萬千百十元角分合計(jì)金額（大寫） ： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥送 貨 人 ： 倉 庫 員 ： 材料員： 質(zhì)檢員（專業(yè)人員） ： 備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫主管；第二聯(lián)會計(jì)記賬；第三聯(lián)材料員；第四聯(lián)退貨或送貨單位。貨品調(diào)撥單調(diào)入項(xiàng)目： 日期： 年 月 日編號品名數(shù) 量單位進(jìn)貨時(shí)價(jià)格調(diào)撥時(shí)價(jià)值描述調(diào)撥意義單價(jià)金額數(shù)量金額庫