備件庫管理系統(tǒng)使用注意事項

1、備件庫管理系統(tǒng)使用說明及注意事項備件庫管理系統(tǒng)包括設備科子系統(tǒng)、備件庫子系統(tǒng)兩塊組成，兩者有一定的相關性， 以下是軟件的使用說明及注意事項。0、索引（1 ）設備科 計劃錄入查詢 計劃從開出到生效經(jīng)過幾道手續(xù)？計劃錄入時，暫存和確定有什么區(qū)別？計劃中有的價格沒有確定，但想提交其他項怎么辦？計劃錄入中的打印、打印2是怎么回事？可以按照庫存報警來開計劃嗎？有同個物品不同廠家的情況錄入不進兩條記錄，怎么辦？ 為什么我開了計劃，但備件子系統(tǒng)查不到計劃呢？ 基礎數(shù)據(jù) 如何添加新的備件？開計劃時，發(fā)現(xiàn)其名稱或型號圖號不規(guī)范怎么辦？ 開計劃時，找不到對應的供貨商怎么辦？其他庫存表中的“刷新”按鈕的作用是什么？

2、 我可以查詢到備件庫的什么數(shù)據(jù)？1）備件庫 出入庫保管員入庫的工作流程是怎樣的？沒有對應的備件編碼怎么辦？如果單據(jù)開錯了，怎么辦？會計如何調(diào)整入庫金額？怎么出現(xiàn)出入庫失?。?月匯總和報表 “進銷存”如何產(chǎn)生？如果查詢月進銷存時發(fā)現(xiàn)入庫金額出錯可否直接更改？ 年終盤存 如何進行年終盤存操作？一、設備科設備科的主要功能是制定備件庫（含五金庫、配件庫、技改庫、油料庫）的計劃，并提交計劃給經(jīng)運辦審核，審核通過的計劃即可生效，為備件庫使用。此外，設備科具備備件庫的庫存、出入庫紀錄、報表等數(shù)據(jù)的查詢功能。（1 ）計劃的開出和審核計劃的編號是自動順序產(chǎn)生的， 如無金庫 （ W 加上 7 位數(shù)字），允許用戶修

3、改計劃編碼， 但最好依據(jù)系統(tǒng)自動產(chǎn)生的方式。 一張計劃的長度限定為 20 行，如規(guī)格、 圖號的長度過長， 會打印時會自動占用到下一行，因此，實際上記錄的行數(shù) 若未錄完，暫存- 錄完，提交給經(jīng)運辦 - 經(jīng)運辦審核通過，生效。說明：計劃若只是錄入了一部分，但并不想提交給經(jīng)運辦，可選擇“暫存”的方式，可以自己隨意調(diào)出該計劃， 進行增刪改操作，等到該計劃錄完，可以進行提交，提交經(jīng)運辦后， 經(jīng)運辦才可對該批計劃進行審核， 審核可以修改數(shù)量、金額，并以審核后的數(shù)量、金額為準, 但仍會保留設備科的原始計劃紀錄情況，審核后計劃生效，可供備件庫使用。問題：計劃錄入時，暫存和確定有什么區(qū)別？答：暫存并沒有提交到經(jīng)

4、運辦，還可以進行增刪改操作，確定后，則提交給了經(jīng)運辦審核，自己不能再進行修改。問題：計劃中有的價格沒有確定，但想提交其他項怎么辦？答：如果此時點擊“確定”時，系統(tǒng)會要求刪除無單價的紀錄或轉(zhuǎn)計劃，選擇“轉(zhuǎn)計劃”后，系統(tǒng)將自動將該批計劃號中無單價的記錄轉(zhuǎn)到指定的新的計劃中，此時便可以提交計劃了。問題：計劃錄入中的打印、打印2是怎么回事？答：為提供用戶方便，提供了兩種打印方式：對內(nèi)的廠內(nèi)計劃打印，對外的協(xié)商傳真打印?！按蛴　北仨氁撆媱澊_定提交后方可進行；而“打印2”則可隨時打印，將自動份 廠家進行打印，而且只對某行畫鉤選項的紀錄進行打印。問題：可以按照庫存報警來開計劃嗎？答：可以，按“ ”按鈕，

5、將自動開開所有庫存不足的物品列表，雙擊即可加載到計劃中，要求庫存準確，并且已經(jīng)在庫存明細表中設置好了 “最小庫存”值方才有效。問題：有同個物品不同廠家的情況錄入不進兩條記錄，怎么辦？答：系統(tǒng)設置中規(guī)定一個計劃不允許錄入兩個完全相同的備件，可以將另一個備件錄入到下一個計劃中來解決此問題。問題：為什么我開了計劃，但備件子系統(tǒng)查不到計劃呢？答：可能是該計劃未經(jīng)經(jīng)運辦審核，只有審核后的計劃，倉庫系統(tǒng)才可見。（2 ）基礎數(shù)據(jù)的維護輔料類別、編碼的維護，以及各子庫不同供貨商的維護都屬于設備科維護的范圍之內(nèi)， 下面是詳細介紹：問題：如何添加新的備件？答：（a）確保該備件的大類小類已經(jīng)存在，在“基礎數(shù)據(jù)”-

6、“庫存分類設置”中進行添加。這里大類為2位，小類為三位?？删庉? + + * + + + + + + + * + + F + + + + + + + * + + r + + +-BfEaddlnEIQE帶芙(D3)P鮎 IM機械紀仲5哲內(nèi)機擁配件引水睡建料(OS)IA=t(07)毀、摟統(tǒng)瑞于、燈具實口 W.開姜-璋頭U 耐 itofett CV) (12) 融豪、維電駅13) 粗臥她a聽樹啖) 電部綜合件電枷、減速機(15) rAscm電器紀ft ( 比電器配件住力YJU(21)yj22G!2)YJ15123)H24 (24)YJ2n (25)YJ35(26)PASSES)YB22 (JO)Y

7、B5U31)VBfl2(32)Yhal )VB92(34)YD43 口時X-逬陰：王全(Q0-20) 配甘(2-) 油料(知)技咬(91)選中所在所需插入子項的上一級目錄再插入，如果插入大類，則選中“備件庫()”，女口果插入小類，則選中其對應的大類，再點擊“插入”按鈕。捕入予項目寶前艾項插入于項當肯子項給喝注意；機型為2位編碼，大類為3位編碼, 倉庫不參與編碼，編碼不要沖突在“插入子項”中填寫名稱，在“當前子項編碼”中填寫編碼，請勿重復添加編碼。（b）在存在對應的大類小類后，方可添加該備件，在“基礎數(shù)據(jù)”- “備件編碼明細信息”中左側的樹結構中選中備件對應的小類，“添加”按鈕自動有效，點擊后，

8、將自動增加一行，并產(chǎn)生對應編碼（雙擊編碼允許修改編碼），只需添入各個對應信息項就可完成編 碼的添加了，并請進行“保存”操作。問題：開計劃時，發(fā)現(xiàn)其名稱或型號圖號不規(guī)范怎么辦？答：同樣需要先在“基礎數(shù)據(jù)”- “備件編碼明細信息”找到對應項，直接進行修改, 再“保存”即可。問題：開計劃時，找不到對應的供貨商怎么辦？答：可在“基礎數(shù)據(jù)”- “供貨商基礎信息”中進行添加，注意添加的時候，要選擇正確的子倉庫。（3）其他問題：庫存表中的“刷新”按鈕的作用是什么？答：可以即時查到最新的各個備件“月平均消耗”，該指標是根據(jù)月消耗報表自動產(chǎn)生的。問題：我可以查詢到備件庫的什么數(shù)據(jù)？答：包括到所有的貨記載、入庫單

9、、出庫單，以及備件庫所有對應的報表。二、備件庫備件庫下屬五金、配件、油料、技改四個子庫，保管員根據(jù)所設置的權限不同，只能對 各自子庫的進行出入庫的業(yè)務，此權限的設置由會計來做。根據(jù)職責不同，備件庫設有三個權限：會計、出入庫保管、出庫保管。其各自職責是：會計：對入庫單進行審核，只可以修改入庫單的金額，產(chǎn)生月進銷存及當月的月消耗報 表，同時負責對年終盤存的新庫存導入到系統(tǒng)中。出入庫保管：負責備件的到貨記載、備件的入庫、備件的出庫業(yè)務，以及年終的估價入庫以及盤存。出庫保管：負責備件的出庫、年終的盤存。（1）出入庫業(yè)務問題：保管員備件的入庫工作流程是怎樣的？答：保管員包括備件的入庫、出庫兩大類。（a）

10、首先當貨物到了時，確保有該備件的編碼和對應的供貨商，如果沒有，則要求 設備科添加.（b ）進行到貨記載，“到貨記載”- “到貨記載錄入”，先選擇供貨商，雙擊數(shù)據(jù)窗 口選擇對應備件，錄入數(shù)量，退出該錄入界面時請記得“確認”保存。（c ）開入庫單，當對應備件已經(jīng)有計劃時，便可以開入庫單，但首先需要到貨記載。操作辦法如下:選擇供貨單位，就會把該供貨商的所有到貨記載顯示出來如果到貨記載過多，用戶可以雙擊入庫單區(qū)域，在彈出的窗口中查找想入庫的備件二口;耳I Ai2PrWl|R1N|LA.1Z3-22 LA1G7-11)021L Ain-HD LA1*3-I1KQ|LA2B-27J|L A J卜 | LA

11、I 31 LA1B-Z2 LA.1B-22YLA19-I -LA.13-lTt LAI?-1 J|適斤協(xié)I0litISiirF片電瑋記心 Fk機卻配& PAEEJM電器配件 PAJd!底機、沖逋機糞 韭器螺合件 工具異址堆戲端二、燈具矣 込黠岐：址理器、噢典二ijA-：-Ab| |KCMd211 LAHIJOI L Al *1300 V L A1G.En/1| LAIfi-DI YJZ?| Lai/a-inti LA.1/1J I用戶雙擊選擇一個雙擊想要的備件，那么這個備件的未用完的到貨記載就會顯示出來。到貨記載，那么這個備件的基礎信息，如備件名稱，規(guī)格，圖號就會被添加到入庫單中，同時，這個備

12、件相關的計劃也會顯示出來。用戶再雙擊計劃，就可以把計劃號，計劃單價等信息自動添加到入庫單中。默認只顯示未用完的到貨記載，如果用戶想使用已用完的到貨記載（例如沖紅），那么，可以點“顯示全部到貨記載”，把想要的備件的全部到貨記載顯示出來。默認用戶雙擊某個到貨記載，會把這個備件所有的計劃列出來，包括已用完的計劃。 用戶可以點“顯示未用完計劃”，只把未用完的計劃列出來。在入庫完畢后，請點擊“確認”后，整個入庫就大功告成了。問題：沒有對應的備件編碼怎么辦？答：找設備科，將對應的供貨商編碼、備件編碼添加后，方可進行其他操作。問題：如果單據(jù)開錯了，怎么辦？答：只能采用沖紅的方式，對原有單據(jù)或，某條記錄進行反

13、開負數(shù)，進行沖紅操作。問題：會計如何調(diào)整入庫金額？答：在“入庫單查詢”中，以會計身份登陸時，即可對單據(jù)明細信息中的“金額”、“稅率”兩項數(shù)據(jù)進行修改， 單價將“金額”的修改情況自動調(diào)整， 修改完畢后，請點擊“更改” 保存修改的信息。系統(tǒng)將自動同步更改對應該月的進銷存數(shù)據(jù)（如果產(chǎn)生）、庫存金額。問題：怎么出現(xiàn)出入庫失??？答：可能是因為網(wǎng)絡原因，連接不上服務器，請再次嘗試，如果情形一樣，請聯(lián)系有 關部門。（2 ）月報表和匯總數(shù)據(jù)每月月末，可產(chǎn)生對應的月消耗報表、進銷存數(shù)據(jù)，月消耗報表可以隨時產(chǎn)生，反映備件在某月的消耗情況，而月進銷存則只能在特定的時間段產(chǎn)生，下面是相關詳細信息。問題：進銷存表的產(chǎn)生

14、？答：只能在該月的最后一天產(chǎn)生這個月的進銷存，或者在下個月的前5天產(chǎn)生上個月的進銷存數(shù)據(jù)。產(chǎn)生辦法為：在“庫存管理”- “創(chuàng)建月進銷存數(shù)據(jù)”進行，如不成功，則可能是所處的時間不正確。產(chǎn)生的具體月份以登陸的日期為基準，如果是登陸的身份是本月最后一天，則產(chǎn)生的是當月進銷存數(shù)據(jù)，同理為上個月的進銷存數(shù)據(jù)。問題：如果查詢月進銷存時發(fā)現(xiàn)入庫金額出錯可否直接更改？答:在這個查詢“月進銷存”窗口中，可以查詢到各個倉庫的備件的月進銷存數(shù)據(jù)情況。 用戶設置查詢條件查詢進銷存情況。同時，對于有入庫記錄的備件記錄，用戶可以雙擊該條記錄, 系統(tǒng)會彈出一個窗口，列出這個輔料在這個月的入庫單，允許修改金額。用戶雙擊入庫單列表中的一行, 那么這張入庫單中的這個備件就會在下方的明細表中顯 示出來，用戶可以修改它的“金額”，“稅率”，然后點“更改”，來保存修改。（3 ）年終盤存問題：如何進行年終盤存操作?答：年終盤存時，要求用戶應該停止錄入一切入庫單，出庫單，到貨記載。所有入庫, 出庫，到貨記載均作為下一年業(yè)務。（a ）估價入庫，系統(tǒng)提供了估價入庫的功能，可以對未開入庫單的所有到貨記載按供貨商列出，系統(tǒng)將自動搜尋所有與之相關單價添入，如果實在未找到的則為空，用戶如同開入庫單一樣，估價入庫的會以特殊標記標