如何100%開好招商會幾大秘訣(DOC11)

1、如何100%勺開好招商會第一步招商籌備期一、招商廣告的發(fā)布1、發(fā)布時間：發(fā)布時間不能與會議時間相距太久，也不能太近。一般定在招商會前半月左右發(fā)布，要做到投資者在看到廣告后我們有充分的時間把資料寄去并電話進行解釋、邀約和 其有充分的準備時間參加招商會議。如區(qū)域招商會可適當將發(fā)布時間提前到10天之內(nèi)。2、發(fā)布形式：一般以平面半通欄黑白稿形式發(fā)布，如與當?shù)孛襟w關系較好，可選擇通欄或 彩稿形式發(fā)布。3、 發(fā)布媒體選擇：以投資者偏好媒體為主，如中國經(jīng)營報、銷售與市場等，如區(qū)域 招商會應選擇當?shù)匕l(fā)行量較大的媒體?，F(xiàn)在網(wǎng)絡招商信息的發(fā)布也是一條方便快捷的途徑。二、會場的選定及布置1、會場選擇標準：A交通便利

2、：便利的交通可為參會者和舉辦者減少很多麻煩；B在當?shù)乇容^知名：會場不一定要有特別高的檔次，但一定要在當?shù)匦∮忻麣?；有時候特別高 的檔次反而會起到反作用，因為投資者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過渡的檔次會使 他們產(chǎn)生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務承諾嗎？C具備同時開會、住宿、就餐的條件：根據(jù)不同的會議規(guī)模選擇不同的會議地點。會場的選擇 與布置應同時考慮會場色調(diào)對來賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會 場，在那個環(huán)境里呆長了會使人煩躁，一般以藍色何淺灰色為主。會場要求整體環(huán)境舒適， 溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充足，能滿足預期人員的座席，音響效果良好，具有數(shù)碼 投

3、影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機，產(chǎn)品展示柜等。衛(wèi)生間不能離會場太遠，不然會 給來賓造成諸多不便。D會場的布置：為了增加會場內(nèi)的氣氛，條幅、海報、招帖是必不可少的。從一進會場開始首先要有導引牌，如會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條 幅，進入會場大廳要有登記處，（區(qū)域招商會或小型會議為了減少人員分流可將登記處安排在會務組），有本次會議的主題導引牌、會務組導引牌、會場導引牌、會場至衛(wèi)生間的導引牌、 飲水區(qū)導引牌、吸煙區(qū)導引牌等，并由酒店專人負責前廳會議接待。引導牌的制作可由酒店 方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助?！敖刮鼰煛?，“請將手機關閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿打電話和走動”等警示

4、語分別貼在 會場明顯處。類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。2、會場的費用的結(jié)算：又專人負責和一人簽字負責制，一定要和酒店負責人協(xié)商好，鑰匙 各個參會的客人一定要交押金給會務組，便于管理，同時房間的長話一定說清楚只有會務方 的總指揮才有資格給開長話，這個有時候很重要，有的客人不自覺，冒充會務組人員要求總 臺開長途，結(jié)果有一次一個企業(yè)搞會議，光電話費就多付了3000多元，悔之不及呀。三、接聽電話的技巧：1、話接聽程序：招商電話接聽第一責任人是商務拓展部或者相同于整個職能的部門，如果同時有幾部電話打 過來，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場副總和常務副總處。每一個接聽招商電話得人

5、必須正式填寫招商 電話接聽表，詳細填寫各個項目，由商務拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會也必須安排專人負責接聽招商電話）2、 前臺接聽電話的標準語言是：“你好，某某某公司！ ”或者“你好，這里是某某公司?！?對方如果詢問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務部，如果幾個內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達給他，讓他直接打電 話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。3、在接聽招商電話時，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關心什么，再能對癥解答，不 要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷保護， 比較豐厚的

6、價差，文化營銷和體驗營銷，駐店營養(yǎng)師的咨詢。這幾個方面一定要了解清楚和 解釋清楚。4、詳細記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無醫(yī)藥保健品操作經(jīng)驗，信息來源，有無時間參加招商會，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說 明電話是快件公司為了確認詳細地址用，不否則快件公司不受理）。5、如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你 在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行交流等等。6、言出必踐：一旦答應經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時答復，即使是沒有結(jié)果，也 要通知一聲。7、超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，

7、一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但 是在自己職權范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。8、公司的談判機密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。接聽交代的事情不推委，應該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準確答復 后在回答給經(jīng)銷商。四、資料的傳真與郵寄發(fā)放1、資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。2、資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。3、資料發(fā)放的注意事項：A邀請函的內(nèi)容與設計可先與總部溝通；B各種資料的復印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象；C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴禁出現(xiàn)張冠李戴；D如有必要

8、附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；E每套資料都應附有商務拓展部的名片，以備聯(lián)系。五、來賓確認及接站確認1、為了方便來賓確認，確認方式分幾種情況：傳真確認，電郵確認，信函確認，電話口頭 確認。需接站的來賓應提供移動通訊方式，以備急用。2、無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認識，省代 理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進行有效的拓展與分組工作。 尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎勵糾紛。3、來賓出發(fā)前再進行一次電話溝通，確定中途方式到達時間是否安排接站，并再次強調(diào)會 場地址及乘車路線。4、接站人員憑接站名單確認接站人

9、員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字會議的運籌期十分重要，他是成功的基礎和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個階段 就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。待續(xù)：（下一節(jié)招商秘笈第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打一細節(jié)籌備）招商會四步成功秘訣第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打一細節(jié)一、會議物資的準備1、會議資料的準備：會議資料的內(nèi)容準備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時不夠用的情況，一般的 科學儲備量是確定參會人員總和的150%因為有的客戶參加會議時候，把資料忘到房間了，就隨手在領一份，服務人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時會議完畢之后 一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴大宣傳，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后

10、想發(fā)過去的 時候，對方也可能就沒有會議那份激情了，因為我們的招商會大都是在外地開的，在公司本 地開的機會比較少。備而無患是必要的。A來賓資料袋內(nèi)容（以一個連鎖公司為例）：會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運營 手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證；B會務組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務 組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表；C溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級經(jīng)銷商合同，運營手冊VI手冊七本及相關資料；2、會議物資的準備：根據(jù)會議不同規(guī)模設定內(nèi)容。A:常用物資

11、：電腦，打印機，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機，一次性水杯，照相機、攝像機或小型DV膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標志、公司放大的標識、以及各種通知條，比如說有現(xiàn)場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準備一個紙條，“X先生女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的安靜，請把手機調(diào)至震動或關閉，謝謝配合；你這樣遞過去一個條子，比說話 的效果要好多了。B產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為 1 : 5左右，以防現(xiàn)場有人購買），常用藥品（感冒、 發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因為員工極有可能吃不上飯）；二、人員分組

12、與協(xié)調(diào)1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務，其次是配合 其他組的需要，千萬不可發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn) 了即沒有耕好別人的責任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情 況下應主動配合別的部門工作。2、分組的設置：A總指揮：一般有公司老總或者副總擔任，主要是會議前期的組織、后期服務和總協(xié)調(diào)；B副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負責左右細節(jié)的安排和處理，同時注重會 議議程科目和時間安排，市場業(yè)務處理；C會務組組長：一般有行政部經(jīng)理擔任或者市場部經(jīng)理擔任，要求心態(tài)平和，熟悉各個經(jīng)銷商 的情況。負責會議接待

13、、登記、會議資料的發(fā)放、各個住宿房間的安排及會場的整理、各個 成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務性安排，參會人員的往返接 送等；若人員充足可在會務組中再設登記、接站兩組；D會場組：會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務處理、會場氣氛 的營造；E后勤組：票務安排、會議各種費用結(jié)算、支付等；F溝通組：這個組責任最重，一般有分管副總或者市場總監(jiān)擔任，成員是熟悉市場和具有談判 能力的人，負責參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務協(xié)調(diào)、 意向經(jīng)銷商的溝通促進、配合會務組進行業(yè)務安排等。3、分工固定但所設人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事

14、有人做。盡量做到包干到人， 科學分配，避免一件事幾次換人等重復用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時可協(xié)助業(yè)務 組談判或會務組工作。一、會務組的工作流程1、確定會場后，會務組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工 程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。2、會務組人員確定會務組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設備的妥善保管，責任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會 務組應24小時有人在崗。3、了解會場所能提供的服

15、務，如：接送車輛、叫醒報務、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并 與服務部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務的時間， 方式，語氣等。4、如來賓需要特殊的服務如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務組概不負責，如果能形成文字5、會務組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪 休人員外會務組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進 門之前先嗅到了味道，你說會有什么感覺。6、來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業(yè)務范圍，不能直接說：你去找那個那個人吧，支走0K 定要說你

16、等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。7、掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司那個人員 溝通過，這個很重要，如果知道那個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就 是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的 不同都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說 了，你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。第三步：招商會的-營銷 招商會的召開也是一門復雜的營銷過程，細節(jié)決定結(jié)果，有可能花了幾十萬的廣告，僅僅是解

17、聽電話技巧有點不過關，就使參會人數(shù)減少一半，有可能來了上百人，僅僅對一個挑剔的客戶語氣兇了一點，極有可能要簽約的人就少了一半，職責和分工的細化是招商會成功的基礎。招商會程序確認：招商會是一門集公關、宣傳、造勢為一體的綜合學科，設計到公司的很多 部門，招商會流程確定關系到前期籌備期的職責劃分，招商會前期一、招商廣告的發(fā)布、會場的選疋及布置三、會前費用預算（需要各個部門配合完成）四、接聽電話的技巧五、資料的傳真與郵寄來賓確認及接站確認招商會籌備期、資料的準備、人員分組與協(xié)調(diào)三、課程的審定與演練四、會前動員會及各小組工作流程演練考核過關五、工作人員提前進駐會場招商開始的流程：、會務組的工作流程、登記

18、組的工作流程三、接站組的工作流程（需要配合完成）四、會場組的工作流程五、后勤組的工作流程（需要配合完成）六、業(yè)務組的工作流程七、溝通組的工作流程八、主持人的工作流程九、授課人的工作流程十、公司留守人員的注意事項十一、用餐時注意事項十二、員工如何合理休息十三、突發(fā)事件及客戶投訴的處理招商進行期:一、招商會結(jié)束來賓的撤離與返程安排二、會務組撤離酒店注意事項（需要配合完成）三、后勤組與酒店結(jié)算和注意事項（需要配合完成）四、業(yè)務組后期追款注意事項（需要配合完成）五、會后總結(jié)六、宣傳材料編輯與制作七、登記組的工作流程1、根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關物品

19、。3、與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時了解入住信息，確?？腿说娜胱“才?。4、提前向前臺領取客房鑰匙，為來賓省去復雜的登記過程。5、一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務臺，不是不相信，而是防患以未然，同時也 使客戶愛惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終 公司要承擔。6、來賓到達時熱情接待，詳細詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。7、來賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看會議須 知不明處查詢會務組，并告知會務組所在；由專人負責將來賓送入客房，主動幫助來賓提 行李，如客房內(nèi)已有客人要主動做介紹。8、提醒客人將貴重物品妥

20、善保管。9、客房安排盡量一次到位，避免對來賓進行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應向調(diào)動雙 方做好解釋工作。10、本地的來賓要對其進行指引，告知會務組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。11、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛 的工作精力。三、接站組的工作流程（需要配合完成）1、 詳細檢查接站所用物品：接站牌、接站人員一覽表等。2、接站組成員應詳細了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式。3、女口出現(xiàn)晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能 離會場和車站太遠。4、接站司機應隨時待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。5、接到來賓應熱

21、情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明。6、如遇塞車現(xiàn)象應及時向會務組反映情況。7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務組。8、若客人要求外出游玩必須請示會務組，得到同意后方可出行。四、會場組的工作流程1、與會場服務員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2、在會議開始前一小時進入會場，檢測會場設備：麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、 白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。3、選擇并預留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。4、由12人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關閉或調(diào)到無聲，或向其出示警示牌， 上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走

22、動”等警示語。5、引導來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會 議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。6、來賓入席后由會場服務員提供茶水，但是僅僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一 是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。7、在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來 賓打盹，可為其提供風油精或清涼油提神。8、為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，其他人員 盡量減少走動。9、注意各個來賓的神態(tài)和聽課的認真程度，這個對后期談判都起到很好的作用，在一次招 商會上，有

23、個客戶很刁蠻和苛刻，有很多人認為他不能成為客戶，但是會場組人員給我講了 一個細節(jié)，這個人的會議記錄最全，一直在聚精會神的聽課，他至少也是一個身價千萬的老 板，能這樣來參加招商會，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過是在談條件，因為有這個心 理準備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來有可能合作的客戶”觀點的時候，切入服 務和受益的解釋，在不違反公司原則的情況下盡一起努力來協(xié)調(diào)，同時強調(diào)如果原則可以打 折，是不是允許服務可以打折，如果可以，我們馬上簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交 了。五、后勤組的工作流程（需要配合完成）1、做好各項開支的費用預算，協(xié)助購買并保管所需物資，保障有力。2、提前與訂票公

24、司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭取為來賓提供經(jīng)濟快捷的返程路線。3、和會務組進行溝通，提前取得各個客人返程的時間和要求，集中購買，以免耽誤時間。4、后勤組也是機動組，隨時聽從總指揮的安排。六、業(yè)務組的工作流程1、在登記組將到會名單提供后，在第一時間內(nèi)將名單進行分組。分組原則是將關系好的來 賓分在一起，并在每桌安排一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊 安排和我方關系較好的來賓或朋友去調(diào)查其動機和促進。2、了解來賓的住宿房間位置，對目標人進行初步的交流，探訪。3、準備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準備。七、溝通組的工作流程1、會前將有意向來賓的情況進行充分了解，如果有可能

25、最好事前先溝通。2、溝通時要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷，再行動。3、對準備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。4、談判時可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理暗示。八、主持人的工作流程1、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等。2、會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布。3、擬定每位授課人的經(jīng)歷與職務簡介，當授課人上臺前進行介紹。4、授課后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為授講者鼓掌。5、事先準備好活躍課間的話題、活動。6、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關。九、授課人的工作流程1、會前十五天準備好授課內(nèi)容，并提供給相關對口副總處審核。2、提前五天將授課內(nèi)容做成課件，交

26、于會場組課件播放人員，或交組公司文稿，由公司人 員協(xié)助制作。3、有條件的情況下提前三天做演練，確保授課無誤。4、授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。十、公司留守人員的注意事項1、留守期間詳細接聽電話，并詳細記錄。2、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應熱情接待，并說明招商會情況，如有需要通知 會務組派車將客人接至會場。3、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴禁脫崗。4、用餐時可輪換，或叫餐上門。十一、用餐時注意事項1、會議用餐前一小時與餐廳負責人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預備量。2、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導來賓就坐。3、如有特殊習慣或宗教信仰的來賓應提前安排。4、對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會務組專人進行安排，客人如自行安排 會務組概不負責。5、待來賓全部入座后員工填補到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。6、會務組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準備些牛奶或點心充饑，確保工作人員充沛體力。十二、突發(fā)事件及客戶投訴的處理1、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應及時尋找有關部門配合解決，盡 量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意。2、如在工作中遇到來賓