供方責(zé)任索賠管理辦法

1、捷克國際集團(tuán)事業(yè)部企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 供方責(zé)任索賠管理辦法 編制/修訂原因說明： 由于事業(yè)部組織架構(gòu)調(diào)整，為規(guī)范各產(chǎn)品公司對供方責(zé)任索賠的流程，修訂體系文 件 早節(jié)號 修訂（內(nèi)容）說明 修訂人/時(shí)間 組織架構(gòu)調(diào)整，修訂體系文件 劉德華 2011-11-18 單位外會簽: 批準(zhǔn): 注: 1流程清單內(nèi)所有文件審批發(fā)布必須按照清單規(guī)定的審批流程組織審批，并在此處 寫明審批流程。 編制部門（事業(yè)部供應(yīng)鏈管理部）一部門審核一會審（事業(yè)部品質(zhì)管理部、各產(chǎn) 品公司品質(zhì)部）一會簽（各產(chǎn)品公司分廠、財(cái)務(wù)部）一批準(zhǔn)（管理者代表） 1目的和范圍 本標(biāo)準(zhǔn)明確了各產(chǎn)品公司對供方責(zé)任索賠的流程，各部門的管理職責(zé)。 本規(guī)范適用于 事

2、業(yè)部。 2定義 2. 1供方質(zhì)量索賠：由供方原因造成的進(jìn)貨檢驗(yàn)、型式試驗(yàn)、生產(chǎn)過程、市場任一過程 的品質(zhì)異常 索賠。 2. 2供方非質(zhì)量索賠：指供方非質(zhì)量原因?qū)е碌乃髻r，包括未滿足訂單/送貨通知要求而造成的 停產(chǎn)，未滿足財(cái)務(wù)對賬/發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎(chǔ)管理要求及其他各種 類型的未滿足要 求的索賠。 2. 3索賠金額限度：衡量供方違約責(zé)任嚴(yán)重性的指標(biāo)。在索賠金額限度以下的索賠由低職級人員審 批，在索賠金額限度以上的索賠由高職級的人員審批。規(guī)定：產(chǎn)品公司索賠 金額限度為20000 元，電子分廠索賠金額限度為5000元。 3管理職責(zé) 3. 1供應(yīng)鏈：供應(yīng)鏈為供方索賠流程的主管部門。負(fù)責(zé)對供方

3、未滿足財(cái)務(wù)對賬/發(fā)票要求，未 滿足送樣要求、基礎(chǔ)管理要求及其他各種類型的未滿足要求的違約行為與供方之間進(jìn)行責(zé)任確認(rèn) 及違約索賠，負(fù)責(zé)未滿足訂單/送貨通知要求而造成的生產(chǎn)異常、停產(chǎn)的責(zé) 任索賠流程的審核、 審批；負(fù)責(zé)對金額超限度及爭議較大的供方質(zhì)量索賠進(jìn)行會簽，核實(shí)是否遵守本文件規(guī)定的各項(xiàng)要 求，對質(zhì)量索賠造成的影響進(jìn)行供應(yīng)布局調(diào)整；對各種索賠進(jìn)行匯總并提交審批流程。 3.2品質(zhì)：負(fù)責(zé)對供方因質(zhì)量原因造成的品質(zhì)損失進(jìn)行違約索賠。涉及品質(zhì)爭議事項(xiàng)時(shí)由事業(yè)部品 質(zhì)仲裁。 3.3采購：負(fù)責(zé)對供方未滿足訂單/送貨通知要求而造成的生產(chǎn)異常、停產(chǎn)進(jìn)行責(zé)任確認(rèn)，并 提交供方違約索賠審批流程。 3.4基礎(chǔ)管理：

4、負(fù)責(zé)填寫供方異常問題處理通知單，向供應(yīng)鏈提出供方違反基礎(chǔ)管理要求的 證據(jù)。 4管理內(nèi)容 4. 1流程圖 4. 1. 1供方索賠流程總圖 4. 1. 2供方質(zhì)量單次索賠流程： a）索賠金額限度以下的索賠：品質(zhì)填寫供方違約索賠單啟動審批流程一模塊 經(jīng)理審批一發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。供應(yīng)商對事實(shí)認(rèn)定及違約程度存在較大爭議時(shí)，增加供 應(yīng)鏈經(jīng)理會簽，必要時(shí)由事業(yè)部品質(zhì)仲裁。 b）索賠金額限度以上（含）的索賠：品質(zhì)填寫供方違約索賠單啟動審批流 程一供應(yīng)鏈 配套模塊經(jīng)理會簽一品質(zhì)部門長審批（存在較大爭議時(shí)由事業(yè)部品質(zhì)仲裁） T發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。 4. 1.3供方非質(zhì)量（未滿足訂單/送貨通知要求

5、而造成的生產(chǎn)異常、停產(chǎn)）單次索賠流程： a）索賠金額限度以下的索賠：采購填寫供方違約索賠單啟動審批流程一采購模塊經(jīng)理 審核-供應(yīng)鏈配套經(jīng)理審批一發(fā)供應(yīng)鏈配套及供應(yīng)商。 b）索賠金額限度以上（含）的索賠：采購填寫供方違約索賠單啟動審批流 程-采購模塊經(jīng)理、配套模塊經(jīng)理審核-供應(yīng)鏈部門長審批-發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。 4. 1.4供方非質(zhì)量（未滿足財(cái)務(wù)對賬/發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎(chǔ)管理要求及其他各種類 型的未滿足要求的違約行為）單次索賠流程： a）索賠金額限度以下的索賠：配套填寫供方違約索賠單啟動審批流程-配套經(jīng)理審批- 發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商。 b）索賠金額限度以上（含）的索賠：配

6、套填寫供方違約索賠單啟動審批流 程-配套模 塊經(jīng)理審核-供應(yīng)鏈部門長審批-發(fā)供應(yīng)鏈配套、體系及供應(yīng)商 4. 1.5月度索賠流程：供應(yīng)鏈體系提交一供應(yīng)鏈體系、配套經(jīng)理審核一產(chǎn)品公司品質(zhì)部門 長會簽一供應(yīng)鏈部門長審批一財(cái)務(wù)、品質(zhì)、配套、釆購、研發(fā)、基礎(chǔ)管理相關(guān)人員備案一財(cái)務(wù)執(zhí)行 索賠。 4. 2供方責(zé)任索賠的基本原則 a）促進(jìn)改進(jìn)原則：對供方違約行為進(jìn)行的索賠，其根本目的不是以此獲得經(jīng)濟(jì)收入，而是 促使供方認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性并進(jìn)行系統(tǒng)改進(jìn)。 b）邏輯嚴(yán)謹(jǐn)原則：嚴(yán)格遵循先進(jìn)行違約事實(shí)認(rèn)定，再進(jìn)行違約責(zé)任索賠的邏輯關(guān)系。 嚴(yán)禁事實(shí)認(rèn)定不清的情況下隨意向供應(yīng)商開出供方違約索賠單。 c）依法量刑原則：嚴(yán)格

7、按照合作協(xié)議或相關(guān)供貨協(xié)議中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對供方進(jìn)行索賠。 做到違約事實(shí)認(rèn)定清晰，違約責(zé)任量刑適當(dāng)。 d）兩單與公文關(guān)系原則：只有供方違約索賠單（將供方異常問題處理通知單作 為事實(shí)認(rèn)定及溝通到位的證據(jù)）作為法定的索賠扣款憑據(jù)。供應(yīng)商可以此作為 財(cái)務(wù)入賬的憑據(jù)。如 供應(yīng)商有需要可以向財(cái)務(wù)申請蓋章確認(rèn)。公文不作為向供方索賠扣款的憑據(jù)，僅起到信息公示的作 用。注：兩單指供方違約索賠單及供方異常問題處理通知單。 e）信息歸口原則：索賠屬敏感業(yè)務(wù)，需對公司內(nèi)部對口供應(yīng)商索賠業(yè)務(wù)的部門予 以明確。根據(jù)這一原則，確定公司內(nèi)部可向供應(yīng)商發(fā)布供方異常問題處理通知單的部門為：供 應(yīng)鏈、品質(zhì)、采購三個(gè)部門，可向供應(yīng)商發(fā)

8、布供方違約索賠單的部門為： 供應(yīng)鏈、品質(zhì)兩個(gè)部門 4. 3供方責(zé)任索賠管理要求 4. 3. 1質(zhì)量索賠由品質(zhì)啟動審批流程，非質(zhì)量索賠由采購或供應(yīng)鏈配套啟動審批流程 4.3.2違約事實(shí)認(rèn)定部門以郵件的形式向供方發(fā)出供方異常問題處理通知單，供應(yīng)商 在3 個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行反饋。雙方的溝通過程都同時(shí)抄送給對應(yīng)的配套。如供應(yīng)商有異議需及時(shí)與相關(guān) 人員溝通確認(rèn)，索賠部門需及時(shí)給予回復(fù)。 4.3.3供方在3個(gè)工作日內(nèi)未確認(rèn)供方異常問題處理通知單，索賠部門需與供應(yīng)商進(jìn) 行電 話溝通確認(rèn)，在供方確認(rèn)查收到郵件的前提下，索賠部門將以發(fā)出的郵件截圖及供方異常問 題處理通知單為依據(jù)開出供方違約索賠單，由索賠部門啟動索賠

9、審批流程并將經(jīng)審批的索 賠單發(fā)給供應(yīng)商。供方異常問題處理通知單確認(rèn)蓋章掃描件或發(fā)出的郵件截圖需作為對象插 入供方違約索賠單中作為供需雙方己充分溝通的證據(jù)。 4. 3.4供應(yīng)鏈每月8日前對上月各產(chǎn)品公司供方索賠數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。其中質(zhì)量索賠由各單位品 質(zhì)匯總發(fā)至供應(yīng)鏈體系，非質(zhì)量索賠由供應(yīng)鏈體系自行組織匯總。由供應(yīng)鏈體系啟動月度索賠流 程，抄送至各產(chǎn)品公司財(cái)務(wù)執(zhí)行。 4. 3. 5為避免對供應(yīng)商重復(fù)扣款，即使有單項(xiàng)索賠流程抄送到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)也不作為索賠依 據(jù)。 財(cái)務(wù)對供應(yīng)商的索賠完全以供應(yīng)鏈匯總審批流程所提供的數(shù)據(jù)為唯一依據(jù)。 4. 4供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單編號規(guī)定 4. 4. 1供方

10、異常問題處理通知單編號組成規(guī)定：供方異常問題處理通知單識別碼 六位數(shù) 年月碼-三位數(shù)流水碼。 4. 4. 2供方違約索賠單編號組成規(guī)定：供方索賠單識別碼六位數(shù)年月碼-三位數(shù)流水碼 確保 443索賠部門應(yīng)安排專人進(jìn)行供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單的編號, 有序、可追溯。 4. 4. 4供方異常問題通知單及供方索賠單識別碼規(guī)定如下表: 索賠單位 索賠部 門 供方異常問題處理通知單 識別碼 供方違約索賠單 識別碼 供應(yīng)鏈 配套 MX*GT MX*GP 一分廠 品質(zhì) MXGYPT MXGYPP 釆購 MXGYCT MXGYCP 基礎(chǔ)管 理 MXGYJT MXGYJP 二分廠 品質(zhì) MXGEPT

11、 MXGEPP 釆購 MXGECT MXGECP 基礎(chǔ)管 MXGEJT MXGEJP 索賠單位 索賠部 門 供方異常問題處理通知單 識別碼 供方違約索賠單 識別碼 理 無錫工廠 品質(zhì) MXBWPT MXBWPP 釆購 MXBWCT MXBWCP 基礎(chǔ)管 理 MXBWJT MXBWJP 合肥工廠 品質(zhì) MXBHPT MXBHPP 釆購 MXBHCT MXBHCP 基礎(chǔ)管 理 MXBHJT MXBHJP 荊州分廠 品質(zhì) MXBJPT MXBJPP 索賠單位 索賠部 門 供方異常問題處理通知單 識別碼 供方違約索賠單 識別碼 釆購 MXBJCT MXBJCP 基礎(chǔ)管 理 MXBJJT MXBJJP

12、無錫經(jīng)營體 品質(zhì) MXDWPT MXDWPP 釆購 MXDWCT MXDWCP 基礎(chǔ)管 理 MXDWJT MXDWJP 合肥經(jīng)營體 品質(zhì) MXDHPT MXDHPP 釆購 MXDHCT MXDHCP 基礎(chǔ)管 理 MXDHJT MXDHJP 說明: a) 供應(yīng)鏈編號中的*代表數(shù)字(1-7)。其中：1代表滾一分廠，2代表滾二分廠，3代 表無錫工廠，4代表合肥工廠，5代表荊州分廠，6代表無錫經(jīng)營體，7代表合肥經(jīng)營體。 b) 示例：MX1GT201108-001表示供應(yīng)鏈2011年8月份針對滾一分廠供應(yīng)商開出的 第一 單供方異常問題處理通知單，MX1GP201108-001表示供應(yīng)鏈2011年8月份針對滾一分廠供應(yīng) 商開出的第一單索賠單。 c) 索賠單編號必須與通知單編號保持一致，通知單編號必須連續(xù)，而索賠單編號允 許不連續(xù)。例如通知單MX1GT201108-001執(zhí)行了索賠，則索賠單為MX1GP201108-001如通知 單MX1GT201108-002沒有執(zhí)行索賠，則不存在對應(yīng)的索賠單MX1GP201108-002該編號被跳 過。 4. 5供方索賠取消 需要對已審批生效的索賠申請取消