EMS程序文件文件控制程序

1、文件管理程序編號(hào)ep05版本/版次a/0ems程序文件頁(yè)次1/41 目的為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運(yùn)行中的各個(gè)場(chǎng)所，使用相應(yīng)文件的有效版本，并且能夠及時(shí)地從所有發(fā)放場(chǎng)所撤消作廢的文件，特建立此文件控制程序。2 適用范圍本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。3 職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書與方針、目標(biāo)指標(biāo)等；3.2環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)審核環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和目標(biāo)指標(biāo)等；3.3品管部負(fù)責(zé)公司環(huán)境管理體系文件的編制，及環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改、回收的管理和控制；3.4各部門負(fù)責(zé)本部門室內(nèi)部環(huán)境管理體系文件的管理。4 程

2、序4.1文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布4.1.1文件的分類a、 環(huán)境管理手冊(cè)b、 環(huán)境管理程序iso14001：2004標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；環(huán)境手冊(cè)(一層次)程序文件作業(yè)規(guī)范 記錄公司為確保環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件，見程序文件目錄c 、第三層次文件管理制度外來文件或者資料d、第四層次文件記錄：體系運(yùn)行產(chǎn)生的各種記錄。4.1.2文件的編寫與審批4.1.2.1各類文件的編制與起草部門，對(duì)其所起草的文件都必須經(jīng)過規(guī)定的責(zé)任人員審核和批準(zhǔn)后方能發(fā)布。文件類別編 制審 核批 準(zhǔn)環(huán)境手冊(cè)品管部環(huán)境管理者代表總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門環(huán)境管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書各相關(guān)部門部門主管管理

3、代表內(nèi)審報(bào)告品管部環(huán)境管理者代表總經(jīng)理管理評(píng)審報(bào)告品管部環(huán)境管理者代表總經(jīng)理文件管理程序編號(hào)ep05版本/版本a/0ems程序文件頁(yè)次2/44.1.2.2環(huán)境體系文件應(yīng)保持清晰，語(yǔ)句應(yīng)通順，易于理解和參照?qǐng)?zhí)行。4.1.2.3文件應(yīng)說明文件編制的目的、使用范圍、相應(yīng)職責(zé)具體的要求（和程序）、所需的記錄等。4.1.2.4文件中應(yīng)注明相應(yīng)參考文件的名稱，以利于檢索，綜合辦公室應(yīng)編制并定期更新各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。4.2文件的編號(hào)方法4.2.1 環(huán)境管理手冊(cè)的編號(hào)ems-x/x版次（0、1、2、3、依此類推） 版本號(hào)（a、b、依次類推） 代表環(huán)境手冊(cè) 4.2.2 程序文件ep-xx-

4、x/x版次（0、1、2、3、依次類推） 版本號(hào)（a、b、依次類推） 順序號(hào)（01、02、依次類推） 程序文件代號(hào)4.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書ep-ewg-xx-x/x版次（0、1、2、3、依次類推） 版本號(hào)（a、b、依次類推） 順序號(hào)（01、02、依次類推） 程序文件代號(hào)4.2.4 記錄ep-er-xx-x/ x版次（0、1、2、3、依次類推 版本號(hào)（a、b、依次類推） 順序號(hào)（01、02、依次類推） 表單代號(hào) 程序文件代號(hào)4.2.5 版本標(biāo)識(shí)版本標(biāo)識(shí)采用數(shù)字遞增方法，最初版表示為“a/0”，每修訂1次，版本號(hào)遞增1，當(dāng)文件修改三次時(shí)，文件應(yīng)換版，版本號(hào)也向前遞增。文件管理程序編號(hào)ep05版本/版次

5、a/0ems程序文件頁(yè)次3/ 44.3文件的配置和發(fā)放4.3.1環(huán)境管理體系文件(手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書)由品管部統(tǒng)一發(fā)放。4.3.2文件發(fā)放部門，應(yīng)填寫文件分發(fā)回收管制表并對(duì)受控文件注分發(fā)號(hào)，收文部門簽收，以便確認(rèn)。4.4文件受控與非受控4.4.1受控文本指對(duì)文本的每一次修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門，需通知文本的持有者，并同時(shí)對(duì)其持有的文本進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版，受控文本一般用于公司內(nèi)部管理。4.4.2非受控文本修訂不需通知文本持有者，也不需進(jìn)行相應(yīng)換版和回收。非受控文本一般用于學(xué)習(xí)和交流。4.4.3受控文本蓋“文件管制章”。4.4.4受控的環(huán)境管理體系相關(guān)文件有： (1)環(huán)境手冊(cè)(2)

6、程序文件(3)作業(yè)指導(dǎo)書(包括操作規(guī)程、監(jiān)測(cè)規(guī)程等)4.5體系文件的評(píng)審4.5.1體系文件在運(yùn)行過程中或在內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫文件制定、修定、廢止申請(qǐng)單，交品管部對(duì)修改內(nèi)容文件組織原編制審核批準(zhǔn)人員進(jìn)行會(huì)簽后發(fā)放各部門進(jìn)行其他受控文件相關(guān)內(nèi)容的修改。4.5.2每年的管理評(píng)審會(huì)議，對(duì)體系文件的適用性、充分性及有效性進(jìn)行評(píng)審。4.6文件的更改和修訂4.6.1當(dāng)ems文件在運(yùn)行過程中或在內(nèi)審，管理評(píng)審和審核認(rèn)證過程中，發(fā)現(xiàn)不符合時(shí)應(yīng)及時(shí)予以改正。4.6.2對(duì)文件有異議的部門，應(yīng)填寫文件制定、修定、廢止申請(qǐng)單，交品管部，如需評(píng)審，由品管部組織相關(guān)部門進(jìn)行審議。文件的更改和修訂需經(jīng)原審

7、批部門的同意。4.7文件換版和作廢4.7.1當(dāng)體系文件經(jīng)多次更改或進(jìn)行大幅度修改時(shí)，體系文件應(yīng)進(jìn)行換版，依照4.2.5之規(guī)定進(jìn)行變化。4.7.2作廢文件，蓋“作廢”章，作廢的環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交品管部歸檔。4.8文件的借閱、保管、保管期限及銷毀4.8.1環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的原件(包括每次修訂的原件)由品管部保管，各部門負(fù)責(zé)現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。4.8.2文件原件的保管期限為三年，過期后由品管部回收，受控的文件經(jīng)修改、換版作廢及到期資料上交品管部處理，不受控的文件及資料各部門不定期自行處理。文件管理程序編號(hào)ep05版本/版本a/0ems程序文件頁(yè)次4/45

8、 相關(guān)文件 無6 記錄5.1環(huán)境管理體系文件目錄表5.2文件修訂記錄表5.3ems文件收發(fā)記錄表5.4文件制定、修定、廢止申請(qǐng)表印 紙 品 廠ems環(huán)境管理體系手控文件目錄表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)制定部門制定日期發(fā)行日期現(xiàn)行版本發(fā)行日期總經(jīng)理管理部業(yè)務(wù)部品管部制造部資材部abcde核準(zhǔn)： 審核： 制定：彩 印 紙 品 廠ems環(huán)境管理體系文件文件修訂記錄表項(xiàng)次修訂表單名稱表單編號(hào)項(xiàng)次修訂表單名稱表單編號(hào)彩 印 紙 品 廠ems文件收發(fā)、回收記錄表文件名稱： 文件編號(hào)：分發(fā)部門發(fā)行版本a版b版c版d版e版發(fā)行日期份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)彩 印 紙 品 廠制定、修定、廢止申請(qǐng)單申請(qǐng)單位：申請(qǐng)人：原制定單位：文件名稱：申請(qǐng)日期：現(xiàn)行版本：申請(qǐng)類別：新制定 修訂 廢止申請(qǐng)單位主管審核：修改后版本：新制定、修訂前后或廢止內(nèi)容說明敘述：各部門會(huì)簽部門： 簽名： 日期