民營企業(yè)檔案分類方案

1、民營企業(yè)檔案管理暫行辦法第一章 總 則第一條 為了提高民營企業(yè)檔案管理水平，建立與民營企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作，發(fā)揮檔案在民營企業(yè)管理中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法和浙江省檔案局編的民營企業(yè)檔案工作指南有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條 民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的以備查考的文字、圖表、聲像以及其他各種形式和載體的歷史紀錄。第三條 民營企業(yè)檔案工作的任務(wù)是收集、整理、保管企業(yè)檔案材料，維護檔案材料的完整與安全。第四條 本辦法適應(yīng)范圍具有一定規(guī)模的民營企業(yè)，其他各類民營企業(yè)可根據(jù)自身的需求，參照本辦法執(zhí)行。第二章 機構(gòu)人員和職責(zé)第五條 民營企業(yè)的檔案工作是企業(yè)管

2、理的組成部分，應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的實際問題，保證檔案工作的有效開展。第六條 企業(yè)應(yīng)設(shè)立與本企業(yè)檔案工作相適應(yīng)的檔案機構(gòu),配備專職或兼職檔案人員,統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案工作.第七條 企業(yè)檔案機構(gòu)負責(zé)收集、整理、保管和提供利用本企業(yè)的各類檔案，并對所屬單位、部門的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。第八條 檔案工作人員應(yīng)具有中專以上學(xué)歷和檔案專業(yè)知識，并取得由上海市檔案局頒發(fā)的檔案工作崗位資格證書。第九條 檔案人員可以參加檔案繼續(xù)教育和專業(yè)技術(shù)職稱的評定，并享受與其他專業(yè)人員同等待遇。第三章 文件材料的歸檔和整理第十條 企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔制度，明確職責(zé)，根據(jù)本企業(yè)的特點，編制切實可行的分

3、類方案和歸檔范圍。檔案部門根據(jù)歸檔范圍及時掌握應(yīng)歸檔文件材料的情況，確保文件材料齊全和完整。第十一條 檔案人員應(yīng)當參加產(chǎn)品鑒定，設(shè)備開箱和基建項目竣工驗收，確保重要文件材料齊全完整。第十二條 歸檔時間1、經(jīng)營管理的文件材料,應(yīng)在次年六月底前歸檔。2、產(chǎn)品的開發(fā)設(shè)計，制造所形成的文件材料，應(yīng)在產(chǎn)品定型后及時歸檔。3、基建項目的文件材料應(yīng)在項目竣工后及時歸檔。4、會計檔案由會計部門保管一年后向檔案室移交。第十三條 歸檔文件材料，應(yīng)當字跡工整，圖像清晰，便于長期保管，符合國家有關(guān)規(guī)范和標準。第十四條 文件材料整理，應(yīng)當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。第十五條 民營企業(yè)檔案分類試行

4、辦法共設(shè)置十大類,企業(yè)可根據(jù)實際情況，調(diào)整大類或?qū)兕惖脑O(shè)置，或不設(shè)置屬類。第十六條 企業(yè)文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、頁(件)號、備考表、保管單位封面填寫檔號、標題、保管期限等項目，裝訂美觀整齊。也可以按文件形式編號保管。第十七條 錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等載體，應(yīng)當分別進行整理，按特殊載體要求存放保管。第四章 檔案的管理與利用第十八條 企業(yè)應(yīng)建立檔案的保管、保密和利用等制度。第十九條 企業(yè)應(yīng)有檔案室和相應(yīng)的設(shè)備，檔案的保管條件應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防蛀、防光和防高溫的要求，確保檔案的安全。第二十條 檔案部門根據(jù)工作需要編制檔案，資料目錄等檢索工具，開展檔案編研工作，積極主動提供服

5、務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。第二十一條 企業(yè)應(yīng)積極采用先進技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第五章 檔案的鑒定和銷毀第二十二條 檔案部門定期對檔案進行鑒定，對超過保管期限的檔案提出銷毀意見，會同有關(guān)部門共同鑒定，嚴格審查，編造銷毀清冊。第二十三條 經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，應(yīng)由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊存檔作永久保存。民營企業(yè)檔案分類方案編制說明一、參照工業(yè)企業(yè)檔案分類細則設(shè)置的基本框架、浙江省檔案局編的民營企業(yè)檔案工作指南，結(jié)合民營企業(yè)檔案工作的實際，進行編制。二、本方案為民營企業(yè)檔案的整理編目及日常管理提供參考依據(jù)。三、民營企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目。分

6、別由a-j或0-9十個英文字母或阿拉伯數(shù)字代表。即：a、黨群工作類 b、行政管理類c、經(jīng)營管理類 d、生產(chǎn)技術(shù)管理類e、產(chǎn)品類 f、科學(xué)技術(shù)研究類 g、基本建設(shè)類 h、設(shè)備儀器類i、會計檔案類 j、員工檔案類四、黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類，一般以一級類目為單位分類，以二級類目為依據(jù)組卷。示例：a2002-x-案卷號-年度-黨群工作類檔案代號五、產(chǎn)品類的二級及二級以下類目，應(yīng)先按產(chǎn)品的種類或系列分類，種類、系列以下再按型號設(shè)置。如產(chǎn)品不復(fù)雜，可不設(shè)二級以下類目。示例：exx-x-案卷號-三級類目代號-二級類目代號-產(chǎn)品檔案代號六、科學(xué)技術(shù)研究類的二級及二級以下類目，應(yīng)先按

7、課題性質(zhì)分類，再按課題設(shè)置二級類目。示例：fxx-x-案卷號-三級類目代號-二級類目代號-科學(xué)技術(shù)研究檔案代號七、基本建設(shè)類的二級及以下類目，應(yīng)先按工程性質(zhì)或用途分類，二級類目按建筑項目設(shè)置。示例：gx x-x-案卷號-三級類目代號-二級類目代號-基本建設(shè)檔案代號八、設(shè)備儀器類應(yīng)先按設(shè)備儀器的種類或系列分類，種類、系列以下再按型號設(shè)置。如設(shè)備不復(fù)雜，可不設(shè)二級以下類目。示例：hxx-x-案卷號-三級類目代號-二級類目代號-設(shè)備儀器檔案代號九、會計檔案類設(shè)憑證、帳冊、報表和其他四個二級類目，分別用1-4四個阿拉伯數(shù)字代表。示例：ix-x-案卷號-二級類目代號-會計檔案代號民營企業(yè)檔案分類簡表一級

8、類目二級類目三級類目檔號（包括分類號、項目代號、案卷號）備注a黨群工作類按時間-問題（機構(gòu)）分類設(shè)置二級及二級以下類目老方法：a001四類屬文書檔案，按文書檔案整理2001年前老方法按卷整理，2001年后新方法按件整理，2006年起保管期限參照國家8號令。b行政管理類同上b1999001c經(jīng)營管理類同上c1999001d生產(chǎn)技術(shù)管理類同上d1999001e產(chǎn)品類二級類目按產(chǎn)品種類設(shè)置三級類目按產(chǎn)品型號設(shè)置exx001四類屬科技檔案，按科技檔案標準整理，分類和保管期限表參照dat282002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范f科學(xué)技術(shù)研究類二級類目按課題性質(zhì)設(shè)置三級類目按課題設(shè)置fxx0

9、01g基本建設(shè)類二級類目按工程性質(zhì)或用途（生產(chǎn)設(shè)施、輔助生產(chǎn)設(shè)施、生活設(shè)施）設(shè)置三級類目按建筑項目設(shè)置，gxx001h設(shè)備儀器類二級類目按設(shè)備儀器種類（性能、用途）設(shè)置，三級類目按設(shè)備儀器型號設(shè)置。hxx001i會計檔案類01會計報表包括年度會計報表、月（季度）會計報表i1001按會計檔案標準整理，最低一級類目下跨年度流水編號02會計帳簿包括會計總帳、現(xiàn)金日記帳、銷售利潤明細帳i200103會計憑證包括現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)帳憑證、銷售憑證、成本核算憑證i300104其他類包括會計銷毀清冊i4001j員工檔案類j001 民營企業(yè)文件材料歸檔類目設(shè)置、歸檔范圍及保管期限a 黨群工作類1、黨務(wù)工作（1）上級

10、機關(guān)有關(guān)黨務(wù)工作的規(guī)定、通知、批復(fù)等文件材料。 長期（2）本企業(yè)召開的黨員代表大會及黨支部會形成的會議材料。 長期（3）本企業(yè)黨務(wù)工作統(tǒng)計表。 長期（4）本企業(yè)支部成立、黨務(wù)干部任免、黨員違紀處理、黨員組織關(guān)系介紹信及存根等材料。 長期2、工會、共青團、婦女工作（1）上級關(guān)于工會、共青團、婦女工作的規(guī)定、通知等文件。 短期（2）本企業(yè)職工代表大會、團員、婦女代表大會形成的會議材料。 長期（3）本企業(yè)工會、共青團、發(fā)女工作的計劃、總結(jié)、匯報、各種統(tǒng)計報表等材料。 長期（4）本企業(yè)工會、共青團、婦女工作制度、機構(gòu)設(shè)置、干部任免材料。 長期3、協(xié)會（學(xué)會）工作（1）本企業(yè)協(xié)會工作計劃、總結(jié)、匯報。

11、長期（2）本企業(yè)學(xué)會、協(xié)會、研究會登記表、花名冊、統(tǒng)計表。 長期（3）各種學(xué)會會議文件材料、獲獎?wù)撐摹?長期b 行政管理類1、行政事務(wù)（1）本企業(yè)計劃、總結(jié)、目標管理等文件材料。 永久（2）本企業(yè)租賃、合資、合股聯(lián)營企業(yè)，兼并收購其他企業(yè)的會議、法律文書等材料 永久（3）本企業(yè)注冊登記、年檢等材料。 長期（4）本企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置文件 長期（5）本企業(yè)董事會、廠務(wù)會議記錄。 永久（6）本企業(yè)參加有關(guān)會議的交流材料。 長或短（7）上級領(lǐng)導(dǎo)到本企業(yè)視察或檢查工作形成的材料。 長或短（8）本企業(yè)文秘工作、保密工作等文件材料。 長或短（9）本企業(yè)大事記。 永久（10）本企業(yè)其他重大活動材料。 長或短2、

12、治安保衛(wèi)（1）本企業(yè)關(guān)于治安保衛(wèi)、消防工作的通知決定、制度等。 長期（2）本企業(yè)關(guān)于治安保衛(wèi)等工作的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。 長期（4）本企業(yè)安全保衛(wèi)工作形成的文件材料。 短期（5）本企業(yè)民事調(diào)解形成的文件材料。 短期3、法紀監(jiān)察（1）本企業(yè)政紀監(jiān)察、違紀案件處理材料。 長或短（2）本企業(yè)法律事務(wù)方面的材料。 長或短4、審計工作（1）本企業(yè)各項專項審計工作形成材料。 長期（2）本企業(yè)內(nèi)部審計報告及有關(guān)材料。 長期5、人事勞資（1）本企業(yè)關(guān)于人事工作、勞動工資管理的文件材料。 長期（2）本企業(yè)制定的人事工作制度、措施等。 長期（3）本企業(yè)對中層領(lǐng)導(dǎo)的聘任文件。 長期（4）本企業(yè)員工職稱評定、獎懲

13、、考核等材料。 長期（5）本企業(yè)招聘錄用、辭退、撫恤等方面材料。 長期（6）本企業(yè)員工名冊。 長期（7）本企業(yè)關(guān)于勞動工資方面的制度、勞動保護和分配等方面材料。 長期（8）本企業(yè)職工參加社會保險方面的材料。 長期（9）本企業(yè)勞動管理的各種統(tǒng)計報表、年檢材料。 長期6、教育培訓(xùn)、醫(yī)療衛(wèi)生工作（1）本企業(yè)職工教育、技術(shù)培訓(xùn)的規(guī)定、制度、計劃、總結(jié)等活動材料。 短期（2）本企業(yè)對職工醫(yī)療保健、職業(yè)病防治、計劃生育工作的制度、規(guī)定、措施、通知、登記表、年報等材料。 短期（3）企業(yè)愛國衛(wèi)生活動材料。 短期7、外事工作（1）上級關(guān)于外事工作的指示、規(guī)定、通知等文件材料。 短期（2）本企業(yè)關(guān)于外事工作的請示

14、、報告及對外接待、出國考察等外事活動中形成的材料。 短期c 經(jīng)營管理類1、經(jīng)營決策（1）本企業(yè)重大經(jīng)營決策材料。 長期（2）本企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃。 長期2、計劃、統(tǒng)計工作（1）本企業(yè)中長期生產(chǎn)計劃、年度生產(chǎn)計劃。 長期（2）本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營綜合性統(tǒng)計報表及分析等材料。 長期3、財務(wù)管理（1）上級關(guān)于財務(wù)、物價、稅務(wù)、保險等工作的規(guī)定、通知等文件材料。 短期（2）本企業(yè)財務(wù)管理、物價、稅務(wù)、保險工作的制度、規(guī)定、報告、計劃、總結(jié)。 短期（3）本企業(yè)財務(wù)、物價、稅務(wù)、保險工作檢查匯報材料。 短期4、物資管理（1）本企業(yè)物資采購訂貨合同、協(xié)議書。 長期（2）本企業(yè)清倉盤點材料、臺帳、統(tǒng)計報表。 長期（3

15、）本企業(yè)倉儲、物資管理檢查匯報、總結(jié)材料。 長期（4）本企業(yè)交通運輸方面的材料。 長期5、產(chǎn)品銷售（1）本企業(yè)市場調(diào)查、用戶反映等材料。 長或短（2）本企業(yè)產(chǎn)品年度銷售統(tǒng)計表。 長或短（3）本企業(yè)產(chǎn)品宣傳廣告、新聞發(fā)布會會議材料。 長或短（4）本企業(yè)產(chǎn)品參民、訂貨會議材料。 長或短（5）本企業(yè)年度銷售計劃、總結(jié)及經(jīng)銷活動中的各種合同、協(xié)議、洽談記錄。 長或短（6）本企業(yè)商標管理文件材料。 長或短（7）本企業(yè)產(chǎn)品售后服務(wù)材料。 長或短6、企業(yè)管理（1）本企業(yè)管理的年度計劃、總結(jié)。 長期（2）本企業(yè)升級達標、現(xiàn)場管理、現(xiàn)代化管理等方面的材料。 長期（3）本企業(yè)經(jīng)濟責(zé)任管理及考核方面的材料。 長期（

16、4）本企業(yè)各項管理制度、規(guī)定。 長期7、對外經(jīng)貿(mào)（1）上級關(guān)于對外經(jīng)貿(mào)工作的指示、規(guī)定、通知。 短期（2）本企業(yè)與外方合資、合作經(jīng)營的協(xié)議、合同、章程、變更及審批文件材料。 永久（3）本企業(yè)與外商談判記錄、紀要及招商活動等涉外材料。 長期（4）本企業(yè)產(chǎn)品出口創(chuàng)匯年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表。 長期d生產(chǎn)技術(shù)管理類1、生產(chǎn)管理（1）本企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度會、生產(chǎn)例會、經(jīng)濟分析會材料。 短期（2）本企業(yè)生產(chǎn)運行監(jiān)視、運行中各種數(shù)據(jù)的原始記錄等材料。 短期2、質(zhì)量管理（1）本企業(yè)質(zhì)量工作的制度、計劃、總結(jié)。 長期（2）本企業(yè)種類質(zhì)量管理小組活動形成的材料。 短期（3）本企業(yè)iso9000系列質(zhì)量認證材料。

17、長期（4）本企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量控制、檢測記錄。 短期（5）本企業(yè)產(chǎn)品升級創(chuàng)優(yōu)方案、計劃、措施等文件材料。 長期3、能源管理（1）本企業(yè)能源管理的規(guī)劃、措施、總結(jié)。 長期（2）本企業(yè)節(jié)能工作檢查、匯報、統(tǒng)計表、交流、表彰材料。 長期4、安全管理（1）上級關(guān)于安全生產(chǎn)的意見、通知等文件材料。 短期（2）本企業(yè)關(guān)于安全生產(chǎn)的制度、計劃、總結(jié)、匯報、統(tǒng)計報表、安全責(zé)任書等材料。 長期（3）本企業(yè)安全生產(chǎn)教育和考核材料。 短期（4）本企業(yè)生產(chǎn)中重大傷亡事故的調(diào)查處理材料。 長期（5）本企業(yè)安全管理委員會活動材料。 短期5、科技管理（1）本企業(yè)科技管理制度、獎懲措施、規(guī)劃。 長期（2）本企業(yè)技術(shù)革新評獎材料。

18、長期（3）本企業(yè)專利工作文件。 長期6、環(huán)境保護（1）上級關(guān)于環(huán)境保護工作的意見、通知等文件材料。 短期（2）本企業(yè)環(huán)境保護工作的規(guī)劃、制度、總結(jié)、環(huán)境保護責(zé)任書、統(tǒng)計、表彰、處罰材料。 長期(3)本企業(yè)iso1400系列環(huán)境認證材料 長期(4)本企業(yè)三廢排放治理情況、措施及監(jiān)測數(shù)據(jù)。 短期7、標準、計量工作（1）本企業(yè)關(guān)于標準計量工作的制度、規(guī)劃、計劃、總結(jié)。 長期（2）本企業(yè)計量檢測記錄。 短期（3）企業(yè)頒布的各種標準（技術(shù)標準、管理標準、工作標準）。 長期（4）本企業(yè)標準計量化管理檢查等材料。 短期8、設(shè)備管理方面（1）本企業(yè)設(shè)備管理工作的制度、規(guī)定。 長期（2）本企業(yè)設(shè)備維修、保養(yǎng)、更

19、新、改造等材料。 長期（3）本企業(yè)設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理等文件材料。 長期（4）本企業(yè)設(shè)備管理檢查、評審材料。 長期（5）本企業(yè)設(shè)備統(tǒng)計臺帳、報表等材料。 長期9、基建管理方面（1）本企業(yè)關(guān)于基本建設(shè)的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表。 長期（2）本企業(yè)房屋普查材料及產(chǎn)權(quán)證書。 長期（3）本企業(yè)土地征用、糾紛處理材料。 長期（4）本企業(yè)房屋租借、轉(zhuǎn)讓的協(xié)議、合同等材料。 長或短e 產(chǎn)品類1、產(chǎn)品設(shè)計。產(chǎn)品設(shè)計協(xié)議書、任務(wù)書、合同、設(shè)計方案、實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品鑒定書、產(chǎn)品照片、說明書和全套底圖、藍圖等。 永或長2、產(chǎn)品制造工藝。各種配方、技術(shù)訣竅、工藝流程、工裝、操作規(guī)程、工時和材料定額等。 永或長3

20、、產(chǎn)品檢測和管理過程中形成的文件，包括名、優(yōu)、特產(chǎn)品及獲獎產(chǎn)品的有關(guān)文件。 永或長f 科學(xué)技術(shù)研究類1、新開發(fā)項目的建議書、計劃任務(wù)書、可行性研究方案、實驗記錄、成果申報、總結(jié)、鑒定、推廣應(yīng)用、獎勵證明、專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等文件。 永久2、技術(shù)改造和革新文件、圖紙。 永久3、經(jīng)審定或在學(xué)會上發(fā)表的學(xué)術(shù)論文或文章 永久g 基本建設(shè)類1、工程依據(jù)性文件材料 永久（1）項目申請報告（可行性研究報告及附件）及批復(fù)。 永久（2）設(shè)計任務(wù)書、協(xié)議書、委托書、合同。 永久2、設(shè)計基礎(chǔ)文件（1）工程選址報告。規(guī)劃部門審批意見及有關(guān)附件。 永久（2）水文、氣象、地理、地形、地質(zhì)勘察和交通運輸、資源及供應(yīng)等調(diào)查報告。

21、 永久3、工程設(shè)計文件（1）初步設(shè)計或擴初設(shè)計的全套圖樣、文字說明、設(shè)備選型定單、材料定單及設(shè)計評價、鑒定、審批等文件材料。 長期（2）技術(shù)設(shè)計的全套圖樣及文字材料。 長期（3）設(shè)計計算書、工程總概算。 長期（4）施工設(shè)計全套圖樣及文字材料，工程預(yù)算。 長期4、工程管理性文件材料 長期（1）施工執(zhí)照。 永久（2）環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等文件、水、暖、電、煤氣供應(yīng)協(xié)議書。 永久（3）招投標文件、施工任務(wù)書、承包協(xié)議書、合同。 長期（4）征（撥）用土地報批文件、紅線圖及動拆遷補償協(xié)議書、合同。 永久5、施工文件（1）開工報告、批復(fù)，工程技術(shù)要求、技術(shù)交底，圖紙會審紀要等文件材料。 長期（2）施工組

22、織設(shè)計，施工方案、計劃，施工技術(shù)措施、安全措施等材料。 長期（3）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)保書、試化驗記錄。 長期（4）設(shè)計變更通知單、修改記錄。 長期（5）工程定位測量記錄及驗收單。 長期（6）土巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖。 長期（7）施工記錄。 長期（8）隱蔽工程驗收記錄，分項、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定。 長期（9）重大質(zhì)量事故報告和處理結(jié)果。 長期（10）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)。 長期6、竣工驗收文件、（1）工程竣工圖（包括水、電氣等工程） 永久（2）工程（含水、電、氣工程）決算及決算審核材料。 永久（3）竣工報告、工程交工驗收證明書、工程質(zhì)量評審材料。 永久（4）竣工驗收會議記錄、會議紀要。 永久（5）工程現(xiàn)場照片、錄音、錄像等聲像材料。 永久（6）工程使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果，工程維修、擴建、改建的材料。 永久7、監(jiān)理文件（1）監(jiān)理合同協(xié)議、 長期（2）施工及設(shè)備供應(yīng)單位資質(zhì)審核 長期（3）設(shè)計變更審批材料 長期（4）監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會審紀要、監(jiān)理指令 長期（5）監(jiān)理日志、備忘錄 長期（6）施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告 長期h 設(shè)備儀器類1、外購設(shè)備 長期（1）申請外購報告、批復(fù)。 長期（2）技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告。 長期（3）外購合同、協(xié)議。 長期（4）隨機圖樣及文字材料。 長期（5）設(shè)備開箱驗收記錄。 長期（6）設(shè)備安裝調(diào)