淺析企業(yè)采購管理與成本控制

1、淺析企業(yè)采購管理與成本控制 摘要：獨立院校后勤企業(yè)工作具有一定的特殊性，其為學(xué)院各項工作正常運行提供重要保證，其中采購管理水平一定程度上決定了學(xué)院運行成本。目前，后勤企業(yè)尚存在著采購流程不規(guī)范，管理人員缺乏有效監(jiān)督等現(xiàn)象，不僅增加了學(xué)院經(jīng)濟負擔(dān)，而且也會產(chǎn)生嚴重的浪費問題?；诖?，本文針對獨立學(xué)院后勤企業(yè)的采購工作提出了相應(yīng)的采購管理原則，并在此原則下，分析提出了成本控制措施。希望進一步強化后勤企業(yè)采購工作的操作性，有效節(jié)省成本，提高后勤企業(yè)的經(jīng)濟效益。 關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院后勤企業(yè)；采購工作；管理原則；成本控制措施 近年來，獨立學(xué)院招生規(guī)模不斷擴大，也相應(yīng)增加了運行成本，尤其是在學(xué)生數(shù)量激增的背

2、景下，后勤企業(yè)的采購成本增加顯著，這在一定程度上增加了采購部門的工作壓力和工作難度。因此，只有做好后勤企業(yè)采購工作的管理和成本控制，才能更好地提升服務(wù)質(zhì)量。為做好這項工作，相關(guān)人員必須充分了解采購與成本控制的關(guān)系，并且積極制訂控制采購成本的對策，幫助后勤企業(yè)解決當(dāng)前采購過程中存在的難題。本文將圍繞這一內(nèi)容展開分析。 一、采購管理工作中的管理原則 在學(xué)院整體成本管理過程中，采購工作發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。后勤企業(yè)通過有效的采購管理，可以幫助學(xué)院壓縮運行成本，擴大收益。因此，認真遵守管理原則具有一定的必要性。1.采購時應(yīng)遵守的原則。第一，在操作過程中，必須結(jié)合學(xué)院對物品的需求情況，這也是目前開展后勤

3、企業(yè)采購工作的重要原則。在采購過程中應(yīng)對產(chǎn)品性能整體思考，了解學(xué)院目前需要物品的功能是什么，之后對產(chǎn)品性能進行全面考量，檢查其是否達到質(zhì)量要求，對于標(biāo)準(zhǔn)不合格的產(chǎn)品應(yīng)禁止購買。第二，在實際采購過程中，需要注意合理選擇物美價廉的物資或者材料。若所需材料體現(xiàn)的功能與學(xué)院需求相符，則可以挑選價格最低的材料，避免在實際過程中過分追求品質(zhì)和性能都高的材料。若這些條件明顯超出了學(xué)院的需求，則會出現(xiàn)一定程度的浪費，直接增加采購操作成本1。第三，在設(shè)備購置過程中，必須認真分析對其運作成本產(chǎn)生消耗的情況。即在購置各類設(shè)備時，不但應(yīng)充分考慮設(shè)備的本身價格，還要對使用以后產(chǎn)生的各種消耗進行整體分析。目前使用的一部分

4、設(shè)備，本身功能與價格都與要求相符，但由于使用過程中采取相對滯后的技術(shù)，將直接影響到設(shè)備自身的結(jié)構(gòu)與使用功能，容易發(fā)生縮短使用壽命和增加維護成本的問題，甚至在實際操作中由于本身結(jié)構(gòu)缺陷而產(chǎn)生更為嚴重的損耗，無形之中增加了運行成本。2.采購工作管理原則。第一，科學(xué)決定供應(yīng)廠家。這項工作是開展采購工作最關(guān)鍵內(nèi)容。市場上供應(yīng)廠家千差萬別，資質(zhì)、技術(shù)水平各不相同。要嚴格按照準(zhǔn)入制度認真落實，注意盡量延長合作時間，構(gòu)建科學(xué)選擇體系，完善考核方式，認真登記商家信譽，確保其可以長時間為學(xué)院供應(yīng)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。第二，認真選擇產(chǎn)品。在明確供應(yīng)商家以后，必須認真審核質(zhì)量，結(jié)合學(xué)院各個部門對不同產(chǎn)品的要求，明確質(zhì)量相適應(yīng)的

5、產(chǎn)品，以確保與教學(xué)工作要求相符。第三，明確數(shù)量和供貨時間。一般來講，都是各部門的需求數(shù)量和使用時間，受制于供應(yīng)廠家的供貨能力和供貨時間。由于各類因素帶來的不同影響，比如運輸過程等，故應(yīng)綜合各種條件，科學(xué)確定采購數(shù)目，并合理設(shè)計時間。第四，認真比較價格2和適度控制價格。當(dāng)上述因素基本明確后，要科學(xué)分析價格情況，在確保質(zhì)量的情況下，利用協(xié)商方式開展有效控制，確保得到合理且低廉的價格。 二、成本控制措施 1.控制后勤企業(yè)采購成本是重點。一是健全采購系統(tǒng)。一方面需要對系統(tǒng)不斷健全，明確規(guī)定申請物資采購的格式與要求、操作流程、責(zé)任歸屬與各個部門之間的聯(lián)系、報價、規(guī)格與方式等，報請有關(guān)部門的審批。二是在正

6、式操作之前，要仔細明確申報采購物資的類型與數(shù)量，避免發(fā)生錯誤和需要退換的現(xiàn)象發(fā)生。在確定后需根據(jù)要求，全面開展有關(guān)采購產(chǎn)品的市場調(diào)查工作，具體對價格、質(zhì)量等重要數(shù)據(jù)進行搜集與整理，并與相關(guān)單位及時溝通交流。三是明確工作與付款。當(dāng)供貨方將物資送達后，后勤企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合采購計劃與訂單信息等進行比對，檢查是否與申報材料相符。確認無誤后，檢驗質(zhì)量并且開展驗收操作，合格后可實施入庫。對應(yīng)的報銷工作，需要入庫結(jié)束后，并征得上級管理者批準(zhǔn)同意后進行辦理，禁止有關(guān)人員直接報銷發(fā)票。四是建立全面的價格體系。這一體系包括全部價格信息及評估數(shù)據(jù)。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時、準(zhǔn)確地錄入全部材料價格，建立專業(yè)的價格檔案，并且認真比

7、較每一批材料價格和檔案中價格，找出差異出現(xiàn)的原因。同時，還要構(gòu)建一個評估價格體系，通過專業(yè)的評估小組對其認真分析，要全面收集整理材料價格，對當(dāng)前價格水平開展整體評估，之后整體更新和評估歸檔后的價格。2.整體控制采購流程。第一，對供應(yīng)廠商的產(chǎn)品或服務(wù)成本進行整體預(yù)估。這項操作可以通過對其設(shè)施的考察評判，提出有關(guān)問題，得到有價值信息，進一步對其成本有效估計。首先，需要對產(chǎn)品用料整體了解，產(chǎn)品制作所需人數(shù)，及在生產(chǎn)流程中直接使用設(shè)備的綜合投資成本3。其次，以團隊形式對供應(yīng)商的設(shè)施進行考察，團隊最少需要三人，即使用單位、采購人員和監(jiān)察人員，并且各司其職，為每個人成功分配一個成本動因。比如，使用單位人員

8、可能十分了解設(shè)備，一般都要掌握全部應(yīng)用的生產(chǎn)設(shè)備和相應(yīng)供應(yīng)商。相關(guān)采購人員的工作是對制造所需的原料整體把握。而監(jiān)察人員一般則是計算人數(shù)，進一步分析操作程序與人員安排。當(dāng)對供應(yīng)商分配成本情況整體掌握以后，可以與供應(yīng)商共同實現(xiàn)最大比例的成本有效降低，進一步幫助學(xué)院節(jié)省成本。若想要和供應(yīng)商建立一種長期的合作關(guān)系，就應(yīng)努力獲得共贏。第二，對相同院校的操作成本準(zhǔn)確計算。預(yù)測相同院校可以獲得關(guān)鍵信息，有利于嚴控成本，保證絕對優(yōu)勢，從而更好地發(fā)展。評價競爭能力不僅是對同行業(yè)積極瞄準(zhǔn)，還需要仔細分析相同級別院?，F(xiàn)金流和成本，并且對他們存在的優(yōu)劣勢準(zhǔn)確評測。第三，為本校設(shè)計目標(biāo)成本并努力挖掘能完善的內(nèi)容。成本核

9、算要求學(xué)院不斷尋找應(yīng)完善的領(lǐng)域，對實現(xiàn)這部分目標(biāo)應(yīng)付出的代價進行積極分析，并且對形成的價值做有效研究。第四，明確需要改善的程序，不斷增加操作價值?；诂F(xiàn)金流角度對學(xué)院改變財務(wù)情況帶來的可持續(xù)影響以及貢獻能力進行整體分析。其中資金流入量與流出量之間差值即現(xiàn)金流。而對應(yīng)的流出則是學(xué)院發(fā)展和購入固定資產(chǎn)需要支出的稅額，這部分開支具有必要性。具體包括勞務(wù)、水電費用等4。通過對實際或預(yù)測現(xiàn)金流入與流出進行科學(xué)計算，可以整體把握學(xué)院的情況，為科學(xué)制定發(fā)展決策提供依據(jù)。 三、結(jié)束語 獨立學(xué)院后勤企業(yè)采購管理工作發(fā)揮著重要作用，這項工作包括很多內(nèi)容，其管理效率一定程度影響后勤企業(yè)運行成本，直接決定了學(xué)院后勤工作的服務(wù)水平。因此，只有不斷改進采購系統(tǒng)，貫徹落實各項規(guī)章制度，形成完善的價格體系，才可以保證這項工作的質(zhì)量，從而對其成本進行有效控制，達到降低成本的目的。 參考文獻 1諸桂英.構(gòu)建獨特企業(yè)文化推進高校后勤企業(yè)發(fā)展J.中國電力教育，2007，（5）：116-117. 2黃長富.淺談高校后勤企業(yè)化管理的問題與對策J.經(jīng)濟與管理，2002，（9）：29-30. 3孫偉明.高校后勤企業(yè)財務(wù)管理體制改革探討J.揚州大學(xué)學(xué)報（高教研