辦公室文檔管理制度

1、辦公室文檔管理制度標(biāo)準(zhǔn)化文件發(fā)布號(hào)：（9312-EUATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-公司文件檔案管理制度 1產(chǎn)生目的為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì) 等工作，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3正文3.1文件資料的收集3.L1收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體 包括以下各項(xiàng)：3.1.1.1 上級(jí)來(lái)文（1）上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的 要求公司執(zhí)行的文件；（2）上級(jí)領(lǐng)

2、導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特 殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。3.1.1.2 公司文件材料（1）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的 修改稿；（3）公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)戈人總結(jié)、報(bào)告；（5）反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；（6）公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；（7）公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑 證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（8）公司黨、團(tuán)和內(nèi)

3、部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；（9）公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄；從外單位 帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管 理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制 等文件材料；（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材 料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文 件材料；（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定

4、、聘任、 黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退 職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；（16）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；（19）公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)戈人考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議 紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；（20）各種普查工作中形成的文件材料。3.1.1.3 應(yīng)注意的問(wèn)題1.1 .2.1公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。3.122 正文和附件要同

5、時(shí)收集。3.123 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例 外。3.124 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā) 現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。3.125 .5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。3.126 有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書面文 件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。3.127 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.128 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注 明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.129 歸檔321公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值

6、分類整理立卷，保證檔案的齊全、 完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.129.1 材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依 據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。3.129.2 分工3.231 各單位形成的文件，自行立卷；3.232 下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；323.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公 室立卷。3.2.4歸檔324.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人 事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管

7、理）。324.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編 寫頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。3243不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。324.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。324.5 保管324.5.1 必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。324.5.2 、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存 放。324.5.3 入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。324.5.4 檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。324.6 借閱341借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，

8、不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。342借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人 員翻閱。343借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情 況，辦理續(xù)借手續(xù)。344歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷O3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不 準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。346底圖一般不予外借。324.7 銷毀對(duì)于過(guò)血并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。324.8 統(tǒng)計(jì)361銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。362要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。324.8.1 上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ) 工作。324.8.2 數(shù)字