辦公用品采購(gòu)管理規(guī)定及辦法.doc

1、XXXX有限公司辦公用品采購(gòu)與管理辦法（試行）第一章總則第一條目的為完善 XXXX 有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）辦公用品采購(gòu)制度管理，滿足辦公需要，控制辦公成本，促進(jìn)采購(gòu)工作的正常化、規(guī)范化，特制定本采購(gòu)管理辦法。第二條適用對(duì)象本制度適用于集團(tuán)公司，集團(tuán)公司所屬子公司和相關(guān)單位可參考本辦法制訂事宜的管理辦法。第三條采購(gòu)原則辦公用品采購(gòu)堅(jiān)持保證品質(zhì)優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜合考量供應(yīng)商，同質(zhì)量?jī)r(jià)更低為優(yōu)選的原則；采購(gòu)物資及需求物資一致性的原則;廉潔自律 ,不貪便宜 ,不受賄的原則。第二章采購(gòu)范圍、方式、途徑及管理職責(zé)第四條集中采購(gòu)范圍集團(tuán)公司采購(gòu)辦公用品可分為：（一）文具事務(wù)用品1、文件檔

2、案管理類：分類文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊(cè)、檔案袋、文件套、名片盒（冊(cè)）、文件籃等。2、桌面用品：訂書機(jī)、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、釘針系列、削筆刀、膠水、膠帶、計(jì)算器、儀尺、筆筒、會(huì)議牌、等。3、文書用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺(tái)筆、記號(hào)筆、水彩筆、橡皮、修正液、墨水筆芯、無(wú)線裝訂本、螺旋本、活頁(yè)本、復(fù)寫紙、賬本（賬冊(cè)）、憑證（單據(jù)）、便利貼、會(huì)議記錄本、專用印章、印臺(tái)（印油）等。4、電腦周邊用品：光盤、U 盤、鍵盤、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、移動(dòng)硬盤、錄音筆、插線板、電池、路由器等。（二）辦公耗材硒鼓、墨盒、打印機(jī)組件等打復(fù)印紙、傳真紙、繪圖紙等。網(wǎng)線、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭等。（三）日

3、雜百貨日用品：生活用紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工具、抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。（四）辦公設(shè)備票據(jù)裝訂機(jī)、號(hào)碼機(jī)、碎紙機(jī)、支票打印機(jī)、考勤機(jī)、點(diǎn)驗(yàn)鈔機(jī)、塑封機(jī)、掃描儀、電話機(jī)、電腦、投影儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、多功能一體機(jī)、掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)、交換機(jī)、路由器、燒水壺、空調(diào)、飲水機(jī)、電風(fēng)扇等。（五）辦公家具文件柜、雜柜、保險(xiǎn)柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案柜、鐵皮柜等。第五條采購(gòu)方式（一）集中采購(gòu)：將集團(tuán)公司各部門辦公所需物品采購(gòu)管理集中化，對(duì)同一類材料進(jìn)行集中化采購(gòu)。集團(tuán)公司日常辦公、使用頻率較高的辦公用品（文具事務(wù)類、辦公耗材類、日雜百貨類）采用集中購(gòu)

4、買方式。（二）分散采購(gòu)：不在集中采購(gòu)范圍內(nèi)，請(qǐng)購(gòu)部門需填寫辦公用品請(qǐng)購(gòu)審批單并經(jīng)審批后方可采購(gòu)，招標(biāo)采購(gòu)除外。（三）應(yīng)急采購(gòu)：在集中采購(gòu)范圍內(nèi)，且急需使用。請(qǐng)購(gòu)部門需填寫辦公用品請(qǐng)購(gòu)審批單并經(jīng)審批后優(yōu)先采購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)金額少于 2000 元的申請(qǐng)，行政部可視情況啟動(dòng)采購(gòu)備用金先行購(gòu)買。第六條采購(gòu)?fù)緩剑ㄒ唬┘胁少?gòu)?fù)緩剑阂跃〇|網(wǎng)的官方自營(yíng)店及可開取正規(guī)發(fā)票的淘寶店家為主，正規(guī)實(shí)體店為輔。（二）分散采購(gòu)?fù)緩剑焊鶕?jù)申請(qǐng)部門的需求及方便度來(lái)判斷是采用電子還是實(shí)體途徑，一般為單筆金額小于 5000 元時(shí)采用網(wǎng)購(gòu)的途徑，單筆金額大 5000 元時(shí)的采購(gòu)以集團(tuán)審批意見操作。（三）應(yīng)急采購(gòu)?fù)緩剑簠⒄占胁少?gòu)?fù)緩?。?/p>

5、七條職責(zé)權(quán)限（一）各請(qǐng)購(gòu)部門職責(zé)1、負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并匯總本部門辦公室需求經(jīng)本部門經(jīng)理審批后上報(bào)行政部；2、負(fù)責(zé)填寫采購(gòu)申請(qǐng)審批單 并經(jīng)行政部審批后向集團(tuán)財(cái)務(wù)部、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)逐層審批；3、負(fù)責(zé)全集團(tuán)辦公用品分散采購(gòu)或應(yīng)急采購(gòu)與行政部共同驗(yàn)收。4、負(fù)責(zé)所需辦公用品的領(lǐng)用。（二）行政部職責(zé)1、負(fù)責(zé)全集團(tuán)辦公用品采購(gòu)需求的匯總、詢價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)（分散采購(gòu)或應(yīng)急采購(gòu)時(shí)與申請(qǐng)部門共同驗(yàn)收）、保管、發(fā)放和盤點(diǎn)；2、負(fù)責(zé)編制辦公用品詢價(jià)對(duì)比表；3、負(fù)責(zé)建立健全辦公用品入庫(kù)、移交、發(fā)放和盤點(diǎn)等臺(tái)賬或登記表；4、負(fù)責(zé)收集并維護(hù)供應(yīng)商信息，保管辦公用品各類資料檔案等；5、行政部采購(gòu)員根據(jù)申請(qǐng)人填寫好的采購(gòu)審批申請(qǐng)單檢查該

6、項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請(qǐng)購(gòu)品種和數(shù)量并簽字確認(rèn)；6、負(fù)責(zé)采購(gòu)程序的審批；7、負(fù)責(zé)談判和確定最終供應(yīng)商、簽訂采購(gòu)合同；8、負(fù)責(zé)供應(yīng)商評(píng)估和變更；9、對(duì)辦公用品盤盈盈虧做處理，并有權(quán)追究責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任。（一）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)1、負(fù)責(zé)根據(jù)審批的辦公用品付款申請(qǐng)和采購(gòu)合同要求及時(shí)支付價(jià)款；2、負(fù)責(zé)結(jié)算各部門領(lǐng)用辦公用品的款項(xiàng)；3、負(fù)責(zé)辦理退貨款項(xiàng)的收回；4、負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)及盤點(diǎn)盈虧的賬務(wù)處理；5、參與盤點(diǎn)工作的監(jiān)督；6、負(fù)責(zé)采購(gòu)程序的審批。第三章采購(gòu)流程第八條集中采購(gòu)流程（一）集中采購(gòu)周期行政部根據(jù)全集團(tuán)辦公用品使用情況，每月 5 號(hào)前集中采購(gòu)一次。（二）采購(gòu)申請(qǐng)匯總及審核1

7、、行政部匯總每月各部門辦公用品采購(gòu)需求（申購(gòu)匯總表詳見附件 1）和庫(kù)存情況分類（盤存表詳見附件2）于每月 25 日前上報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部審批。（三）進(jìn)行采購(gòu)辦公用品采購(gòu)最少有3 家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同質(zhì)量，選價(jià)格最低”的原則進(jìn)行綜合評(píng)估，最終選擇供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。第九條分散及應(yīng)急采購(gòu)流程(一）采購(gòu)申請(qǐng)1、分散采購(gòu)申購(gòu)部門所需辦公物品不在集中采購(gòu)名目?jī)?nèi)的（如不常備的五金、電動(dòng)工具、裝飾用品、招待用品、汽車保養(yǎng)、維修及保險(xiǎn)等）申請(qǐng)部門向行政部領(lǐng)取并填寫采購(gòu)審批申請(qǐng)單（見附件3）經(jīng)審批后進(jìn)行單獨(dú)購(gòu)買。2、應(yīng)急采購(gòu)申購(gòu)部門所需

8、辦公物品在集中采購(gòu)名目?jī)?nèi)且急需使用的，申請(qǐng)部門向行政部領(lǐng)取并填寫采購(gòu)審批申請(qǐng)單經(jīng)審批后優(yōu)先購(gòu)買。金額少于 2000 元的申請(qǐng)，行政部可視情況啟用預(yù)備金現(xiàn)行購(gòu)買。（二）審批單的填寫行政部采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)預(yù)算及庫(kù)存情況協(xié)助申請(qǐng)人填寫采購(gòu)審批申請(qǐng)單，申請(qǐng)人完整填寫采購(gòu)物品特征和其他信息，如購(gòu)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求以及預(yù)算金額等。（三）采購(gòu)審核請(qǐng)購(gòu)部門攜填寫完整的采購(gòu)審批申請(qǐng)單進(jìn)行報(bào)審流程。由行政部、財(cái)務(wù)部逐級(jí)審核，最終由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，通過報(bào)審后申請(qǐng)人將采采購(gòu)審批申請(qǐng)單交予采購(gòu)人員復(fù)印存檔。（四）進(jìn)行采購(gòu)行政部采購(gòu)員按照審批通過后的采購(gòu)審批申請(qǐng)單報(bào)財(cái)務(wù)部門請(qǐng)款，同時(shí)按采購(gòu)審批申請(qǐng)單要求

9、進(jìn)行采購(gòu)。第十條進(jìn)度跟催（一）為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購(gòu)人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物資能適時(shí)供應(yīng)。（二）若采購(gòu)物資無(wú)法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，采購(gòu)人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會(huì)申請(qǐng)部門。第四章驗(yàn)收與結(jié)算領(lǐng)用第十一條驗(yàn)收入庫(kù)（一）行政部負(fù)責(zé)集中采購(gòu)辦公用品的驗(yàn)收及入庫(kù)工作。分散采購(gòu)或應(yīng)急采購(gòu)的驗(yàn)收由請(qǐng)購(gòu)部門與行政部共同負(fù)責(zé)，入庫(kù)由行政部負(fù)責(zé)。（二）行政部在核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫辦公用品入庫(kù)登記表（見附件 4）。（三）如驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)人員依據(jù)申請(qǐng)部門要求進(jìn)行退換貨。（四）若入庫(kù)辦公用品與申請(qǐng)匯總表和合同不符，行政部應(yīng)及

10、時(shí)查明原因，落實(shí)責(zé)任。第十二條價(jià)款結(jié)算財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)有集團(tuán)公司全稱抬頭發(fā)票、辦公用品清單、驗(yàn)收單和采購(gòu)合同及時(shí)履行付款手續(xù)。如果發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)內(nèi)容不符或者沒有正規(guī)發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。第六章領(lǐng)用采購(gòu)用品入庫(kù)后，部門申購(gòu)的由行政部依據(jù)上報(bào)的采購(gòu)清單發(fā)放，經(jīng)部門申購(gòu)人填寫領(lǐng)用記錄并簽字后方可領(lǐng)用；個(gè)人申購(gòu)的由行政部通知申購(gòu)人，經(jīng)申購(gòu)人做好領(lǐng)用記錄后方可領(lǐng)用。行政部還要做好辦公用品領(lǐng)用記記錄及臺(tái)賬登記。第七章盤點(diǎn)第十三條盤點(diǎn)行政部于每一季度末組織辦公用品管理員、財(cái)務(wù)人員及部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，編制辦公用品盤存表 (見附件 2），統(tǒng)計(jì)剩余庫(kù)存數(shù)量及其狀態(tài)，作為下一期申購(gòu)的依據(jù)和核算辦公用品

11、消耗成本依據(jù)之一。第十四條盤點(diǎn)結(jié)果處理辦公用品盤點(diǎn)如發(fā)現(xiàn)盈虧，行政部應(yīng)及時(shí)查明原因，并擬寫盤存結(jié)果報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批做出處理，落實(shí)責(zé)任人的有關(guān)責(zé)任。財(cái)務(wù)部會(huì)同行政部對(duì)辦公用品盤盈或盤虧金額進(jìn)行確認(rèn)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。第八章其他第十五條處罰凡違反本辦法的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。第十六條生效日期本辦法自發(fā)布之日起生效。第十七條附件1、辦公用品每月申報(bào)匯總表2、辦公用品每月盤存表3、辦公用品請(qǐng)購(gòu)審批單4、辦公用品入庫(kù)表5、辦公用品季度盤存表XXXX 有限公司2016 年01月08日附件 1：XXXX有限公司辦公用品每月申購(gòu)匯總表辦公用品種類： 文具事務(wù)用品辦公耗材日雜百貨辦公

12、設(shè)備辦公家具編制時(shí)間：序單申請(qǐng)單名稱品牌型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)號(hào)位位12345678910單價(jià)匯總：共計(jì)人民幣元行政部審批：財(cái)務(wù)部審批：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批：附件 2：XXXX有限公司辦公用品每月盤存表編制時(shí)間：編制人：辦公用品種類：（一類）文具事務(wù)用品（二類）辦公耗材（三類）日雜百貨（四類）辦公設(shè)備（五類）辦公家具（七類）票務(wù)序號(hào)分類物品名稱規(guī)格型號(hào)單位庫(kù)存數(shù)分類物品名稱規(guī)格型號(hào)單位庫(kù)存數(shù)分類物品名稱規(guī)格型號(hào)單位庫(kù)存數(shù)量序號(hào)序號(hào)量量120392214032241423425244362544726458274692847102948113049123150133251143352153453163554173655183756193857附件 3：XXXX有限公司辦公用品請(qǐng)購(gòu)審批單申請(qǐng)人分管領(lǐng)導(dǎo)希望供貨日期年月日物品描述年月日序號(hào)名稱規(guī)格、型號(hào)數(shù)量預(yù)算金額備注1234567購(gòu)買網(wǎng)購(gòu)及地址 :合計(jì)方式門店及地址 :行政部意見簽字年月日財(cái)務(wù)部意見簽字年月日集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)意見簽字年月日附件 4：XXXX有限公司辦公用品入庫(kù)表登記人：日期：序號(hào)名稱單位品牌型號(hào)規(guī)格數(shù)量復(fù)核備注1234567891011121314151617181920附件 5：XXXX有限公司辦公用品季度盤存表編制時(shí)間：編制人：行政部：財(cái)務(wù)部：辦公用品種