如何提高辦公室檔案管理工作效率

1、如何提高辦公室檔案管理工作效率 摘要隨著我國科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足社會發(fā)展的需求，將網(wǎng)絡信息化應用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序化、準確化，同時還可以推動單位各部門的工作。文中對辦公室檔案管理工作中存在的問題進行了簡要論述，并對提高辦公室檔案管理工作效率進行了深入思考。 關鍵詞辦公室；檔案管理；工作效率 辦公室檔案管理工作與單位各項工作的展開密切相聯(lián)系。但是隨著科技的發(fā)展，信息時代的到來，網(wǎng)絡信息化技術被各個領域廣泛應用，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)不能適應社會的發(fā)展，在檔案管理工作中仍然存在著一些問題。為了跟隨時代的發(fā)展步伐，應不斷完善辦公室檔案管理工作，運用

2、網(wǎng)絡信息化技術提高辦公室檔案管理的工作效率。 一、辦公室檔案管理存在的問題 辦公室檔案管理是為了保持檔案的完整性，以方便人們查找，使其實現(xiàn)最大的利用價值。但是，目前我國檔案管理存在著一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面： （一）管理意識淡薄，管理方式落后 我國辦公室檔案管理人員的管理意識淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進行管理工作，對檔案管理的重要性認識不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對日常資料的保存和搜集相對欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時代發(fā)展的步伐，因此，為了適應社會的發(fā)展，檔案管理工作應該引進現(xiàn)

3、代網(wǎng)絡信息技術，提高管理工作效率。 （二）管理人員的管理素質較低，有待提高 現(xiàn)在培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人員不能適應社會的發(fā)展，管理人員的管理專業(yè)知識欠缺，所以提高管理人員的專業(yè)知識和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個信息化的時代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時代的發(fā)展步伐，運用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡信息技術進行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。 （三）辦公室檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設有待加強 隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類越來越復雜，因此對管理人員的要求也隨之提高。針對不同時段、不同種類的檔案信息，

4、要進行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡信息技術應用于檔案管理工作中的技術還不完善，許多設施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質管理方式。同時，檔案管理行政機構沒有合理規(guī)劃檔案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中處于隨機狀態(tài)，有些還被定期銷毀，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。 二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率 辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務工作的開展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公

5、室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進： 1、完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系 現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應該將其結合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確

6、保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設。 2、增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念 由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意

7、識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設。 3、加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能 由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部

8、門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。 4、強化檔案收集 檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。 三、結語 隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化