活用excel解決日常辦公難題,挖掘常用軟件功能

1、活用excel解決日常辦公難題，挖掘常用軟件功能區(qū)縣： 河北區(qū) 學(xué)校： 教師進(jìn)修學(xué)校 學(xué)科： 信息技術(shù) 姓名： 司志宏 活用excel解決日常辦公難題，挖掘常用軟件功能摘要：微軟的office系列辦公軟件在我們?nèi)粘９ぷ髦锌梢哉f是應(yīng)用廣泛、必不可少。其中的excel更是我們在制作表格和處理簡單數(shù)據(jù)時得心應(yīng)手的工具。作為一名信息技術(shù)教師，我們對各種常用軟件都要能夠深挖其功能來為我們服務(wù)。本文主要就excel中函數(shù)與宏功能的使用做一介紹來解決我們?nèi)粘９ぷ髦杏龅降母鞣N難題。關(guān)鍵字：挖掘功能、excel、函數(shù)、宏 微軟office系列中的excel作為我們?nèi)粘９ぷ髦兴褂玫降谋砀裰谱鬈浖梢哉f是使用簡單

2、、功能強(qiáng)大、應(yīng)用廣泛，對我們來說是必不可少的。能用、會用、用好是我們教師在日常工作中使用的三個階段，對我們信息技術(shù)教師來說，把它用好才是我們需要考慮的問題。excel是一個表格處理軟件，在處理數(shù)量較多的數(shù)據(jù)時我們也可以把它看作一個簡單的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件。表格中的每一行就是一條記錄，每一列就是一個字段，它是一個可以隨時輸入、修改、刪除字段和記錄的簡單數(shù)據(jù)庫軟件。在日常工作中，我們更多的是使用它身為表格處理軟件的一面，如制作表格、格式的修訂、簡單的排序篩選分類匯總功能、通過表格中的數(shù)據(jù)生成指定樣式圖表、使用自動套用格式功能為表格生成指定的樣式等。以上這些功能大部分都可以說是針對表格處理方面的，對表格

3、中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種處理的功能較少，只有簡單的排序篩選分類匯總功能可以說是對數(shù)據(jù)進(jìn)行了一些指定方式的簡單處理。但是在我們的工作生活中有很多東西不能夠通過簡單的排序篩選分類匯總來解決，或者有一些大量但是要求格式相近的excel文檔需要處理，我們該怎么辦？這則需要我們對excel軟件的功能進(jìn)行挖掘，挖掘出深藏于表面之下的某些功能來解決以上的難題。本文就excel中“函數(shù)”與“宏”功能做一些簡單的闡述與介紹，來解決一些實際工作生活中的難題。一、函數(shù)功能在excel中有一種功能叫做“函數(shù)”，它是使用excel中指定的對話框或者在單元格中輸入指定的內(nèi)容以調(diào)用excel的一些命令實現(xiàn)一些操作。例如常見的在ex

4、cel常用工具欄上有一個符號，我們直接點擊符號它可以自動為此單元格左邊或者上面一系列單元格進(jìn)行求和計算，其實就是調(diào)用了excel中的求和函數(shù)“sum”，為指定單元格進(jìn)行求和運(yùn)算。如果我們要是點擊中的下箭頭，會彈出一個菜單，內(nèi)容包括“求和”、“平均數(shù)”、“計數(shù)”等功能，最下方則有一個“其他函數(shù)”的菜單，通過點擊“其他函數(shù)”菜單，我們進(jìn)入到excel中“插入函數(shù)”功能的對話框中。這里面excel為我們建立了包括“常用”、“財務(wù)”、“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”、“統(tǒng)計”、“文本”等諸多的函數(shù)分類方式以利于我們對函數(shù)進(jìn)行查詢與使用，而每一個函數(shù)excel也為我們建立了說明性的文字以介紹其使用方式與功能。選擇好函

5、數(shù)并點擊“確定”之后我們進(jìn)入到相對應(yīng)的“函數(shù)參數(shù)”對話框，它為我們提供了函數(shù)相應(yīng)參數(shù)的輸入框和說明以利于我們使用。下面我就一些日常工作生活中遇到的問題分別介紹一些excel中常用函數(shù)看看是怎樣用這些函數(shù)來解決這些問題的。1、為一指定的值班表或類似的表格中查找是否有重復(fù)人員或統(tǒng)計人員的重復(fù)次數(shù)有時我們制作一個值班表并在其中填入人員名單確定值班人員時會出現(xiàn)一個問題：如何確定值班表中的每一個人員是不是都只值一次班，或者說大家的工作量都想盡，不出現(xiàn)一個人值3次班而另外一個人只值一次班的現(xiàn)象？而通過一個人眼睛觀察很難確定每一個人的值班次數(shù)，這時我們使用excel中“countif函數(shù)”就能很好的解決這個

6、問題。例如：有x年x班學(xué)生名冊表與2011年9-12月值日表各一份表1如何確定表中的每一名同學(xué)值日的次數(shù)基本平均，這通過使用眼睛觀看并計數(shù)顯然并不現(xiàn)實，這是使用excel函數(shù)來解決這個問題就很簡單而且直觀。在表1“姓名”右邊插入一列，然后在“c3”格插入函數(shù)“=countif(sheet2!$a:$f,b3)”，此函數(shù)的含義是讓“c3”格現(xiàn)實的內(nèi)容為統(tǒng)計表“sheet2”中“a”列-“f”列中等與“b3”格內(nèi)容的格的數(shù)量，一下就統(tǒng)計了“b3”格中吳云高值日的次數(shù)為3次，然后通過拖動“拖動柄”計算每一名同學(xué)值日的次數(shù)。然后我們會發(fā) 表2現(xiàn)有的同學(xué)值日的次數(shù)很多、有的較少，我們再通過調(diào)整協(xié)調(diào)安排每

7、名同學(xué)值日的次數(shù)達(dá)到比較公平。countif函數(shù)是統(tǒng)計指定范圍內(nèi)符合條件的單元格的數(shù)量，參數(shù)有兩個：第一個是指定的范圍如“a1:b3”，它是指從左上角為a1到右下角為b3的方形區(qū)域，“a:f”表示a列到f列，可以在函數(shù)的指定范圍中添加“$”符號表示為絕對引用，被添加“$”符號的行號或者列號不隨單元格位置的變化而變化；第二個是符合的條件如“b3”就是說“單元格的內(nèi)容要等與b3格的內(nèi)容”，如果寫的是“5”就是說“單元格內(nèi)的數(shù)值要大于5”。這個函數(shù)使用起來很簡單也很方便，它很好的為我們統(tǒng)計指定區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)目，為我們做統(tǒng)計提供很好的支持。2、根據(jù)條件返回指定的內(nèi)容如判定學(xué)生某一門成績是否及

8、格或優(yōu)秀也許某一名學(xué)生的某一科成績很好判斷是否及格與優(yōu)秀，但是一個班的學(xué)生數(shù)門課程綜合在一起數(shù)百個數(shù)據(jù)就不是那么好看了，我們可以通過excel中的“if”函數(shù)來判斷一名學(xué)生的某一門科目是否及格或優(yōu)秀，然后通過拖動的方式判定全班同學(xué)所有科目是否及格或優(yōu)秀。例在表3中是一個班期末考試的成績，學(xué)生有40名，科目有9科，想要說簡單的查看每一個學(xué)生考試成績的及格優(yōu)秀與否不那么簡單，我們可以通過使用“if”函數(shù)來判斷每一名學(xué)生的每一科成績是否及格或優(yōu)秀，并在最后使用“countif”統(tǒng)計每一名學(xué)生所有成績的大概情況。表3我們在表格右邊相應(yīng)的位置添加標(biāo)題“數(shù)學(xué)及格情況”、“語文及格情況”等，然后在“數(shù)學(xué)情況

9、”下面插入函數(shù)“=if(c3=90,優(yōu)秀,)”，此函數(shù)表示“c3格的數(shù)值是否大于等與90，是的話顯示優(yōu)秀，不是的話不顯示任何內(nèi)容”。之后我們發(fā)現(xiàn)一個學(xué)生的成績可能是“優(yōu)秀”、“及格”、“不及格”，它們之間并不沖突，不可能即“優(yōu)秀”又“不及格”，所以是否“優(yōu)秀”與“及格”可以在一個格內(nèi)表示出來，我們可以通過函數(shù)“=if(c3=90,優(yōu)秀,及格)”。此函數(shù)表示“c3格的數(shù)值是否小于60，是的話顯示不及格，不是的話再看是否大于等與90，是的話顯示優(yōu)秀，不是的話顯示及格”。我們可以通過一個單元格就能顯示出學(xué)生一門考試成績的好壞。在最右邊的單元格中我們可以使用函數(shù)“=countif(l3:t3,不及格)

10、&門成績不及格&countif(l3:t3,優(yōu)秀)&門成績優(yōu)秀”來顯示學(xué)生的考試成績大概情況，有幾門成績不及格、有幾門成績優(yōu)秀。if函數(shù)的使用需要有一定的技巧性，它的三個參數(shù)第一個是“判斷的條件”，第二個是如果判斷對的話怎么樣，第三個是不對的話怎么樣。制定好判斷的條件是寫好if函數(shù)的關(guān)鍵。而if函數(shù)的嵌套則是靈活運(yùn)用if函數(shù)的體現(xiàn)。表43、為學(xué)生總成績排名在excel中可以使用sum函數(shù)為學(xué)生成績求和計算總成績，然后使用排序為學(xué)生總成績，然后為每一個學(xué)生的總成績添加序號。我們有更簡便的方式。我們可以在計算總成績后，使用“rank”函數(shù)為總成績排名。繼續(xù)表4，我們在表格最右邊添加“總成績”和“總

11、成績排名”，在“總成績”下面的單元格中添加函數(shù)“=rank(v3,$v$3:$v$42)”并拖動到全班同學(xué)就能夠顯示出每一個學(xué)生的總成績在全看中的排名。表5rank函數(shù)包括三個參數(shù)：第一個參數(shù)為需要被排名的單元格，如某一學(xué)生的總成績；第二個參數(shù)為排名的區(qū)域，如全班同學(xué)總成績所在的區(qū)域如v3:v42；第三個參數(shù)為排序的方式，省略或者為“0”都表示為降序，其他數(shù)字表示為升序。其中需要注意的是第二個參數(shù)的表示一般來說都需要使用絕對應(yīng)用，也就是需要在區(qū)域表示的單元格添加“$”符號，如,“$v$3:$v$42”，否則在使用拖動功能時排名的區(qū)域也會隨著拖動而變化，其結(jié)果就是越往后的學(xué)生的排名可能越靠前，最

12、后一個學(xué)生的排名肯定是“1”，因為排名的區(qū)域內(nèi)只有他一個學(xué)生。4、將多個單元格的內(nèi)容連接起來有的時候我們需要將多個單元格的內(nèi)容合并到一個單元格中顯示，這是個問題。將其他單元格粘貼到別的單元格會覆蓋其內(nèi)容，雙擊單元格后復(fù)制其中的內(nèi)容再雙擊目標(biāo)單元格選定指定位置粘貼倒是可以解決這個問題，但是如果需要處理的單元格內(nèi)容很多就很麻煩而且需要很多時間來處理。怎樣解決這個問題？excel中提供了文本類函數(shù)“concatenate”，它可以將多個個參數(shù)的內(nèi)容連接起來顯示。例如，在表4中統(tǒng)計學(xué)生不及格與優(yōu)秀科目數(shù)量的時候，函數(shù)的書寫也許到不到“=countif(l3:t3,不及格)&門成績不及格&countif

13、(l3:t3,優(yōu)秀)&門成績優(yōu)秀”這樣直接書寫出來，只能用統(tǒng)計出“=countif(l3:t3,不及格)”統(tǒng)計出不及格科目的數(shù)量，然后在旁邊的單元格寫好“門成績不及格”。這樣使用函數(shù)則比較簡單但是看起來很別扭。如果在u3、v3、w3、x3單元格中分別是“不及格科目數(shù)量”、“門成績不及格”、“優(yōu)秀科目數(shù)量”、“門成績優(yōu)秀”我們可以用函數(shù)“concatenate”將其連接起來，在“y3”單元格寫入“=concatenate（u3,v3,w3,x3）”，再將前幾列單元格隱藏也可以得到如表4一樣的效果。5、其他函數(shù)的使用除去if、countif、sum等這樣最常用的函數(shù)之外，還有一些函數(shù)是我們在使用e

14、xcel時經(jīng)常用到的。比如year函數(shù)，它是一個返回參數(shù)內(nèi)日期的年份的函數(shù)。我們有時候在統(tǒng)計學(xué)生年齡的時候可能只有學(xué)生的出生日期而沒有具體的年齡，我們可以進(jìn)行下面的操作來得到學(xué)生的年齡。如單元格“c3”中存放的是學(xué)生的出生日期“1998-4-2”，我們可以使用函數(shù)“=2013-year(c3)”得到學(xué)生在2013年的年齡為15歲。比如mid函數(shù)，它是一個返回指定字符串從左邊的第一個參數(shù)數(shù)值開始第二個參數(shù)數(shù)值個數(shù)的字符。依舊如上一個例子，有時候我們只有學(xué)生的身份證號的數(shù)據(jù)，連出生日期的數(shù)據(jù)都沒有，這是我們需要使用mid函數(shù)來從身份證號數(shù)據(jù)中提取出生年份或者出生年月日。如單元格“c3”存放的是學(xué)生

15、的身份證號，我們可以使用函數(shù)“=mid(c3,7,4)”來確定學(xué)生的出生年份，也可以使用函數(shù)“=mid(c3,7,4)&”-”&mid(c3,11,2)&”-”&mid(c3,13,2)”來形成學(xué)生的出生日期。比如len函數(shù)，它可以返回參數(shù)文本字符串的字符個數(shù)。如我們在使用mid函數(shù)從身份證號中提取出生日期是可能會有這樣的問題，有些人的身份證號可能是15位，這該如何解決？難道要篩選選出15位身份證號的人然后分別操作么？其實不用我們可以通過if函數(shù)判斷其身份證號位數(shù)然后分別寫好函數(shù)來解決。如上例中我們使用函數(shù)“=if(len(c3)=18, mid(c3,

16、7,4)&”-”&mid(c3,11,2)&”-”&mid(c3,13,2), “19”&mid(c3,7,2)&”-”&mid(c3,9,2)&”-”&mid(c3,11,2)”來解決這個問題。len(c3)=18是if函數(shù)的判斷條件，看一下c3個中的身份證號位數(shù)是不是18位，是的話之執(zhí)行剛才那個函數(shù)得到出生日期，如果不是18位那么先寫一個“19”然后連接身份證號中的第7、8兩位寫好年份再寫好月和日得到出生日期。二、宏的使用在office系列軟件中有一個通用的功能叫做“宏”，我們可以把它理解為一個自定義的批處理程序。在office系列中的各個軟件如word、powerpoint、excel、

17、access中都有“宏”的身影，不過在每個軟件中的宏都不太一樣。例如在word中更多的是對格式方面進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計，如對全篇文字進(jìn)行格式上的調(diào)整、頁面的設(shè)計等。而在excel中不僅包括對格式方面的調(diào)整與設(shè)計，對每一個單元格的內(nèi)容都可以設(shè)定與調(diào)整，甚至可以將一個復(fù)雜的函數(shù)設(shè)計成宏來使用。在excel中宏是這樣來生成并使用的：點擊工具宏錄制新宏為宏命名，設(shè)定快捷鍵，并選擇保存位置設(shè)定宏中的各種操作停止宏的錄制保持宏所存儲位置文件的打開狀態(tài)，可以隨時使用宏一般來說我們在excel中使用宏主要包括以下三種情況：1、為指定的區(qū)域規(guī)定樣式我們可以通過“宏”為指定的單元格設(shè)計樣式，如設(shè)計字體、字號、顏色、底色

18、、邊框、行寬列寬等，然后可以在不同的文件中使用宏中設(shè)計好的樣式為每一個文件規(guī)范格式。比如說我們設(shè)計一個宏，快捷鍵為“ctrl+e”，將a1:f16的單元格選中指定字體為“宋體”，字號為“20”，顏色為“紅色”，停止宏的錄制。我們打開其他的excel文件，使用快捷鍵“ctrl+e”，excel會自動的將a1:f16的單元格中的文字字體改為“宋體”，字號改為“20”，顏色改為“紅色”。2、為文檔在指定位置添加相同的內(nèi)容如上面的例子一般，我們也可以使用宏功能為一批excel文檔添加相同的內(nèi)容。比如說我們再設(shè)計一個宏，快捷鍵為“ctrl+r”，選擇第一行然后插入一行，將a1:f1合并并居中，輸入文字“xx中學(xué)期末考試成績單”，停止宏的錄制。之后我們可以打開其他文檔使用快捷鍵ctrl+r”，就能為此文檔上方插入一行合并并居中a1:f1單元格并輸入“xx小學(xué)期末考試成績單”。3、錄制指定的函數(shù)，通過快捷鍵調(diào)用宏快捷執(zhí)行函數(shù)我們可以把這種情況使用快捷