規(guī)章制度編寫規(guī)則

1、 dh-zd01 規(guī)章制度編寫規(guī)則一、規(guī)章制度的結(jié)構(gòu) 【內(nèi)容劃分】 管理制度一般由名稱、目的、適用范圍、定義、職責(zé)、管理內(nèi)容和方法、其它、參考文件、附件（報(bào)告和記錄）、附錄、終結(jié)線、文件編號(hào)、生效日期、頁碼、版本號(hào)等部分組成。 【層次的描述與編號(hào)】l 章 章是管理制度內(nèi)容劃分的基本單元。在每項(xiàng)管理制度中，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字從1.0開始對章編號(hào)。編號(hào)應(yīng)從“目的”一章開始一直連續(xù)到附錄之前。每一章均應(yīng)有標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)置于編號(hào)之后，并與其后條文分行。l 條 條是章的細(xì)分。應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字對條編號(hào)。第一層次的條（例如5.1、5.2等）可分為第二層次的條（例如5.1.1、5.1.2等），一般情況下宜分到第三

2、層次（例如5.1.1.1）。 同一層次中有兩個(gè)以上（含兩個(gè)）的條時(shí)才可設(shè)條。例如，第3章的條文中，如果沒有3.2條，就不應(yīng)設(shè)3.1條。 在某一章或條中，同一層次的條，有無標(biāo)題應(yīng)統(tǒng)一。例如：5.1有標(biāo)題，則5.2也應(yīng)有標(biāo)題。第一層次的條如果包含有下一層次的條時(shí)宜給出標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)置于編號(hào)之后，并與其后條文分行。第二層次的條可同樣處理。l 段 段是章或條的細(xì)分。段不編號(hào)。編寫段時(shí)不宜出現(xiàn)“懸置段”，以避免在引用這些段時(shí)產(chǎn)生混淆。 “懸置段”是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號(hào)的獨(dú)立的一段文字表述。l 列項(xiàng) 列項(xiàng)可用下述形式引出：一個(gè)句子；一個(gè)句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項(xiàng)來完成。 列項(xiàng)中每一

3、項(xiàng)前應(yīng)加破折號(hào)。如果需要識(shí)別時(shí)，則在每一項(xiàng)前加上大寫英文字母序號(hào)。在字母形式的列項(xiàng)中，如果需要對某個(gè)項(xiàng)進(jìn)一步細(xì)分成需要識(shí)別的分項(xiàng)，則應(yīng)使用后半帶半圓括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字序號(hào)。二、管理制度的起草 【名稱】 名稱的必備要素，它應(yīng)置于管理制度的正文首頁。 名稱的結(jié)構(gòu)為“管理主題+管理制度”。例如：勞動(dòng)合同管理制度。制度名稱除采用“管理制度”以外，也可采用管理活動(dòng)的主題與“程序”、“規(guī)則”、“辦法”、“規(guī)定”等的組合，例如：合同評(píng)審程序、文件控制管理辦法、財(cái)務(wù)管理制度等。 名稱力求簡練，并應(yīng)明確表示出管理制度的主題，使之與其它管理制度相區(qū)分。名稱不應(yīng)涉及不必要的細(xì)節(jié)。 【目的】 目的為必備要素，主要描述編

4、寫文件的目的或意圖。它應(yīng)置于每項(xiàng)管理制度正文的起始位置。編寫目的之陳述應(yīng)使用“為了，特制定本制度（或本辦法、本規(guī)定、）”。 【適用范圍】 適用范圍為必備要素。它應(yīng)置于“目的”之后。適用范圍主要描述制度適用的區(qū)域、單位部門、組織、人員等。 【定義】 定義為可選要素。定義，即關(guān)鍵詞語解釋，主要說明不常用或在文件中有特別意義的用語。當(dāng)管理制度中某些關(guān)鍵詞語尚未普遍使用，或有可能影響管理制度的理解時(shí)，宜對這些詞語加以解釋說明。 【職責(zé)】 職責(zé)為可選要素，主要簡述執(zhí)行制度的職責(zé)和權(quán)限分工。當(dāng)管理制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上單位部門參與完成，且需要界定他們的職責(zé)時(shí)，應(yīng)明確加以說明。必要時(shí)，即使管理制度中

5、的事項(xiàng)只需一個(gè)單位部門完成，也可明確其職責(zé)。 【內(nèi)容】 主要描述相關(guān)人員所進(jìn)行的工作，描述內(nèi)容包括執(zhí)行工作的時(shí)間、由誰于何時(shí)何地以何種方式執(zhí)行什么工作。管理內(nèi)容和方式是管理制度的主體內(nèi)容，可用一章或若干章予以表述。 【其它】 其它為必備要素。它應(yīng)作為每項(xiàng)管理制度正文的最后一章。在這一章中應(yīng)明確表明該管理制度的解釋單位部門。當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。 現(xiàn)行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規(guī)定為準(zhǔn)。 現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。 【參考文件】 參考文件為可選要素。如在編寫管

6、理制度時(shí)，在內(nèi)容中有引用其他制度中的內(nèi)容（如流程、表單等附件或附錄），需在此章內(nèi)分條列明被引用制度的文件編號(hào)與文件名稱?！靖郊?附件為可選要素。附件即為制度內(nèi)容中所包含的記錄、表單（空白模版），須為公司其它管理制度文件中所未包含的。 制度內(nèi)容中首次出現(xiàn)第一個(gè)附件時(shí)，需在該附件名稱后作“（見附件1）”標(biāo)注，首次出現(xiàn)第二個(gè)附件時(shí)則作“（見附件2）”的標(biāo)注，依此類推。 【附錄】 附錄為可選補(bǔ)充要素，主要是幫助理解管理制度內(nèi)容，以便正確貫徹執(zhí)行。附錄的主要內(nèi)容由下面列項(xiàng)中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)組成： 范例； 管理制度中所引用的專業(yè)術(shù)語解釋或系統(tǒng)介紹； 對管理制度中內(nèi)容的說明性資料或指導(dǎo)操作性資料。 【終結(jié)線】

7、在管理制度最后一個(gè)條款之后應(yīng)有終結(jié)線。 三、編排格式 【幅面與頁邊距】 幅面采用a4幅面（210mm297mm），頁面方向?yàn)榭v向。頁邊距的設(shè)置：上邊距4.12cm、下邊距1.65cm，左邊距2.22cm、右邊距1.32cm。 【名稱】 管理制度名稱用16號(hào)黑體加粗水平居中排，置于每頁頁眉中部。 【章、條、段】l 章的編號(hào)頂格排，條的編號(hào)的第一個(gè)數(shù)字與章的第二個(gè)數(shù)字對齊。所有編號(hào)與文字之間空一個(gè)字的間隙。l 段的起始與回行文字與章或條的第一個(gè)字對齊。l 章的編號(hào)與標(biāo)題用小四（11）號(hào)黑體加粗排；章、條、段的內(nèi)容用小四（11）號(hào)宋體排。章、條、段的段落格式：行距為單倍行距，段后設(shè)為0.3行。 【圖

8、、表】l 管理制度中每個(gè)圖、表均應(yīng)有圖題或表題，并從圖1或表1開始編號(hào)。即使只有一個(gè)圖、表時(shí)也應(yīng)編號(hào)。l 表的編號(hào)和表題應(yīng)置于表上方的居中位置，用10號(hào)黑體加粗排。表內(nèi)文字內(nèi)容用10宋體排。l 圖的編號(hào)和圖題應(yīng)置于圖下方的居中位置，用10號(hào)黑體加粗排。圖內(nèi)文字可用10或9號(hào)宋體排。 【參考文件】 編寫格式：“”+文件編號(hào)+文件名稱。用11號(hào)宋體字排，每個(gè)參考文件單列一行?！靖郊縧 附件內(nèi)容使用表格形式排，表格整體處于整個(gè)頁面的居中位置，表頭用10號(hào)黑體字排，內(nèi)容中漢字用10號(hào)宋體字排，按附件在制度中出現(xiàn)的次序排序，編排樣式如下：序 號(hào)編 號(hào)版本名 稱保存單位部門保存期限附件1dh-a/0表行

9、政中心2個(gè)日歷年附件2dh-a/0表財(cái)務(wù)中心2個(gè)日歷年l 保存單位部門是指該附件表單在經(jīng)使用后的最終保存單位，保存期限依據(jù)國家法律法規(guī)或公司內(nèi)部稽查追溯要求而定。l 在每個(gè)附件的首頁右上角（整個(gè)版面的第一行文字）標(biāo)明附件序號(hào)，用10號(hào)宋體字排，如：“附件1”；在右下角（整個(gè)版面的最末端或最后一行文字）標(biāo)明該附件的編號(hào)與版本，格式為：附件編號(hào)+“/”+附件版本號(hào)，用宋體10號(hào)字排?！靖戒洝縧 在制度中只列出附錄的編號(hào)與標(biāo)題。每項(xiàng)各占一行；編號(hào)與標(biāo)題之間空1個(gè)字符。編號(hào)格式為“附錄”+阿拉伯?dāng)?shù)字序號(hào)。附錄內(nèi)容用11號(hào)宋體字排。l 在附錄文本的右上角（整個(gè)版面的第一行文字）標(biāo)明附錄序號(hào)，用10號(hào)宋體字排，如：“附錄1”。l 不同附錄（或附件）應(yīng)另起一面，以后各個(gè)附錄（或附件）通常另起一面。如果有多個(gè)較短的附錄（或附件），也可接排，接排的附錄（或附件）之間距離宜大于20mm。l 管理制度中如果同時(shí)存在附錄和附件時(shí)，附件應(yīng)