如何開高質(zhì)量的會(huì)議

1、如何開高質(zhì)量的會(huì)議我們從以下的五個(gè)方面交流： 一、無效會(huì)議的危害二、高質(zhì)量會(huì)議的好處三、如何組織一場(chǎng)高質(zhì)量的會(huì)議四、如何衡量是高質(zhì)量的會(huì)議五、參會(huì)者會(huì)議禮儀會(huì)議是我們工作中不可或缺的一種工作方式。可是經(jīng)常會(huì)聽到人們這樣的抱怨：又要開會(huì)煩死了；天天開會(huì)，天天不會(huì)；開會(huì)簡(jiǎn)直是浪費(fèi)我的時(shí)間，一聽開會(huì)頭疼，不去又不行等等這樣的牢騷。為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的情況呢？主要是因?yàn)楣緯?huì)議的效率太低，無數(shù)次重復(fù)同樣的內(nèi)容始終沒有結(jié)果，使人們對(duì)會(huì)議很反感，卻又不得不做，無效會(huì)議的危害產(chǎn)生了。一、無效會(huì)議的危害：(1)目標(biāo)沒有辦法實(shí)現(xiàn)，會(huì)議成了抱怨的載體。會(huì)議涉及到營(yíng)銷目標(biāo)的制定、人事、薪資調(diào)整等，一定要前期做充分的準(zhǔn)

2、備，否則就會(huì)成為抱怨會(huì)。比如：會(huì)議本來是想告訴大家目標(biāo)制定的情況，卻成了抱怨會(huì)。宣布了脫離現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)就會(huì)出現(xiàn)“這樣的目標(biāo)簡(jiǎn)直是不可能實(shí)現(xiàn)的，”“真是站得說話不腰疼，目標(biāo)拍腦袋就定了，也不看看現(xiàn)在的市場(chǎng)是什么樣的”“這么高的目標(biāo)我不做了”等等的抱怨，這樣會(huì)議就成為了抱怨的載體了。(2) 時(shí)間成本、場(chǎng)地費(fèi)用、資料成本等損失巨大。時(shí)間是看不見的內(nèi)耗，如果會(huì)議沒有結(jié)果，其時(shí)間成本、場(chǎng)地費(fèi)用、資料成本等損失是無法量化的。無效的會(huì)議造成企業(yè)巨大的浪費(fèi)，有些是有形的，有些是無形的，有型的指：會(huì)議資料、場(chǎng)地費(fèi)用、銷售的影響等等，無型的指：時(shí)間、機(jī)會(huì)等等，而這樣的成本浪費(fèi)往往沒有引起企業(yè)足夠的注意和重視。(3)

3、與會(huì)者對(duì)會(huì)議不滿，會(huì)降低士氣，對(duì)團(tuán)隊(duì)工作沒有任何幫助。由于對(duì)會(huì)議沒有足夠的認(rèn)識(shí)，就使例會(huì)成為一種形式。比如：有一家餐飲公司，例會(huì)內(nèi)容只有一項(xiàng)：把店內(nèi)的問題講出來。會(huì)議的氣氛就開始緊張了。而且最要命的每次幾乎就是那幾個(gè)問題：?jiǎn)T工士氣不好、衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)、員工服務(wù)不好。這些問題都是管理層面的問題，不是一天兩天就可以解決的，然而就是次次說，次次沒有解決方法。這樣的會(huì)議由什么意義呢？對(duì)團(tuán)隊(duì)工作沒有任何幫助。天天開會(huì)，天天不會(huì)，長(zhǎng)此以往，會(huì)議失去了應(yīng)有的價(jià)值。(4)形成巨大的公司內(nèi)耗。把大量的時(shí)間用在無效的會(huì)議上，停滯和阻礙工作的有效進(jìn)行。這主要體現(xiàn)在時(shí)間成本、溝通成本等等方面，這些屬于公司看不見的內(nèi)耗，而

4、這些內(nèi)耗嚴(yán)重停滯和阻礙工作的有效進(jìn)行。二、高質(zhì)量會(huì)議的好處(1)開會(huì)是一種群體決策的方式，可以避免結(jié)論的片面性。避免出現(xiàn)閉門造車、紙上談兵、一葉障目、亂作決定的現(xiàn)象出現(xiàn)。就像有些公司的主管，比較大男子注意，所有覺得就得我說了算，這樣就不好了，偏激的決定既影響內(nèi)部的和諧，影響決策的執(zhí)行情況、員工士氣等。應(yīng)該讓大家都有發(fā)言權(quán)，群策群力，這樣朝著一種良性的狀態(tài)發(fā)展。(2)會(huì)議讓大家面對(duì)面地溝通和交流，可以彌合工作中的一些裂痕。溝通可以解決一切問題。當(dāng)然溝通也是有講究的，高效溝通會(huì)起到事半功倍效果，如果有機(jī)會(huì)我們?cè)诮涣饕幌玛P(guān)于溝通質(zhì)量的話題。開會(huì)就是公司內(nèi)部溝通最有效的方法之一，可以批發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的思想，短

5、時(shí)間發(fā)現(xiàn)、分析、制定、解決公司問題。(3)會(huì)議比簡(jiǎn)單地發(fā)一個(gè)文件更有效，因?yàn)闀?huì)議是通過互動(dòng)把某些觀點(diǎn)提升、提煉、進(jìn)行有效加工的過程。比如：有些公司老總很重視開晨會(huì)，然而把文件下發(fā)下去之后發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不了，。有些人覺得早會(huì)無所謂，開不開都行；有些人在開，卻流于形式；有些人開了，落實(shí)不了；有些人開幾天可以，卻堅(jiān)持不了等等的問題。如果通過討論讓大家意識(shí)到早會(huì)有多重要，在配合合理的績(jī)效，這比簡(jiǎn)單的下發(fā)一個(gè)開晨會(huì)的文件要有效的多。如果“意識(shí)”沒有改變，“行為”就不會(huì)有好的結(jié)果。(4)會(huì)議能夠讓與會(huì)者參與決策，更容易執(zhí)行會(huì)議所定的目標(biāo)和任務(wù)。要知道會(huì)議的內(nèi)容是需要員工去執(zhí)行的，如果員工對(duì)所執(zhí)行的內(nèi)容有看法、不

6、想執(zhí)行，其會(huì)議決策落實(shí)打折扣了。比如：目標(biāo)、制度、方案等執(zhí)行層面的內(nèi)容就會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行難的問題。(5)會(huì)議也是一種有效的培訓(xùn)，是進(jìn)行信息交流和培訓(xùn)的很好方式。有句話說：最好的培訓(xùn)是分享。因?yàn)樵跁?huì)議中通過交流會(huì)有很多的經(jīng)驗(yàn)和思想撞擊出來，有心人會(huì)發(fā)現(xiàn)，這樣的交流可以學(xué)到的很多知識(shí)。三、如何組織一場(chǎng)高質(zhì)量的會(huì)議前段時(shí)間有個(gè)向日葵說，為什么一件簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的會(huì)議組織我都做不好呢？呵呵，看似簡(jiǎn)單，其實(shí)并不簡(jiǎn)單，它也是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程啊。怎樣才能組織好一場(chǎng)會(huì)議呢？從四個(gè)方面來交流：a、確定會(huì)議的性質(zhì)b會(huì)前準(zhǔn)備c會(huì)中注意d會(huì)后注意先說第一個(gè)方面：確定會(huì)議的性質(zhì)首先你要對(duì)會(huì)議的性質(zhì)有所了解。一般按照參會(huì)人員來分：

7、1、外部會(huì)議公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)、招商會(huì)等。2、內(nèi)部會(huì)議內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì)等等。每次開會(huì)前總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經(jīng)常漏掉一些事項(xiàng)。我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后三大塊。第二個(gè)方面：會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前的準(zhǔn)備工作根據(jù)角色的不同包括二個(gè)方面：1、組織者準(zhǔn)備的內(nèi)容時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。人物，以公司內(nèi)部會(huì)議為例，會(huì)議有

8、哪些部門來參加，會(huì)議有哪些人物來參加？主持人？會(huì)議記錄？會(huì)議內(nèi)容整理？會(huì)議決策下發(fā)？拍照？攝像？等等相關(guān)崗位人員的確定。會(huì)議的主題 會(huì)議需要做什么決定？決定前找誰(shuí)商議？誰(shuí)會(huì)贊成或否定這一決定？這次會(huì)議希望有什么效果？會(huì)議組織者對(duì)這次會(huì)議的期望值實(shí)現(xiàn)了多少？會(huì)議議程是什么？會(huì)后如何跟進(jìn)？與會(huì)人員是否明白會(huì)議議題、任務(wù)？是否拿到了會(huì)議議程？是否有備而來？是否明白會(huì)議結(jié)果向誰(shuí)傳達(dá)、怎樣傳達(dá)、如何貫徹？物品準(zhǔn)備：就是根據(jù)這次會(huì)議的類型、目的，需要哪些物品。一般來講：紙、筆、筆記本、投影儀、照相機(jī)、dv、咖啡、小點(diǎn)心、條幅、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)律、座次排列等。2、參會(huì)者準(zhǔn)備的內(nèi)容根據(jù)收到的會(huì)議通知精神，從主

9、題出發(fā)，準(zhǔn)備相關(guān)的工作資料。 “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，會(huì)議組織者恰恰是制造員工行為效果的決定因素。第三個(gè)方面：會(huì)中注意在會(huì)議進(jìn)行過程中，大家總是沒有重點(diǎn)，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。 這就需要一個(gè)會(huì)議主持人作為議程管理的核心了。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人應(yīng)該起到以下作用：介紹參會(huì)人員控制會(huì)議進(jìn)程避免跑題或議而不決控制會(huì)議時(shí)間當(dāng)然會(huì)議之前的溝通也很重要，讓大家對(duì)議題充分熟悉和準(zhǔn)備，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項(xiàng)達(dá)成共識(shí)，這就是一個(gè)高效會(huì)議的訣竅。第四個(gè)方面：會(huì)后準(zhǔn)備在會(huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，主要包括：會(huì)談要形成文字結(jié)果，

10、哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)；如果必要，合影留念。四、如何衡量會(huì)議是高質(zhì)量的(1)目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)。富有成效的會(huì)議的目標(biāo)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)，這是一個(gè)非常重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。上次會(huì)議當(dāng)時(shí)提出的各類問題是否解決？解決了多少？解決得程度？需要那些幫助？(2)目標(biāo)在最短的時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)。不能開一個(gè)馬拉松式的會(huì)議，今天開完明天接著開，雖然最后也把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，但這并不是富有成效的。(3)所有的參會(huì)者都感到滿意。這種滿意并不是說對(duì)會(huì)議的內(nèi)容，而是對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式。要在輕松的狀態(tài)下進(jìn)行會(huì)議，大家也都感到滿意，那么目的就達(dá)到了。也就是說會(huì)議的氣氛要和諧、熱烈、互動(dòng)。五、開會(huì)

11、注意事項(xiàng)細(xì)心準(zhǔn)備、按時(shí)開會(huì)。按時(shí)開會(huì)可以取得主動(dòng)權(quán)，以良好的精神狀態(tài)來組織的會(huì)議才可談效率、質(zhì)量。注意狀態(tài)很重要。主題明確、有議必決。一次會(huì)議多個(gè)議題，效果不會(huì)很好，而布置任務(wù)一類的會(huì)議，可把內(nèi)容綜合到一個(gè)會(huì)上講，要求分別貫徹落實(shí)，減少開會(huì)，減少?zèng)Q議文件，文山會(huì)海之中，效率何來？會(huì)上可以決定的事，不要拖到會(huì)后還無決議，一議再議，議而不決，只是徒勞無功，浪費(fèi)時(shí)間。言簡(jiǎn)意賅、清晰表達(dá)。匯報(bào)、建議、交流等必須簡(jiǎn)明扼要，言之有物，廢話、空話、套話更要嚴(yán)格禁止，切忌不斷重復(fù)。參會(huì)人明確、形式多樣。會(huì)議要求什么樣的人參加，該來的一個(gè)不能少，無關(guān)人員一個(gè)不要。如果范圍比較大的會(huì)議，還可以采用電視電話會(huì)議形式，充分利用現(xiàn)代信息手段，這樣可以節(jié)省時(shí)間、節(jié)約會(huì)議費(fèi)用開支。五、參會(huì)者會(huì)議禮儀1、 著裝整潔，最好穿正裝。2、 女士應(yīng)化淡妝。3、主動(dòng)把手機(jī)調(diào)成震動(dòng)或者關(guān)機(jī)。手機(jī)盡量不要放在會(huì)議桌上。如遇到緊急事務(wù)必須接電話，要長(zhǎng)話短說，盡量在半分鐘內(nèi)完成，等會(huì)議結(jié)束后再處理。4、隨身攜帶筆記本，記錄重要的信息。5、主講人的課件或者電腦未經(jīng)本人同意不要擅自打開。6、會(huì)議期間不要隨意走動(dòng)或者交頭接耳。7、會(huì)議期間如有特殊情況必須離開，先和坐在旁邊的人講：對(duì)不起，打擾了。或者和領(lǐng)導(dǎo)示意有事要出去。征得領(lǐng)導(dǎo)同意