我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議

1、問(wèn)題： n 1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？ n 2、我們組織會(huì)議的目的是什么？ 會(huì)議組織與策劃 會(huì)議中，誰(shuí)最重要？ 主持人主持人發(fā)言人發(fā)言人參與人參與人 組織者組織者 目標(biāo) n 從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程 n 明確會(huì)議組織中的注意事項(xiàng)和基本原則 n 分享以往會(huì)議組織中的得與失 “為更好的組織會(huì)議做好準(zhǔn)備！” Contents 會(huì)議的基本流程 1 會(huì)議組織的注意事項(xiàng) 2 會(huì)議組織的基本原則 3 突發(fā)事件預(yù)防與處理 4 一、會(huì)議的基本流程 會(huì)前會(huì)中會(huì)后 1、會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出事先安 排與充分準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的重要條件。 無(wú)論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，

2、就能事半功倍。 “有備無(wú)患！” 確認(rèn)會(huì)議的基本信息 n What 會(huì)議主題 n When 會(huì)議時(shí)間 n Where 會(huì)議地點(diǎn) n Who 參會(huì)人員 n Why 會(huì)議目標(biāo) n How-how to do 會(huì)議形式 how much 會(huì)議預(yù)算 “5W2H” 1、會(huì)前準(zhǔn)備 n確認(rèn)會(huì)議的基本信息 n制定會(huì)議計(jì)劃 n會(huì)場(chǎng)布置 n提出預(yù)防措施 制定會(huì)議計(jì)劃 n 會(huì)議議程計(jì)劃： n 主題、主持人、地點(diǎn)、發(fā)言人、時(shí)間、嘉賓 n 會(huì)議準(zhǔn)備計(jì)劃： n 事項(xiàng)、要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間 提出預(yù)防措施 n 人 n 預(yù)防：遲到、缺席 n 財(cái) n 預(yù)防：不足，丟失 n 物 n 預(yù)防：不足、丟失、損壞 2、會(huì)中執(zhí)行 n根據(jù)會(huì)議

3、計(jì)劃完成分配的職責(zé)； n了解會(huì)議需求及時(shí)提供方便； n觀察參會(huì)者情緒和反饋，彌補(bǔ)不足之處； n認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，以備執(zhí)行； n相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。 會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題 原因具體表現(xiàn)舉例 時(shí)間會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有休息，會(huì)議疲勞。 地點(diǎn)場(chǎng)地空間小，隔音效果差，導(dǎo)致與會(huì)者分心 參與者選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的人 主持人 會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑 ，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。 參會(huì)者參與者遲到，不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，并經(jīng)常被打斷 資料資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容不詳細(xì)，資料不夠用 會(huì)議主題 開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明 確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗

4、。 3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn) n安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和機(jī)會(huì) n了解參會(huì)者的意見(jiàn)和建議（內(nèi)容/組織） n及時(shí)編輯會(huì)議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中 （如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)） n根進(jìn)會(huì)議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果 n反省會(huì)議組織中的收獲與不足 -優(yōu)點(diǎn)？問(wèn)題？原因？改善？ 二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng) 5 第三方溝通第三方溝通 1 場(chǎng)地選場(chǎng)地選 擇擇 2 會(huì)議通知會(huì)議通知 3 會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置 4 進(jìn)程控進(jìn)程控 制制 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) 6 VIP安排安排 1、場(chǎng)地選擇 n 根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求 n 城市、區(qū)域、會(huì)場(chǎng)級(jí)別、場(chǎng)地大小、場(chǎng)型、設(shè)備、周邊環(huán)境 n 根據(jù)場(chǎng)地要求和預(yù)算列出備選方案 n 場(chǎng)地、聯(lián)系人、基本

5、信息、價(jià)格、優(yōu)劣勢(shì)分析、推薦 n 了解周邊環(huán)境 n如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂(lè)條件如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂(lè)條件 2、會(huì)議通知 n 通知的基本內(nèi)容：5W2H n 表明后勤的關(guān)聯(lián)信息： n 食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人 n 與會(huì)者需要做哪些準(zhǔn)備工作： n 會(huì)前再提醒 n 準(zhǔn)備工作、日程等 2、會(huì)議通知 n 通知的形式： n 郵件 n 電話 n 短信 n Outlook n 通知的常見(jiàn)附件 n 會(huì)議資料 n 日程表、交通圖、參與人名單通訊錄 n 分房信息、航班及接送機(jī)安排、周邊活動(dòng)地點(diǎn)聯(lián)系方式 3、會(huì)場(chǎng)布置 n 場(chǎng)型的確認(rèn) n 資料的準(zhǔn)備和確認(rèn) n 打印文件、PPT等 n 設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn) n 投

6、影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆 n 其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn) n 橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇 幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型 A.魚骨型 B課桌式 CU字形 會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn) XX會(huì)議 工作準(zhǔn)備單 負(fù)責(zé)人： 酒店聯(lián)系人： 時(shí)間： 地點(diǎn)： 一、請(qǐng)確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)用品負(fù)責(zé)人 講師臺(tái)1個(gè)酒店 白板、白板筆（黑紅藍(lán)三色各2）酒店 翻紙板、白板紙40張酒店 無(wú)線麥克風(fēng)2支酒店 投影儀酒店 A4白紙 30 張酒店 資料30套人名 桌牌人名 茶歇酒店 簽到表人名 會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備 課桌課桌課桌課桌 4、第三方溝通 n 對(duì)象 n 酒店 n 印刷公司 n 培訓(xùn)公司 n 航空公司 n n 關(guān)鍵點(diǎn) n 明確要求 n 準(zhǔn)確傳達(dá)信息 n

7、確認(rèn)信息到達(dá) n 確認(rèn)做到 n 確認(rèn)對(duì)口人 n 確認(rèn)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn) 充分合作 n 酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？ n 到店的資料發(fā)放 n 叫醒服務(wù) n 資料店內(nèi)的搬運(yùn) n 桌牌制作？ n 場(chǎng)地布置 5、進(jìn)程控制 n 紀(jì)律： n 設(shè)定違規(guī)的規(guī)則 n 時(shí)間提醒： n 發(fā)言時(shí)間、休息時(shí)間、返回時(shí)間 n 午餐確認(rèn)： n 留位確認(rèn)、時(shí)間確認(rèn) n 物品隨檢： n 麥克、紙筆、茶水 n 關(guān)于參會(huì)者反應(yīng) n 對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)境（如空調(diào)冷熱） 6、VIP安排 n 會(huì)議要求確認(rèn) n 鮮花 茶點(diǎn) n 喜好確認(rèn) n 飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求 n 日程安排 n 車輛接送、晚餐陪同、出行陪同 n 房間確認(rèn) n 是

8、否安靜、視野如何、有無(wú)異味、設(shè)備是否正常 三、會(huì)議組織的基本原則 責(zé)任到人責(zé)任到人 爛筆頭爛筆頭 提前提前 復(fù)查復(fù)查 備份備份 1、責(zé)任到人 n 明確分工，專人專崗 n 人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé) 2、“爛筆頭”原則 “好記性不如爛筆頭！” 3、提前 n 確認(rèn)時(shí)間、人數(shù)，留出提前量 n 寧可先預(yù)定再取消 n 提前做好預(yù)案 關(guān)鍵點(diǎn)： n 資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車輛安排 4、復(fù)查 n 自己重復(fù)確認(rèn) n 換人重復(fù)確認(rèn) n 關(guān)鍵點(diǎn)： n 物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認(rèn) n 關(guān)鍵信息重復(fù)確認(rèn)：時(shí)間、地點(diǎn) 5、備份 n 備不足、備意外 n 人 n 如：第二個(gè)緊急聯(lián)系人 n 財(cái) n 留出足夠的備用金 n 物 n 留余量，以備人員增加，物品丟失及損壞 四、突發(fā)事件預(yù)防與處理 n 你曾經(jīng)遇到過(guò)哪些突發(fā)事件 突發(fā)事件舉例 n 主持人遲到 n 電腦損壞 n 資料缺失 n 突發(fā)疾病