會(huì)務(wù)工作安排

1、做好會(huì)務(wù)工作要注意哪些事項(xiàng)？ 會(huì)務(wù)工作就是指會(huì)議的組織、保證與服務(wù)工作,就是會(huì)議活動(dòng)中的 重要組成部分。有序、高效地做好會(huì)務(wù)工作,就是會(huì)議取得預(yù)期效果的 重要保證。 會(huì)前:把握三個(gè)要點(diǎn) 制訂詳細(xì)的計(jì)劃。會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備 文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作,必須制訂詳細(xì)的計(jì) 劃。對(duì)大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議 ,應(yīng)成立秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、 后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組 ,若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理 組;對(duì)小型會(huì)議 ,也要成立秘書組或會(huì)務(wù)組。要將每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì) 小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作的責(zé)任明確到人。 根據(jù)分工落實(shí)。秘書組提前確定會(huì)議議程,印制好領(lǐng)導(dǎo)講

2、話、會(huì)議 文件、典型材料等 ;會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、會(huì)標(biāo)制 作等工作 ;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員與錄音、記錄人員,保證會(huì) 議期間及時(shí)到位 ;后勤組要提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族 掌握準(zhǔn)確 ,安排好食宿等 ,還要根據(jù)其她工作組的預(yù)算與意見,及時(shí)提供 各項(xiàng)后勤保障 ;安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低,做好會(huì)場及代表駐地 的安全保衛(wèi)工作。 會(huì)前反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào) 與現(xiàn)場檢查兩種方式 ,其中 ,現(xiàn)場檢查就是主要形式。會(huì)前檢查的重點(diǎn)就 是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會(huì)議 的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署 ,票證檢驗(yàn)人員的定崗

3、定位 ,交通指揮及主 席臺(tái)服務(wù)人員的就位 ,會(huì)議播放唱片的檢查等。 會(huì)中 :搞好三項(xiàng)服務(wù) 會(huì)中就是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間,從地點(diǎn)上可分為 場前服務(wù)、場內(nèi)服務(wù)、場外服務(wù)三個(gè)部分,各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào) ,并樹 立保密意識(shí) ,防止泄露機(jī)密。 場前服務(wù)。主要包括簽到與材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等工作。對(duì)規(guī)模 較大、時(shí)間較長的會(huì)議 ,要制訂場前服務(wù)活動(dòng)方案 ,明確工作人員 ,包括簽 到負(fù)責(zé)人、材料分發(fā)負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等;對(duì)小型會(huì)議、時(shí)間較 短的會(huì)議與大型會(huì)議中的每次分會(huì) ,也要簽到 ,以便統(tǒng)計(jì)人數(shù) ,掌握情況。 簽到一般采取在簽到薄上簽名 ,發(fā)放入場證、簽到卡 ,在名單上圈到等形 式 ,并同時(shí)

4、分發(fā)會(huì)議文件與材料。大中型會(huì)議,專門成立文件分發(fā)處。分 發(fā)文件要注意編號(hào)、登記、按組分發(fā) ,須會(huì)后收回的文件 ,要注明“會(huì)后 收回”字樣與收文人姓名、收文時(shí)間。對(duì)于屬于國家機(jī)密的文件材料 更應(yīng)嚴(yán)格登記 ,及時(shí)收回 ,以免泄密。 參會(huì)人員進(jìn)場時(shí) ,一般由工作人員引 導(dǎo)入座 ,特別要注意引導(dǎo)主席臺(tái)就座人員入座。 場內(nèi)服務(wù)。主要包括會(huì)議記錄、錄音、攝影攝像以及其她會(huì)場服 務(wù)。對(duì)大中型會(huì)議或重要會(huì)議 ,需拍攝照片、錄音、錄像 ,以便留存。同 時(shí) ,在主席臺(tái)下設(shè)立 “值班席” ,以便處理臨時(shí)事項(xiàng) ,聯(lián)系內(nèi)外、 傳遞信息。 會(huì)議工作人員要謹(jǐn)慎行事 ,不要干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議進(jìn)行中 ,如發(fā) 生臨時(shí)變動(dòng)情

5、況 ,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示 ,并根據(jù)指示采取應(yīng)急措施 ,妥善處 理。 場外服務(wù)。主要包括場外安全保衛(wèi) ,預(yù)防突發(fā)性事件發(fā)生 ,維護(hù)會(huì)場 秩序 ;落實(shí)與會(huì)人員的食宿安排 ,根據(jù)實(shí)際情況作出臨時(shí)性調(diào)整 ;設(shè)立醫(yī) 療室 ,搞好醫(yī)療服務(wù) ;備好車輛 ,方便與會(huì)人員外出等。 會(huì)后 :抓好三件事 善后服務(wù)。主要內(nèi)容有組織與會(huì)人員離會(huì)、整理會(huì)議記錄、起草 會(huì)議紀(jì)要、撰寫會(huì)議簡報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞等。組織與會(huì)人員離會(huì)時(shí),要 詳細(xì)了解與會(huì)人員返回原單位的時(shí)間與交通工具,協(xié)助購買飛機(jī)票、車 票或提供其她服務(wù)等。對(duì)個(gè)別需要暫留的代表,要妥善安置住宿。對(duì)會(huì) 議的記錄、簡報(bào)、新聞發(fā)布工作 ,要明確專人負(fù)責(zé) ,做好全程記錄。根據(jù)

6、 需要 ,及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要 ,或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對(duì)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì) 議紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作,要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度 , 確保會(huì)議記錄、報(bào)道等內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、簡明扼要、符合行文程序。 會(huì)后總結(jié)。召集會(huì)務(wù)工作人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),尋找工作差距 ,討論下 步意見 ,使以后辦理同類會(huì)議時(shí)有所借鑒。同時(shí),適當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)有功人員與 有關(guān)部門進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì) ,對(duì)在會(huì)務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng) 的批評(píng) ,如有嚴(yán)重失誤或玩忽職守的情況 ,則追究有關(guān)人員的責(zé)任。 會(huì)后督查。其目的就是對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行檢查與督促 , 確保會(huì)議精神落到實(shí)處 ,從三個(gè)方面做起 :一就是明確督辦人員。一般由 黨委辦、政府辦督查室同志兼任 ,也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門抽調(diào)。 明確分工 ,在某一階段專職專責(zé)。二就是健全登記制度,建立督查臺(tái)賬 , 逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng) ,下發(fā)督辦通知單 ,包括督辦內(nèi)容、督辦人、督 辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等,定