從會(huì)議的要素看會(huì)議公司的類型

1、從會(huì)議的要素看會(huì)議公司的類型從會(huì)議的要素看會(huì)議公司的類型上海市地方標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議 經(jīng)營(yíng)與服務(wù)第 1 部分：會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)（由 于本文主要談的是公司，因此本文采用“會(huì)議服務(wù)公司”這 一說(shuō)法）的定義如下：接受會(huì)議主辦方或會(huì)議委托方委托， 管理會(huì)議、負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)的履行，為會(huì)議提供部分或全部經(jīng) 營(yíng)性服務(wù)的企業(yè)、事業(yè)單位、協(xié)會(huì)等組織。其實(shí)這個(gè)定義的 涵蓋的不僅僅包括自行舉辦會(huì)議的公司，也包括作為服務(wù)方 提供會(huì)議服務(wù)的公司。自行舉辦會(huì)議的公司可以理解為沒(méi)有 外包服務(wù)，或自己委托自己的一種特殊服務(wù)情況。 不管如 何，一定要滿足共同的一點(diǎn)：會(huì)議經(jīng)營(yíng)或服務(wù)行為是該公司 常規(guī)的常態(tài)的經(jīng)營(yíng)行為。注意這里使用的

2、是“經(jīng)營(yíng)行為”而 不是“商業(yè)行為” ，因?yàn)榻?jīng)營(yíng)行為包含了商業(yè)行為（商業(yè)行 為是要盈利的） ，經(jīng)營(yíng)行為的涵蓋面更廣，可以盈利，可以 不贏利；可以短期不盈利，長(zhǎng)期盈利，應(yīng)為經(jīng)營(yíng)行為是為長(zhǎng) 遠(yuǎn)目標(biāo)服務(wù)的。因此，如果會(huì)議的經(jīng)營(yíng)與服務(wù)不是該公司的 常態(tài)經(jīng)營(yíng)范圍的肯定不是會(huì)議服務(wù)公司。然而，究竟是怎么 劃分會(huì)議服務(wù)公司的類別呢？對(duì)這個(gè)問(wèn)題，楚有才根據(jù)多年 的觀察和思考做了一個(gè)簡(jiǎn)單的分類，在分類之前，為了把這 個(gè)問(wèn)題說(shuō)清楚，我們先說(shuō)說(shuō)會(huì)議的五個(gè)要素，然后根據(jù)不同 公司對(duì)不同要素的緊密程度和關(guān)系進(jìn)行分類： 一個(gè)會(huì)議要 稱之為會(huì)議，必須滿足以下 5 個(gè)要素： 1. 會(huì)議的議題：會(huì)議 的“議題”是解決為什么開(kāi)會(huì)？

3、要道到什么目的？因此會(huì)議 的議題是會(huì)議的最核心要素，會(huì)議的議題還可以細(xì)化為會(huì)議 的目的、主題和議程。 2. 會(huì)議的發(fā)起人：發(fā)起人可以是各 類法人，也可以是自然人。是發(fā)起一個(gè)會(huì)議的人或機(jī)構(gòu)。一 般稱之為主辦方，也可以是多方聯(lián)合發(fā)起。 3. 會(huì)議的組織 者：為大會(huì)提供具體落實(shí)、保障工作的人或機(jī)構(gòu)，通常稱之 為承辦方，通俗來(lái)說(shuō)就是指具體干活的人。在國(guó)內(nèi)， 2 和 3 可以是且很多情況下是同一個(gè)人或機(jī)構(gòu)，尤其是各種協(xié)會(huì)。 4參加會(huì)議的人：除了主辦方（大會(huì)主席和工作人員）之 外，參加會(huì)議的人可以分為演講嘉賓（以及主持人） 、特邀 嘉賓（ VIP 、觀察員、見(jiàn)證人等等） 、各類參會(huì)代表。不同類 型的會(huì)議對(duì)

4、參會(huì)代表又進(jìn)行了各種各樣的分類，在此不再細(xì) 說(shuō)。 5舉辦會(huì)議的場(chǎng)所：任何會(huì)議的召開(kāi)，不能沒(méi)有一個(gè) “特定”的場(chǎng)所，這個(gè)場(chǎng)所可以是常規(guī)的會(huì)議場(chǎng)所，例如賓 館、會(huì)議中心、劇院、會(huì)堂、會(huì)所、度假村也可以是特 殊的場(chǎng)所，例如游船、郵輪艦艇、博物館、教堂、古堡、市 政廳、創(chuàng)意園區(qū)有人可能說(shuō)虛擬會(huì)議呢？虛擬會(huì)議其實(shí) 也有特定的場(chǎng)所，比如，共享同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)虛擬會(huì)議室、共享 專有的網(wǎng)絡(luò)接入 . 根據(jù)一個(gè)會(huì)議服務(wù)公司同上述幾個(gè)要 素的聯(lián)系緊密程度和關(guān)， 可以把會(huì)議服務(wù)公司分為三類： A ： 商業(yè)會(huì)議公司 /會(huì)議經(jīng)營(yíng)公司： 這類公司通常自己發(fā)起、 組織 會(huì)議，自行邀請(qǐng)各類參會(huì)人員、自行負(fù)責(zé)會(huì)議的招商和會(huì)議 的財(cái)務(wù)盈

5、虧、自行聯(lián)系并選擇會(huì)議的場(chǎng)所，會(huì)議的五要素都 是自己負(fù)責(zé)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，這樣的公司往往既是主辦方，又是 承辦方。這樣的公司在歐洲比較多，尤其是以英國(guó)為代表。 說(shuō)白了這樣的公司就是以運(yùn)營(yíng)和經(jīng)營(yíng)會(huì)議盈利或把會(huì)議作 為公司的戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的。這類公司還可以再分細(xì)一點(diǎn)，根 據(jù)盈利的比重，可以分為如下兩類： A1: 把“會(huì)議”當(dāng)作一 種“產(chǎn)品”，通過(guò)這種產(chǎn)品的銷售和服務(wù)盈利，會(huì)議產(chǎn)品是 該公司的核心產(chǎn)品以及主要利潤(rùn)來(lái)源。這是商業(yè)會(huì)議公司的 主要Players。比如，上海的“決策者（CDMC ）”、“都賽（Duxes八“翱蒲（Oppland八“捷培森（JFPS）”、大連的 百奧泰等等、外資的也有一些，例如 IB

6、C 、 Euromony、 CMT 等等。這類公司一般每年舉辦十幾數(shù)十個(gè)會(huì)議，雖說(shuō)不是每 個(gè)會(huì)議都有很強(qiáng)的盈利能力，我想應(yīng)該滿足二八定律，也就 是 80%的利潤(rùn)來(lái)自 20%的會(huì)議。 這個(gè)類別中比較極端的例子 是“達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇” ，每年的工作就是定期定點(diǎn)舉辦 世界經(jīng)濟(jì)論壇，國(guó)內(nèi)的仿效者有亞布力“中國(guó)企業(yè)家論壇” ， 論壇本身就是一個(gè)會(huì)議機(jī)構(gòu)。 A2: 自主舉辦并承辦會(huì)議， 會(huì)議業(yè)務(wù)也相當(dāng)大，但是舉辦和經(jīng)營(yíng)會(huì)議主要還是為公司的 核心產(chǎn)品服務(wù)。例如一些媒體公司、指數(shù)公司、咨詢公司， 如果一定要舉例子，例如上海的易貿(mào)（ CBI ）旗下的“易貿(mào) 商務(wù)”，雖然每年舉辦上百場(chǎng)會(huì)議，但是易貿(mào)的核心業(yè)務(wù)是

7、圍繞大宗商品的交易服務(wù)，因此 CBI 的核心產(chǎn)品不是會(huì)議，但是會(huì)議又是為他為自己的產(chǎn)業(yè)鏈的客戶服務(wù)的，當(dāng)然 CBI 舉辦的會(huì)議是收取注冊(cè)費(fèi)和贊助費(fèi)的。一些媒體（經(jīng)濟(jì)學(xué)人 集團(tuán)下的經(jīng)濟(jì)學(xué)人會(huì)議、 財(cái)富全球論壇年會(huì)、 FT 中文網(wǎng) 等）成立了自己的會(huì)議機(jī)構(gòu)，也常常舉辦大量的會(huì)議，但是 會(huì)議不是他的主要盈利手段，而是為公司其他產(chǎn)品服務(wù)的。 國(guó)內(nèi) ,許多公司越來(lái)越重視了線下交流和會(huì)議的重要性，開(kāi)始嘗試把自己的會(huì)議作大作強(qiáng)， 例如 36 氪的 WISE 創(chuàng)業(yè)大會(huì)現(xiàn) 在可以做到 1000 人以上，但是這些會(huì)議不是主營(yíng)業(yè)務(wù)，他 自己也不把自己當(dāng)作會(huì)議公司，但實(shí)際上是一個(gè)很專業(yè)的選 手。 注 1：人力資源智享

8、會(huì)是一個(gè)特別的公司，是從A1 演變?yōu)?A2 的公司（我在丁香園對(duì)會(huì)展業(yè)的啟示一文中詳 細(xì)說(shuō)過(guò)這個(gè)案例，感興趣的讀一下此文） 。 住 2：在中國(guó)， 由于市場(chǎng)化程度不高或?yàn)榱恕笆″X” （經(jīng)濟(jì)原因） ，肥水不流 外人田（文化原因） 、也由于特殊的原因（政治原因） ，產(chǎn)生 了一個(gè)特別的現(xiàn)象，那就是大多數(shù)的協(xié)會(huì)和學(xué)會(huì)既是主辦方 又是承辦方，一般不對(duì)外外包會(huì)議的組織和策劃服務(wù)，比較 典型的是中華醫(yī)學(xué)會(huì)、中國(guó)科協(xié)，這些協(xié)會(huì)一般都有一個(gè)專 門的學(xué)術(shù)會(huì)務(wù)部承擔(dān)本機(jī)構(gòu)的會(huì)議， 因此可以歸為 A1 或 A2 。 B: 會(huì)議（中介）服務(wù)公司： 這一類公司是通過(guò)參與主辦方 （簡(jiǎn) 稱“甲方”）的會(huì)議競(jìng)標(biāo)，獲得服務(wù)商資格，

9、參與甲方的會(huì) 議的全流程或部分流程的組織和策劃服務(wù)，負(fù)責(zé)會(huì)議的部分 要素。因此，這類公司本質(zhì)上提供的是中介服務(wù)，根據(jù)合同 整合供應(yīng)商并把控質(zhì)量。這一類公司根據(jù)參與外包服務(wù)的深 入程度， 又可以分為三類： B1: 綜合性的會(huì)議中介服務(wù)公司： 說(shuō)白了這類公司就是靠這個(gè)盈利， 因此綜合能力較強(qiáng)， 比如， 自行開(kāi)發(fā)或租賃會(huì)議信息系統(tǒng)（綜合性的會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí) 現(xiàn)會(huì)議的各種需求和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)， 例如注冊(cè)收費(fèi)， 論文提交， 住宿預(yù)定等等） 。會(huì)議服務(wù)的收入是這類公司的大頭。 B2: 會(huì) 獎(jiǎng)公司 : 主要是一批以商務(wù)旅行社轉(zhuǎn)型承接會(huì)議服務(wù)的公 司，但是傳統(tǒng)的（團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)勵(lì)）旅游業(yè)務(wù)還是本公司的大頭， 會(huì)議服務(wù)業(yè)務(wù)

10、是根據(jù)甲方的需求（例如年會(huì)、團(tuán)隊(duì)拓展）延 伸開(kāi)來(lái)的。盡管會(huì)獎(jiǎng)業(yè)務(wù)越來(lái)越重要，但是會(huì)議服務(wù)只是這 類公司的一個(gè)板塊。服務(wù)的會(huì)議主要是公司會(huì)議。注：一些 公關(guān)公司、咨詢公司、廣告公司、活動(dòng)公司在服務(wù)甲方的過(guò) 程中發(fā)現(xiàn)他們也可以承接甲方的會(huì)議，這類公司其實(shí)和 B2 很類似，可以和 B2 歸為一類，共同點(diǎn)就是會(huì)議服務(wù)是 從甲方的需求延伸出來(lái)的，主營(yíng)業(yè)務(wù)是其他的甲方委托業(yè) 務(wù)。C :會(huì)議延伸支持服務(wù)： 這類公司既不是 A ,也不是B , 更多的是甲方、 A1 或 B1 的供應(yīng)商。 C 類公司為會(huì)議提供專 業(yè)咨詢服務(wù)，例如選址服務(wù)（我在會(huì)議選址的前世今生 一文詳細(xì)說(shuō)過(guò)） ；例如還有演講人經(jīng)紀(jì)公司（我在中國(guó)

11、為 什么沒(méi)有演講人經(jīng)紀(jì)公司一文詳細(xì)說(shuō)過(guò)） ；例如，純技術(shù) 服務(wù)公司（我在會(huì)鴿讓會(huì)議飛起來(lái)一文詳細(xì)說(shuō)過(guò)） C 類公司是這個(gè)行業(yè)的好伙伴，好幫手。 C 類公司也可以直 接為甲方提供技術(shù)服務(wù)，因此 B1 類別的公司對(duì) C 類公司的 心情很復(fù)雜，換句話說(shuō)，由于解決了技術(shù)難題的后顧之憂使 得甲方自己辦會(huì)更簡(jiǎn)單。 C 類公司的出現(xiàn)就是立足于深度和 專業(yè)性發(fā)展，解決了甲方的某一項(xiàng)后顧之憂，但是他本身又 不提供綜合性服務(wù)。 我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在有一種趨勢(shì)，好像上 述分類似乎越來(lái)越不準(zhǔn)確了， 越來(lái)越模糊了， 因?yàn)榛ビ薪徊妗?滲透和融合，比如，有的 A1 公司也開(kāi)始做 B2 的旅游業(yè)務(wù)了。 因?yàn)椋憾嘣€是專業(yè)化是一個(gè)選擇矛盾，做服務(wù)還是做產(chǎn) 品是一個(gè)選擇矛盾，做工具還是做平臺(tái)是一個(gè)選擇矛盾，縱 向領(lǐng)域還是橫向領(lǐng)域是一個(gè)選擇矛盾， 外