企業(yè)檔案管理工作課件

1、2019/2/20 企業(yè)檔案管理工作企業(yè)檔案管理工作 Monica 2011-02-20 *公司 Page 2 企業(yè)檔案管理的必要性 認(rèn)知企業(yè)檔案管理 公司檔案管理制度簡介 Page 3 檔案及企業(yè)檔案 電子文件及電子檔案 企業(yè)檔案構(gòu)成類型 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程及方式 認(rèn)識企業(yè)檔案管理認(rèn)識企業(yè)檔案管理 Page 4 檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社 會活動中直接形成的有價值的各種形式 的歷史紀(jì)錄。 檔案工作基本術(shù)語 檔案&企業(yè)檔案 企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和 管理活動中形成的具有保存價值的各種 形式的文件。 企業(yè)檔案工作規(guī)范 Page 5 電子文件 &電子檔案 電子文件是指機關(guān)、團體、企

2、事業(yè)單位和其他組織在 處理公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、 傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同 形式的信息記錄。 電子文件管理暫行辦法 Page 6 電子文件 &電子檔案 電子檔案是具有保存價值的歸檔電子 文件和相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持 軟件。 企業(yè)檔案工作規(guī)范 Page 7 企業(yè)檔案構(gòu)成類型 Page 8 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程及方式 Page 9 企業(yè)檔案管理的必要性 認(rèn)知企業(yè)檔案管理 公司檔案管理制度簡介 Page 10 良好的檔案管理的作用 檔案管理的意義 檔案管理對企業(yè)的價值貢獻(xiàn)點 企業(yè)忽視檔案工作可能引發(fā)的主要風(fēng)險 企業(yè)檔案管理的必要性 Page 11 良好的檔

3、案管理的作用 良好的檔案管理 有助于企業(yè)增加技術(shù)和知識儲備，促進(jìn)企業(yè) 保護(hù)好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā) 展提供強有力的保障； 有助于企業(yè)在市場競爭中增強抵御風(fēng)險的能 力，并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用， 維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益； Page 12 良好的檔案管理的作用 良好的檔案管理（續(xù)） 有助于企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠 信度，樹立企業(yè)形象； 有助于企業(yè)加強自身文化建設(shè)，利用豐富生 動的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng) 員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提 升企業(yè)的文化品位。 Page 13 檔案管理的意義 企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理等各項活動 中直

4、接形成的，對企業(yè)發(fā)展和國家、社會具有查 考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、 實物等不同形式的歷史記錄。是記錄和反映企業(yè) 各項活動和歷史面貌的第一手材料，反映了企業(yè) 成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資 源，也是企業(yè)文化的積淀。 Page 14 檔案管理對企業(yè)的價值貢獻(xiàn)點 Page 15 企業(yè)忽視檔案工作可能引發(fā)的主要風(fēng)險 企業(yè)核心成果流失 企業(yè)權(quán)益失去保障 企業(yè)歷史失去記憶 知識資產(chǎn)無法積累 Page 16 企業(yè)檔案管理的必要性 認(rèn)知企業(yè)檔案管理認(rèn)知企業(yè)檔案管理 公司檔案管理制度簡介 Page 17 公司檔案管理類目體系 檔案的移交歸檔 檔案的利用 企業(yè)檔案管理制度簡介企業(yè)檔案管

5、理制度簡介 Page 18 公司檔案管理制度（簡介） 第一章 總則 第二章 歸檔范圍及保管期限 第三章 歸檔時間及質(zhì)量要求 第四章 檔案的整理 第五章 檔案室的管理 第六章 檔案利用制度 第七章 檔案保密制度 第八章 檔案人員的崗位職責(zé) Page 19 公司檔案管理類目體系 我公司檔案類目體系采用兩級類目的 形式將公司檔案分成了6個一級類目， 各一級類目下設(shè)了總計29個二級類目， 該類目體系體現(xiàn)在歸檔文件類目、歸 檔范圍及保管期限表中，檔案的歸檔、 分類整理工作以此表為依據(jù)開展。 Page 20 公司檔案管理類目體系（續(xù)） 行政人事類（XZ） 經(jīng)營管理類（JY） 產(chǎn)品科研類（CP） 工程項目類

6、（GC） 圖書資料類（TS） 實物檔案類（SW） 一級類目 規(guī)章制度（01） 公務(wù)文件（02） 質(zhì)量管理（07） 其它文件（08） 空調(diào)項目（01） 消防項目（02） 水處理項目（03） 除塵項目（04） 二級類目 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)（01） 行政人事（02） 樣本資料（05） 其它 二氧化氯發(fā)生器（01） 風(fēng)電潤滑系統(tǒng)（02） 礦井救生（03） 榮譽類（01） 紀(jì)念品（02） 印信類（03） 歸 檔檔 件 文 類 目 （ 歸 檔 范 圍 ） Page 21 檔案的移交歸檔 歸檔程序 （一） 日 常 積 累 填 寫 文 件 移 交 清 單 檔 案 交 接 簽 字 確 認(rèn) 分 類 整 理 Page 22

7、（二）檔案的移交歸檔 日常積累 在日常工作中應(yīng)根據(jù)公司檔案歸檔范圍，將能反 映公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及崗位工 作真實情況的、對將來工作具有查考利用價值或 指導(dǎo)意義的文件資料按照能體現(xiàn)事務(wù)發(fā)展規(guī)律的 順序集中留存下來。 歸檔程序（續(xù)1） （一） Page 23 （二）檔案的移交歸檔 分類整理 所有歸檔文件以反映一個完整問題、事件、項 目為一件（卷）進(jìn)行整理，并根據(jù)文件的內(nèi)容參 照檔文件材料范圍、保管期限表及分類編號方 案進(jìn)行一級類目和二級類目（年度/產(chǎn)品型號/ 項目）的歸類。 歸檔程序（續(xù)2） （一） Page 24 （二）檔案的移交歸檔 填寫文件移交清單 填寫文件移交清單的目的是便于

8、檔案交接 雙方確認(rèn)交接文件的內(nèi)容、數(shù)量以明確檔案管理 責(zé)任，因此移交人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容詳細(xì)填寫文件 移交清單。 歸檔程序（續(xù)3） （一） Page 25 （二）檔案的移交歸檔 填寫文件移交清單（續(xù)1） 歸檔程序（續(xù)3） （一） （ 建設(shè)單位 ： 項目名稱 ） 電電 子子 文文 件件 移移 交交 清清 單單 移交部門： 序號 責(zé)任者 文 件 內(nèi) 容 日 期 文件 格式 密級 備注 （ 建設(shè)單位 ： 項目名稱 ） 紙紙 質(zhì)質(zhì) 文文 件件 移移 交交 清清 單單 移交部門： 序號 文號 責(zé)任者 文 件 內(nèi) 容 日 期 頁數(shù) 份數(shù) 密級 備注 Page 26 （二）檔案的移交歸檔 填寫文件移交清單（續(xù)2

9、） 歸檔程序（續(xù)3） （一） 序號 合同 號 所屬項目 供應(yīng)商 采購物品 總金額 日 期 頁數(shù) 份數(shù) 合 同 文 件 移 交 清 單 移交部門：移交部門： 合 格 供 應(yīng) 商 資 料 移 交 清 單 移交部門： 序號 供應(yīng)商名稱 資 質(zhì) 文 件 產(chǎn)品 頁數(shù) 1 Page 27 （二）檔案的移交歸檔 檔案的交接與簽收 移交人將需移交的檔案文件（紙質(zhì)、電 子版）連同相應(yīng)的移交清單交檔案管理員核 對確認(rèn)無誤后再交交接雙方部門負(fù)責(zé)人簽字 即完成檔案移交工作。 歸檔程序（續(xù)4） （1） Page 28 （二）檔案的移交歸檔 產(chǎn)品科研類： 在產(chǎn)品鑒定驗收后1個月內(nèi)歸檔，后期銷售推 廣階段的文件參照行政人事

10、類文件進(jìn)行進(jìn)行收集 歸檔； 工程項目類： 在項目驗收后1個月內(nèi)歸檔，項目時間較長的 可以分項目階段進(jìn)行歸檔，項目交付使用后的售 后服務(wù)資料參照行政人事類文件進(jìn)行進(jìn)行收集歸 檔； 歸檔時間 （2） Page 29 （二）檔案的移交歸檔 歸檔時間（續(xù)1） （2） 行政人事類、經(jīng)營管理類： 在文件材料辦結(jié)后的次年3月底以前移交到檔 案室歸檔； 實物及聲像檔案： 貴重禮品和獎杯、獎牌等應(yīng)及時向檔案室登 記造冊，實物可由部門暫時保管；另外錄音、 錄像、照片等隨相關(guān)文件材料一同移交檔案室 , 統(tǒng)一編號。 Page 30 （二）檔案的移交歸檔 歸檔時間（續(xù)2） （2） 其它文件 參加會議文件、國內(nèi)外考察、學(xué)

11、習(xí)與培訓(xùn)、 談判、技術(shù)交流、研討會、鑒定會等帶回來的 各種技術(shù)文件材料，出差人員在報銷差旅費之 前將文件移交檔案室歸檔；特殊情況下，對于 有保存價值的信函、電傳、電報、談話備忘錄 等應(yīng)加蓋公章或由經(jīng)辦人簽名后歸檔。 Page 31 （二）檔案的移交歸檔 歸檔范圍（續(xù)3） （3） 以歸檔文件類目、歸檔范圍及保管期限表為依 據(jù)，因?qū)嶋H工作內(nèi)容復(fù)雜多變，各部門需移交的文件 范圍不限于此表，各部門應(yīng)本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，將所 有有必要長期、永久留存的對公司有利用價值的文件 材料主動移交到檔案室。 工程項目類檔案的詳細(xì)歸檔范圍參見建設(shè)工程文 件歸檔整理規(guī)范（GBT50328-2001）中的“建設(shè)工 程文件歸

12、檔范圍和保管期限表”。 Page 32 （二）檔案的移交歸檔 歸檔質(zhì)量要求 （4） 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。具有 長期保存價值的文件材料的歸檔率、完整率、準(zhǔn) 確率應(yīng)達(dá)到100。 歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確反映公司各項活動的 真實內(nèi)容和歷史過程。 歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。 文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4，圖紙宜采用國 家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 Page 33 （二）檔案的移交歸檔 歸檔質(zhì)量要求（續(xù)1） （4） 紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，和耐久性強 的紙張、光盤等載體。 電子文件歸檔時，要使用耐久的載體，可根據(jù)實際 情況采用光盤、硬盤等載體，禁止用軟盤等易壞載體， 歸檔前要進(jìn)行

13、病毒的檢測，并且要保證電子文件可讀。 歸檔前由檔案部門驗收，文件材料在歸檔前遺失， 文件形成部門或經(jīng)辦人應(yīng)盡力彌補，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 Page 34 （三）檔案的利用 檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外傳。 外單位人員未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。 閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶 外出。需要借出檔案的，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 利用公司絕密、機密的技術(shù)資料、科研成 果、發(fā)明創(chuàng)造、新工藝等技術(shù)檔案，未經(jīng)分 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁利用。 Page 35 （三）檔案的利用 申請者 姓名 所屬 部 門 借閱時間 檔名稱 用 途 利 用 方 式 部門 負(fù)責(zé)人 分管 領(lǐng)導(dǎo) 歸還時間 檔 案 利 用 申 請

14、單 利用檔案，必須履行審批、登記、簽收手續(xù)。 Page 36 （三）檔案的利用 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要 時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要 長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得私自 轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拍照、拆卸、損污，歸還 時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事 人責(zé)任。 Page 37 （三）檔案的利用 借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及 時追查，并報告移交部門及檔案室及時處理。 絕密文件、珍貴的實物檔案等一律不準(zhǔn)外 借，否則追究相關(guān)人責(zé)任。 凡重大項目的規(guī)劃設(shè)計、方案設(shè)計、施工 圖設(shè)計等技術(shù)機密，涉及不宜公開的公司機 密等檔案，應(yīng)做秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范 圍，需要查閱者須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 Page 38 （三）檔案的利用 凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行 查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán) 格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。 凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計數(shù)字，未做結(jié)論的內(nèi)部 調(diào)配、考察、評議，不宜公開的方針政策規(guī) 定，個人隱私等檔案，應(yīng)