訂單編制處理流程管理辦法.doc

1、1 、目的為保證迅速、準(zhǔn)確接收和處理客戶訂單，提高公司的內(nèi)部各部門運(yùn)營(yíng)狀況，確保終端客戶的庫存周轉(zhuǎn)迅速，確保公司財(cái)務(wù)資金快速良好運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理辦法。2、范圍使用范圍：本辦法適用于無錫愛瑪車業(yè)有限公司營(yíng)銷分部及其各下級(jí)相關(guān)業(yè)務(wù)下行政單元。3、主要責(zé)任單位、解釋單位3.1：營(yíng)銷分部及其下級(jí)各行政單元各相關(guān)業(yè)務(wù)部門均為本辦法的責(zé)任單位。3.2：業(yè)務(wù)受理科負(fù)責(zé)接收客戶原始訂單及初審草稿訂單并生成提貨單。3.3：計(jì)調(diào)科負(fù)責(zé)審核提貨單并編制發(fā)貨計(jì)劃。3.4：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)確認(rèn)提貨單。3.5：儲(chǔ)運(yùn)科負(fù)責(zé)安排發(fā)運(yùn)提貨單。3.6：營(yíng)銷分部為本辦法的主要解釋單位。4、管理規(guī)定4.1：訂單處理管理辦法的主要內(nèi)容：4.

2、2訂單處理流程內(nèi)容及管理實(shí)施規(guī)定：訂單處理流程簡(jiǎn)圖接收、審核原始生成提貨單審核提貨單編制發(fā)貨計(jì)劃訂單，核算貨款儲(chǔ)運(yùn)科發(fā)貨 / 到岸通知接收訂單、初審訂單確認(rèn)貨款客戶代表對(duì)初審整理好的訂單，在一個(gè)工作日內(nèi)負(fù)責(zé)向客戶催款。對(duì)于正常訂單在七個(gè)工作日內(nèi)未到款，視為無效訂單。 特殊訂單在確定技術(shù)配置可實(shí)施后，款到1 個(gè)工作日內(nèi)方可給予下發(fā)特殊訂單生產(chǎn)計(jì)劃，特殊訂單款到15 個(gè)工作日內(nèi)給予發(fā)貨。客戶代表負(fù)責(zé)和客戶核算貨物數(shù)量及貨款， 以電話、傳真或網(wǎng)絡(luò)的形式告知客戶。并要求客戶辦款后，立即告知公司打款金額和銀行名稱。辦款公戶必須傳真銀行結(jié)算憑證，并由客戶審核憑證信息（匯款時(shí)間、賬戶名、匯入行、賬號(hào)等）信息

3、，方可實(shí)施賬款先行錄入。異常信息顯示憑證不能實(shí)施先行錄入及實(shí)施發(fā)貨，違反財(cái)務(wù)管理規(guī)定者，給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失者，按照公司人事管理規(guī)定給予處罰。經(jīng)銷商通知客戶代表款到后， 客戶代表及時(shí)在財(cái)務(wù)處確認(rèn)客戶貨款金額， 如有雷同款項(xiàng)需一方經(jīng)銷商傳真匯款憑證后方可記錄到款金額。 為了便于公司各部門業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)高效及時(shí)，當(dāng)日款當(dāng)日確定并記錄并納入月度績(jī)效考核中，單筆款到 3 個(gè)工作日內(nèi)無人認(rèn)者，月度績(jī)效考核扣 3 分，7 個(gè)工作日內(nèi)單筆款到無人認(rèn)款者， 月度績(jī)效考核扣 8 分，一周至一月之內(nèi)無認(rèn)款者， 扣績(jī)效 15 分。一月以上無認(rèn)款者，當(dāng)月績(jī)效扣 20 分。由績(jī)效科給予考核并納入月度考核記錄中。每月度政策報(bào)

4、告或部分客戶特殊申請(qǐng)政策報(bào)告單，第一時(shí)間抄送財(cái)務(wù)部、計(jì)調(diào)科、訂單處理員處備案。 客戶代表將確認(rèn)款到訂單（表單信息準(zhǔn)確無誤），整理后由訂單處理員生成提貨單。特殊價(jià)格訂單，須有領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的報(bào)告單方可給予打印提貨單， 任何人不得口頭通知訂單處理員或者私自打印提貨單。違反規(guī)定者單筆訂單扣除責(zé)任人月度績(jī)效 5 分。特殊價(jià)格計(jì)量不計(jì)任何政策車型， 須注明“T”標(biāo)示，“T”須在產(chǎn)品名稱之前標(biāo)注，例“ T 玲瓏”。為保證訂單數(shù)據(jù)、 生產(chǎn)計(jì)劃制定的準(zhǔn)確性， 當(dāng)日款到訂單當(dāng)日打印完畢，無特殊情況， 嚴(yán)禁更改車型及顏色數(shù)量。 對(duì)于月末考核或政策變動(dòng)時(shí)， 為保證公司政策活動(dòng)實(shí)施的嚴(yán)肅性， 訂單車型及數(shù)量必須符合到款

5、余額， 并全部生成提貨單， 無公司特殊情況， 嚴(yán)禁客戶更改車型數(shù)量及變動(dòng)政策。 客戶代表需做好溝通協(xié)調(diào)工作并納入月度績(jī)效考核， 無積極協(xié)調(diào)溝通者， 當(dāng)月績(jī)效扣 10 分。整車附件發(fā)放按照整車附件發(fā)放管理規(guī)定實(shí)施。提貨單生成后， 分發(fā)給各片區(qū)客戶代表， 由客戶代表初審后簽字確認(rèn)， 初審到款訂單到財(cái)務(wù)處簽字。財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)后直接交至計(jì)調(diào)科審核提貨單。訂單處理員負(fù)責(zé)初審提貨單與原始訂單的正確相符性， 審核是否錯(cuò)打數(shù)量、車型、顏色、配置及相應(yīng)的電池和附件數(shù)量。訂單處理員將審核無誤后打印提貨單。計(jì)調(diào)科專人負(fù)責(zé)審核提貨單， 審核后的提貨單為標(biāo)準(zhǔn)提貨單。審核提貨單納入月度績(jī)效考核中， 審核提貨單準(zhǔn)確無誤， 由

6、于提貨單未審核出錯(cuò)誤而經(jīng)其他部門給予修正換回公司經(jīng)濟(jì)損失者，月度錯(cuò)單 10 起以下，績(jī)效扣分 3 分，月度錯(cuò)單 15 起以上，績(jī)效扣分 10 分。給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失 500元以下，責(zé)任人共同承擔(dān)，損失在 500以上，根據(jù)公司人事管理制度給予處罰。 提貨單審核為責(zé)任倒推考核， 提貨單審核者考核上一級(jí)初審者到客戶代表， 績(jī)效扣分標(biāo)準(zhǔn)按照以上扣分標(biāo)準(zhǔn)。 審核后的提貨單交至統(tǒng)計(jì)分析處錄入數(shù)據(jù)源。為確?？畹接唵渭皶r(shí)高效處理，提高公司運(yùn)營(yíng)速度， 由計(jì)劃負(fù)責(zé)根據(jù)款到訂單發(fā)貨計(jì)劃的編制， 計(jì)劃調(diào)度根據(jù)庫存明細(xì)及生產(chǎn)明細(xì)負(fù)責(zé)編排訂單發(fā)貨計(jì)劃。遵循款到訂單的先后順序。準(zhǔn)確計(jì)劃表單信息，對(duì)于自提客戶，由計(jì)劃調(diào)度

7、負(fù)責(zé)和客戶代表溝通確定自提貨物時(shí)間。 在計(jì)劃表單信息中注明準(zhǔn)確時(shí)間。便于物流調(diào)度安排實(shí)際發(fā)貨時(shí)間。 每日發(fā)貨計(jì)劃有計(jì)劃調(diào)度按時(shí)抄送給客戶代表、 售后部、儲(chǔ)運(yùn)科，便于相關(guān)部門做好業(yè)務(wù)銜接工作。 計(jì)劃調(diào)度統(tǒng)計(jì)當(dāng)日發(fā)貨需求明細(xì)，交至銷售調(diào)度便于和生產(chǎn)部做好先后入庫工作。每日計(jì)劃車型需求須每天兩次提報(bào)給生產(chǎn)部。對(duì)于當(dāng)天發(fā)貨計(jì)劃， 客戶代表保持和物流及其它相關(guān)部門密切溝通， 確保貨物當(dāng)天及時(shí)出庫。 客戶代表負(fù)責(zé)跟進(jìn)， 對(duì)于提貨單，儲(chǔ)運(yùn)科于 7 個(gè)工作日內(nèi)未能出貨，公司視為無效提貨單。有計(jì)劃調(diào)度負(fù)責(zé)跟進(jìn)收回原始提貨單，交至客戶代表到財(cái)務(wù)辦理退單手續(xù)。 儲(chǔ)運(yùn)科在發(fā)運(yùn)中， 出現(xiàn)異議，由客戶代表協(xié)助物流部和客戶進(jìn)行溝通處理。貨物到岸通知單有物流部負(fù)責(zé)傳真給客戶，確保每