采購培訓(xùn)之—談判與議價(jià)技巧

1、采購培訓(xùn)之談判與議價(jià)技巧 一個(gè)成功的談判應(yīng)做好兩個(gè)部分工作，第一部分是了解談判的過程，第二部分是進(jìn)行談判預(yù)備。談判過程包括理解談判的定義和目的，何時(shí)進(jìn)行談判，有效談判有哪些障礙，成功談判者的特點(diǎn)，推動(dòng)談判的技巧，和談判中的洞察力。談判預(yù)備包括了解對方的意圖，確立你和對手的地位，確定關(guān)鍵問題之所在，制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)，以及合理地組織。談判是雙方達(dá)成相互滿足的共識，所以雙贏也就成為談判的目的。 從買方來講以下五個(gè)因素會(huì)導(dǎo)致談判發(fā)生。 （1）至少兩個(gè)以上供應(yīng)商 （2）賣方有意介入 （3）有了清晰的規(guī)格 （4）投標(biāo)者間存在差異 （5）選購額大到足以涵蓋競標(biāo)成本。成功談判的阻礙。 成功談判者的特點(diǎn)包括計(jì)

2、劃能力、清楚而機(jī)敏的思路、有劇烈成功干、對他人意見的接受能力、自制力、了解人性、擅長傾聽等等。但全部這些都需要經(jīng)過不斷的訓(xùn)練和實(shí)踐以及團(tuán)隊(duì)人員的相互補(bǔ)充。 推動(dòng)談判的技巧。第一個(gè)是吸取以往的教訓(xùn)，對剛完成的談判進(jìn)行小結(jié)，哪里成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。第二是小組會(huì)議，它可用以解決談判小組內(nèi)的分歧，對戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)修訂。如是一人的談判，你可支配讓人叫你接聽電話，或告知對方時(shí)間有限，晚點(diǎn)再答復(fù)。 談判的預(yù)備 這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，假如沒有充分地預(yù)備，即使口齒伶俐、能說會(huì)道也只能收效甚微。下面列出談判預(yù)備的八個(gè)步驟。 1.分析對

3、方的方案。評估價(jià)格、運(yùn)送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。 2.確立自己的目標(biāo)。詳細(xì)定下你的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、運(yùn)送、規(guī)格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對方說“你盡量”。 3.定下方案。對每個(gè)問題要定出最佳方案、目標(biāo)方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應(yīng)策略。 4.分析對方的地位。你同樣可估計(jì)一下對方可能的地位，這易于預(yù)估其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范圍。5.確定和組織問題?，F(xiàn)在可以組織問題，并列出雙方在各個(gè)問題上的相同和不同之處。要記住每個(gè)爭辯點(diǎn)都要有牢靠的資料加以支持。 6.計(jì)劃你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。三個(gè)實(shí)用戰(zhàn)略是a）避談本方立場，先是摸索

4、對方觀點(diǎn)。這往往用于對方很想達(dá)成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。b）直接講出你的最抱負(fù)方案。這通常用于你已了解對方的方案。c）講出你的最抱負(fù)方案，緊接著講出你的目標(biāo)方案。這往往用于當(dāng)你處在弱勢但又有能力說服對方的時(shí)候。戰(zhàn)術(shù)的合理利用能使計(jì)劃成功實(shí)施。這些戰(zhàn)術(shù)包括： 1）將問題安重要性排序2）聰敏的提問以得到盡量多的信息，而不是“是”或“不是”的回答3）有效地聽4）保持主動(dòng)5）利用牢靠的資料6）利用沉思，這可使對方感到緊急而進(jìn)行進(jìn)一步的爭論7）避免心情化，這會(huì)使談判對人而不是對事8）利用談判的間隙從新思索，避免給對方牽制8）不要擔(dān)憂說“不”9）清晰最終期限10）留意體態(tài)語言11）思路開闊，不要被預(yù)想

5、的計(jì)劃束縛創(chuàng)造性12）把談判內(nèi)容記錄下來以便轉(zhuǎn)成最終合同。 7.選擇談判團(tuán)隊(duì)。選出隊(duì)長，其他成員必需明確自己的任務(wù)并支持隊(duì)長。 8.定出談判的議程。哪些問題要爭論、誰來爭論以及會(huì)議的流程都要預(yù)先確定。記住把主場設(shè)在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有拒絕定權(quán)，必要時(shí)可以直接問對方的權(quán)限。 以上的爭論對談判專家是一個(gè)回顧，對新手是個(gè)起點(diǎn)。上述技能的應(yīng)用要依據(jù)個(gè)人風(fēng)格和詳細(xì)狀況而定。無論是正式或非正式的談判，本文供應(yīng)的內(nèi)容都能幫你提高談判的效力。 和沒有經(jīng)驗(yàn)的銷售人員談判 要和一個(gè)缺乏經(jīng)驗(yàn)的銷售人員談判，找個(gè)第三方的專家可能是個(gè)有效途徑。當(dāng)你和重要供應(yīng)商派來的銷售人員談判時(shí)，你會(huì)很快意識到這個(gè)

6、銷售員不光對其產(chǎn)品知之甚少，對專業(yè)談判也是門外漢，更不知道什么是雙贏談判。最糟糕的是他預(yù)先沒做任何預(yù)備，對你公司也沒有了解。假如你們兩家公司間關(guān)系非常好，假如你有許多重要問題必需要和他爭論，這時(shí)你該這么辦？你會(huì)利用他的弱點(diǎn)得到更多好處嗎？當(dāng)然不能。因?yàn)樗墓芾韺右坏┌l(fā)覺協(xié)議不合理還會(huì)要求重開談判。 假如簡潔要求對方重新派人來也不是明智的做法，最好的方法就是面對現(xiàn)實(shí)。你可以將產(chǎn)品學(xué)問、行業(yè)規(guī)范、雙贏談判等理論來教育和幫助他。詳細(xì)可從以下幾方面開頭。質(zhì)量：以事實(shí)為依據(jù)，客觀講明你所要的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，銷售員就很難再爭辯下去。運(yùn)送：列出別的供應(yīng)商所能做到的事實(shí)，銷售員很難再反對。價(jià)格：假如你做了價(jià)格和成本

7、調(diào)查，你也應(yīng)當(dāng)供應(yīng)足夠的依據(jù)。即使那沒有經(jīng)驗(yàn)的銷售人員特別心情化，他也很難推翻事實(shí)。 萬一對方還是非常固執(zhí)怎么辦？那就可利用第三方專家的方法。讓對方知道這樣做是為了使雙方更好地合作，因?yàn)榈谌皆谡勁泻罂稍陔p方面前供應(yīng)反饋意見。第三方可來自仲裁機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、或雙方認(rèn)可的組織，或者你可讓銷售員指定他自己公司的專業(yè)人員來充當(dāng)?shù)谌??？傊康氖亲屢粋€(gè)客觀的第三者參與談判。 最終要記住兩點(diǎn)：第一，責(zé)怪是毫無意義的，銷售員不會(huì)因?yàn)樨?zé)怪而突然對產(chǎn)品非常了解；第二，不要有心情感和失敗感，銷售員不講道理，可你必需講道理。當(dāng)然這說起來簡單做起來難，但這正是顯示你談判智慧的時(shí)候。 如何作正確的詢價(jià)（一） “詢價(jià)

8、(requestforquotation)”是選購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及選購預(yù)算后，通常最直接的反映就是立刻聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。假如這是常態(tài)性的選購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對于供應(yīng)商來說比較不會(huì)有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必需要特殊留意是否有供應(yīng)供應(yīng)商足夠的資料，來便利其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成選購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)供應(yīng)資料的預(yù)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)當(dāng)考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。 一、詢價(jià)

9、項(xiàng)目的“品名”與“料號” 首先，詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”以及“料號”是在詢價(jià)單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必需知道如何來稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特殊留意其正確性。有些大型公司的料號動(dòng)輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。 二、詢價(jià)項(xiàng)目的“數(shù)量” 通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因

10、為選購量的多寡會(huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資訊的供應(yīng)通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500k，1m，3m等等；每一次下單的大約“訂購數(shù)量”；或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及選購的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。 在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無法得到好價(jià)格，便把需求量或選購量膨脹。此時(shí)，雖然選購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，假如在真正進(jìn)行選購后，無法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面削減對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需

11、求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)選購也可拿出市場預(yù)估來說服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長期協(xié)作、持續(xù)供貨的目的。 三、詢價(jià)項(xiàng)目的“規(guī)格書” 規(guī)格書是一個(gè)描述選購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必需是最新版本，假如圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國際選購，假如原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式供應(yīng)，則必需向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在供應(yīng)時(shí)應(yīng)留意以國際共通的檔案格式如dwg、iges、d

12、xf、pro/e等等，以便利供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)供應(yīng)一份清晰繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。 四、詢價(jià)項(xiàng)目的“品質(zhì)”要求表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有很多種，通常可以使用以下幾種方式呈現(xiàn)。選購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)當(dāng)依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。 1、品牌(brandortradenames)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對選購而言是最輕松簡單的，不僅能節(jié)約選購時(shí)間、降低選購花費(fèi)，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù)，因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常

13、也比較高，購買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式選購反而比較有利。 2、或同級品(“orequal”)：其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品，打算是否允許使用可替代的同級品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明，同級品的確認(rèn)使用必需要得到使用單位的接受。 3、商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(commercialstandard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個(gè)共通的完整描述。對于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對品質(zhì)上的誤會(huì)。 4、材料與制造方法規(guī)格(materialormethod-of-manufacturespecification)：當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必需注明其適

14、用的標(biāo)準(zhǔn)。假如要求注明為din歐規(guī)時(shí)，其相對應(yīng)的cns或jis規(guī)格也最好能予以注明。 5、性能或功能performanceorfunctionspecification)：此類型規(guī)格較常用于選購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(earlysupplierinvolvement,esi)的狀況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能，至于如何去制作方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。 6、工程圖面(engineeringdrawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必需要清楚外，對尺寸公差的精確性也不能忽視。 7、市場等級(marketgrade)：通常用于商品如木材

15、、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，選購人員通常會(huì)被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級的能力。 8、樣品(sample)：這是一種懶人的作法，樣品的供應(yīng)對供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。 9、工作說明書(statementofwork,sow)：主要使用于選購服務(wù)項(xiàng)目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說明書除了應(yīng)當(dāng)簡潔明白外，對于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范其績效的評估。工作說明書的內(nèi)容必需能保障買方能獲得滿足的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠

16、的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。 如何作正確的詢價(jià)（二） “詢價(jià)(requestforquotation)”是選購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及選購預(yù)算后，通常最直接的反映就是立刻聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。假如這是常態(tài)性的選購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對于供應(yīng)商來說比較不會(huì)有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必需要特殊留意是否有供應(yīng)供應(yīng)商足夠的資料，來便利其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成選購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)供應(yīng)資料的預(yù)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、

17、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)當(dāng)考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。 五、詢價(jià)項(xiàng)目的“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”要求“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”通常包括報(bào)價(jià)的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價(jià)”就是以“到廠價(jià)（運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議）”來計(jì)算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價(jià)幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，至于是否以選購當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價(jià)，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。 國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有ex-work（工廠交貨）、fob（船上交貨）、fas（船邊交貨）或cif（運(yùn)保費(fèi)在內(nèi)交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。fob條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣

18、方必需負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在cif條件下，賣方除了必需負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，在相同貨物的交易下，以cif條件的報(bào)價(jià)自然要較以fob條件的報(bào)價(jià)高，買方在詢價(jià)時(shí)必需詳加注明。 六、買方的“付款條件”有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方期望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件（在選購模具時(shí)，通常有“階段性付款”的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗(yàn)收40%），賣方也可在報(bào)價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最終的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在狀況處于買方市場

19、時(shí)，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務(wù)可簡單地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟(jì)力氣傾向于導(dǎo)致價(jià)格接近于選購的預(yù)估價(jià)值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方協(xié)作，如“記賬方式（o/a）”，t/t60天甚至90天。但處于賣方市場，因?yàn)樾枨蟪^供給甚多，狀況則恰好相反。賣方一般會(huì)選擇較短的付款期來要求買方，如選擇“貨到付現(xiàn)(cashondelivery,c.o.d.)”或“預(yù)付貨款(t/tinadvance)”。另外，對于付款條件尚需要明確注明其時(shí)間計(jì)算的“付款起算日”，在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日(shippingdate)、發(fā)票日(invoicedate)或裝船日(onboarddate)

20、來起算付款到期的時(shí)間。這時(shí)假如國外買主的認(rèn)定為抵達(dá)日(arrivaldate)甚或到廠日(receivingdate)為起算日，中間就有可能相差一個(gè)月的時(shí)間，買賣雙方均不可不慎。規(guī)格書是一個(gè)描述選購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必需是最新版本，假如圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國際選購，假如原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式供應(yīng)，則必需向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在供應(yīng)時(shí)應(yīng)留意以國際共通的檔案格式如dwg、iges、dxf、pro/e等等，以便利供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用