項(xiàng)目范圍變更管理方法

1、項(xiàng)目范圍變更管理方法 項(xiàng)目是一個(gè)特別的將被完成的有限任務(wù)，它是在一定時(shí)間內(nèi)，滿意一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)工作的總稱。由此可見(jiàn)，任何項(xiàng)目都必定有一個(gè)范圍。項(xiàng)目范圍即為使客戶滿足而必需做的全部工作，它包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要做的各項(xiàng)詳細(xì)工作。范圍管理就是為了成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，規(guī)定或掌握哪些是項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)做的，哪些是不應(yīng)當(dāng)做的。簡(jiǎn)潔地說(shuō)，就是“做什么、怎么做、做到什么程度”。 企業(yè)的活力和核心競(jìng)爭(zhēng)力最終需要通過(guò)產(chǎn)品（項(xiàng)目的可交付物）來(lái)體現(xiàn)，因此，項(xiàng)目對(duì)任何組織（企業(yè)）的成功都是至關(guān)重要的。范圍管理是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)和重要因素。假如不能科學(xué)地、合理地界定項(xiàng)目的范圍，那么項(xiàng)目就無(wú)法啟

2、動(dòng)，無(wú)法按項(xiàng)目進(jìn)行管理，意外的變更將會(huì)隨時(shí)發(fā)生，項(xiàng)目也會(huì)因此而受影響，造成窩工、返工、費(fèi)用上升甚至不能完成等一系列的問(wèn)題。 項(xiàng)目范圍管理的核心任務(wù)就是掌握項(xiàng)目范圍的變更。目前，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中由于受到內(nèi)外多種因素的影響，使得項(xiàng)目范圍的變更已經(jīng)不可避免，也無(wú)法避免。所以，掌握變更的關(guān)鍵在于如何規(guī)范變更的標(biāo)準(zhǔn)、程序，把范圍變更對(duì)項(xiàng)目造成的影響降到最低。降低范圍變更，可以從三個(gè)方面努力：一是精確定位項(xiàng)目需求，找到足夠多的需要做的工作；二是科學(xué)定義項(xiàng)目范圍，把不必要做的工作刪掉；三是有效掌握范圍變更，保證所做的工作都是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。 一、精確定位項(xiàng)目需求 不論什么項(xiàng)目，最重要的階段都是進(jìn)行需求分析

3、，搞明白真正的需求是什么。項(xiàng)目的需求指的是用戶真正需要什么，而不是供應(yīng)商假設(shè)用戶需要什么和供應(yīng)商能夠供應(yīng)什么。所以，對(duì)需求的精確定位就是要根據(jù)用戶的要求，對(duì)目標(biāo)系統(tǒng)提出完整、精確、清楚、詳細(xì)的要求。 精確定位需求對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的成功來(lái)說(shuō)特別重要，假如需求分析做得不好，沒(méi)有一個(gè)好的定位，那么就會(huì)造成需求不斷變更，從而影響進(jìn)度、費(fèi)用掌握，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。但我們往往由于對(duì)需求階段的重要性熟悉不足，從而使得需求調(diào)研不細(xì)致、需求分析不到位、掌握變更能力弱，主要表現(xiàn)為： 1、項(xiàng)目定位不準(zhǔn)。項(xiàng)目一般都是由于一個(gè)或多個(gè)需要才啟動(dòng)的，但是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在大多數(shù)狀況下對(duì)于項(xiàng)目了解和理解得太少，對(duì)項(xiàng)目的背景在廣度和深

4、度兩方面的“發(fā)掘”不夠，對(duì)于“企業(yè)或發(fā)起人”需要的熟悉不足、把握不準(zhǔn)，從而導(dǎo)致了項(xiàng)目的定位不準(zhǔn)。 2、需求基線不合理。用戶無(wú)法提出完整、具體的需求，或者用戶認(rèn)為已經(jīng)很明確地表達(dá)了自己的要求，但實(shí)際上項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員并不能根據(jù)用戶所想象的那樣去理解他們的需求，從而導(dǎo)致需求不足；用戶或組織對(duì)于項(xiàng)目的期望值過(guò)高，或期望在短時(shí)間內(nèi)看到效果，但由于技術(shù)或資源的限制卻常常滿意不了要求，進(jìn)而導(dǎo)致需求過(guò)度。 3、需求變更太多。在進(jìn)行需求分析時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員與客戶溝通交流不夠或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員理解有誤、用戶自身的原因、項(xiàng)目周期過(guò)長(zhǎng)、環(huán)境的變化等，都有可能導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的變更。 針對(duì)以上三點(diǎn)問(wèn)題，在對(duì)需求進(jìn)行定位時(shí)應(yīng)當(dāng)留

5、意： 1、熟識(shí)背景，加強(qiáng)溝通。項(xiàng)目管理最終是為了讓全部“利益相關(guān)者”都滿足，因此，在對(duì)需求進(jìn)行分析和定位時(shí)，不但要考慮用戶的需求，也要考慮項(xiàng)目發(fā)起人（投資人）和企業(yè)的利益。要通過(guò)與項(xiàng)目全部“利益相關(guān)者”廣泛、深入的溝通，領(lǐng)會(huì)“發(fā)起人”的真正意圖、明確企業(yè)的詳細(xì)要求、找到用戶需求的關(guān)鍵點(diǎn)，將三者統(tǒng)一起來(lái)（平衡點(diǎn)），或者至少要在關(guān)鍵的問(wèn)題上達(dá)到全都。 2、需求分析合理化。對(duì)于項(xiàng)目需求輕重緩急的推斷和決策體現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的智慧，因此，在進(jìn)行需求分析和定位時(shí)要選擇那些懂管理、精業(yè)務(wù)、會(huì)技術(shù)的多棲人才參與，并對(duì)他們以及其他需要參與的人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加他們對(duì)重要性的熟悉、精確描述需求的能力和溝通與交流的能力，

6、增加相互協(xié)作的意識(shí)；此后，就可以根據(jù)需求的重要性和緊迫性進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，對(duì)需求進(jìn)行主動(dòng)管理，查找優(yōu)先滿意高優(yōu)先級(jí)的方案，以確保項(xiàng)目整體功能的實(shí)現(xiàn)。 3、需求分析規(guī)范化。項(xiàng)目的需求分析和定位，可以按以下步驟實(shí)施：熟識(shí)背景；調(diào)研分析；編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)；進(jìn)行需求評(píng)審，假如通過(guò)則進(jìn)入第五步，假如不能通過(guò)則返回到第二步；簽定需求協(xié)議。 二、科學(xué)定義項(xiàng)目范圍 科學(xué)定義項(xiàng)目范圍，就是說(shuō)要對(duì)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行“百分之百”（下一層次的分解必需能夠百分之百地表示上一層分解元所包含的工作）的描述，也即是要把項(xiàng)目做什么、怎么做、做到什么程度都“百分之百”地搞清晰。 定義項(xiàng)目工作范圍的方法主要有三種，即工作分解結(jié)構(gòu)（wbs）、產(chǎn)

7、品分解結(jié)構(gòu)（pbs）和工作關(guān)系表。工作分解結(jié)構(gòu)是最常用的方法和工具，也是最有價(jià)值的工具之一，在利用wbs進(jìn)行分解時(shí)應(yīng)當(dāng)留意以下三點(diǎn)： 1、牢固樹(shù)立四種觀念 樹(shù)立“可計(jì)劃量”概念。能夠作為wbs分解元、進(jìn)入項(xiàng)目計(jì)劃圖的信息即為“可計(jì)劃量”，它是項(xiàng)目的精華和“龍骨”。項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)運(yùn)轉(zhuǎn)、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)方式、溝通技巧和風(fēng)險(xiǎn)管理等方面是不可能計(jì)劃的，是無(wú)法放進(jìn)wbs的，是“非計(jì)劃量”，對(duì)這部分也不能置之不管。 重視“邊界問(wèn)題”。明確范圍是wbs、實(shí)施計(jì)劃（共同認(rèn)可的“基線計(jì)劃”）和對(duì)各種邊界（組織邊界、技術(shù)邊界、人際邊界、幾何邊界、物理邊界）的認(rèn)可。無(wú)論是哪種類(lèi)型的項(xiàng)目，范圍的管理都是動(dòng)態(tài)的，存

8、在著模糊邊界、交涉邊界和搭接邊界的問(wèn)題，所以要重視對(duì)邊界問(wèn)題的處理。 項(xiàng)目工作的范圍是無(wú)形的又是可控的。對(duì)范圍的限制主要來(lái)自三個(gè)方面：成本預(yù)算、計(jì)劃時(shí)間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。不同的項(xiàng)目要求不同，但沒(méi)有在這三個(gè)方面都不受約束的項(xiàng)目，因此，對(duì)工作的分解要符合限制條件的要求。 按分解的規(guī)律去辦。wbs是工作規(guī)律的有機(jī)體，不是“領(lǐng)導(dǎo)”認(rèn)為怎樣就會(huì)怎樣；不同類(lèi)型的項(xiàng)目分解，有著不同的要求，因此，要根據(jù)項(xiàng)目自身的規(guī)律去辦，擺脫“工程技術(shù)項(xiàng)目”模式的影響；項(xiàng)目的范圍是經(jīng)常變化的，是一個(gè)從不確定到確定，再到不確定的循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，因此，wbs也要隨之更新。 2、規(guī)范工作分解流程 1）由項(xiàng)目經(jīng)理召集團(tuán)隊(duì)核心組員和各部門(mén)相

9、關(guān)人員，其他有經(jīng)驗(yàn)或?qū)ｉL(zhǎng)的人員也可以參與； 2）確定項(xiàng)目的特性和類(lèi)型（產(chǎn)品類(lèi)項(xiàng)目、服務(wù)型項(xiàng)目和結(jié)果型項(xiàng)目）； 3）確定工作分解的標(biāo)準(zhǔn)，主要包括分解時(shí)所采用的wbs的類(lèi)型、分解的方法、原則和層次等內(nèi)容； 4）明確項(xiàng)目目標(biāo)，此為wbs的0級(jí)； 5）識(shí)別供應(yīng)給客戶的特定產(chǎn)品、服務(wù)或可交付成果，此為wbs的1級(jí)； 6）識(shí)別工作塊； 7）將5和6中的每一項(xiàng)產(chǎn)品子類(lèi)化； 8）檢查核實(shí)； 9）代碼設(shè)計(jì)； 10）結(jié)束。 3、抓好關(guān)鍵層 工作分解結(jié)構(gòu)中的第一級(jí)和第二級(jí)，處于wbs體系里面最高兩層，是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與其他利益相關(guān)者交流的平臺(tái)，它的分解還需要體現(xiàn)出項(xiàng)目想要采取的模式，是關(guān)鍵層，因此，應(yīng)當(dāng)高度重視并抓好這兩

10、層。 三、有效掌握范圍變更 所謂變更掌握，就是指在項(xiàng)目生命周期的整個(gè)過(guò)程中，對(duì)變更的識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理等工作。范圍變更是對(duì)已批準(zhǔn)的工作分解結(jié)構(gòu)所規(guī)定的項(xiàng)目范圍進(jìn)行修正。范圍變更掌握的任務(wù)有三項(xiàng)：一是對(duì)造成范圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的；二是推斷范圍變化已經(jīng)發(fā)生；三是當(dāng)實(shí)際變化發(fā)生時(shí)對(duì)變化進(jìn)行管理。范圍變更掌握必需與其他掌握過(guò)程，如時(shí)間掌握、成本掌握、質(zhì)量掌握等結(jié)合起來(lái)。 一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃做得再好，也不可能不出現(xiàn)任何轉(zhuǎn)變。因此，變更是必定的，正確地對(duì)待范圍變更的態(tài)度應(yīng)當(dāng)是“擁抱范圍變更”，這樣才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境的需要。從另外一個(gè)角度看，它卻為項(xiàng)目管理者供應(yīng)了一次重新計(jì)劃項(xiàng)目、糾正

11、不足和改進(jìn)管理的機(jī)會(huì)。但是，變更一旦失去掌握，就會(huì)不斷地產(chǎn)生意料之外的風(fēng)險(xiǎn)。所以，可怕的是缺乏規(guī)范的變更掌握程序。掌握變更時(shí)可以按以下流程進(jìn)行： 1）提出變更申請(qǐng)； 2）對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審查，假如通過(guò)審查，則進(jìn)入第三步；假如不能通過(guò)，則返回第一步； 3）進(jìn)行申請(qǐng)變更的事項(xiàng)進(jìn)行影響分析； 4）審查影響分析，如通過(guò)，則進(jìn)入第五步，假如不能通過(guò)，則返回第三步； 5）批準(zhǔn)變更。 有效掌握范圍變更，至少應(yīng)當(dāng)做好下面幾項(xiàng)工作：一是項(xiàng)目管理是一個(gè)不斷溝通和協(xié)商、談判的過(guò)程，項(xiàng)目經(jīng)理要經(jīng)常與各利益相關(guān)者進(jìn)行溝通；二是為范圍變更制定一個(gè)良好的掌握計(jì)劃；三是規(guī)范變更掌握的流程；四是提出變量時(shí)要填寫(xiě)變更申請(qǐng)表；五是留意利用軟件協(xié)助變更的管理和溝通，對(duì)于較小的變更，要能夠快速?zèng)Q策。范圍的變更掌握是一項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，所