藥品集中采購平臺-兩票制下交易及發(fā)票查驗操作說明

1、山東省藥品集中采購平臺山東省藥品集中采購平臺兩票制下交易及發(fā)票查驗操作手冊（v1.0）手冊類別：藥品采購交易系統(tǒng) 手冊編號：USERBOOK-12用戶角色：所有用戶發(fā)布日期：2017年10月關(guān)于本手冊2017年9月18日山東省衛(wèi)生計生委等九部門關(guān)于印發(fā)山東省公立醫(yī)療機構(gòu)藥品采購?fù)菩小皟善敝啤睂嵤┓桨福ㄔ囆校斝l(wèi)發(fā)201731號的通知的發(fā)布，為貫徹文件精神，落實文件政策。根據(jù)文件要求對平臺交易系統(tǒng)進行修改完善，增加票據(jù)管理系統(tǒng)用于管理發(fā)票信息鑒于兩票制政策的初步落地實施，應(yīng)用系統(tǒng)也處在不斷完善和優(yōu)化之中，本手冊難免與實際應(yīng)用程序有所出入，因而敬請關(guān)注網(wǎng)站信息發(fā)布和服務(wù)支持人員對相關(guān)問題的解釋。本

2、手冊閱讀對象為藥品生產(chǎn)企業(yè)、藥品經(jīng)營（配送）企業(yè)和醫(yī)療機構(gòu)操作人員、采購人員和管理人員。本手冊內(nèi)所附截圖均為測試頁面，所有頁面數(shù)據(jù)僅為功能說明之用并非真實數(shù)據(jù)。本系統(tǒng)流程及功能以實際應(yīng)用系統(tǒng)為準。2017年10月23日山東省藥品集中采購平臺目 錄1藥品交易管理11.1詢價單管理21.1.1新增詢價藥品31.1.2定義期望價格41.1.3藥品經(jīng)營企業(yè)的詢價單處理41.1.4詢價單快速使用51.2制定采購計劃51.3藥品經(jīng)營企業(yè)確認定單81.3.1接收訂單91.3.2拒絕接收訂單91.3.3內(nèi)部訂單轉(zhuǎn)發(fā)101.4藥品發(fā)貨處理111.4.1待送貨列表131.4.2缺貨處理141.4.3出庫發(fā)貨141

3、.4.4已確認送貨列表161.4.5差異處理列表161.5藥品收貨處理181.5.1未送貨列表191.5.2待入庫列表202票據(jù)管理系統(tǒng)232.1企業(yè)發(fā)票維護232.2企業(yè)發(fā)貨發(fā)票信息補錄252.3企業(yè)調(diào)撥發(fā)票補錄252.4開票企業(yè)進貨發(fā)票補錄262.5發(fā)票信息查驗26i山東省藥品集中采購平臺1 藥品交易管理選擇并點擊功能萊單，進入藥品交易操作過程，下面結(jié)合流程圖詳細介紹每個子模塊的功能特點和操作方法。藥品交易流程如下：1.1 詢價單管理詢價單是對藥品交易價格的再確認，并且是按確認后的價格進行結(jié)算。基本業(yè)務(wù)流程是醫(yī)療機構(gòu)根據(jù)藥品的采購數(shù)量，制訂詢價單，然后經(jīng)本機構(gòu)審核后發(fā)送給藥品經(jīng)營（配送）企

4、業(yè),說明如下：在分類采購模式下，需要詢價藥品增多，詢價使用增多，為方便進行詢價和詢價處理，對詢價功能進行優(yōu)化，取消詢價單建立，直接進行詢價操作，并增加多個快速詢價處理功能。點擊“藥品交易管理詢價單管理”，進行相應(yīng)的詢價單管理。界面如下：此列表默認顯示待處理的詢價信息。已處理和已拒絕默認顯示最近半年數(shù)據(jù)，查詢?nèi)空埵褂枚ㄖ撇樵冎贫ú樵儣l件查詢.1.1.1 新增詢價藥品點擊上圖中的“新增詢價藥品”，系統(tǒng)顯示如下：上圖中顯示的藥品，通常默認為醫(yī)療機構(gòu)采購目錄的藥品。但此來源可以重新定義。方法如下：在此窗口中可以選擇列表中藥品的來源，通過點擊窗口中“選擇藥品來源”。可以通過快速查詢條件查詢藥品及對應(yīng)配

5、送企業(yè)。在上述查詢結(jié)果列表中，選中藥品和相應(yīng)配送企業(yè)所在行的選擇框，然后點擊“添加到詢價單中”，即可把當前選中的藥品加入到詢價單中。最后點擊，退出當前窗口。1.1.2 定義期望價格當選定藥品后，窗口顯示如下：這時，可輸入其藥品的期望價格，但是其值不能大于企業(yè)報價。價格定義完后，選中需要發(fā)送的詢價單，點擊“審核通過”，即可把選中的詢價單發(fā)送到對應(yīng)的藥品經(jīng)營企業(yè)。1.1.3 藥品經(jīng)營企業(yè)的詢價單處理藥品經(jīng)營企業(yè)點擊“藥品交易管理詢價單管理”，進行相應(yīng)的詢價單管理。界面如下：默認顯示全部醫(yī)療機構(gòu)發(fā)送來還未處理的詢價單，已處理和已拒絕默認顯示最近半年數(shù)據(jù)，查詢?nèi)空埵褂枚ㄖ撇樵冎贫ú樵儣l件查詢.藥品經(jīng)

6、營企業(yè)可接受全部藥品的價格，也可部分接受，通過藥品所在行的選擇框來確定，然后點擊“同意當前的價格”或“拒絕當前的價格”。當同意其價格后，以后醫(yī)療機構(gòu)所制訂的采購單中的藥品價格以此詢價單的價格為交易價格。1.1.4 詢價單快速使用在醫(yī)療機構(gòu)機構(gòu)采購目錄管理中，及在新增采購目錄藥品功能中,如下圖：均可以在詢價處理列點擊“詢價”，快速進入當前藥品的單獨詢價處理功能進行詢價操作,如下圖：1.2 制定采購計劃業(yè)務(wù)流程：醫(yī)療機構(gòu)根據(jù)實際的需求制定采購計劃后，提交，然后經(jīng)由本醫(yī)療機構(gòu)審核后發(fā)送。點擊“藥品交易管理采購訂單管理”，進行相應(yīng)的采購計劃的管理。界面如下：右邊列表中默認顯示最近一個月內(nèi)所制訂的采購單

7、，如果查詢以前的采購單，則需要通過“定制查詢”來定義查詢條件，來顯示。手工新增。點擊按鈕：如下圖所示：此列表顯示當前采購單的所有產(chǎn)品信息。如果增加產(chǎn)品，則需要點擊上方的按鈕，出現(xiàn)藥品選擇窗口：此列表中顯示的內(nèi)容是已簽訂合同的還沒有執(zhí)行完合同額的所有藥品。上面列表中顯示了其藥品的合同數(shù)量、已訂購的數(shù)量、單價（此價格為醫(yī)療企業(yè)與藥品經(jīng)營企業(yè)達成的協(xié)議價格）及該藥品本年度的掛網(wǎng)價格。在此窗口可以直接輸入采購數(shù)量，但是采購數(shù)量不能大于合同數(shù)量與已訂購數(shù)量之差；也可以點擊左邊的選擇框，如果當前頁面的藥品已選擇完或輸入了采購數(shù)量，然后點擊，將當前內(nèi)容加以保存。點擊退出“選擇采購藥品”窗口。注意：如果當前選

8、擇的藥品在采購單中已經(jīng)存在（這里指的是同一藥品經(jīng)營企業(yè)并且是同一廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品，如果是不同的藥品經(jīng)營企業(yè)，則視為不同的產(chǎn)品），那么，當前產(chǎn)品采購數(shù)量會疊加到一起。如果采購數(shù)量輸入有錯誤，則當前產(chǎn)品不會加入到采購單中。此時采購窗口如下顯示：同時在窗口界面上以顏色來標注錯誤發(fā)生行，并以所在行最左邊的感嘆號來提醒，如果把鼠標移動感嘆號上面會出現(xiàn)錯誤提示信息。更改錯誤后，點擊，如果采購藥品多于一頁時，在每數(shù)據(jù)輸入完后，都要執(zhí)行保存操作。制定采購計劃可以由醫(yī)療機構(gòu)的制單員進行添加，也可以由主管主任進行添加，但采購計劃保存后，必須由主管主任進行審核確認后才會生效，點擊按鈕后，系統(tǒng)提示如下：點擊“確定”后，

9、系統(tǒng)自動按藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）來拆分采購單，生成一份或多份訂單，發(fā)送相應(yīng)藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）。系統(tǒng)提示如下：此時采購列表中采購單的狀態(tài)變?yōu)椤耙寻l(fā)送”。如果要查看生成訂單的情況，可以到“藥品交易管理收貨處理”查看。具體操作下一章節(jié)介紹。注意：在提交前，制單員或醫(yī)療機構(gòu)主管主任可以對其進行修改和刪除，但一旦審核確認提交，就不能修改了。提交后，等待供應(yīng)商進行確認。1.3 藥品經(jīng)營企業(yè)確認定單藥品經(jīng)營企業(yè)點擊訂單確認如下圖所示： 上圖列表中只顯示了尚未確認的訂單信息，如果要查看已經(jīng)確認的訂單，需要通過上面的“定制查詢”來實現(xiàn)。點擊左邊的，即可進行訂單處理。如下圖：上圖中顯示了本訂單藥品的詳細信

10、息。1.3.1 接收訂單“接收訂單”功能默認為接收訂單中的全部藥品。不允許只確認部分藥品。點擊，系統(tǒng)出現(xiàn)如下提示：點擊“確定”后，此訂單即可進行發(fā)貨列表中。出現(xiàn)如下提示：1.3.2 拒絕接收訂單與“接收訂單”相同，此功能默認為拒絕訂單中的全部藥品，不允許只拒絕部分藥品。點擊 后，系統(tǒng)出現(xiàn)如下提示：點擊“確定”，當前的訂單即被拒絕。不能進行到發(fā)貨列表中。注意：拒絕醫(yī)療機構(gòu)的訂單后，應(yīng)及時與所發(fā)訂單的醫(yī)療機構(gòu)取得聯(lián)系。1.3.3 內(nèi)部訂單轉(zhuǎn)發(fā)該項功能只能在藥品經(jīng)營（配送）全資或控股公司內(nèi)部進行，即在公司關(guān)聯(lián)公司之間進行，公司的訂單可以部分或全部地轉(zhuǎn)發(fā)到關(guān)聯(lián)公司，或者關(guān)聯(lián)公司之間進行轉(zhuǎn)發(fā)，但是不允許

11、轉(zhuǎn)發(fā)到其他經(jīng)營企業(yè)（公司）。注意：以網(wǎng)上公布的藥品流通集團型企業(yè)內(nèi)部調(diào)撥企業(yè)清單為準在“采購內(nèi)容”窗口中如下圖：首先選中要轉(zhuǎn)發(fā)的藥品，錄入藥品批號有效期，從開票企業(yè)進貨發(fā)票信息和調(diào)撥發(fā)票信息,調(diào)撥發(fā)票代碼和發(fā)票號是經(jīng)營企業(yè)給清單內(nèi)關(guān)聯(lián)企業(yè)開具的該批次藥品的增值稅發(fā)票，原則上一個訂單明細對應(yīng)一個發(fā)貨發(fā)票信息。，而后點擊后，系統(tǒng)會出現(xiàn)如下的提示：選擇“確定”，系統(tǒng)出現(xiàn)選擇轉(zhuǎn)發(fā)企業(yè)信息：選擇其中一個企業(yè)，然后點擊“確認”，系統(tǒng)提示：系統(tǒng)會把當前選擇的藥品重新生成一個新的訂單，發(fā)送到上面選定的企業(yè)。1.4 藥品發(fā)貨處理藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）點擊“藥品交易管理-發(fā)貨處理”，界面如下圖所示：上圖列表中，

12、默認顯示最近一個月的訂單信息。點擊左邊的，就進入到訂單處理窗口中。顯示界面分為兩部分，上部為訂單的基本信息；下部又分為四個功能塊：l 待送貨列表：表示還未發(fā)送的藥品列表。l 已確認送貨列表：表示本次已發(fā)送（已出庫）的藥品列表。 l 差異處理列表：表示藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）發(fā)的貨與采購方（醫(yī)療機構(gòu)）收的貨數(shù)量不匹配的藥品列表。l 訂單明細列表：表示本次藥品訂單的詳細信息l 對應(yīng)上述每一個列表，都有相應(yīng)處理功能，下面對前三個列表進行說明。以上功能點擊帶顏色發(fā)票代碼及發(fā)票號信息均顯示該發(fā)票圖片。1.4.1 待送貨列表點擊窗口中間的，窗口如下顯示：藥品批號只能填寫一個批號，也就是一個訂單明細只能對應(yīng)

13、一個批號；進貨發(fā)票代碼和發(fā)票號（開票生產(chǎn)企業(yè)開具）是企業(yè)從開票生產(chǎn)企業(yè)進貨該批次藥品時接收該開票生產(chǎn)企業(yè)開具的增值稅發(fā)票（當前為第二票經(jīng)營企業(yè)配送到醫(yī)療機構(gòu)時會顯示錄入），原則上一個訂單明細對應(yīng)一個進貨發(fā)票信息。進貨發(fā)票代碼和發(fā)票號（生產(chǎn)企業(yè)開具）是開票生產(chǎn)企業(yè)從生產(chǎn)企業(yè)進貨該批次藥品時接收生產(chǎn)企業(yè)開具的增值稅發(fā)票（當前為開票生產(chǎn)企業(yè)直接配送到醫(yī)療機構(gòu)時會顯示錄入），原則上一個訂單明細對應(yīng)一個進貨發(fā)票信息。發(fā)貨發(fā)票代碼和發(fā)票號是企業(yè)給醫(yī)療機構(gòu)開具該批次藥品的增值稅發(fā)票，原則上一個訂單明細對應(yīng)一個發(fā)貨發(fā)票信息。上圖中默認發(fā)貨數(shù)量為訂單的數(shù)量，原則上不能更改發(fā)貨數(shù)量，如果因批號及發(fā)票問題確實需要更

14、改發(fā)貨數(shù)量，則在相應(yīng)行中的輸入框中直接調(diào)整即可，當發(fā)貨數(shù)量確定后，還應(yīng)把左邊的選擇框設(shè)為選中狀態(tài)，才能進行下一步操作。上述訂單可以一次處理完，也可以分批處理。1.4.2 缺貨處理如果訂單中某些藥品當前沒有庫存，可以暫時把其標志為“缺貨狀態(tài)”，操作如下：首先選中相應(yīng)的藥品，然后點擊，系統(tǒng)出現(xiàn)如下提示：點擊“確定”后，即把選中的藥品標志為缺貨，醫(yī)療機構(gòu)就會看到。如果缺貨藥品到貨后，發(fā)貨時，直接輸入發(fā)貨數(shù)量，然后點擊，即可發(fā)出藥品。訂單超過10日未發(fā)貨，系統(tǒng)自動標識為缺貨狀態(tài)。1.4.3 出庫發(fā)貨正常情況下，錄入一個批號、有效期、發(fā)貨發(fā)票代碼及發(fā)票號和進貨發(fā)票代碼及發(fā)票號，選中后點擊出庫發(fā)貨，完成發(fā)

15、貨操作。當前藥品數(shù)量發(fā)貨時，一個批號的藥品庫存數(shù)量不足需要對應(yīng)兩個批號時，可以根據(jù)當前批號庫存數(shù)量先進行出庫，如批號20171010庫存數(shù)量還有6，則填6，并填寫該批號對應(yīng)的進貨發(fā)票信息和發(fā)貨發(fā)票信息（如果當前批號對應(yīng)兩個或多個進貨發(fā)票時，需要再進行拆分，直到批號、有效期、進貨發(fā)票和發(fā)貨發(fā)票均是單個記錄，錄入對應(yīng)數(shù)量拆分出庫即可），點擊按鈕后如下圖所示因為當前藥品原來的訂單數(shù)量為10，剛才已發(fā)貨了6，所以現(xiàn)在訂單數(shù)量顯示的是4。而剛才操作的數(shù)量6已經(jīng)流入到了“已確認到貨列表”中了，如下圖所示：相應(yīng)的操作也在“訂單明細列表”里。其參數(shù)數(shù)量也做了相應(yīng)的調(diào)整。操作前：1.4.4 已確認送貨列表點擊窗

16、口中間的，窗口如下顯示：此列表顯示的內(nèi)容中是藥品經(jīng)營（配送）企業(yè)已經(jīng)出庫的，但是醫(yī)療機構(gòu)還沒有入庫的藥品，即在途藥品。錄入發(fā)票信息后會在這里點擊“查看發(fā)票圖片”查驗發(fā)票圖片信息是否準確該列表能夠?qū)崿F(xiàn)功能。即當藥品經(jīng)營企業(yè)發(fā)現(xiàn)藥品出庫有誤時，如漏發(fā)等，則選中相應(yīng)的產(chǎn)品，點擊，選中的藥品便會重新進入到“待送貨列表”中，以重新確定出庫數(shù)量、批號、有效期、發(fā)貨發(fā)票和進貨發(fā)票信息。1.4.5 差異處理列表如果貨品在途中因丟失等原因，采購方?jīng)]有收到，或者沒有完全收到，藥品經(jīng)營企業(yè)可以接收到采購方的反饋。通常藥品經(jīng)營企業(yè)點擊窗口中間的，窗口如下顯示：上面列表中說明藥品“鹽酸小檗堿片”實際發(fā)貨數(shù)量為60，但是

17、醫(yī)療機構(gòu)收貨數(shù)量為30。中間差異為30。如果選中藥品，并點擊按鈕，當前藥品會進入到“待送貨列表”中，如下圖：相應(yīng)的“訂單明細列表”也做了相應(yīng)的變化：操作前：操作后：當發(fā)貨數(shù)量和到貨數(shù)量加上作廢的數(shù)量相等時。這樣整個計劃單據(jù)就完成了。1.5 藥品收貨處理該功能模塊是為醫(yī)療機構(gòu)提供的。醫(yī)療機構(gòu)采購員或者主管主任點擊“藥品交易管理-收貨處理”，界面如下圖所示： 上圖列表中默認顯示已發(fā)貨未入庫的訂單信息。點擊左邊的，就進入到訂單處理窗口中。上圖中分為兩部分，上部為訂單的基本信息；下部分為五個功能模塊：l 未送貨列表：表示藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）還未送貨的藥品列表。l 待入庫列表：表示藥品經(jīng)營企業(yè)（配送

18、企業(yè)）已經(jīng)出庫，醫(yī)療機構(gòu)還沒有入庫的藥品列表。l 已入庫列表：表示藥品已經(jīng)入庫的藥品列表。 l 差異處理列表：表示藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）發(fā)的貨與采購方（醫(yī)療機構(gòu)）收的貨數(shù)量不匹配的藥品列表。l 訂單明細列表：訂單藥品的詳細信息。l 對應(yīng)上述每一個列表，都有相應(yīng)處理功能，下面重點說明前二個列表功能。以上功能點擊帶顏色發(fā)票代碼及發(fā)票號信息均顯示該發(fā)票圖片。1.5.1 未送貨列表點擊窗口中間的“未送貨列表”，窗口如下顯示：如果采購方（醫(yī)療機構(gòu)）由于某種原因或需要，將訂單中的“鹽酸小檗堿片”剩下的藥品作廢，具體操作是：首先把“鹽酸小檗堿片”所在行的選擇框選中，然后點擊“” ，當前藥品就會從“未送貨列

19、表”中消失，如下圖所示：相應(yīng)的“訂單明細列表”也做了相應(yīng)的變化：操作前：操作后：上述操作的結(jié)果就是：采購數(shù)量60，發(fā)貨數(shù)量：30，收貨數(shù)量：30 ，醫(yī)療機構(gòu)作廢數(shù)量：30。1.5.2 待入庫列表點擊窗口中間的“”，窗口如下顯示：此列表顯示的是藥品經(jīng)營企業(yè)（配送企業(yè)）已經(jīng)出庫，醫(yī)療機構(gòu)還沒有入庫的產(chǎn)品。如果在醫(yī)療機構(gòu)的采購計劃單中，計劃采購藥品“注射用重組人白介素-11”數(shù)為10，而發(fā)貨方由于某種原因只發(fā)了6，所以未到貨列表的界面上顯示了如下信息：而在“訂單明細列表”中有如下顯示：“待入庫列表”界面如下圖所示醫(yī)療機構(gòu)在收到該藥品明細后，點擊帶顏色發(fā)票代碼及發(fā)票號，查驗該產(chǎn)品對應(yīng)企業(yè)進貨發(fā)票和發(fā)貨

20、發(fā)票圖片信息，再次點擊關(guān)閉對應(yīng)發(fā)票圖片，如下圖：發(fā)票圖片可以使用鼠標左鍵點擊拖動，滾輪放大和縮小，點擊關(guān)閉發(fā)票圖片按鈕關(guān)閉當前顯示的發(fā)票圖片信息，核實無誤后，應(yīng)在到貨數(shù)量欄里填上收到的數(shù)量。點擊“確認入庫”按鈕，則此單據(jù)狀態(tài)已改變，并列為“已入庫列表”欄，如下圖所示：在“訂單明細列表”，如下圖所示：如果“待入庫列表”上的訂單數(shù)量與到貨的數(shù)量有差距，可以在該欄里填上到貨數(shù)量，保存后，會產(chǎn)生差異處理列表，傳到藥品經(jīng)營商（配送企業(yè)）的界面上等待確認。到此藥品采購交換過程就完成了。2 票據(jù)管理系統(tǒng)票據(jù)管理子系統(tǒng)主要用于用戶發(fā)票管理維護、發(fā)票信息查驗及已發(fā)貨訂單信息發(fā)票信息補錄等功能，是“兩票制”下發(fā)票管理的重要模塊。本模塊以發(fā)票為基本單位，所有發(fā)票均是在經(jīng)營企業(yè)發(fā)貨時填寫的發(fā)票代碼和發(fā)票號自動對應(yīng)訂單數(shù)據(jù)產(chǎn)生，企業(yè)根據(jù)自動產(chǎn)生的發(fā)票維護其他發(fā)票相關(guān)信息。2.1 企業(yè)發(fā)票維護經(jīng)營企業(yè)在發(fā)貨時錄入進貨發(fā)票代碼發(fā)票號和發(fā)貨發(fā)票代碼發(fā)票號后，系統(tǒng)自動產(chǎn)生待維護發(fā)票列表，如下圖：默認顯示待處理發(fā)票列表。點擊列表對應(yīng)發(fā)票“維護”