會計信息化中如何編制會計分錄(1)

1、  會計信息化中如何編制會計分錄(1)   摘 要 在會計信息化中會計分錄的編制與手工環(huán)境下會計分錄的編制有些不同，特別是一些調(diào)整分錄，在編制時一定妻根據(jù)財務軟件的實際情況，結合具體實際問題來正確地編制分錄，在會計信息化中只有會計分錄編制的正確、合乎要求后才能真正充分發(fā)揮其應有的作用，更好地為信息使用者服務。關鍵詞會計信息化；會計分錄；編制會計分錄是根據(jù)借貸記賬法“有借必有貸，借貸必相等”的記賬規(guī)則編制的，實行信息化后，有部分會計分錄的編制與手工存在差異，需進行相應的變換才能保證會計信息的正確性，否則輸出的賬簿和報表等會計信息有可能是錯誤的，如：信息化中

2、往來款項調(diào)整、費用沖減等事項，在編制這些分錄時應特別注意。如“天大天財”財務軟件對往來款項采用對沖號的方式來核算，資產(chǎn)類往來科目只要借方有發(fā)生額，系統(tǒng)就會自動按“年+月+憑證號+筆數(shù)”生成一個唯一的對沖號，資產(chǎn)類往來科目只有在貸方有發(fā)生額時才能核銷，并且核銷時要輸入對沖號以確定具體核銷那一筆業(yè)務。負債類往來科目與資產(chǎn)類往來相反，只要貸方有發(fā)生額就會自動生成一對沖號，只有在借方有發(fā)生額時才能核銷，核銷時也要輸入唯一對應的對沖號。這樣在往來款項做調(diào)整時就應特別注意。例如：張三出差借款660元，做會計分錄時如果誤記為：借：應收及暫付款600元貸：現(xiàn)金600元這時，做調(diào)整分錄時就不能再補做一筆分錄：借

3、：應收及暫付款60元貸：現(xiàn)金60元這樣不是對原暫付款的調(diào)整，而是新生成了一筆新的暫付款，會造成核銷時找不到對沖號，并且原始憑證上記錄的對沖號與系統(tǒng)軟件生成的對沖號不符。也不能全部沖銷，然后再補做一筆正確的分錄，因為這樣也會造成對沖號不符的情況，正確的有兩種調(diào)整方法：貸：應收及暫付款-60貸：現(xiàn)金60或：貸：應收及暫付款 40貸：現(xiàn)金-600現(xiàn)金660這兩筆分錄好像有違“有借必有貸，借貸必相等”的記賬規(guī)則，這里我們不能把“借”和“貸”簡單理解成會計分錄中的“借方”和“貸方”，“借”和“貸”反映的是經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈，“借方”和“貸方”只是復式記賬的一種記賬方法，只要符合復式記賬的要求，能準確反映

4、出經(jīng)濟業(yè)務的實際內(nèi)容，至于只有“借方”或只有“貸方”并不于記賬規(guī)則相矛盾，在會計信息化系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)缺乏人的靈活性，只認數(shù)據(jù)不認內(nèi)容，所以更沒必要死強調(diào)“借方”和“貸方”，應該從業(yè)務內(nèi)容的實際出發(fā)，靈活編制會計分錄。如果對王某該筆業(yè)務誤記為：借：應收及暫付款6600元貸：現(xiàn)金6600元這時有三種調(diào)整方法，具體會計分錄為：借：現(xiàn)金 5940元貸：應收及暫付款 5940元或：貸：應收及暫付款5940元貸：現(xiàn)金5940元或：貸：應收及暫付款5940元貸：現(xiàn)金 6600元現(xiàn)金 660元針對以上各調(diào)整分錄，筆者比較認同第和第種分錄編制方法，因為這兩種分錄編制方法既正確地調(diào)整了“應收及暫付款”科目，又能

5、正確地反映出現(xiàn)金科目的來龍去脈，貸方第一筆現(xiàn)金是沖銷需調(diào)整分錄中的現(xiàn)金，后一筆現(xiàn)金反映的是真實的付現(xiàn)數(shù)，這樣從現(xiàn)金賬上就可以一目了然，也便于出納對賬。關于費用沖減會計分錄的編制，也應特別注意如：某事業(yè)單位支付水電費6000元，會計分錄為：借：水電費 6000元貸：銀行存款6000元后發(fā)現(xiàn)有400元水電費應由單位房屋承租人負擔，并且已經(jīng)收回了該部分款項現(xiàn)金400元，現(xiàn)有兩種費用沖減分錄編制方法；借：現(xiàn)金400元貸：水電費400元或；借：水電費-400元借：現(xiàn)金 400元和兩筆分錄從理論上講都能沖減水電費支出，但在信息化會計中第筆分錄更能反映出業(yè)務的內(nèi)容，也便于分析統(tǒng)計，因為信息化會計中“借方”和“貸方”的數(shù)據(jù)信息存儲在不同的字段中，如果采用第筆分錄的方式填制憑證，在統(tǒng)計水電費“借方”發(fā)生額時肯定會少算400元，導致產(chǎn)生錯誤的會計信息，第筆分錄就能很好地避開這種情況。同樣道理，在編制其他會計分錄時，也要既遵循會計理論的要求，使會計分錄能正確地反映出業(yè)務的實際內(nèi)