醫(yī)藥公司檔案管理辦法

1、醫(yī)藥公司檔案管理辦法一、目的 為加強公司檔案管理的規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司情況，特制定本辦法。二、適用范圍2.1 內(nèi)容 檔案管理范圍、級別劃分、管理等。2.2 適用人員 本辦法適用于全體員工。三、權責部門 人事行政部、財務部四、內(nèi)容4.1 檔案管理范圍4.1.1 公司各類資質(zhì)證照；4.1.2 與經(jīng)營活動有關的合同、協(xié)議等文件資料；4.1.3 管理機關頒發(fā)的屬于公司業(yè)務，執(zhí)行的文件及與其他相關單位往來文件；4.1.4 公司成立、合并、撤銷、名稱變更、啟用印鑒及其組織章程、人員編制等文件資 料；4.1.5 人員聘用、定級、調(diào)資、獎懲、合同、考核記載、培訓、晉升等人事文件資料；4.1.6 自行編印的

2、信息、簡報，內(nèi)部刊物的定稿和印本；4.1.7 財產(chǎn)、物資憑證、臺賬等資料；4.1.8 匯總形成的各類的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析、審計文件等資料；4.1.9 財務報表、憑證、帳簿等會計文件資料；4.1.10 有保存價值的剪報、聲像、證書、實物等資料；4.1.11 其他應歸為檔案的文件、材料。4.2 檔案級別劃分4.2.1 常規(guī)檔案：非涉密的往來文件、會議紀要、 公司管理文件、 實物及其他應歸檔的文 件資料；4.2.2 重要檔案：公司資質(zhì)證照，項目文件資料，合同、協(xié)議類文件資料，普發(fā)周知的人 事文件制度等；4.2.3 涉密檔案：分為秘密、機密、絕密，指一定時間、范圍、職務內(nèi)知悉的文件材料。4.2.3.1

3、 秘密檔案：指公司一般需保密的文件。公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工薪資發(fā) 放及分配方案，已掌握的尚未進入市場或尚未公開的信息資料。4.2.3.2 機密檔案： 指公司比較重要的保密文件。 公司內(nèi)部的經(jīng)營情況、 實施的和尚未 實施的規(guī)劃及相關策略方案、各類財務報表、 統(tǒng)計資料、 重要會議記錄、重大4.2.3.3 絕密檔案： 指公司最重要的保密文件。 公司經(jīng)營發(fā)展中， 直接影響公司權益的 重要文件資料、特別重要的信息等。4.3 檔案管理4.3.1 檔案管理權責4.3.1.1 公司級檔案室由人事行政部負責管理， 除財務部外實行統(tǒng)一管理 （如公司檔案 的遞交、整理及歸檔工作等） ；4.3.1.2 各部門

4、設置檔案管理人員進行對接，即對本部門涉及的檔案信息定期進行提報；4.3.1.3 財務部自行負責與本部門有關的財務檔案管理， 對檔案進行妥善保管并嚴格保 守機密；4.3.1.4 實行電子文檔和其文字檔案統(tǒng)一的歸檔機制；4.3.1.5 保證檔案資料的完整和真實，防止其損壞，保持其有效性。4.3.2 檔案管理員的異動4.3.2.1 具有公司檔案室職能的管理員異動， 經(jīng)部門經(jīng)理及主管副總經(jīng)理批準后辦理相 關手續(xù)；4.3.2.2 部門檔案管理員發(fā)生工作異動時將經(jīng)辦的文件、 資料交接清楚 （在交接工作單 中注明），不得擅自帶走或銷毀，并退還所借檔案，經(jīng)部門經(jīng)理審批、主管副 總核準后方可調(diào)離。4.3.3 檔

5、案移交、整理及歸檔4.3.3.1 人事行政部負責對各公司應歸檔的文件、資料進行收集、分類、歸檔、登記目 錄、辦理借閱等工作；各部門檔案管理人員按照檔案管理范圍進行檔案移交， 填寫檔案移接登記表 ；4.3.3.2 涉密文件單獨立檔及存放；4.3.3.3 電子與紙質(zhì)檔案對照建檔， 并根據(jù)其性質(zhì)選擇光盤刻錄或硬盤拷貝加密， 做好 版本升級、內(nèi)容變更管理；4.3.3.4 照片、 圖片、實物、電子等檔案應分別編碼和填制目錄， 如有對應的文字檔案 應在編制目錄時標注；4.3.3.5 檔案柜內(nèi)應統(tǒng)一編號、分類、分區(qū)，檔案盒分類排序擺放。4.3.4 檔案的借閱4.3.4.1 只限公司經(jīng)營業(yè)務需要，提前填寫檔案

6、借閱審批表 ，經(jīng)部門經(jīng)理及主管副 總經(jīng)理審核后借閱；4.3.4.2 查閱、復印、摘抄檔案應在指定地點，閱后當即歸還；應在申請時限內(nèi)歸還檔 案，如超出應補辦續(xù)借手續(xù)；借閱者要愛護檔案，不得轉(zhuǎn)借、勾畫、折疊、涂 改、剪裁和抽換等；4.3.4.3 檔案歸還時檔案管理人員要當面檢查，驗收無誤后注銷登記。4.3.5 檔案保管期限4.3.5.1 檔案保管期限分為永久、長期、短期，即長期： 16-50 年，短期： 15 年（含） 以下；4.3.5.2 永久保管： 反映公司主要經(jīng)營活動和基本歷史面貌， 對工作具有長遠利用價值 的文件材料；4.3.5.3 長期保管： 反映公司日常經(jīng)營活動， 在較長時期內(nèi)對工作有參考、 利用價值的 文件材料；4.3.5.4 短期保管：在較短時間內(nèi)有參考利用價值的文件材料。4.3.6 檔案的注銷4.3.6.1 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記，并提交檔案注銷申請表 ，經(jīng)部門經(jīng)理審核、主管副總經(jīng)理核準后，做好相應標記，準備銷毀；4.3.6.2 經(jīng)批準銷毀的檔案，需再存放半年， 經(jīng)驗證確無保留價值后， 再行銷毀， 以免 誤毀；4.3.6.3 銷毀文件必須在指定地點進行，并由主管副總經(jīng)理派專人監(jiān)督銷毀。五、注意事項5.1 非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得翻閱檔案資料；5.2 檔案管理部門應隨時做好防盜、防火、防潮、