第二講秘書工作職能

1、 第二講第二講 秘書工作職能秘書工作職能 秘書工作職能范疇主要體現(xiàn)在“輔助管理、綜合服務(wù)”兩個(gè)方面。其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助和服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。要求通過本講的學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確理解和把握秘書工作職能范疇的兩個(gè)方面并高效履行職能。l掌握秘書工作職能輔助性和服務(wù)性這兩個(gè)基本特征；l掌握秘書輔助管理職能的內(nèi)涵正確獲取并利用信息，提供可供選擇的決策方案，輔助執(zhí)行并反饋執(zhí)行信息，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，形成合力以保證管理效率；l掌握秘書綜合服務(wù)職能的內(nèi)涵通過辦文、辦會(huì)、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的綜合服務(wù)，提高管理績(jī)效。l 中信集團(tuán)總經(jīng)理辦公室的林秘書喜歡上網(wǎng)，中信集團(tuán)總經(jīng)理辦公室的林秘

2、書喜歡上網(wǎng)， 可她上網(wǎng)并不是聊天、打游戲，可她上網(wǎng)并不是聊天、打游戲，而是收集與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種信息。而是收集與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種信息。l 一次，她從網(wǎng)上得知紙漿生產(chǎn)國(guó)發(fā)生大規(guī)模洪災(zāi)，預(yù)測(cè)紙張會(huì)大幅漲價(jià)。她一次，她從網(wǎng)上得知紙漿生產(chǎn)國(guó)發(fā)生大規(guī)模洪災(zāi)，預(yù)測(cè)紙張會(huì)大幅漲價(jià)。她將此信息向總經(jīng)理匯報(bào)。公司據(jù)此大批購進(jìn)紙張庫存，不久紙張果然大幅漲價(jià)，將此信息向總經(jīng)理匯報(bào)。公司據(jù)此大批購進(jìn)紙張庫存，不久紙張果然大幅漲價(jià)，公司僅這單生意凈賺公司僅這單生意凈賺100余萬元。余萬元。l 還有一次，她從網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)，與她們集團(tuán)公司一直有大筆業(yè)務(wù)往來的廣州鑫銀還有一次，她從網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)，與她們集團(tuán)公司一直有大筆業(yè)務(wù)往來的

3、廣州鑫銀公司的員工與公司管理層正在鬧矛盾，員工們揚(yáng)言要告上法院，因?yàn)楣緵]有說公司的員工與公司管理層正在鬧矛盾，員工們揚(yáng)言要告上法院，因?yàn)楣緵]有說明任何理由就要裁減他們。她馬上將這篇文章下載打印出來，交給總經(jīng)理?？偨?jīng)明任何理由就要裁減他們。她馬上將這篇文章下載打印出來，交給總經(jīng)理?？偨?jīng)理看了很重視，經(jīng)考察，發(fā)現(xiàn)鑫銀公司實(shí)際上已經(jīng)資不抵債，大幅裁員只是權(quán)宜理看了很重視，經(jīng)考察，發(fā)現(xiàn)鑫銀公司實(shí)際上已經(jīng)資不抵債，大幅裁員只是權(quán)宜之計(jì)，最終難逃破產(chǎn)的命運(yùn)。據(jù)此，公司決定停止向鑫銀公司繼續(xù)發(fā)貨，以免到之計(jì)，最終難逃破產(chǎn)的命運(yùn)。據(jù)此，公司決定停止向鑫銀公司繼續(xù)發(fā)貨，以免到l 時(shí)收不回貨款。果然，過了兩個(gè)

4、月，鑫銀公司申請(qǐng)破產(chǎn)。時(shí)收不回貨款。果然，過了兩個(gè)月，鑫銀公司申請(qǐng)破產(chǎn)。案例導(dǎo)入 秘書“輔助管理”職能：是指一個(gè)機(jī)關(guān)或單位在其管理的整個(gè)過程中，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問題，擬定解決問題的方案到對(duì)確定的方案貫徹執(zhí) 行的整個(gè)過程中，秘書起著幫 助或輔佐的作用。一、秘書輔助管理職能一、秘書輔助管理職能 準(zhǔn)確、全面、有效地獲取并利用信息是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效管理的基礎(chǔ)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的近身參謀助手，要向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，同時(shí)要為領(lǐng)導(dǎo)者有效獲取利用信息及排除信息溝通障礙等方面進(jìn)行智能輔助。 （一）輔助獲取并利用信息（一）輔助獲取并利用信息1、獲取并、獲取并利用信息利用信息2、幫助排、幫助排除信息干擾除信

5、息干擾在獲取信息方向、信息量及信在獲取信息方向、信息量及信息結(jié)構(gòu)上進(jìn)行輔助。息結(jié)構(gòu)上進(jìn)行輔助。在排除思想障礙、感情障礙、在排除思想障礙、感情障礙、利益沖突、時(shí)空因素的干擾。利益沖突、時(shí)空因素的干擾。 從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作： （二）秘書輔助決策（二）秘書輔助決策1、決策準(zhǔn)備階段、決策準(zhǔn)備階段秘書在決策準(zhǔn)備階段的工作此項(xiàng)決策是否必需、應(yīng)該信息是否全面、真實(shí)、充分此項(xiàng)決策何時(shí)作出最恰當(dāng)此項(xiàng)決策的目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)決策的內(nèi)容是否規(guī)范、系統(tǒng) 預(yù)測(cè)此項(xiàng)決策的預(yù)期效果秘書在決策準(zhǔn)備階段的工作1、 在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域

6、和渠道： 可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)新的方案供決策者選擇； 可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統(tǒng)的 可供選擇的方案； 可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意 見、建議吸納到有關(guān)決策方案中去； 可帶著各套初選方案到有關(guān)部門和群眾中去征 求意見，并根據(jù)各方面的意見進(jìn)行修改；2、決策形成階段、決策形成階段 對(duì)重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)， 到基層進(jìn)行小規(guī)模試驗(yàn)，蹲點(diǎn)探索，取得成功 經(jīng)驗(yàn)后，再由點(diǎn)到面地進(jìn)行推廣； 對(duì)各種供選擇的方案進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的比較，比 較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較其風(fēng)險(xiǎn)值與效 益值，比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受 性等等。 決策形成階段還包括科學(xué)、嚴(yán)密的決策論證。 l

7、決策目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)的因素l 認(rèn)識(shí)上的誤差：執(zhí)行者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者所做的決策在認(rèn)知上存在差異，執(zhí)行中出現(xiàn)偏差，因而無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。l 意識(shí)上的差異：方案的執(zhí)行有可能損害執(zhí)行者自身的既得利益，因此執(zhí)行者惡意曲解執(zhí)行目標(biāo)或有選擇地執(zhí)行。l 方案本身的誤差：決策方案本身不完善，執(zhí)行結(jié)果肯定無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。l 執(zhí)行體系的弊端：執(zhí)行體系內(nèi)各部門分工不明，職責(zé)不清，相互不配合，不支持，推諉、扯皮，妨礙決策指令的順利執(zhí)行，無法完全達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。3、決策實(shí)施階段、決策實(shí)施階段 決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來工作的選擇與安排，而真正使決策目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還取決于有效的實(shí)施決策。 在決策實(shí)施過程中，秘書的參謀輔助具有獨(dú)特的作用

8、 ： 對(duì)謀求認(rèn)同的輔助 對(duì)糾正偏差的輔助 對(duì)行為失范的輔助 對(duì)克服失誤的輔助 對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助 彌補(bǔ)決策疏漏的輔助 對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助 對(duì)發(fā)現(xiàn)機(jī)遇的輔助 1 1、督促檢查的內(nèi)容、督促檢查的內(nèi)容 秘書對(duì)督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持下，按照領(lǐng)導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務(wù)。具體包括： 檢查執(zhí)行的實(shí)施進(jìn)展情況； 發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議； 督促檢查辦理決策方案，保證實(shí)現(xiàn)目標(biāo)； 反饋實(shí)施信息，評(píng)估執(zhí)行效果； l 歸納評(píng)估督促檢查效果。（三）輔助督促檢查 一般性督促檢查。是指組織系統(tǒng)內(nèi)部按層次和隸屬關(guān)系、工作關(guān)系，自上而下以及橫向交錯(cuò)所進(jìn)行的督促檢查。 專門性督促檢查。是指

9、組織內(nèi)部就重大的決策問題而設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)對(duì)執(zhí)行組織的專項(xiàng)管理活動(dòng)實(shí)行的監(jiān)督檢查。2、秘書輔助督促檢查的種類 1、秘書輔助協(xié)調(diào)的內(nèi)容 協(xié)調(diào)。是指對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中由不確定因素出現(xiàn)的問題和失調(diào)現(xiàn)象進(jìn)行妥善處理，化解或緩解矛盾，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，恢復(fù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，共同形成合力，完成組織使命。 秘書的協(xié)調(diào)。一是指秘書在輔助管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，發(fā)現(xiàn)失調(diào)或問題，主動(dòng)進(jìn)行信息溝通和思想交流，消除誤會(huì)和隔閡，謀求共識(shí)，協(xié)調(diào)關(guān)系；二是指受命于領(lǐng)導(dǎo)者，去處理隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)問題。（四）輔助協(xié)調(diào) 2秘書協(xié)調(diào)輔助的要領(lǐng)： 協(xié)調(diào)要與組織的目標(biāo)相一致； 協(xié)調(diào)要適應(yīng)環(huán)境條件的變化； 協(xié)調(diào)要注意所處的地位和權(quán)限； 要注意協(xié)調(diào)的職責(zé)范疇；

10、要注意溝通協(xié)調(diào)的疏導(dǎo)性； 協(xié)調(diào)要注意量力的適度性。二、秘書綜合服務(wù)職能 “綜合服務(wù)”是秘書的根本職能。秘書提供“綜合服務(wù)”的職能很寬廣，可以說：領(lǐng)導(dǎo)的管理內(nèi)容有多寬，秘書的服務(wù)范圍也就有多寬，同時(shí)，秘書還得為平行的職能部門執(zhí)行管理職能提供服務(wù)，并還要 為管理的相對(duì)人人民 群眾提供服務(wù)。l “辦文”在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。l 秘書在“辦文”服務(wù)事務(wù)處理過程中，要熟練掌握并嚴(yán)格按各類文書的規(guī)范格式要求進(jìn)行撰寫；要嚴(yán)格按文書運(yùn)行程序操作；并要將已經(jīng)辦理完畢的文書進(jìn)行整理立卷及歸檔保管，以備查考利用。 秘書“辦會(huì)”指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期效

11、果提供服務(wù)的辦理會(huì)議事務(wù)工作。 秘書辦理會(huì)議事務(wù)內(nèi)容主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及 在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后的大量 會(huì)議文字工作和文件材料處 理事務(wù)。（二）秘書（二）秘書“辦會(huì)辦會(huì)”服務(wù)事務(wù)服務(wù)事務(wù) 是指為領(lǐng)導(dǎo)操辦處理勤雜事務(wù)。其目的是使領(lǐng)導(dǎo) 擺脫繁雜事務(wù)， 有更多的時(shí)間和 精力抓管理大事， 以提高管理績(jī)效。（三）秘書（三）秘書“辦事辦事”服務(wù)事務(wù)服務(wù)事務(wù) 秘書“辦事”服務(wù)事務(wù)的范圍1 1）秘書辦理常規(guī)事務(wù)）秘書辦理常規(guī)事務(wù)秘書辦理常規(guī)事務(wù)的內(nèi)容繁多，秘書辦理常規(guī)事務(wù)的內(nèi)容繁多，主要有辦公資源的管理、電話函件的處主要有辦公資源的管理、電話函件的處理、信訪督查工作、值班保密工作、印信理、信訪督

12、查工作、值班保密工作、印信管理工作、接待管理工作、領(lǐng)導(dǎo)日程安管理工作、接待管理工作、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、商務(wù)旅程管理等。排、商務(wù)旅程管理等。 秘書職能是“輔助管理、綜合服務(wù)”兩個(gè)方面。其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助和服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。要求通過本講學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確理解和把握其工作職能的輔助性和全面性這兩個(gè)根本特征，使管理和服務(wù)全面到位，有效提高工作效能。 秘書應(yīng)從哪些方面輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效決策？l決策在實(shí)施階段秘書要做哪些輔助管理工作？l秘書應(yīng)怎樣開展輔助督促檢查工作？l簡(jiǎn)述秘書辦理“隨機(jī)事務(wù)”的內(nèi)容和方法。l簡(jiǎn)述秘書“受權(quán)理事”的內(nèi)容和方法。1 12 23 34 45 5一、

13、思考一、思考l 案例（一）案例（一） 邱志偉與吳宏斌同時(shí)受聘到中信集團(tuán)做秘書。一年后，領(lǐng)導(dǎo)總愛找邱志偉商議。吳宏斌感到納悶：自己的水平能力不亞于邱志偉，為什么會(huì)到受冷落呢？l 他找到吳宏斌，請(qǐng)他幫助分析原因。邱志偉開誠(chéng)布公地對(duì)吳宏斌說：“我看你主要是提意見多，提建議少?！眳呛瓯簏c(diǎn)頭說：“你說得對(duì)，我是有這個(gè)毛病。我總想著提意見是下屬的事，拿主意是領(lǐng)導(dǎo)的事。”邱志偉截住吳宏斌的話說：“領(lǐng)導(dǎo)也不是神，不會(huì)事事都有主意。領(lǐng)導(dǎo)是很希望下屬提建設(shè)性意見的。一般的事情，提一種處理辦法就行，大事或者吃不準(zhǔn)的事，可多提幾條意見，供領(lǐng)導(dǎo)選用?！眑 吳宏斌照邱志偉所說的辦法去做，此后，領(lǐng)導(dǎo)也經(jīng)常找他商量工作了。l 請(qǐng)問：請(qǐng)問：他們倆在工作方式方法上有何不同？面對(duì)問題，秘書應(yīng)該如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策？ 二、案例分析二、案例分析l 案例（二）案例（二）l 中信擬招聘3名信息資料員，陳總經(jīng)理授權(quán)辦公室王副主任主持招聘新秘書的初試，要求以善于參謀為主，通過初試從100名應(yīng)聘者中選拔出9名，由總經(jīng)理再行復(fù)試。王副主任接受任務(wù)后，決心在初試試卷中表現(xiàn)出自己老資格的水平。經(jīng)過反復(fù)斟酌推敲，出了一套他認(rèn)為