畢業(yè)論文-淺談電算化檔案管理

1、xiamen university of technology畢業(yè)論文中文題目淺談電算化檔案管理系別：繼續(xù)教育學(xué)院年級專業(yè)：2012級會計學(xué)姓名：謝昌學(xué)號：121803006指導(dǎo)教師: 職 稱:2014 年 11 月 10 ei畢業(yè)設(shè)計（論文）誠信聲明書本人鄭重聲明：在畢業(yè)設(shè)計（論文）工作中嚴格遵守學(xué)校有關(guān)規(guī)定， 恪守學(xué)術(shù)規(guī)范；我所提交的畢業(yè)設(shè)計（論文）是本人在指導(dǎo)教師的指導(dǎo)下獨立研究、撰寫的成果，設(shè)計（論文）中所引用他人的文字、研究 成果，均己在設(shè)計（論文）中加以說明；在本人的畢業(yè)設(shè)計（論文）中未 剽竊、抄襲他人的學(xué)術(shù)觀點、思想和成果，未篡改實驗數(shù)據(jù)。本設(shè)計（論文）和資料若有不實之處，本人愿

2、承擔(dān)一切相關(guān)責(zé)任。學(xué)生簽名：謝昌2014 年 11 月 10 h會計電算化是會計發(fā)展史上一次重大的革命，對傳統(tǒng)的會計產(chǎn)生了很 大的影響。本文從檔案范圍、管理要求等幾方面對會計電算化對傳統(tǒng)會 計檔案及其管理方式產(chǎn)生的影響進行了分析探討。關(guān)鍵字：會計電算化；檔案；管理摘要-3 -引言2-電算化會計檔案安全管理的特點2（一）保存的內(nèi)容種類較多2（-）表現(xiàn)形勢特殊3（三）保管條件高3（四）吋間長，版木多3二 電算化會計檔案管理工作中存在的安全問題3（-）電算化會計檔案管理制度尚不完善 31. 電算化會計檔案管理制度尚不完善 32. 會計電子檔案尚未真正納入會計檔案管理范疇 4（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

3、不全面 4（三）計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全管理問題4（四）電算化會計檔案載體存在的問題4三提高電算化會計檔案管理安全的措施i議5（一）強化認識，完善制度 5（-）加強網(wǎng)絡(luò)安全管理51. 定期拷貝整理系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)52. 做好電算化會計系統(tǒng)的保密工作 53. 電算化會計檔案使用要加以限制 5（三）提高從業(yè)人員素質(zhì)，完善配置結(jié)構(gòu) 6（四）保證粗存介質(zhì)的存放環(huán)境良好6（五）適當拓寬會計電算化檔案的管理范圍6總結(jié)6參考文獻7致謝8引言會計電算化專業(yè)是隨著計算機的發(fā)展而逐漸產(chǎn)生的。在國外，美國的通用電氣公司 于1954年率先使用計算機進行單項工資數(shù)據(jù)處理，開創(chuàng)了利用計算機進行會計數(shù)據(jù)處 理的新起點。在國內(nèi)，

4、會計電算化專業(yè)的發(fā)展較晚，1979年在財政部的支持和直接參 與下，才在長春第一汽車制造廠開展會計電算化的試點工作，1981年，在財政部、原 第一機械部和中國會計學(xué)會的支持下，在中國人民大學(xué)和第一汽車制造廠聯(lián)合召開的 “財務(wù)、合計、成木應(yīng)用電子計算機專題討論會”上，首次正式將電子計算機倍息技 術(shù)在會計業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用簡稱為“會計電算化”。到目前為止，會計電算化專業(yè)已 經(jīng)成為一門觸電子信息技術(shù)、會計學(xué)和管理學(xué)等為一體的邊緣學(xué)科。隨著社會科技的不斷發(fā)展，電子計算機技術(shù)逐漸被應(yīng)用到傳統(tǒng)的會計工 作中，形成了一種新的會計分支，即會計電算化。會計電算化的應(yīng)用在很大 程度上捉高了會計的工作效率，促使會計更加

5、適應(yīng)當前信息時代下的財務(wù)管 理。會計電算化是以計算機為主要載體，很多會計信息資料都被保存在計算 機中，并通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)信息交流與傳遞。然而由于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 門身的缺陷，給電算化會計檔案的管理形成了一定的不安全因素影響，如硬 件損壞檔案丟失，或者黑客侵入盜取資料等等。為此，加強電算化會計檔案 的管理成為一件迫在眉睫的工作。以卜筆者就通過目麗會計電算化的發(fā)展形 勢，來對電算化會計檔案的安全管理問題進行思考與探討。一、電算化會計檔案安全管理的特點與普通紙質(zhì)會計檔案相比，電算化會計檔案的管理要更加復(fù)雜。這不僅 表現(xiàn)在要將所有的會計信息錄入計算機屮進行整理歸類，更重要的是要將這 些檔案的安全管理

6、工作做到位。具體來講，電算化會計檔案的安全管理存在 以下特點：（一）保存的內(nèi)容種類較多自我國于1999年開始采用電算化會計檔案管理時起，國家就頒布了相 關(guān)的法規(guī)條例，要求在使用計算機進行會計資料檔案的管理吋，除了要在計 算機上做好數(shù)據(jù)保存存儲之外，還需要將某些必要的資料進行打印，以紙質(zhì) 的形式保存?zhèn)浞荩源_保會計信息資料的安全。也就是說，在電算化會計檔 案的管理中，是需要以電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保管的方式來存儲檔案，這 種雙重的會計檔案保管形式雖然增大了會計檔案管理的安全性與可靠性，但 在一定程度上增大了管理難度，保存的內(nèi)容種類較多，包括紙質(zhì)形式、計算 機硬盤形式、光盤形式等硬件，還包括相關(guān)數(shù)

7、據(jù)或財務(wù)軟件系統(tǒng)等軟件。（二）.表現(xiàn)形式特殊這主要體現(xiàn)在電算化會計檔案管理是需要借助計算機來實現(xiàn)的，這就與 傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理有著很大的不同。即紙質(zhì)的會計檔案能夠直接從紙 質(zhì)文件上查看出來，具有很強的直觀性，可以直接查看會計信息資料而無須 借助其他的技術(shù)方法或硬件設(shè)施。但這種傳統(tǒng)的會計紙質(zhì)檔案保存的信息量 較小，且會占用大量的空間，不利于數(shù)據(jù)的快速查找。而電算化會計的檔案 管理則很好的避免了這一問題，其是通過計算機硬件與軟件的相互作用來實 現(xiàn)高效的會計信息檔案管理，不但能夠保存大量的信息資料，且易于管理查 找，便于管理。不過需要注意的是由于其表現(xiàn)形式較為特殊，對計算機有很 大的依賴性，這就

8、為電算化會計檔案管理與保存帶來了一定風(fēng)險，即若計算 機出現(xiàn)故障或問題，極易使計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)讀不出來，造成會計信息丟失。（三）.保管條件較高電算化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密，電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他 意外情況而丟失。另外，由于電算化會計檔案集中存儲在計算機硬盤、光盤 和磁性等存儲介質(zhì)中，如果未安全保存，電子數(shù)據(jù)會非常容易被修改，很難 判斷其原始性，需要提高安全保管意識和做好保密措施。電算化會計檔案的 安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數(shù)字化，大大提高了 會計檔案的利用效率，便于會計檔案信息的資源共享；但電算化會計檔案具 有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風(fēng)險

9、。（四）時間版本多隨著會計電算化程度的深入和使用使用時間的推移，不同財務(wù)軟件和版 本越來越多，需要各個單位的財務(wù)部門結(jié)合工作實際，精心組織，科學(xué)規(guī)劃， 選擇合適的財務(wù)軟件，保證財務(wù)軟件工作前后銜接一致和會計檔案的科學(xué)管 理。二、電算化會計檔案管理工作中存在的安全問題就口前我國的電算化會計檔案管理現(xiàn)狀來看，管理工作小述存在著很多 問題，如管理制度不夠健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、對電了檔案不夠重視、 計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全度不高等等。這些管理問題在一定程度上對電 了檔案的安全管理造成了影響，尤其是計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理問 題，更是直接導(dǎo)致了電子會計檔案管理的安全性較低的主要原因。（一）

10、電算化會計檔案管理制度尚不完善很多單位認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對電算化會計檔 案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計電算化信 息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有釆取相應(yīng)的保障措施來 改善保管會計檔案的環(huán)境等。1. 會計電算化檔案管理制度松弛會計電算化已經(jīng)步入網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使電算化系統(tǒng) 出現(xiàn)許多新特征，過去的電算化檔案在管理內(nèi)容、方法及管理口標上明顯都 較為狹隘，影響了會計電子文檔的收集、管理和利用，導(dǎo)致電算化檔案管理 出現(xiàn)簡單化、形式化的現(xiàn)象。2. 會計電子檔案尚未真正納入會計檔案管理范疇會計檔案管理辦法第十二條：采用電子計算機

11、進行會計核算的單位， 應(yīng)當保存打卬出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、關(guān)盤、微縮膠片等 磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政 部、國家檔案局備案。然而受企事業(yè)單位規(guī)模條件等限制，大多數(shù)已實施會 計電算化的單位并未將粗存會計資料的磁盤、光盤等資料作為會計檔案予以 保存，而會計墊了備份數(shù)據(jù)一般都由系統(tǒng)管理人員門行保存，電了檔案處于 一種無序的、不連貫的管理狀態(tài)，未形成具體有效的管理機制，隨著會計崗 位的調(diào)整，電算化資料大都無檔可查。（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面口前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識 和計算機應(yīng)用知識，造成電算化檔案管理工作

12、整體水平不高，制約著電算化 會計檔案管理工作的順利發(fā)展。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電 算化檔案的重視不足，及操作人員的時間觀念不強等原因，以至于不能及時 按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外儲存器忠保存，有時又不能正確進 行電了文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，使磁盤上的標簽與電了 文檔不符的現(xiàn)彖時有發(fā)生，一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破 壞，就不能在最短時間、最小損失卜恢復(fù)原有的會計資料，影響電算化系統(tǒng) 的正常工作。（三）計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全管理問題計算機技術(shù)雖然具備較強的計算機能力與存儲能力，但同時計算機的基 本性能也給信息的安全存儲帶來一定影響。這是因為計算機系

13、統(tǒng)屮的會計資 料、信息數(shù)據(jù)極易受到人為的篡改，計算機軟件也常常會出現(xiàn)問題導(dǎo)致會計 信息丟失，并且很容易被人通過復(fù)制等手段盜取信息資料而不留下痕跡，這 些都為電算化會計檔案的安全管理造成很大難題。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛發(fā) 展，使得一些黑客很容易侵入電了檔案管理內(nèi)部竊取、篡改信息數(shù)據(jù)，或者 泄露會計信息，或者利用病毒使計算機癱瘓，導(dǎo)致會計信息數(shù)據(jù)完全丟失， 這也是電子會計檔案管理的主要安全問題。另外，電算化會計檔案信息的存 儲質(zhì)量還與其所在的載體質(zhì)量、保存環(huán)境有著很大關(guān)聯(lián)。（四）電算化會計檔案載體存在的問題電算化條件下，會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑 證、會計賬簿、會計報

14、表z外，還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件 程序及全套文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電 子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這種通過計算機技術(shù)手段實施的信息篡改、修改復(fù) 制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，并且發(fā)現(xiàn)的難度非常大。另外，電算化會計檔案受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、儲存信息的有效期等條件的影響。三、提高電算化會計檔案管理安全的措施建議為了能夠進一步提高電算化會計檔案管理的安全性，就必須要加強管理, 增大對計算機硬件設(shè)備與軟件技術(shù)應(yīng)用的投入力度，不斷深化改革，促使電 算化會計檔案管理工作制度更加完善，建立相應(yīng)的檔案歸檔制度、保管制度、

15、 定期備份與維護制度以及分權(quán)限調(diào)用制度等等。并加強對電算化會計檔案管 理人員的培訓(xùn)力度，提高其工作能力與職業(yè)道德素養(yǎng)，做好內(nèi)部人員管理。 但最重要的，還是要做好信息技術(shù)上的檔案管理工作，在此筆者提出一些安 全管理建議，具體如下所示：（一）強化認識，完善制度加強會計電算化檔案管理工作的監(jiān)督檢查。對已經(jīng)實施會計電算化的單 位，贏要求其嚴格執(zhí)行會計電算化工作規(guī)范、會計電算化管理辦法 等文件中關(guān)于電算化檔案管理的規(guī)定，并參照和關(guān)內(nèi)容制定符文具體實情的 管理辦法，定期檢查。通過有效的監(jiān)督檢查工作，促其加強對電算化會計檔 案管理的制度更加完善，強化會計人員對電算化檔案管理重要性的認識，口 覺做好電算化管理

16、工作。（二）加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預(yù)防、檢測以及 殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全。1定期拷貝整理系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù) 據(jù)拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔 案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好并記錄以下內(nèi)容：檔案形成的 吋間，會計數(shù)據(jù)的內(nèi)容及備份，以使計算機硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短 的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。2做好電算化會計系統(tǒng)的保密工作針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計 算機程序方面

17、考慮，應(yīng)設(shè)置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè) 置密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能、各種操作紀錄等控制功能，在源頭上防范問題 的產(chǎn)生。3）電算化會計檔案使用耍加以限制在不能確保安全時要加以限制。電算化會計檔案特點使其在利用活動屮 的保密與安全問題不好控制。因此要采取更為嚴密的安全措施，避免由于安 全問題帶來不可挽冋的損失。（三）提高從業(yè)人員素質(zhì)，完善配置結(jié)構(gòu)實現(xiàn)會計電算化，必須具備有綜合能力的電算化專業(yè)人才，對系統(tǒng)安全 和電算化軟件進行維修養(yǎng)護，加強對電了檔案的管理。而現(xiàn)階段，電算化專 業(yè)人員的稀缺，是毋席置疑的事實。為此，應(yīng)該加強對現(xiàn)有會計、檔案管理 人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，同時，

18、引進適當?shù)募日莆崭鞣N現(xiàn)代 化知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業(yè)務(wù)、專門從事會計檔 案管理的工作人員。只有這樣，才能適應(yīng)新時期電算化會計檔案管理的耍求。（四）保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)注意雙 份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點。 注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案述應(yīng)定期進行檢 杳復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。（五）適當拓寬會計電算化檔案的管理范圍加強電算化檔案管理，既是電算化工作連續(xù)進行的保證，也是會計信息 系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全完整的保證，因此，既要

19、做好會計憑證、會計賬簿、會計報表 的收集、整理，會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集、整理，也需要做好與 財務(wù)管理相關(guān)的原始電了資料的收集和整理工作。會計信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā) 展趨使得電算化工作與外部的信息聯(lián)系日益密切，信息共享毒越來越高，更 多的會計原始數(shù)據(jù)越來越多的采用非紙質(zhì)方式傳遞，如儲存在計算機硬盤、 軟盤、光盤或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)全@取的自制和外來的電子數(shù)據(jù)，作為財務(wù)記賬 的依據(jù)為會計電算化系統(tǒng)直接應(yīng)用；日常的財務(wù)工作也需要以電了數(shù)據(jù)形式 庫z外的電子文檔，與財務(wù)管理的賬、證、表有著密切聯(lián)系。因此，理應(yīng)為 電算化會計檔案適當拓寬會計電算化檔案的管理范圍，加強管理，方能確保 電算化檔案的安全性、可

20、行性。四、結(jié)束語電算化會計檔案是信息時代的產(chǎn)物，它的存在是必然的。因此加強電算 化會計檔案安全管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復(fù)朵、長期的 工作，我們應(yīng)該健全電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴格的內(nèi)部管理 制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案在各項工作 屮發(fā)揮作用參考文獻1 coria o'dell, jackson crayson.if only we knew what we know-the transfer of internal knowledge and best practicej. the free press new york, 2006

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