淺談工程項目信息管理

1、    淺談工程項目信息管理    宋海山王曉強【摘要】信息管理是工程管理的主要內(nèi)容之一，它貫穿于管理的整個過程當(dāng)中。本文從工程項目信息的種類、分類等一些信息管理的基本概念出發(fā)，闡述了工程信息管理的流程和信息管理系統(tǒng)的建立?！娟P(guān)鍵詞】工程項目；信息管理；流程；系統(tǒng)1.工程項目信息管理概述信息管理是指對信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應(yīng)的信息。1.1建設(shè)工程項目管理中的信息建設(shè)工程信息管理工作涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多專業(yè)、多渠道，工程心里量大，來源廣泛，形式多樣，建

2、設(shè)工程項目信息的構(gòu)成主要有以下幾種：文字圖形信息。主要包括勘察測繪資料、涉及圖紙、說明書、計算書、合同、工作條例及規(guī)定、施工組織設(shè)計、情況報告、原始記錄、統(tǒng)計圖表等信息。語言信息。包括口頭分配任務(wù)、指示、匯報，工作檢查，介紹情況，談判交涉中的建議、批評，工作討論和研究，會議等信息。新技術(shù)信息。包括通過網(wǎng)絡(luò)、電話、傳真、計算機、電視、錄像、錄音等現(xiàn)代化手段及處理的一部分信息。1.2建設(shè)工程項目信息管理的原則對于大型項目，建設(shè)工程產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大、種類繁多。為便于信息的收集、處理、儲存、傳遞和利用，須遵循以下原則：標準化原則要求在項目的實施過程中，對有關(guān)信息的分類進行統(tǒng)一，對信息流程進行規(guī)范，產(chǎn)

3、生的控制報表力求做到格式化和標準化，通過建立健全的信息管理制度，提高信息管理的效率。有效性原則為了保證信息產(chǎn)品對于決策支持的有效性，應(yīng)針對不同層次管理者的要求對信息進行適當(dāng)加工，例如對于項目的高層管理者而言，應(yīng)力求精煉直觀，盡量采用形象的圖表來表達，以滿足其戰(zhàn)略決策的需要。定量化原則建設(shè)工程產(chǎn)生的信息不只是項目實施過程中數(shù)據(jù)的簡單記錄，還是經(jīng)過信息處理人員采用定量工具對有關(guān)數(shù)據(jù)進行分析和比較后產(chǎn)生的信息。時效性原則考慮工程項目決策過程的時效性，建設(shè)工程的信息也應(yīng)具有時效性。建設(shè)工程的信息都有一定的周期性，如月報表、季報表、年報表等，這都是為了保證信息產(chǎn)品能夠及時服務(wù)于決策。高效處理原則通過采用

4、高性能的信息處理工具（建設(shè)工程信息管理系統(tǒng)），盡量縮短在信息處理過程中的延遲，將主要精力放在對處理結(jié)果的分析和控制措施的制訂上?？深A(yù)見原則建設(shè)工程產(chǎn)生的信息作為項目實施的歷史數(shù)據(jù)，可以用于預(yù)測未來的情況，為決策者制訂未來目標和執(zhí)行規(guī)劃提供必要的信息。2.建設(shè)工程項目中的信息管理流程工程項目信息管理貫穿建設(shè)工程全過程，銜接建設(shè)工程的各個階段、各參建單位，其基本環(huán)節(jié)有：信息的收集、傳遞、加工、整理、檢索、分發(fā)和儲存。2.1信息的收集以建設(shè)工程施工階段的信息收集為例，建設(shè)工程施工階段的信息包括施工準備期、施工期、竣工保修期3 個子階段的信息。2.1.1 施工準備期信息收集施工準備期應(yīng)著重設(shè)計工程信息

5、合理的流程，確定合理的信息源，規(guī)范各方的信息行為，建立統(tǒng)一有序的信息管理制度。這階段應(yīng)收集的主要工程數(shù)據(jù)和信息如下：勘察設(shè)計文件及有關(guān)資料。工程勘察文件通常提供以下信息：工程技術(shù)勘測調(diào)查情況。收集建設(shè)地區(qū)的自然條件資料，如河流、潮汐、地形、地貌、水文、地質(zhì)、氣象等資料。經(jīng)濟勘察調(diào)查情況。主要收集工程建設(shè)地區(qū)的原材料、燃料來源，水電供應(yīng)和交通運輸條件，勞力來源，數(shù)量和工資標準等資料。施工圖設(shè)計文件，包括施工總平面圖、各施工對象的施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖、各種專門工程的施工圖以及各種設(shè)備和材料的明細表等，以及依據(jù)施工圖設(shè)計所提出的預(yù)算。招標投標合同文件及其相關(guān)資料。在招投標過程中及在中標以

6、后，招、投標文件及其他一些文件將形成一套對工程項目起制約作用的合同文件。其主要內(nèi)容包括：投標邀請書、投標須知、投標書及其附件、工程報價表及其附件、中標通知、合同雙方簽署的合同協(xié)議書、履約保函、合同條款、技術(shù)規(guī)范、招標圖紙、業(yè)主單位在招標期內(nèi)發(fā)生的所有補充通知、承包人在投標期補充的所有書面文件、承包人在投標時隨同投標書一起遞送的資料與附圖、在商談合同時雙方簽字確認的補充文件。2.1.2 施工實施期信息收集施工實施期，信息來源相對固定，主要是施工過程隨時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息。關(guān)鍵是各方在信息分類和編碼上要統(tǒng)一，實現(xiàn)信息管理的標準化、代碼化和規(guī)范化。2.1.3 竣工保修期信息收集竣工保修期的信息是建立在

7、施工期日常信息積累的基礎(chǔ)上的。傳統(tǒng)模式的項目信息管理不重視信息的收集和規(guī)范化，數(shù)據(jù)和信息不能及時收集整理，往往采取事后補添或做假數(shù)據(jù)應(yīng)付了事?，F(xiàn)代項目管理要求數(shù)據(jù)同步反映，適時記錄，真實體現(xiàn)施工過程，做到積累在平時，竣工時只是匯總和總結(jié)。2.2信息的加工整理和存儲項目管理人除應(yīng)注意各種原始數(shù)據(jù)和資料的收集外，還要對收集來的信息進行加工整理，并對施工過程中出現(xiàn)的各種問題進行處理。按其加工整理的深淺可分為如下幾個類別：第1類是對資料和數(shù)據(jù)進行簡單整理和篩選。信息的存儲是將信息保留起來備用。對有價值的原始資料、數(shù)據(jù)及經(jīng)過加工整理的信息，要長期積累以備查閱。2.3工程項目信息的檢索和傳遞無論是存入檔案

8、庫還是存入計算機存儲器的信息、資料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作。2.4工程項目信息的使用信息管理的目的，是為了更好地使用信息，為決策服務(wù)。處理好的信息，要按照需要和要求編印成各類報表和文件，以供管理工作使用。信息的使用效率和使用質(zhì)量是隨著計算機的普及而提高。存儲于計算機數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，已成為信息資源，可為各個部門所共享。因此，利用計算機做好信息的加工儲存工作，是更好地使用信息的前提。3.項目信息管理系統(tǒng)的建立工程項目信息管理系統(tǒng)是處理項目信息的人-機系統(tǒng)。通過收集、儲存及分析項目實施過程中的數(shù)據(jù)和信息，輔助工程項目的決策和管理人員進行規(guī)劃、決策和

9、檢查，實施對項目投資、進度和質(zhì)量等目標的最優(yōu)控制。項目信息管理系統(tǒng)的目標是實現(xiàn)信息的系統(tǒng)管理以及為決策者提供必要的決策支持。其基本作用包括：利用計算機數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，集中存儲管理與項目有關(guān)的信息，并隨時查詢或更新；利用計算機準確、快速地完成工程項目管理所需要的信息處理，方便、迅速地生成各種控制報表，提供高質(zhì)量的決策信息支持。項目信息管理系統(tǒng)的基本工作包括：建立統(tǒng)一的項目信息編碼體系，如項目編碼、各單位的組織編碼、投資控制編碼、進度控制編碼、質(zhì)量控制編碼、合同管理編碼等；對信息系統(tǒng)的輸入和輸出報表進行規(guī)范統(tǒng)一，形成規(guī)范的信息目錄清單；建立完善的項目信息流程，明確各單位之間的信息關(guān)系；建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理制度，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面、及時、準確地按統(tǒng)一格式輸入信息系統(tǒng)。4.結(jié)語工程項目信息管理系統(tǒng)作為工程項目管理的基本手段，不僅提高了信息處理的效率，同時起到了規(guī)范工程項目管理流程、提高項