用信息化架起辦公室工作的高效之路

1、用信息化架起辦公室工作的高效之路摘 要 20世紀(jì)90年代，辦公室工作人員這樣形象地比喻自己的工作方式：“剪貼抄寫，跑斷腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，已經(jīng)完全顛覆了辦公室人員當(dāng)初對(duì)工作的印象，各行各業(yè)的工作模式都隨著信息化的革命性發(fā)展在工作模式上產(chǎn)生了翻天覆地的變化。辦公室管理工作的日常事務(wù)大部分都需要借助計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)。作為辦公室管理人員要不斷地加強(qiáng)自身的完善和學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展的需要。正確、高效的處理好公司的各項(xiàng)事務(wù)，維護(hù)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益?！娟P(guān)鍵詞】：p 信息化時(shí)代；辦公室管理工

2、作；經(jīng)濟(jì)效益1 信息化時(shí)代辦公室工作的地位和作用1.1 中心的地位和作用一是執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)做出的決策和堅(jiān)定；二是監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各執(zhí)行部門貫徹實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的決策；三是反饋部門，負(fù)責(zé)發(fā)夾下屬規(guī)模的各種信息并加以分析p 處理，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。由于辦公室兼有多種姑娘，對(duì)上要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手，對(duì)下要檢查監(jiān)督和組織協(xié)調(diào)，對(duì)外要搞好橫向聯(lián)系，因而處于“決策-執(zhí)行-監(jiān)督-反饋”組成的連環(huán)的中心1。1.2 樞紐的地位和作用辦公室在一個(gè)企業(yè)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。如果把企業(yè)比作一個(gè)人的話，那幺，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是大腦，各業(yè)務(wù)部門是四肢，辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦

3、公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反饋給大腦，以便讓大腦及時(shí)調(diào)整決策，推動(dòng)整個(gè)機(jī)體的正常運(yùn)行。1.3 窗口的地位和作用辦公室是一個(gè)企業(yè)的總進(jìn)出口，對(duì)于上、下級(jí)企業(yè)和客戶來(lái)說(shuō)，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的窗口。辦公室負(fù)責(zé)接收來(lái)文來(lái)函、接待上下級(jí)及客戶，處理各種公務(wù)往來(lái)，一般與外界的聯(lián)系，都首先通過(guò)辦公室，客戶對(duì)企業(yè)的第一印象也常常是看到辦公室的精神面貌、管理水平和工作效率等等，通過(guò)辦公室這個(gè)窗口體現(xiàn)出來(lái)。2 高質(zhì)量、高效率推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)2.1 建好門戶網(wǎng)站以建立門戶網(wǎng)站和業(yè)務(wù)系統(tǒng)為切入點(diǎn)，遵循“透明、服務(wù)、便捷”的原則，按照“業(yè)務(wù)公開(kāi)的窗口、

4、服務(wù)企業(yè)的平臺(tái)、提高效能的工具”的定位，突出“信息公開(kāi)、在線辦事、員工參與”的功能，持續(xù)加強(qiáng)辦公室門戶網(wǎng)站建設(shè)，使網(wǎng)站功能和服務(wù)不斷貼近辦公室業(yè)務(wù)發(fā)展需要，為辦公室系統(tǒng)員工提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一是以公開(kāi)促共享。及時(shí)更新完善部門概況中的“主要職能”“機(jī)構(gòu)設(shè)置”“領(lǐng)導(dǎo)分工”“崗位職責(zé)”“員工手冊(cè)”“部門通訊”等欄目；梳理辦公室相關(guān)業(yè)務(wù)流程，建立網(wǎng)上查詢、表格下載等欄目，方便業(yè)務(wù)辦理；每周發(fā)布部門重點(diǎn)工作，授權(quán)管理各相關(guān)業(yè)務(wù)欄目，打破科室職能設(shè)置，加強(qiáng)信息資整合共享，做到科室工作內(nèi)容及時(shí)上網(wǎng)發(fā)布，數(shù)據(jù)資信息共享，形成辦公室統(tǒng)一的辦公決策信息資庫(kù)，使之成為辦公室成員掌握資的重要手段。二是以互動(dòng)促提高。先后

5、設(shè)立了辦公室主任信箱、機(jī)關(guān)后勤服務(wù)信箱，及時(shí)答復(fù)、解決和解釋員工反映的問(wèn)題，成為機(jī)關(guān)、基層員工反映問(wèn)題的重要渠道，得到了機(jī)關(guān)部門的一致好評(píng)；經(jīng)常性開(kāi)展網(wǎng)上問(wèn)卷調(diào)查，征求辦公室系統(tǒng)對(duì)我辦工作的意見(jiàn)建議，幫助我們提高服務(wù)水平。三是以動(dòng)態(tài)促建設(shè)。在“通知通告”欄目中及時(shí)發(fā)布辦公室業(yè)務(wù)通知，在“部門動(dòng)態(tài)”欄目中及時(shí)發(fā)布辦公室工作動(dòng)態(tài)，在“工作計(jì)劃”欄目中及時(shí)發(fā)布辦公室周工作任務(wù)，在“秘書工作”欄目中及時(shí)上傳各類綜合材料，等等，并在一定范圍內(nèi)授權(quán)公開(kāi)，方便機(jī)關(guān)及基層查閱。實(shí)現(xiàn)了門戶網(wǎng)站常建常新，瀏覽訪問(wèn)者越來(lái)越多，成為宣傳辦公室形象重要窗口2。2.2 全員參與是基礎(chǔ)在辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)初期，大家有一種

6、模糊認(rèn)識(shí)：信息化是科技人員的事、是年輕人的事、是個(gè)別職能部門的事，對(duì)自己無(wú)關(guān)緊要。針對(duì)這種情況，在具體建設(shè)中，我們讓每一位員工都參與應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)，讓相關(guān)業(yè)務(wù)人員都參與其中，討論設(shè)計(jì)方案，讓大家明白信息化建設(shè)不是某幾個(gè)人的事，也不是運(yùn)轉(zhuǎn)幾臺(tái)機(jī)器那幺簡(jiǎn)單，每個(gè)人其實(shí)都是某項(xiàng)工作中的“一把手”，通過(guò)這種方式激發(fā)每位員工的參與熱情。此外，還通過(guò)集中座談、個(gè)別交流等方法，讓大家逐步了解和認(rèn)識(shí)各個(gè)系統(tǒng)，并積極參與進(jìn)來(lái)，共同想辦法逐步改進(jìn)和提高。2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)是保障一是加強(qiáng)選拔培養(yǎng)。注重選拔綜合素質(zhì)高、熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用、協(xié)作能力強(qiáng)的人員充實(shí)到辦公室隊(duì)伍當(dāng)中，并結(jié)合業(yè)務(wù)工作需要，每年組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班加強(qiáng)培訓(xùn)，使

7、辦公室每一個(gè)員工都具有較高的信息化素養(yǎng)，了解現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)基本知識(shí)，并能結(jié)合各自業(yè)務(wù)熟練應(yīng)用，既是辦理綜合行政業(yè)務(wù)的好手，也是信息化骨干，從而有力保障了辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)。二是加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)?；诟鱾€(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和深化應(yīng)用，加強(qiáng)辦公室人員計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，先后組織舉辦了多期電子文件系統(tǒng)安裝維護(hù)和操作人員培訓(xùn)班，培訓(xùn)辦公室系統(tǒng)人員一千余人次，提高了辦公室系統(tǒng)的信息化應(yīng)用水平。三是建立專兼職維護(hù)隊(duì)伍。一方面，依托公司數(shù)據(jù)中心的專業(yè)技術(shù)力量，為辦公室信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維提供實(shí)時(shí)指導(dǎo)和應(yīng)用服務(wù)；另一方面，組織辦公室系統(tǒng)人員開(kāi)展信息系統(tǒng)應(yīng)用集中培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)辦公室信息系統(tǒng)的日常應(yīng)用和維護(hù)。目前，公司機(jī)關(guān)、基層辦公室（綜合科）都建立了自己的專兼職信息系統(tǒng)維護(hù)力量，為辦公室業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)提供了有力保障3。3 結(jié)束語(yǔ)辦公室系統(tǒng)是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，辦公室的工作效率和水平，在一定程度上影響著整個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率和水平。辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)，并不是一個(gè)自然而然、一蹴而就的過(guò)程，它需要辦公室管理者敏銳察覺(jué)日新月異的現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)辦公室傳統(tǒng)工作方式可能產(chǎn)生的影響和改變，準(zhǔn)確把握信息技術(shù)有效融入辦公室工作的切入點(diǎn)和突破口，結(jié)合辦公室業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行深入研究、頂層設(shè)計(jì)，并給予持續(xù)關(guān)注和大力推進(jìn)?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】：p 1 石玉華.淺論新形勢(shì)下如何開(kāi)展辦公室工作J.山東化工，