某置業(yè)公司規(guī)章制度與業(yè)務(wù)流程手冊(cè)范本

1、河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊(cè)一、管理制度及業(yè)務(wù)流程1、會(huì)議制度會(huì)議制度 為使各部門信息充分共享， 以利于公司整體工作進(jìn)度的統(tǒng)籌安排， 提高工作效率， 特制訂本會(huì)議制度：一、 周例會(huì) 主持與記錄：綜合管理部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理主持；總經(jīng)辦秘書擔(dān)任會(huì)議紀(jì)要。 時(shí)間：每周六 上午 9 ：30地點(diǎn)：會(huì)議室 參加人員：總經(jīng)理、物業(yè)公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理。例會(huì)內(nèi)容： 各部門責(zé)任人就本周已完成的工作業(yè)績或工作進(jìn)度進(jìn)行溝通， 協(xié)調(diào)部門與 部門之間的工作，解決各部門溝通中出現(xiàn)的脫節(jié)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)、實(shí)施方案加以說明， 相互協(xié)助共同解決問題。二、部門例會(huì)：主持與記錄：由各部門主管召集并主持； 可由主管安排本部

2、門員工輪流進(jìn)行會(huì)議記錄。 時(shí)間：每周一次部門例會(huì)，時(shí)間各部門自定。地點(diǎn)：各部門自定 參加人員：各部門主管、各部門全體員工。例會(huì)內(nèi)容： 總結(jié)本周工作情況， 提出對(duì)上周工作情況的完善和解決的建議， 制定匯報(bào) 下周工作計(jì)劃，并安排實(shí)施。注：1、所有應(yīng)參會(huì)人員均不得缺席、遲到、早退。2、每日會(huì)議紀(jì)要于當(dāng)天 18 ：00 點(diǎn)之前由總經(jīng)辦秘書呈送至總經(jīng)理室。3 、周例會(huì)參會(huì)人員須到場，故周六各部經(jīng)理不得調(diào)休。 4、各部門人員每周五中午 12 ：00 前須將本周的工作總結(jié)及下周工作計(jì)劃 交至綜合管理部，并由綜合管理部檔案人員編號(hào)存檔以備查 。后附會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地 占 八、會(huì)議主持記錄人

3、缺席名 單出席名單會(huì)議內(nèi)容落實(shí) 人會(huì)議記錄 （簽章）2、工裝管理制度工裝管理制度1目的為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，進(jìn)一步規(guī)范員工工作服裝（以下簡稱“工裝”） 的正確使用管理。2范圍公司各個(gè)部門及分公司均適用。3參考文件員工手冊(cè)4定義無5 職責(zé)5.1 公司綜合管理部5.1.1 全面負(fù)責(zé)制定公司工裝及管理制度；5.1.2 負(fù)責(zé)定制員工工裝；5.1.3 監(jiān)督、檢查各部門、分公司工裝使用情況；5.1.4 計(jì)算、退還由員工個(gè)人承擔(dān)部分的工裝費(fèi)用。5.2 各部門、分公司負(fù)責(zé)人5.2.1 負(fù)責(zé)對(duì)員工著裝進(jìn)行監(jiān)督管理；5.2.2 指定使用人負(fù)責(zé)保管各自工裝；5.2.3 審批員工工裝領(lǐng)取申請(qǐng)；5.2.4 在

4、部門/ 分公司負(fù)責(zé)人的授權(quán)下對(duì)工裝及的使用進(jìn)行登記5.3 部門員工5.3.1 申請(qǐng)、領(lǐng)用員工工裝，并對(duì)所領(lǐng)用的工裝負(fù)有保管責(zé)任；5.3.2 按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)工裝相關(guān)費(fèi)用。6 程序6.1 工裝的定制6.1.1 工作服裝的定制由公司綜合管理部安排制作商承制；6.1.2 工作服裝大小尺碼由承制商套量而定。6.2 工裝的發(fā)放和領(lǐng)取6.2.1 工裝由公司綜合管理部負(fù)責(zé)發(fā)放，工裝發(fā)放對(duì)象為公司正式員工。試用期 未滿的員工 （含臨時(shí)工 ）服裝自備，但需符合公司著裝的基本要求。6.2.2 員工轉(zhuǎn)正后須完清相關(guān)個(gè)人資料（部分崗位需提供保證 / 擔(dān)保資料）后方可 領(lǐng)取工作服。6.2.3 員工工裝領(lǐng)取數(shù)量為：6

5、.2.3.1 男性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、領(lǐng)帶二條；6.2.3.2 女性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、短裙二條。6.2.4 工裝的領(lǐng)取程序6.2.4.1 各部門員工須先填寫工裝領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門/ 公司負(fù)責(zé)人簽字同意；624.2部門員工將經(jīng)所屬部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)報(bào)綜合管理部，由經(jīng)辦人填寫工作請(qǐng)示單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可安排承制商制作。6.3工裝的管理工裝費(fèi)用的管理631.1公司員工自動(dòng)離職者，自轉(zhuǎn)正后起算，按工作時(shí)間長短進(jìn)行服裝歸屬 管理。在公司工作滿半年者，服裝歸個(gè)人所有；滿三個(gè)月而未滿半年離 職者，需繳納服裝購置費(fèi)的30%，服裝歸個(gè)人所有；轉(zhuǎn)正而工作未滿

6、三 個(gè)月者，需繳納服裝購置費(fèi)的80%，服裝歸個(gè)人所有，轉(zhuǎn)正而未滿一個(gè) 月者，需繳納全款，服裝歸個(gè)人所有。襯衣價(jià)格不再計(jì)入其中。公司在年度預(yù)算計(jì)劃中須按照員工增長比例計(jì)算列入員工置裝費(fèi)用； 綜合管理部在購制員工工裝時(shí)須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審核經(jīng)批準(zhǔn)后按審 批的費(fèi)用總額控制執(zhí)行。屬領(lǐng)導(dǎo)特批發(fā)放的服裝，個(gè)人工作未滿三個(gè)月離職者需繳納服裝購置 費(fèi)的50%，服裝歸個(gè)人所有。工作超三個(gè)月而未滿半年，因特殊原 因公司未錄用的，個(gè)人需繳納服裝購置費(fèi)的50%，服裝歸個(gè)人所有;工作滿半年而公司未錄用者，服裝歸個(gè)人所有。6.3.1.4 從公司調(diào)離到關(guān)聯(lián)公司的，其服裝隨其調(diào)離，新接受的公司不再制作 服裝。換發(fā)的服裝，自換之

7、日起在公司繼續(xù)工作滿三個(gè)月歸個(gè)人所有。不滿 三個(gè)月則依原價(jià)的30%購置。公司轉(zhuǎn)正的正式員工被開除、辭退的，依離職時(shí)間按第五項(xiàng)第條執(zhí)行扣款。正常退休人員的工裝，歸個(gè)人所有，公司不再收取任何費(fèi)用。員工工裝采購發(fā)放管理流程：轉(zhuǎn)正后滿6個(gè)月歸屬個(gè)人 綜合管理部兩年換發(fā)工裝的保管6.321工裝的保管由使用人自行負(fù)責(zé)；6.3.2.2 工裝的使用年限為2年，按領(lǐng)用之日起算。凡工作服如未達(dá)使用年限而丟失、被盜、破損時(shí)，由保管人本人提出 補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，交公司綜合管理部重新制發(fā)，其費(fèi)用全部由本人承擔(dān)。6.4員工著裝規(guī)定員工工裝原則上為員工上班時(shí)間內(nèi)的專用服裝，運(yùn)營部員工在上班時(shí)間內(nèi)必須穿著工裝，其他部門周一至周四須穿

8、著工裝。員工上班時(shí)間外出可根據(jù)情況決定是否著工裝。所有員工的工裝應(yīng)保持整潔，經(jīng)常清洗。公司員工穿著工裝時(shí)必須佩帶工作牌。男性員工著裝須系領(lǐng)帶；著襯衣時(shí)，不得挽起袖子或不系袖扣；不得穿著 白色襪子；女性員工在穿著短裙時(shí)必須穿肉色絲襪。員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡子； 女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。6.5附則處罰規(guī)定違反著裝規(guī)定的處罰A公司行政人事部不定期檢查公司各部門員工著裝是否符合規(guī)定。凡在檢查中發(fā) 現(xiàn)違反上述規(guī)定的員工，應(yīng)責(zé)令其立即糾正，并開具違紀(jì)提示單 ，給予 20 元次。對(duì)連續(xù)兩次檢查中發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)員工， 按上述罰款金額加倍處罰， 并對(duì)違

9、紀(jì)員工給 予行政記過處分直至給予辭退或除名處理。B 各部主管應(yīng)積極配合， 督促本部門員工遵守本規(guī)定。 一個(gè)月累計(jì)員工違反本規(guī) 定人次超過該部門員工總數(shù) 40 的，該部門主管罰款 100 元。C 綜合管理部每月集中將檢查到的違紀(jì)員工罰款及部門主管罰款從違紀(jì)員工及部門主管的工資中扣除，并在公司內(nèi)予以通報(bào)。3、辦公室管理制度辦公室管理制度1、目的： 為加強(qiáng)我公司內(nèi)部管理，規(guī)范辦公秩序和員工行為，優(yōu)化工作環(huán)境，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。2、職責(zé)：2.1 公司綜合管理部負(fù)責(zé)員工管理規(guī)定的修訂、解釋和執(zhí)行檢查。2.2 公司各部門領(lǐng)導(dǎo)按照本規(guī)定負(fù)責(zé)本部門員工的日常管理和監(jiān)督。2

10、.3 公司全體員工均需嚴(yán)格遵守本規(guī)定。3、辦公環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理辦法3.1 自覺維護(hù)良好的工作環(huán)境，保持辦公場所整潔，不隨地吐痰，不亂扔廢紙、煙蒂， 不亂倒垃圾雜物，亂倒茶水，不在非吸煙區(qū)吸煙，不提倡在辦公區(qū)域進(jìn)食。公 司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司 的對(duì)外形象。3.2 辦公場所嚴(yán)禁吸煙， 注意用電安全， 嚴(yán)禁亂拉線、 亂搭線以及違章使用電器； 注意防火，如發(fā)現(xiàn)事故苗頭，必須立即處理并及時(shí)報(bào)告綜合管理部，及時(shí)消 除隱患3.3 保持辦公桌面整潔，物品擺放有序，不在擋板上貼掛裝飾品，報(bào)紙應(yīng)及時(shí)整理并放置于報(bào)架。3.4 員工外出時(shí)桌椅、 抽屜應(yīng)及時(shí)復(fù)位并注意鎖閉

11、抽屜。 注意將貴重物品、 重要 文件妥善保管，人員離開應(yīng)將抽屜或保險(xiǎn)柜鎖好，提高防盜意識(shí)。不要在辦 公桌存放大量現(xiàn)金或貴重物品，以免意外損失。3.5 公司綜合管理部不定期開展衛(wèi)生檢查活動(dòng)，對(duì)各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進(jìn)行評(píng) 比并給予公開通報(bào)。4、辦公秩序4.1 公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，上下班按時(shí)簽到（退） 。4.2 公司員工應(yīng)保持通訊工具 24 小時(shí)暢通，以便工作聯(lián)系溝通。4.3 辦公時(shí)間必須堅(jiān)守工作崗位，需暫時(shí)離開時(shí)應(yīng)與同事交代，并說明事由。4.4 辦公時(shí)間不得上網(wǎng)娛樂聊天、玩電腦游戲、辦私事、吃零食、打瞌睡。4.5 保持良好的工作氛圍，注意保持良好的上班秩序，不溜崗、串崗、不閑聊和大

12、 聲喧嘩。不得妨礙他人開展工作。4.6 未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，員工工作前，工作中不準(zhǔn)飲酒。4.7 愛護(hù)公司財(cái)物和辦公設(shè)備， 輕拿輕放，不得隨意拆卸、 改裝辦公設(shè)備和電器； 未經(jīng)許可，不得公物私用。4.8 保管好各自的領(lǐng)用物品，未經(jīng)許可不得隨意使用他人物品。4.9 辦公用品、水電的使用，提倡節(jié)約，避免不必要的浪費(fèi)；下班應(yīng)隨手鎖門、 落窗、關(guān)閉所有電源。5 、言行儀表5.1 員工必須統(tǒng)一穿著公司制服，佩戴胸牌，保持制服筆挺整潔。未領(lǐng)取制服的 新員工必須穿著類似的職業(yè)裝。工作日應(yīng)按季節(jié)變化穿著公司配發(fā)的制服， 注意保持儀表的整潔、大方、得體，注意維護(hù)公司的形象。男員工不可留長 發(fā)。（辦公室周一至周四；項(xiàng)

13、目現(xiàn)場周一至周六）5.2 男員工必須理短發(fā)、系領(lǐng)帶、襯衫下擺應(yīng)扎在皮帶內(nèi)、穿黑色皮鞋；女員工 必須保持清雅、淡妝，不得穿拖鞋上班。5.3 辦公期間，員工應(yīng)使用普通話和文明用語； 電話聯(lián)系盡量不超過三聲鈴響 （包 括附近無人接聽的辦公電話） ，使用文明的語言和手勢(shì)動(dòng)作， 任何電話接聽統(tǒng) 一使用禮貌用語“您好，哈曼斯商業(yè)公司” 。 上班期間嚴(yán)禁使用電話聊 天，工作通話應(yīng)簡明扼要。5.4 接待客戶（客人）應(yīng)在會(huì)客區(qū)接待，外來人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入辦公區(qū)域； 未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁外來人員使用本公司電腦設(shè)備。6、嚴(yán)守機(jī)密6.1 不得將公司重要決策、營銷信息和其他業(yè)務(wù)資料泄露給他人。6.2 本人不在崗位時(shí)，應(yīng)關(guān)閉

14、電腦，不得將公司重要文件和資料擺放在桌面上。6.3 公司員工嚴(yán)守機(jī)密，不得將公司重要決策、信息和業(yè)務(wù)資料泄露他人，員工 不在崗位時(shí)，不得將重要文件和資料擺放在桌面上；員工之間嚴(yán)禁相互打聽 和對(duì)外泄露薪酬情況7、罰則7.1 綜合管理部根據(jù)本規(guī)定，對(duì)公司全范圍開展定期和不定期檢查；各部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本規(guī)定，對(duì)本部門員工進(jìn)行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，給予警告（書面或 口頭）、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰、辭退及開除等不同等級(jí)的處罰。7.1.1 違反“辦公環(huán)境”有關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)處罰 10 元；7.1.2 違反“辦公秩序”有關(guān)規(guī)定， 4.1 、4.3 項(xiàng)按公司有關(guān)考勤制度處理； 4.2 項(xiàng)中高管職員若無故停止通訊聯(lián)系每次

15、50 元；其余各項(xiàng)處罰 20 元；7.1.3 違反“言行儀表”中有關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)處罰 10 元；7.1.4 違反“嚴(yán)守機(jī)密”中有關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)處罰 50 元；7.1.5 違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓恼?，給公司造成極大不良影響或經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)實(shí)際情況經(jīng)綜合管理部審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。7.2 員工違規(guī)，其直屬上級(jí)主管對(duì)違規(guī)行為未做出相應(yīng)有效措施者附連帶責(zé)任。7.3 監(jiān)督檢查人員（包括綜合管理部員工及各部門領(lǐng)導(dǎo)）一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況，可 在員工處罰單上填寫違規(guī)事件及處罰意見，由當(dāng)事人或見證人簽字確認(rèn) 后，監(jiān)督檢查者核實(shí)報(bào)綜合管理部備案。7.4 員工對(duì)違規(guī)行為處理結(jié)果有爭議者，以書面報(bào)告形式向綜合管理部或上級(jí)

16、領(lǐng) 導(dǎo)提出上訴。綜合管理部將針對(duì)上訴情況進(jìn)行調(diào)查和反饋。4、辦公用品管理制度辦公用品管理制度第一條 為規(guī)范采購程序，降低采購成本，保證日常辦公需要，特制訂本制度。第二條 本制度所稱辦公用品分為日常消耗品、管理用品和辦公設(shè)備三類2.1 日常消耗品：鉛筆、自動(dòng)鉛筆、簽字筆、水筆芯、水彩筆、文件冊(cè)、文件袋、文件夾、文件框、橡皮、印泥、印油、圓珠筆、蠟筆、鋼尺、熒光筆、信封、大頭針、回形針、漿糊、工號(hào)牌、保安帽徽、便簽本、便條紙、標(biāo)簽紙、長尾夾、傳真紙、檔案袋、檔案盒、筆記本、拉桿夾、皮筋、刀片、訂書針、稿紙、拷貝紙、口取紙、寬 膠帶、固體膠、雙面膠、膠水、透明膠、涂改液、飲用水、礦泉水、電池、復(fù)印紙

17、、 復(fù)印機(jī)加粉、打印機(jī)墨盒、打印機(jī)加粉、光盤、海綿缸、憑證封皮、憑證盒、手套、 傳真機(jī)色帶、鐵甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷紙、手紙、 固體清新劑、噴壺、熱得快、清潔劑、粘勾、塵推、小水桶、打掃把等；2.2 管理用品： 筆筒、剪刀、裁紙刀、訂書機(jī)、 起釘器、三角板、三棱尺、排插、 卷筆刀、直尺、臺(tái)式筆、臉盆、香皂盒、地毯、雙面玻璃擦、網(wǎng)線、空白 DV 帶、鼠 標(biāo)、紙簍、激光筆、計(jì)算器等；2.3 辦公設(shè)備：函數(shù)計(jì)算器、 復(fù)印機(jī)、電腦、保險(xiǎn)柜、打印機(jī)、路由器、傳真機(jī)、 電腦服務(wù)器、鐵皮柜、文件柜、裝訂機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、飲水機(jī)、打卡機(jī)、安全帽、數(shù)碼相 機(jī)、U盤、桌子、椅子、筆記本電腦

18、、移動(dòng)硬盤、微波爐、投影儀、DV機(jī)、碎紙機(jī)、廣聯(lián)達(dá)軟件、音響、彩電、液晶電視、空調(diào)、攝像機(jī)、錄音筆、冰箱、鐵鍬、軍用被 子、武裝帶、被罩、帽子、領(lǐng)帶、床單、枕頭、床墊、加濕器、真皮座椅、電暖器、 更衣柜、網(wǎng)卡等；2.4 辦公用品管理原則：采購環(huán)節(jié)與日常管理環(huán)節(jié)分開，入庫、出庫手續(xù)齊全， 盤點(diǎn)和核查相結(jié)合。2.5 日常辦公用品必須有充足的庫存，能夠保證日常需要，色帶、電池、墨盒、 硒鼓等要控制庫存，管理部門按照需求臨時(shí)申請(qǐng)采購。第三條 辦公用品的采購管理3.1 申購環(huán)節(jié)3.1.1 日常消耗品和管理用品的購買， 每月 25 日由公司各職能部門的資產(chǎn)管理 員將填寫好的次月日常消耗品申請(qǐng)單 （附表一）

19、經(jīng)部門經(jīng)理審簽后，送達(dá)綜合管26 日交理部采購員處。采購員匯總各職能部門的日常消耗品申請(qǐng)單后，于每月 綜合管理部經(jīng)理審核后，方可購買。 日常消耗品申請(qǐng)單應(yīng)有“上月金額” 、“本月 金額”、“本月累計(jì)金額”欄目，由采購員填寫。3.1.2 辦公設(shè)備的購買，由公司各職能部門使用人填寫資產(chǎn)購置請(qǐng)購單 （附 表二）經(jīng)部門經(jīng)理審簽后， 報(bào)綜合管理部。 綜合管理部根據(jù)公司辦公用品的配置規(guī)定， 進(jìn)行市場詢價(jià)，給予合理建議，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審簽。送至財(cái)務(wù)部審核金額后，報(bào) 常務(wù)副總經(jīng)理，總經(jīng)理及總裁審批。3.2 資產(chǎn)購置請(qǐng)購單涉及金額在 3000 元（含 3000 元以內(nèi)）的需報(bào)總裁簽 批。3.3 總經(jīng)理及總裁審

20、批后，由綜合管理部采購員進(jìn)行采購。3.4 采購環(huán)節(jié)3.4.1 綜合管理部必須建立辦公用品合格供應(yīng)商名冊(cè) ，出具辦公用品供方 信譽(yù)調(diào)查表（附表三）備案，并與供方簽訂辦公用品供應(yīng)服務(wù)合同 （附后）。采 購時(shí)，必須在辦公用品合格供應(yīng)商名冊(cè)中選擇。如發(fā)現(xiàn)綜合管理部采購員未按規(guī) 定自行選擇商家購買，所產(chǎn)生費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。3.4.2 部分新、特、進(jìn)口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供 應(yīng)商處購買時(shí)，應(yīng)將該供應(yīng)商補(bǔ)充進(jìn)辦公用品合格供應(yīng)商名冊(cè) 。3.4.3 辦公用品合格供應(yīng)商名冊(cè)至少包括大型商場和個(gè)體文具專業(yè)批發(fā)商。3.4.4 必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存， 特殊辦公用品無法采購的情

21、況，可以經(jīng)常務(wù)副總經(jīng)理同意授權(quán)由需求部門及采購員共同采購。3.4.5 綜合管理部采購員進(jìn)行采購時(shí)，必須進(jìn)行三家供貨商報(bào)價(jià)后，咨詢市場價(jià)格，出具報(bào)價(jià)表簽字報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后，再購入。3.4.6 采購?fù)瓿珊髴?yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)， 由倉庫管理員對(duì)所購物品的質(zhì)量、 型號(hào)、 品牌、規(guī)格進(jìn)行檢查，確認(rèn)完好可入庫后，采購人員憑入庫單、資產(chǎn)購置請(qǐng)購單及正 規(guī)發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)。 入庫單一式三聯(lián)， 財(cái)務(wù)報(bào)銷一聯(lián)、倉庫保管員一聯(lián)、 存根一聯(lián)。3.4.7 除公司臨時(shí)急用及領(lǐng)導(dǎo)特批以外的物品，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自采購。倉庫 管理員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)。3.4.8 綜合管理部采購員每月 28 日應(yīng)對(duì)合格供方名冊(cè)中供應(yīng)商的信譽(yù)進(jìn)行

22、評(píng)價(jià)，出具辦公用品供方階段評(píng)表 （附表四），寫出書面建議，提交給部門經(jīng)理。 如發(fā)現(xiàn)信譽(yù)低，未按辦公用品供應(yīng)服務(wù)合同履行的供方，立即終止合作關(guān)系。3.4.9 綜合管理部采購員應(yīng)不定期對(duì)辦公用品的質(zhì)量、價(jià)格，進(jìn)行市場調(diào)研。3.4.10 綜合管理部采購員、倉庫管理員不得與供方惡意串通，將入庫的產(chǎn)品以 假充真，以次充好、以不合格產(chǎn)品冒充合格產(chǎn)品。如發(fā)現(xiàn)有上述違規(guī)操作行為，視情 節(jié)嚴(yán)重，公司將給予處罰或解除勞動(dòng)關(guān)系。第四條 辦公用品報(bào)銷程序4.1 所購物品入庫后，由采購員持入庫單、出庫單、 資產(chǎn)購置單請(qǐng)購單及正 規(guī)發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)。4.2 如資產(chǎn)購置請(qǐng)購單 所購買的物品因時(shí)間順序需要分開報(bào)銷的， 先以原

23、件 為報(bào)銷依據(jù)，再次報(bào)銷用復(fù)印件，采購員應(yīng)簽名備注：原件已于 * 年*月*日?qǐng)?bào)銷使用， 該復(fù)印件為第 *次報(bào)銷。4.3 對(duì)于日常消耗類物品和管理用品類， 每次送貨由供方提供供貨詳單， 采購員 和倉庫管理員進(jìn)行對(duì)賬簽字確認(rèn)后，雙方各持一份，于每月 25 日由采購員根據(jù)供貨 詳單和正規(guī)發(fā)票，月底統(tǒng)一報(bào)銷。4.4 供方提供轉(zhuǎn)賬帳號(hào)的， 由財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)賬后， 及時(shí)告知綜合管理部， 采購員應(yīng)告 知供方進(jìn)行查收和確認(rèn)。第五條 辦公用品領(lǐng)用5.1 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。 “個(gè)人領(lǐng)用” 系個(gè)人使用保管用品， 如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如辦公設(shè)備和打孔機(jī)、大型訂 書機(jī)、裝訂機(jī)等。

24、5.2 綜合管理部倉庫管理員應(yīng)及時(shí)辦理出庫手續(xù)， 建立電子臺(tái)帳， 定期盤點(diǎn)和核 對(duì)。出庫單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門、保管員和財(cái)務(wù)部各存一聯(lián)。出庫單作為公司核算各 部門費(fèi)用的依據(jù)。5.3 綜合管理部制定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一支） ，并可隨部門或人 員的工作調(diào)整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時(shí)間。 管理用品文具應(yīng)限定人員使用， 自第三次發(fā)放起， 必須以舊品替換新品，日常消耗品不在此限。5.4 管理性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新， 如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購。5.5 日常消耗類物品每月一日發(fā)放。 但管理用品和辦公設(shè)備的請(qǐng)領(lǐng)不受上述時(shí)間 限制。5.6 各部門設(shè)立辦公用品領(lǐng)用記錄表

25、（附表五），由部門物資保管員統(tǒng)一保管， 于辦公用品領(lǐng)用時(shí)分別登記，建立電子臺(tái)帳，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況。 辦公用品 領(lǐng)用記錄表及電子臺(tái)帳為綜合管理部日常工作檢查項(xiàng)之一。第六條 每月最后一天部門物資保管員與行政部倉庫管理員、財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)盤 點(diǎn)、對(duì)帳，保證物品數(shù)量、質(zhì)量和安全無誤。第七條 新進(jìn)人員入職時(shí)由所在部門提出辦公用品申請(qǐng)，向綜合管理部請(qǐng)領(lǐng)辦公 用品，并簽字領(lǐng)用，人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交部門部門資料管理員第八條 印刷品（如信紙、信封、表格 ）除各部門特殊表單外，其印刷、保 管均由綜合管理部統(tǒng)一印刷、保管。第九條打字、復(fù)印耗材的使用9.1公司各部門要節(jié)約使用打印紙。綜合管理部倉庫

26、管理員要做好領(lǐng)用登記，每 季度公布一次。9.2復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢紙張，應(yīng)留存，當(dāng) 作反面紙使用。9.3嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用紙張，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按 0.5元/頁 計(jì)費(fèi)：行政主管將處罰單報(bào)部門經(jīng)理審核，由人力資源部在當(dāng)月工資中扣除。第十條 除了對(duì)外報(bào)送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。第十一條 綜合管理部辦公用品倉庫管理員月末、年末要盤點(diǎn)清查庫存，在滿足 日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化。年末綜合管理部配合財(cái) 務(wù)部組織盤點(diǎn)辦公用品在各部門的使用情況，做到反映實(shí)際庫存狀況及帳實(shí)相符。第十二條 每年1月5日前，綜合管理部采購員匯

27、總?cè)甑霓k公用品實(shí)際耗用量 和金額，分析與計(jì)劃預(yù)算的偏差情況，寫成總結(jié)報(bào)告，報(bào)綜合管理部經(jīng)理留存，并作 為編制下一預(yù)算年度的依據(jù)。第十三條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日?qǐng)?zhí)行。辦公用品管理流程圖日常消耗類辦公用品申請(qǐng)各部門附表-河南升龍置業(yè)有限公司日常消耗品申請(qǐng)單物品名稱用途規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額備注日附表二：:資產(chǎn)購置單日期：年月申請(qǐng)部1、:申購原因或用途:1 > n h I 11 '八 J /AJ、V卩七人| 7 1人竺申請(qǐng)人:采購人規(guī)格型| 口.單/位數(shù)量預(yù)【計(jì)單價(jià)/合計(jì)金額/資產(chǎn)名稱規(guī)格型丄號(hào)-單位數(shù)量元元上月金額本月金額本月累-計(jì)金額部門：年 月 日注:每月25號(hào)由各

28、部門經(jīng)理審簽后交綜合管理部統(tǒng)一購置， 此表只用于申購日常消耗品。總計(jì)金額：（大寫）保管責(zé)任人（或驗(yàn)收人）簽字：備注：1、此單在報(bào)銷時(shí)連同發(fā)票作報(bào)銷憑證附件2、此單適用固定資產(chǎn)、低值易耗品請(qǐng)購總 裁：總經(jīng)理：部門經(jīng)理：綜合管理部：附件三辦公用品供方信譽(yù)調(diào)查表年 月 日編號(hào)：類別:供方名稱地址總經(jīng)理電話聯(lián)系人電話企業(yè) 概 況技術(shù)力量與人員素質(zhì)產(chǎn)品質(zhì)里與服務(wù)其他調(diào)查結(jié)論調(diào)查人:附件四辦公用品供方階段評(píng)表年 月 日編號(hào)：類別:供方名稱項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供產(chǎn)品（服務(wù)）類別供方階段工作綜述:評(píng)審人員:綜合評(píng)分序號(hào)項(xiàng)目權(quán)重評(píng)分（滿分100）成績主要存在冋題1質(zhì)量40%2價(jià)格30%3信譽(yù)20%4配合度10%5實(shí)際得

29、分：e=a+b+c+d供方等級(jí)措施對(duì)照表序號(hào)得分等 級(jí)措施A90以上優(yōu)秀供方加大合作按合同付款B7589合格供方繼續(xù)合作按合同付款C6074仍為合格供方需警告減少合作推遲付款或保留部分余款D60以下不合格淘 汰處理完具體問題視情況付款附件五河南升龍置業(yè)有限公司辦公用品領(lǐng)用記錄表部門：物品名稱規(guī)格數(shù)量簽字備注注：每月30日將此單交于綜合管理部倉庫管理員處5、檔案管理辦法河南升龍置業(yè)有限公司檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條 為確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持 續(xù)補(bǔ)充，特制定本辦法。第二條公司檔案分為文書檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和聲像檔案五大類。（一）文

30、書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。（二）基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。（三）會(huì)計(jì)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保 存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。（四）人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基 本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。（五）聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記 錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。第三條公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔 案的總體管理；部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作， 檔案室對(duì)各部室進(jìn) 行業(yè)務(wù)上的

31、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第四條 鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案人力資源部自行管理，人力資源部經(jīng) 理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。第二章立卷歸檔第五條立卷歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一個(gè)關(guān)口，由各部室資料員配合檔案室進(jìn)行 其具體流程如下：各部室資料員在每年年初， 根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況， 預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目，如行政管理部可制定“人事發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于每個(gè)類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)-并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫1文書檔案件清單。年為一基建檔案在竣會(huì)計(jì)檔案在會(huì)單位工程聲像檔個(gè)歸檔周期。各部室資工決算工作完計(jì)

32、年度終了!預(yù)決算可案的歸料員在逢偶數(shù)年的6成后兩個(gè)月內(nèi)后，暫由財(cái)務(wù)在清尾款檔時(shí)間月底一，將前兩年形成的1較長歸®段后目對(duì)手頭泊計(jì)統(tǒng)部保進(jìn)行清理里，對(duì)后半年內(nèi)同文書文件整理后向檔案室不需歸卷期資料材料后備文:件:夾單獨(dú)再存放于歸檔。檔案。移交。歸檔。檔案室。第六條 各部室資料員向檔案室移交檔案時(shí)，須遵循如下要求：（一）各部室向檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單（從文件清單轉(zhuǎn)化而來）一式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。（二）各部室向檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，檔案室不接收未 經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。（三）文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完

33、整，防止發(fā)生霉變等。 復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。（四）聲像檔案應(yīng)同紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目，但要分別存放，在案卷目錄上注 明互見號(hào)，以保持文件間的歷史聯(lián)系。（五）對(duì)于不同保存價(jià)值的文件應(yīng)當(dāng)分開組卷。（六）卷內(nèi)文件排列應(yīng)條理系統(tǒng)，一般可按重要程度或時(shí)間順序依次排列， 具有密切 聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、 附件在后。（七）音像文件應(yīng)用文字標(biāo)出它們的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和責(zé)任者等事項(xiàng)，便于 保存和利用。（八）各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件， 但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的 歸檔范圍進(jìn)行。A、綜合管理部：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴

34、訟文書、有關(guān)公司送交的文件、各 部室送交的文件、 外來文件、外送文件、 大事記、部門周記、 合同、質(zhì)保文件、 內(nèi)部發(fā)文等人事發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單等） 培訓(xùn)記錄、部門周記等B 、總工辦： 設(shè)計(jì)變更、外送文件、外來文件、部門周記等C 、工程部： 前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資 料、竣工資料、設(shè)備說明書等） ，其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由 施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回的文件、 部門周記等D 、財(cái)務(wù)部： 財(cái)會(huì)檔案見財(cái)務(wù)檔案管理辦法E 、審計(jì)部： 結(jié)算書、隱蔽記錄簽證、外送文件、外來文件、部門

35、周記等F 、材料部： 材料定價(jià)單、外送文件、外來文件、部門周記等G 、營銷部： 售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來 文件、部門周記、聲像資料等H 、外聯(lián)部： 政府文件、外送文件、外來文件、部門周記等I 、招商部： 外送文件、外來文件、部門周記等 注：重復(fù)文件、一般事務(wù)性的無查考保存價(jià)值的文件、未成文的草 稿及一般性文件的歷次修改稿、 未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 的未生效文件均屬于不須歸檔的文件材料。第三章 整理上架第七條 各部室在規(guī)定的時(shí)間按規(guī)定的歸檔范圍向檔案室移交檔案后，檔案室檔案員須對(duì)移交檔案進(jìn)行整理上架，其具體流程如下：第八條 檔案室檔案員對(duì)移交檔案進(jìn)行整理時(shí)，

36、應(yīng)注意如下要求：（一）卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列， 具有密切聯(lián)系的 文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在 后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。（二）不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。（三）凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。（四）文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。（五）圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm x 21cm ;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右 平整并注意露出圖標(biāo)。第四章保管第九條檔案整理上架后隨即進(jìn)入保管階段。檔案庫房作為保存檔案的基地，它的管理應(yīng)滿足各類檔案的安全保管與方便調(diào)閱。庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不

37、堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動(dòng)。（一）除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終。（二）庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效。（三）隨時(shí)注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 14°C20°C,相對(duì)濕度50%65%。（五）檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)。（六）每月中旬定期對(duì)庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對(duì)一些小角

38、落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生。（七）檔案員離開庫房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性。（八）檔案按部室存放，檔案裝具的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。第十條 檔案上架入庫后，經(jīng)常處于使用的狀態(tài)中，因此須注意流動(dòng)中的安全防護(hù)。（一）檔案在庫房外未被使用時(shí)， 不允許長時(shí)間攤放在桌子上， 而應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡?中鎖好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所。（二）未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密。（三）未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印。（四）盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。第十一條 檔案保管有一

39、定的保管期限。在我司，可分為永久和定期保管兩種。定期保管期限為3 年、 10 年。保管期限從移交之日算起。 （詳見附件一河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管 期限表）第五章 提供利用第十二條 檔案室檔案員須提供多種利用途徑，為員工查檔創(chuàng)造條件。（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：A、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具。B 、安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率。C、開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。（二）開展查借服務(wù)：A、借閱：a）公司內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)，須填寫檔案借閱登記表，閱畢及時(shí)歸還。非公司人員借閱檔案時(shí)，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同 意辦理借閱審批手續(xù)

40、后方可借閱。b）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記； 不得撕去檔案內(nèi)頁。c）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。B 、借出：a）檔案使用人如需借出檔案，一般檔案須填寫檔案借出登記表，并按規(guī)定于1個(gè)月內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱需經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。C、復(fù)印：a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料，

41、須經(jīng)檔案員同意。b）圖紙資料若需借出復(fù)印，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。第六章銷毀第十三條 對(duì)已到保管期限的檔案，檔案室檔案員可根據(jù)其實(shí)際利用情況組織銷毀。其具體流程如下:第十四條 檔案銷毀時(shí)，應(yīng)注意如下要求：A、準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管B、批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作 其他用途，更不允許出賣。C、檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)第七章附則第十五條本辦法解釋權(quán)歸檔案室。第十六條 本辦法自頒布之日起施行。附件河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱使用部門保管部門暫定保管期限1會(huì)議性文件各部室檔案室10年2外

42、來文件各部室檔案室10年3外送文件各部室檔案室10年4部門之間往來文書各部室檔案室10年5制度文件各部室檔案室永久6請(qǐng)示單各部室檔案室3年7音像檔案各部室檔案室永久8董事會(huì)文件董事會(huì)檔案室永久9各登記表單各部室各部室3年10訴訟文書綜合管理部檔案室執(zhí)行完結(jié)后5年11企業(yè)設(shè)立與登記材料綜合管理部檔案室永久12企業(yè)年檢資料綜合管理部檔案室永久13員工檔案綜合管理部綜合管理部員工離開公司后3年114培訓(xùn)資料綜合管理部檔案室員工離開公司后3年15職工編制表綜合管理部檔案室10年16工資單綜合管理部/財(cái)務(wù)部檔案室10年17財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用登記表綜合管理部綜合管理部10年18公司刊物綜合管理部檔案室永久19人事發(fā)

43、文綜合管理部檔案室10年20合冋類文件各部室財(cái)務(wù)部永久21工程技術(shù)檔案工程部檔案室永久22財(cái)會(huì)檔案財(cái)務(wù)部存放于財(cái)務(wù)部見會(huì)計(jì)檔案管理辦法23結(jié)算資料審計(jì)部檔案室永久24材料定價(jià)單材料部檔案室10年25廣告宣傳資料營銷部檔案室永久26客戶資料營銷部檔案室永久6、文件資料歸檔、借閱程序河南升龍置業(yè)有限公司公司文件資料歸檔、借閱程序1、目的和范圍：為了確保公司文件資料的機(jī)密性和完整性， 避免文件資料的丟失和損 壞，根據(jù)公司檔案管理辦法及合同管理制度，特制訂本程序。本程序所指 文件資料包括合同、紅頭文件及公司在經(jīng)營過程中所形成的具有保存價(jià)值的相關(guān) 材料。2、職責(zé):2.1經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)本部門文件及合同的報(bào)批

44、工作。2.2部門資料員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)手稿、用章審批單或合同會(huì)簽單并文檔原件 同時(shí)收集。2.3印章管理人員負(fù)責(zé)對(duì)文件資料加蓋公章或合同專用章及法人章。2.4檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)公司擬定的重要文件的整理、歸類、保管及借用。2.5文件資料使用人員負(fù)責(zé)保障所用文件資料的完好無損，并嚴(yán)格遵守公司保密制度，嚴(yán)守機(jī)密，妥善保管。3、工作流程：3.1文件資料歸檔程序：經(jīng)辦人將審批過后的文件資料交印章管理人員蓋章印章管理人員將收回的文件資料，于1個(gè)工作日內(nèi)送交檔案室留存，并在合 同歸檔登記表上登記（若有多份原件時(shí)，須注明去向用途），留復(fù)印件供相關(guān)部門使用；對(duì)于在蓋章時(shí)未能及時(shí)收回的文件資料，印章管理人員于丄個(gè)工作 日內(nèi)

45、將用章審批單送交檔案專員。對(duì)于在蓋公司章時(shí)未能留存的文件資料，經(jīng)辦人在完成使用后于丄個(gè)工作日內(nèi)，將文件資料全部原件送交檔案室留存并在檔案交接表上登記，留復(fù)印件 供相關(guān)部門查閱。、檔案專員對(duì)未能及時(shí)收回的文件資料可根據(jù)用章審批表進(jìn)行催要。3.2、文件資料查閱流程：紅頭文件（未涉及公司機(jī)密類）：使用者可根據(jù)工作需要，到檔案室辦理相關(guān)查閱手續(xù)后即可查閱。涉及公司機(jī)密類文件：查閱者需填寫檔案借閱登記表，并經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、 總經(jīng)理審批后方可查閱。公司各類證件（營業(yè)執(zhí)照及公司土地使用證等）借閱者經(jīng)本部門經(jīng)理同意，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可借閱。公司合同：公司合同根據(jù)簽訂部門及相關(guān)內(nèi)

46、容分為三類：本部門簽訂合同：查閱者需填寫檔案借閱登記表，報(bào)部門經(jīng)理審批后即可查閱。其它部門簽訂合同：查閱者需填寫檔案使用審批單，經(jīng)本部門經(jīng)理審批后，報(bào)經(jīng)辦部門經(jīng)理審 批完成后即可查閱。重大合同（合作、征地等涉及公司機(jī)密類合同）：查閱者需填寫檔案借閱登記表經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可查閱查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需摘抄應(yīng)通過檔案專員同意；如需復(fù)制應(yīng)在檔 案借閱登記表上注明；如需借出應(yīng)在檔案借出登記表上登記。外單位人員原則上不得查閱本公司檔案， 如因工作需要必須查閱者須持所在單位正規(guī)介紹信，經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱。4、相關(guān)表格：4.1 附件一合同歸檔登

47、記表河南升龍置業(yè)有限公司租賃合同交檔案室登記表日期：年 月 份部門經(jīng)手人名稱合同編號(hào)移交人接收人移交日期合同存檔份數(shù)備注4.2其它表格見相應(yīng)文件頁號(hào):順序號(hào)銷毀時(shí)間銷毀案卷名稱案卷號(hào)銷毀及監(jiān)銷人備注附件三河南升龍置業(yè) 有限公司檔案借閱登記表頁號(hào):序號(hào)使用者情況檔案資料情況用途復(fù)印歸還否簽收人備注姓名部門電話名稱責(zé)任者類型檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)批準(zhǔn)： 審核： 編制：日期： 日期： 日期：附件四河南升龍置業(yè) 有限公司合同歸檔登記表序號(hào)歸檔時(shí)間合同名稱合作單位名稱合同金額服務(wù)期限責(zé)任人經(jīng)辦人檔號(hào)印花稅備注7、證章管理制度證章管理制度1、目的： 加強(qiáng)公司的證章控制，避免因管理不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。2、職

48、責(zé)2.1 行政管理部：負(fù)責(zé)印章的制發(fā)和管理，公司及本部門印章的保管和使 用，檢查各部門證章的保管和使用情況。2.2 各相關(guān)部門：負(fù)責(zé)本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保 管。3 、工作程序3.1 證章的定義和分類3.1.1 證章是指公司重要文件、證照和印章。3.1.2 重要文件及證照包括：3.1.2.1 公司的營業(yè)證照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；3.1.2.2 國有土地使用有關(guān)文件、合同及評(píng)估報(bào)告；3.1.2.3 規(guī)劃、建設(shè)許可證及相關(guān)文件；3.1.2.4 公司合同、章程、法人身份證明及董事會(huì)文件；3.1.2.5 與公司有關(guān)的政府部門專門文件；3.1.2.6 公司其他重要文件。3.1.3 印章包括：3.1.3.1 公 章：河南升龍置業(yè)有限公司；3.1.3.2 私 章：公司法定代表人、董事長及總經(jīng)理私人印章；3.1.3.3 部門章：刻有公司部門名稱的印章；3.1.3.4 專用章：財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、文件編號(hào)章。3.2 重要文件及證照管理3.2