試論醫(yī)院建設項目檔案管理的方法和措施

1、    試論醫(yī)院建設項目檔案管理的方法和措施    張紅摘 要：醫(yī)院建設項目檔案承載著醫(yī)院發(fā)展沿革的歷史記憶，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，也是社會管理和公共服務的重要信息。近年來，隨著醫(yī)院學科建設水平的高速發(fā)展，醫(yī)用用房緊張”的現(xiàn)狀已嚴重制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展和提升。在整個醫(yī)院項目建設過程中如何收好、管好和用好醫(yī)院建設項目檔案，同樣有著極其重要的意義。因此，要做好醫(yī)院建設項目檔案工作，有必要將其作為建設項目管理的一項基礎性、保障性工作、管理性工作，引起高度重視。因此，要做好醫(yī)院建設項目檔案工作，有必要將其作為建設項目管理的一項基礎性、保障性工作、管理性工

2、作，引起高度重視。關鍵詞：醫(yī)院建設；基建檔案；管理1 充分認識醫(yī)院建設項目檔案管理的重要意義近年來，隨著醫(yī)院學科建設水平的高速發(fā)展，門急診量的極速增長，特別是疑難重癥病例和三、四級手術比例的逐年提高，醫(yī)院的物理發(fā)展空間接近極限，“占地不足，醫(yī)用用房緊張”的現(xiàn)狀已嚴重制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展和提升。如上海交通大學附屬第九人民醫(yī)院創(chuàng)建于1920年， 是一所三級甲等綜合性教學醫(yī)院。2016年醫(yī)院門急診量426萬人次，日門急診量近1.2萬人次，住院人次超過10萬人次，住院手術量7.85萬人次，門診手術19.41萬人次。雖然2014年新建了總建筑面積42914平方米的門診醫(yī)技綜合樓，但仍滿足不了醫(yī)院的發(fā)展

3、需要。下一步醫(yī)院將在浦東新區(qū)選址用地200畝，建設新的醫(yī)院院區(qū)，以滿足國家口腔醫(yī)學中心創(chuàng)建的要求。醫(yī)院的項目建設是醫(yī)院發(fā)展的重要支撐，在整個醫(yī)院項目建設過程中如何收好、管好和用好醫(yī)院建設項目檔案，同樣有著極其重要的意義。1.1 醫(yī)院建設項目檔案是醫(yī)院建設和發(fā)展的歷史記錄醫(yī)院建設項目從立項、設計、施工、監(jiān)理到竣工驗收會產生大量的檔案材料。其中，在建設項目的立項過程中，既有建設項目建議書、可行性研究報告、初步設計、規(guī)劃土地等審批文件，也有建設項目招投標過程中產生的大量的招投標文件和項目建設合同；在設計階段會產生項目總體設計、方案設計、施工圖設計等設計文件；在施工階段，施工單位會產生大量的施工文件，

4、如施工組織設計、施工記錄、施工材料的保障性文件、施工質量評定文件和施工總結以及竣工圖等；監(jiān)理過程中會產生監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理簽證單、監(jiān)理工程質量評估報告、監(jiān)理總結等；到了項目竣工驗收階段，建設單位又會產生大量的建設項目驗收材料，如工程質量備案材料和工程決算報告等等。這些檔案都是建設項目的歷史真實記錄，它對于指導項目建設、評估工程質量、審價審計稽查、工程竣工驗收、產權確認都具有不可或缺的重要作用。1.2 醫(yī)院建設項目檔案是醫(yī)院項目建設后運行、維修、改擴建和管理的重要依據(jù)醫(yī)院建設項目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，尤其在整個建設過程中產生的依據(jù)性、憑證性的各項記錄對于醫(yī)院的運行管理有著極其重要的

5、意義。如建設項目立項過程中的項目建議書、可行性研究報告批復、選址意見書、用地許可證、工程規(guī)劃許可證等都是醫(yī)院房產產權辦理的重要依據(jù)。又如施工過程中產生的各類設計交底會議紀要、設計變更單、技術核定單、洽商單等變更依據(jù)，都是建設項目審價、審計、調整概算、竣工決算的憑證依據(jù)。再如，施工過程中由施工單位編制，經監(jiān)理審核簽字的各類建筑、結構、裝飾裝修、水、電、風等竣工圖，各類隱蔽工程驗收單，都是醫(yī)院建設項目運行、維修和改擴建的查考依據(jù)。1.3 醫(yī)院建設項目檔案工作是一項基礎性、保障性和管理性工作醫(yī)院建設項目管理是一項系統(tǒng)工程，具有如下特點：一是參建單位多。整個項目建設涉及建設單位、代建單位、設計單位、施

6、工總包和分包單位、監(jiān)理單位等，這給建設項目檔案收集帶來了難度。二是建設周期長。一般醫(yī)院的一個建設項目，從開工建設到竣工驗收，時跨幾年，期間人員變動頻繁，從而對檔案管理而言，不能僅按年度歸檔來執(zhí)行，需根據(jù)項目建設的進展，將項目檔案的形成積累與項目建設的特定周期緊密結合起來，使項目檔案工作與項目建設的各個環(huán)節(jié)同步管理，避免脫節(jié)。三是專業(yè)種類廣。一個建設項目 既有土建工程文件材料，又有按照施工內容涉及相關專業(yè)的安裝施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖紙。其檔案管理既要遵循建設項目形成規(guī)律，又要按照檔案管理有關要求來確保整個醫(yī)院建設項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)。因此，要做好醫(yī)院建設項目檔案工作，有必要將其作為建設

7、項目管理的一項基礎性、保障性工作、管理性工作，引起高度重視。2 做好醫(yī)院建設項目檔案管理的基本方法2.1 全面了解醫(yī)院建設項目的開展情況上海第九人民醫(yī)院檔案部門作為醫(yī)院的綜合管理部門，統(tǒng)一歸口醫(yī)院黨委主管，而醫(yī)院的新建、改建、擴建項目管理主要由醫(yī)院的基建處負責。為了能做好醫(yī)院建設項目的檔案管理工作，作為檔案部門有責任加強對醫(yī)院各項建設項目的全面了解，主動與醫(yī)院基建部門加強聯(lián)系溝通，掌握醫(yī)院建設項目開展情況，列出建設項目清單。尤其要理清醫(yī)院建設項目的基本情況，如建設項目的參與單位、建設內容、建設節(jié)點進度及合同標段、單位工程劃分情況等等。所有這些情況的掌握其主要目的是為了更好明確建設項目檔案重點監(jiān)

8、管的范圍，有計劃、有步驟地做好醫(yī)院建設項目檔案的管理。2.2 制訂醫(yī)院建設項目檔案管理制度檔案管理制度是用來明確檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)及重要專項工作管理的基本要求。醫(yī)院建設項目檔案管理制度的制訂必須針對建設項目參建單位多、建設周期長、專業(yè)種類廣等特點，依據(jù)檔案法律法規(guī)，明確各方歸檔工作職責，尤其要在制度制訂中強化對施工、監(jiān)理等參建單位在竣工驗收后檔案整理移交責任的落實。要結合專業(yè)要求，遵循國家和行業(yè)有關建設項目檔案管理的技術規(guī)范，明確醫(yī)院建設項目文件材料的歸檔范圍、保管期限、分類方案和整理要求，體現(xiàn)建設項目檔案的成套性和專業(yè)性。要在制度建設中全面規(guī)范醫(yī)院建設項目檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利

9、用等工作。同時，要隨著國家新標準、新規(guī)范的出臺以及電子文件歸檔和電子檔案管理的新要求，及時修訂和完善醫(yī)院建設項目檔案管理制度，使其依法合規(guī)、符合實際、有可操作性。2.3 建立醫(yī)院建設項目檔案工作監(jiān)管體系由于醫(yī)院建設項目參建單位多、人員流動快，檔案來源多元、專業(yè)性強，勢必增加了醫(yī)院建設項目文件材料的形成積累和收集歸檔的難度。如何加強醫(yī)院建設項目檔案管理，建立科學規(guī)范的建設項目檔案工作的監(jiān)管體系是值得我們深入研究和推進的。建設項目檔案工作是醫(yī)院項目建設過程中的重要環(huán)節(jié)，理應納入醫(yī)院領導的議事日程；納入醫(yī)院規(guī)章制度和工作流程；納入醫(yī)院有關部門和相關人員的經濟責任制和崗位責任制。一要切實做到醫(yī)院建設項

10、目立項與醫(yī)院建設項目檔案管理措施落實同步，即在醫(yī)院建設項目管理的目標、計劃、制度建設中要明確檔案管理的目標、計劃和制度要求，配備檔案專兼職人員，落實檔案管理必要的經費和設備。在工程項目合同簽訂中要明示參建單位建檔和移交的責任，以合同制管理進一步促進建設項目檔案管理工作。二要切實做到醫(yī)院項目建設與醫(yī)院項目建檔檢查、指導協(xié)調同步，即在醫(yī)院建設項目從開工到竣工的整個過程中同步開展醫(yī)院建設項目檔案工作的指導和檢查。除了要加強對本醫(yī)院建設項目籌建部門有關建設項目文件材料形成、積累、整理、歸檔的指導以外，更要統(tǒng)籌協(xié)調好各參建單位如施工、監(jiān)理等單位有關本醫(yī)院建設項目文件材料的整理歸檔和移交接收的指導檢查工作

11、，做到提前介入，項目建檔與項目建設同步。三要切實做到醫(yī)院建設項目驗收與檔案驗收同步，即醫(yī)院檔案部門要貫徹執(zhí)行國家有關建設項目檔案驗收的規(guī)定要求，將檔案驗收納入醫(yī)院建設項目單位工程、單項工程、合同標段工程和項目竣工驗收環(huán)節(jié)，加強醫(yī)院建設項目檔案的驗收，凡醫(yī)院建設項目檔案驗收不合格，醫(yī)院建設項目不能竣工驗收。2.4 確保醫(yī)院建設項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)做好醫(yī)院建設項目檔案工作，確保全套建設項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)，是醫(yī)院建設項目工程質量的重要體現(xiàn)，也是創(chuàng)建優(yōu)質工程的重要依據(jù)。所謂完整性是指建設項目的各類歸檔文件材料收集齊全，檔案部門如何把握好建設項目歸檔文件材料的完整性。一要全面了解本項目參建

12、單位情況，如建設單位、代建單位、設計、施工、監(jiān)理單位情況，從而明確檔案整理單位責任，落實檔案驗收、移交要求。二要全面掌握本項目建設內容，通過現(xiàn)場查看，聽取匯報，調閱項目可行性研究報告、初步設計、規(guī)劃土地等審批文件，查看施工組織設計方案、施工總結、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理工程質量評估報告、監(jiān)理總結、建設單位工程建設管理總結、竣工圖紙、工程決算等，從而了解建設項目地址、性質、規(guī)模、節(jié)點進度及合同標段、單位工程劃分等情況，做到有計劃、有步驟、按內容、按要求做好建設項目建檔的指導、檢查和驗收工作，避免醫(yī)院建設項目文件材料的遺漏和減少歸檔的現(xiàn)象出現(xiàn)。三要全面執(zhí)行建設項目各類載體文件材料的歸檔要求。檔案部

13、門除了要按照國家檔案局頒發(fā)的建設項目檔案管理規(guī)范da/t28-2018標準要求制訂醫(yī)院建設項目文件材料歸檔制度以外，更要對照標準制度要求，加強醫(yī)院建設項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、竣工驗收文件的收集歸檔，從而保障醫(yī)院建設項目檔案的完整性?？v觀醫(yī)院的建設發(fā)展，檔案人員從最初對醫(yī)院建設項目檔案管理的陌生到逐步認識、不斷完善，有了較大的進步和提高。但從醫(yī)院建設項目檔案管理總體水平而言，至今仍處于發(fā)展不平衡，管理尚不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為：一是對醫(yī)院建設項目檔案管理的組織領導尚不夠有力。有的醫(yī)院在項目啟動之初沒有將檔案工作納入項目建設管理計劃和工作程序，沒有將檔案管理納入項目管理的全

14、過程。二是建設項目檔案管理制度不健全。有的醫(yī)院沒有制訂建設項目檔案管理的規(guī)章制度，缺乏完善的建設項目檔案形成、積累、收集、整理和利用的有關制度，特別是收集過程中人為因素較多，隨意性較大，相關制度規(guī)定指導性不強，可操作性不夠。三是對建設項目檔案管理的程序控制不到位。有的醫(yī)院沒有將建設項目檔案管理納入?yún)⒔▎挝坏暮贤芾韮热葜?，工程完工，項目檔案未整理歸檔的現(xiàn)象屢有發(fā)生。有的醫(yī)院重視項目建設，忽視項目檔案管理，沒有按照建設項目檔案管理規(guī)定，落實建設項目檔案管理的“三納入”“三同步”的要求，導致建設項目檔案管理失控。四是檔案管理人員的業(yè)務素質和能力尚不適應檔案工作發(fā)展的需要。有的醫(yī)院檔案人員配備不足

15、、兼職過多，缺乏檔案業(yè)務知識培訓和進修的機會，僅能滿足醫(yī)院文書檔案、醫(yī)療檔案等常規(guī)檔案的一般管理需要，對建設項目檔案等科技檔案管理缺乏相關的專業(yè)知識和業(yè)務管理經驗，尚不能勝任對建設項目檔案管理開展業(yè)務指導和檢查，導致醫(yī)院建設項目檔案不夠完整、準確和系統(tǒng)，影響了醫(yī)院的長遠發(fā)展。3 推進醫(yī)院建設項目檔案管理的主要措施醫(yī)院建設項目檔案管理是否科學、規(guī)范和高效，離不開醫(yī)院相關人員的檔案意識，離不開醫(yī)院建設項目檔案管理的體制機制建設，離不開檔案管理制度的建立健全，更離不開檔案管理人員業(yè)務知識和管理能力的培養(yǎng)和提高。3.1 加大宣傳力度，不斷提高醫(yī)院全體人員的檔案意識醫(yī)院建設項目檔案來源于相關職能部門和參

16、建單位，其質量的好壞與相關人員的檔案意識強不強有直接關系。當前在醫(yī)院項目建設中要克服那種把檔案管理看成軟任務，用時需要，做時次要，忙起來不要，掛不上號，排不上位的現(xiàn)象。醫(yī)院檔案部門應通過多種渠道，采用形式多樣的方式方法，加大檔案法律法規(guī)的宣傳，使醫(yī)院全體員工進一步增強對檔案工作重要意義的認識，提高依法治檔的意識。在建設項目管理中做到人人關心檔案工作，養(yǎng)成自覺積累相關文件材料并移交歸檔的習慣。醫(yī)院的工程管理部門應加大對參建單位的檔案工作考核，落實檔案管理兼職人員，確保建設項目進展到哪里，檔案工作跟蹤管理到哪里，使醫(yī)院的建設項目真正做到創(chuàng)一流工程，建一流檔案。3.2 加強統(tǒng)籌協(xié)調，不斷理順醫(yī)院建設

17、項目檔案管理的體制機制檔案工作是一項管理工作，醫(yī)院檔案部門是醫(yī)院檔案管理的職能部門，當前要克服檔案工作僅僅只是“抄抄寫寫、包包扎扎、裝裝訂訂”的錯誤認識。在醫(yī)院建設項目管理中檔案部門應主動介入，爭取醫(yī)院領導的重視和關心，協(xié)調八方，理順醫(yī)院建設項目檔案管理的體制和機制，切實擔負起醫(yī)院檔案管理的主管責任，行使好依法治檔的監(jiān)督指導職責。要加強對醫(yī)院基建管理部門檔案管理的指導，并依靠其管理職權加強對參建單位建設項目檔案管理的監(jiān)督指導，形成齊抓共管的醫(yī)院建設項目檔案管理的新局面。3.3 加緊制度建設，不斷完善醫(yī)院建設項目檔案管理的規(guī)章制度依法治檔，規(guī)范管檔不是一句空話，需要有配套的檔案法律、法規(guī)、規(guī)范、

18、標準。當前，醫(yī)院檔案部門要根據(jù)新形勢下檔案工作的新要求，結合醫(yī)院檔案工作的實際，加緊制訂和修訂符合醫(yī)院建設項目檔案管理的規(guī)章制度，要突現(xiàn)建設項目檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用的基本要求，明確醫(yī)院建設項目檔案的套數(shù)、歸檔要求和移交規(guī)定，協(xié)調好與城建檔案部門的關系，在維護好醫(yī)院作為建設單位檔案的完整、準確、系統(tǒng)基礎上，依法向城建檔案部門移交建設項目檔案。要強化醫(yī)院建設項目檔案管理制度的規(guī)范性、配套性和可操作性建設，以不斷適應醫(yī)院建設項目檔案管理的發(fā)展需要，提高醫(yī)院檔案工作水平。3.4 加快人才培養(yǎng)，不斷推進醫(yī)院檔案人員的業(yè)務素質提升檔案工作是一項專門業(yè)務工作，是一項涉及多種專業(yè)，多種學科的管理性工作，要做好醫(yī)院建設項目檔案管理工作，必須有一批具備一定的檔案專業(yè)知識和熟悉工程項目建設程序和管理要求的檔案業(yè)