國際化企業(yè)通用管理制度(一)公司采購管理辦法

1、制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-1第一條請(qǐng)購單1. 請(qǐng)購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)、用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請(qǐng)購單，逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級(jí)呈核并編號(hào)，最后送采購部門。2. 來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請(qǐng)購。3. 特殊情況需按緊急請(qǐng)購辦理時(shí)， 可在“請(qǐng)購單”“備注”欄注明原因以，急件遞送。4. 庶務(wù)用品由物管部門按每月實(shí)際耗用狀況， 并考慮庫存條件， 填具“請(qǐng)購單”辦理請(qǐng)購。5. 以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托總務(wù)部門辦理，例如：賀奠用物品。招待用品。書報(bào)、名片、文具、報(bào)表等，

2、以及小額采購的材料。第二條批準(zhǔn)權(quán)限請(qǐng)購批準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定如下。(見附表 1)第三條采購規(guī)定1.內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理，外購由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理或經(jīng)理徑直與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。對(duì)于專項(xiàng)用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-2（2）長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，報(bào)批后通知各請(qǐng)購部門按需提出請(qǐng)購。3. 采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。第四條國內(nèi)采

3、購作業(yè)1. 價(jià)格（1）采購人員接“請(qǐng)購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請(qǐng)購事項(xiàng)的緩急，并參考市場(chǎng)行情、過去采購記錄或廠方提供的報(bào)價(jià)，精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對(duì)比。（2）如果報(bào)價(jià)規(guī)格與請(qǐng)購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請(qǐng)購單”上予以注明，報(bào)經(jīng)主管核簽， 并轉(zhuǎn)使用部門或請(qǐng)購部門簽注意見。（3）屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請(qǐng)購量），采購人員應(yīng)在議價(jià)后，在請(qǐng)購單“詢價(jià)記錄欄”中注明，報(bào)主管核簽。（4）對(duì)于廠商報(bào)價(jià)資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價(jià)。（5）采購部門接到請(qǐng)購部門緊急采購口頭要求后，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購單后，按一般采購程序

4、優(yōu)先辦理。2. 呈批（1）詢價(jià)完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請(qǐng)購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果， 擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”，經(jīng)主管核批，并按簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-33. 訂購（1）采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請(qǐng)購單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請(qǐng)購單編號(hào)”及“包裝方式”。（2）分批交貨時(shí)，采購人員應(yīng)在“請(qǐng)購單”上加蓋“分批交貨”章以便識(shí)別。（3）采購人員使用暫借款采購時(shí)， 應(yīng)在“請(qǐng)購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識(shí)別。4. 進(jìn)度控制（1）國內(nèi)采購部門可分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，依靠“

5、采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。（2）采購人員未能按既定進(jìn)度完成采購時(shí)，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”經(jīng)，主管批示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購部門，與請(qǐng)購部門共同擬定處理對(duì)策。5. 單據(jù)整理及付款（1）來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請(qǐng)購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表（”其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購部門與發(fā)票核對(duì)。確認(rèn)無誤后，送會(huì)計(jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請(qǐng)購單（內(nèi)購）”中的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門。（2）內(nèi)購材料須待試用檢驗(yàn)者，其訂有合約部分，按合約規(guī)定辦理付款，未訂合約部分，按采購部門報(bào)批的付

6、款條件辦理付款。（3）短交，待補(bǔ)足者，請(qǐng)購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-4第五條國外采購作業(yè)1. 價(jià)格（1）外購部門按照“請(qǐng)購單（外購）”需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并參考市場(chǎng)行情及過去詢價(jià)記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。特殊情形（比如獨(dú)家制造或代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請(qǐng)購單（外購）”注明。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)。（2）請(qǐng)購材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請(qǐng)購部門確認(rèn)。2. 呈批（1）比價(jià)、議價(jià)完成后，由外購部門填具“請(qǐng)購單”，擬定“訂購廠家”、

7、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等，連同廠方報(bào)價(jià)， 送請(qǐng)購部門按采購審批程序報(bào)批。（2）核決權(quán)限采購金額在 8000 元以下者由經(jīng)理核決。采購金額超過 8000 元者由總經(jīng)理核決。（3）采購項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請(qǐng)購部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。3. 訂購（1）“請(qǐng)購單（外購）”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-5（2）外購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)， 應(yīng)主動(dòng)開具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)以修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購部門。（3）外購部門

8、一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期”有延誤時(shí)，即應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購部門，并按請(qǐng)購部門意見辦理。第六條價(jià)格品質(zhì)復(fù)核1. 價(jià)格復(fù)核（1）采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場(chǎng)行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價(jià)格審核的參考。（2）采購部門應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管制及核決價(jià)格的參考。2. 品質(zhì)復(fù)核采購單位應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。3. 異常處理審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購單位審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附書面報(bào)告），通知有關(guān)部門處理。第七條本辦法呈總經(jīng)理核批后實(shí)施，修訂亦同。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-6附表 1請(qǐng)購批準(zhǔn)權(quán)限一覽表(單位：人民幣 )金 額項(xiàng)目內(nèi)購?fù)赓徳牧峡倓?wù)用品其他財(cái)務(wù)支出批準(zhǔn)人科長200 元以下200 元以下400 元以下經(jīng)理200 10000 元200 2000 元400 4000 元20000元以下總經(jīng)理10000 元以上2000 元以上4000 元以上20000元以上附表 2采購審批權(quán)限采購內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人屬統(tǒng)購項(xiàng)目的原料、物料(包括燃料 )經(jīng)理總經(jīng)理非屬統(tǒng)購項(xiàng)目的原料、物料(包括燃料 )