務(wù)檔案監(jiān)管思索探究

1、黨務(wù)檔案監(jiān)管思索探究本文作者：陳愉作者單位：閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨委工作部檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，黨務(wù)檔案信息化是指黨務(wù)檔案管理模式從以黨務(wù)檔案實(shí)體為重心向以黨務(wù)檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備黨務(wù)檔案部門，從而極大地提高黨務(wù)檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來(lái)越不可替代的作用。因此，加快

2、黨務(wù)檔案管理工作融入信息社會(huì)的步伐，把黨務(wù)檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)黨務(wù)檔案信息化建設(shè)，已是黨務(wù)檔案部門和廣大黨務(wù)檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。黨務(wù)檔案信息化是黨務(wù)檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是黨務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。1新時(shí)期黨務(wù)檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題11缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范目前，許多部門在建設(shè)黨務(wù)檔案信息化過(guò)程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視黨務(wù)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無(wú)車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。1。12檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重

3、視不程度老的黨務(wù)檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù);而年輕的黨務(wù)檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位黨務(wù)檔案部門的黨務(wù)檔案管理人員僅僅是普通的計(jì)算機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的計(jì)算機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展2。13軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差許多黨務(wù)檔案部門雖然購(gòu)置

4、了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用;另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)。14數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生。這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)安全性差，容易導(dǎo)致黨務(wù)信息的丟失與盜用。2新時(shí)期推進(jìn)黨務(wù)檔案現(xiàn)代化管理

5、建設(shè)的幾點(diǎn)措施21配備統(tǒng)一的管理設(shè)備將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，必須配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在黨務(wù)檔案部門的全覆蓋。要為黨務(wù)管理發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn):黨務(wù)檔案自動(dòng)編目和檢索、黨務(wù)檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、黨務(wù)檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、黨務(wù)檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為黨務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。隨著各單位黨務(wù)檔案數(shù)量的增加，黨務(wù)檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及黨

6、務(wù)檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決黨務(wù)檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。運(yùn)用行業(yè)“地面通信骨干網(wǎng)”實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞、交流和共享。高速信息網(wǎng)絡(luò)以其快速的信息傳遞和豐富的信息資源為用戶提供了一種全新的服務(wù)方式，已成為信息時(shí)代信息交流的重要工具。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕黨務(wù)管理人員的工作量，而且能提高黨務(wù)檔案工作效率34。22建立規(guī)范的管理機(jī)制在黨務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新黨務(wù)檔案管理制度，黨務(wù)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)電子文件歸檔與

7、電子檔案管理辦法的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的黨務(wù)檔案管理制度。一是健全和完善黨務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)黨務(wù)的電子文件和電子檔案，要確保電子黨務(wù)檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一黨務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是黨務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。黨務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括:檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量黨務(wù)工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，黨務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么全國(guó)黨務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。23建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍黨務(wù)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量，因此要努力提高黨務(wù)檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求黨務(wù)檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保黨務(wù)活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。黨務(wù)檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平5。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)黨務(wù)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的