新時期提高財務檔案信息化管理的策略研究

1、    新時期提高財務檔案信息化管理的策略研究    徐薇摘 要：當今社會信息和網絡十分發(fā)達，而且信息網絡也逐步滲透到不同領域以及管理的各個方面，財務檔案管理更是不能例外。在信息和網絡時代到來的新時期，全面推進財務檔案信息化管理已經成為必然趨勢，并在提高財務檔案管理質量和水平方面發(fā)揮了重要作用。因此，新時期企業(yè)必須重視提高財務檔案管理水平，推進財務檔案信息化管理建設，提高財務管理工作，提高財務檔案管理的質量，促進企業(yè)持續(xù)性發(fā)展。關鍵詞：新時期；財務檔案；信息化管理；策略信息和網絡時代正在不斷發(fā)展，企業(yè)的財務檔案管理工作要順應時代的發(fā)展潮流，改變傳統(tǒng)的檔案

2、管理方式，充分滿足新時期財務檔案信息化管理要求，全面推進財務檔案信息化管理建設，克服原有繁瑣和低效等缺陷，提高財務檔案管理的效率和穩(wěn)定性。本文通過分析財務檔案信息化管理的優(yōu)勢以及內容指出提高企業(yè)財務檔案信息化管理的策略，從而更好地滿足企業(yè)財務檔案管理的需求，提高企業(yè)管理水平。1 財務檔案信息化管理的優(yōu)勢財務檔案信息化管理是一種以電子財務檔案為依托的管理手段，從而有效提高了對財務信息的管理歸納效率。以傳統(tǒng)紙質媒介的財務檔案管理相對比，財務檔案信息化管理的優(yōu)勢主要有以下幾個方面：第一，方便對財務檔案信息進行修改、復制和重置，也能夠提高糾錯和傳遞效率，同時也使得財務檔案信息能夠以多種存貯方式存儲如光

3、盤、軟盤等，為財務檔案管理提供了極大便利。第二，財務檔案信息化管理方便于對財務檔案信息的分析和計算，同時能夠較快速度的獲得所需要的結果。第三，財務檔案信息化管理借助計算機以及網絡的交互性，能夠充分滿足查詢、數據交換以及統(tǒng)計分析等不同的檔案管理需求，能夠實現財務檔案信息的無障礙共享，同時也節(jié)約了辦公成本，避免財務檔案的損壞。第四，財務檔案信息化管理在檔案的保存以及管理等方面優(yōu)勢明顯，也方便于對檔案信息的專項治理和統(tǒng)一整合，使得財務檔案管理工作質量和效率大大提高。2 新時期財務檔案信息化管理的內容計算機和網路的發(fā)展為財務檔案管理提出了更高的要求，強調加強財務檔案信息化管理建設，提高對財務檔案信息的

4、有效利用，從而為財務管理以及財務決策提供重要依據。新時期財務檔案信息化管理的內容主要有以下三個方面：第一，建立適合財務檔案管理的動態(tài)數據庫，進而形成一個完善的財務檔案信息網，將不同種類的財務檔案管理業(yè)務文檔以及其他相關文件錄入到數據庫當中，形成對數據的動態(tài)存儲，確保檔案信息的完整性，推動財務檔案動態(tài)管理。第二，加強財務檔案網絡安全建設，因為財務檔案信息屬于企業(yè)的重大內部資源，必須確保檔案的保密和不公開，尤其是對于重大財務決策項目更是不能有一絲紕漏，要想推動財務檔案信息化管理就必須進行網絡安全建設。第三，完善企業(yè)財務檔案管理輔助系統(tǒng)，將先進的理論以及科學管理作為基礎，輔之以先進的計算機網絡技術輔

5、之以先進的計算機網絡技術手段，建立起市一決策運用財務檔案管理輔助系統(tǒng)，提高財務檔案管理以及決策的質量。3 新時期提高財務檔案信息化管理的策略3.1 增強管理實效財務檔案信息化管理最為重視的是信息的時效性，同時這也是衡量企業(yè)財務檔案信息化程度的重要標準，因此全面增強財務檔案信息化管理的實效性是企業(yè)強化財務檔案管理的首要工作內容。首先，企業(yè)在建立電子財務檔案的最初階段就必須加強對財務檔案信息的分類，并按照企業(yè)財務檔案管理工作的要求以及分類標準做好檔案分類工作，并逐步建立起以財務檔案目錄為主要內容的財務檔案咨詢平臺，從而為需求者快捷查找檔案資料提供較大的便利。在建立電子財務檔案之后，必須要及時收集以

6、及整理動態(tài)化的財務檔案信息以及數據，并在日常的工作當中不斷的完善和補充檔案信息，提高檔案使用的時效性，保障檔案信息的可靠和真實。其次，財務檔案信息化管理中存儲的財務檔案信息以及數據必須要確?？茖W全面，并利用信息化手段增強財務檔案資源的共享程度，在保障資源順利共享的同時也要進一步規(guī)范財務檔案資料的管理，并嚴格按照相關管理規(guī)章制度執(zhí)行。最后，財務檔案信息化管理對于軟硬件設備以及管理系統(tǒng)的要求較高，因此需要定期對電腦設備進行檢查維修以及升級換代，從而更好地服務于財務信息需求者，確保財務檔案信息化管理的時效性，最大化地發(fā)揮財務檔案信息的價值。3.2 保障網絡安全新時期財務檔案信息化管理的一個顯著特征是

7、保密性強，其主要原因在于保存的財務檔案數據和信息量非常大，而且主要涉及企業(yè)的內部資源以及核心資料，一旦出現網絡安全上的問題會為企業(yè)帶來不可估量的損失。財務檔案信息以及數據的信息化同時也代表網絡化，那么確保網絡的安全就成為財務檔案信息化管理的重要課題，并需要采用一系列的網絡安全保障措施避免安全事故的發(fā)生。首先，企業(yè)要不斷建立健全財務檔案內部管理制度，重視和加強對網絡安全的監(jiān)督管理，并根據財務檔案信息化管理的實際要求以及企業(yè)財務工作的實際需要制定規(guī)范化的網絡操作規(guī)范，避免企業(yè)財務檔案信息被修改、損毀和泄漏，提高企業(yè)財務檔案信息的安全性和完整性。其次，企業(yè)必須維護好網絡環(huán)境安全，對磁性介質存儲設備進

8、行嚴密檢查，避免由此引起的病毒傳播造成的網絡安全故障。同時，要及時關注計算機設備的運行狀況，并對其對這些設備進行改造升級，安裝以及檢查防病毒軟件的運行狀況，高頻率的檢查網絡環(huán)境和進行病毒查殺，為財務檔案信息化管理營造安全放心的網絡環(huán)境。最后，為了避免發(fā)生不可逆轉的財務檔案管理問題，必須對企業(yè)的財務檔案信息進行備份，并定期對備份進行更新，避免出現財務檔案數據丟失的情況，維護企業(yè)的財務安全以及運營穩(wěn)定性。3.3 提高人員素質財務檔案管理人員是全面推進廠務檔案信息化管理工作的主體，財務檔案管理人員的素質和能力會直接影響到財務檔案管理工作質量，并影響到財務檔案的信息化進程。新時期提高企業(yè)財務檔案信息化

9、管理水平，必須要有一個高素質的人才隊伍作為支撐，同時也要將財務檔案管理人員素質培養(yǎng)納入到當然信息化管理工作環(huán)節(jié)當中。企業(yè)在開展財務檔案信息化管理工作時如果管理人員的專業(yè)能力、思想態(tài)度以及方法運用等不能滿足實際需求，會讓財務檔案管理工作呈現被動狀態(tài)，為企業(yè)的管理和運營帶來不利影響。為了確保管理人員更好地服務于財務檔案信息化管理，需要從以下幾個方面提高管理人員素質：第一，改變財務檔案管理人員專業(yè)結構單一局面，讓大量的專業(yè)技術人員充實到財務檔案信息化管理隊伍當中，更好地滿足信息化建設需求。在人才的選拔以及聘用當中必須重視專業(yè)性，提高財務檔案管理隊伍的整體素質。第二，加大對財務檔案管理人員的培訓力度，結合企業(yè)財務檔案管理的需求以及信息化建設任務要求開展分層次和階段的培訓工作，培養(yǎng)和鍛煉管理人員的信息化技術和能力，增強管理人員對信息技術以及信息化管理方法的應用能力。第三，定期開展財務檔案信息化管理水平測試和考核活動，督促財務檔案管理人員不斷提高其職業(yè)素質和專業(yè)技能。4 小結財務檔案管理的信息化建設使得財務檔案管理更加便利，也已經逐步取代了紙質介質的檔案保存形式，使得財務檔案的管理更加方便快捷，同時這樣的檔案管理形式更加方便查找且利用率高，并成為財務檔案管理的必然發(fā)展趨勢。企業(yè)必須充分認識到財務檔案信息化管理的優(yōu)勢，全面分析和了解檔案信息化管理內容，并提出有效的管理策略，增強企業(yè)財務檔案管理