高校檔案信息化管理研究

1、    高校檔案信息化管理研究    吳澤蘭【摘要】本文對我們國家高等教育學(xué)校目前對檔案通過電子信息技術(shù)進(jìn)行管理工作的實際情況以及進(jìn)行過程中的不足之處，并且研究了高等教育學(xué)校對內(nèi)部的檔案通過電子信息技術(shù)進(jìn)行管理的整體路線，討論了高等教育學(xué)校在實際運(yùn)行過程中對內(nèi)部檔案通過電子信息技術(shù)進(jìn)行管理所需要的先決因素以及具體程序，闡明陳述了高等教育學(xué)校通過電子信息技術(shù)對內(nèi)部檔案進(jìn)行管理的具體方法。【關(guān)鍵詞】高等教育學(xué)校；檔案；信息化g270.7 b 2095-3089（2017）19-0070-01一、目前我們國家高等教育學(xué)校在信息化檔案管理過程中的實際情況以及顯現(xiàn)

2、出的不足之處（一）高等教育學(xué)校內(nèi)部沒有給予信息化方面設(shè)置以足夠的重視程度目前在我們國家有一小部分的高等教育學(xué)校內(nèi)部的高層管理人員只是單單對學(xué)校整體的進(jìn)步給予重視，但是卻沒有著重注意內(nèi)部檔案的信息化建設(shè)方面，而且在實際進(jìn)行建設(shè)的過程中也沒有科學(xué)合理的進(jìn)行管理，不管是在整體的計劃方面、管理制度的設(shè)置方面、內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)方面的研究都相對來說較少，甚至其中還有部分項目并沒有得到高等教育學(xué)校內(nèi)部管理人員的注意。（二）在處理內(nèi)部檔案的過程中最根本的水平達(dá)不到相應(yīng)的要求從目前我們國家的實際情況來看，大部分高等教育學(xué)校內(nèi)部的檔案館內(nèi)部的檔案內(nèi)容十分的復(fù)雜、案卷的總體數(shù)目也比較龐大，而且普遍來看各個案卷

3、之間的時間距離過長，而在實際進(jìn)行檔案管理工作的過程中根本水平也達(dá)不到相應(yīng)的要求，這一個不足之處主要可以從以下幾點方面體現(xiàn)出來：首先是檔案編號不夠全面、完整；第二點是案卷的標(biāo)題達(dá)不到規(guī)范的程度，無法從整體上全面的將案卷內(nèi)部內(nèi)容的重點要點表達(dá)出來；最后一點是由于沒有根據(jù)案卷內(nèi)部實際情況設(shè)置檢索目錄，所以在實際使用的過程中很難直接對案卷內(nèi)部的內(nèi)容進(jìn)行檢索。（三）高等教育學(xué)校在實際進(jìn)行檔案管理的過程中的信息化程度沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)在我們國家有很大一部分的高等教育學(xué)校在對內(nèi)部檔案進(jìn)行管理時才剛剛將電子信息技術(shù)融入進(jìn)去，所以說還缺少一個科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，在實際運(yùn)行的過程中也缺少規(guī)范性，這就直接導(dǎo)致了高等教育

4、學(xué)校在實際進(jìn)行檔案管理的過程中對檔案的管理以及分類沒有一個依照的根據(jù)，顯得十分混亂。（四）負(fù)責(zé)高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案管理的工作人員不夠穩(wěn)定、而且沒有過硬的自身素質(zhì)在我們國家目前有一小部分高等教育學(xué)校在實際進(jìn)行內(nèi)部檔案管理工作的過程中并沒有設(shè)置健全的管理機(jī)構(gòu)，而且在管理人員方面的應(yīng)用也較為隨意，甚至其中還有并沒有為內(nèi)部檔案管理的工作專門配備管理人員的問題存在，而且還有負(fù)責(zé)對內(nèi)部檔案進(jìn)行管理的工作人員同時兼職其他工作的現(xiàn)象。目前在我們國家高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員有很大一部分并沒有接受過信息化技術(shù)的專門訓(xùn)練，這就導(dǎo)致檔案管理人員在進(jìn)行信息化檔案管理工作的過程中整體的能力以

5、及對電子信息技術(shù)的理解都達(dá)不到相應(yīng)的要求，在這一背景之下，如果在實際進(jìn)行高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案管理的過程中出現(xiàn)一些不容易解決的突發(fā)問題，那么專業(yè)水平不足的工作人員很難順利的解決。二、通過信息化的方式對高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案進(jìn)行管理的先決因素（一）從整體上確立高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)的計劃在實際對高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)的計劃進(jìn)行確定的過程中，首先要保證計劃與管理人員以及相關(guān)的使用人員的實際需求相符合，以檔案管理的實際需要以及安全保密的根本原則作為計劃的根據(jù)，從而達(dá)到將檔案以及相關(guān)的資源共享給需要的人。（二）比較并選擇出適合高等教育學(xué)校對內(nèi)部檔案進(jìn)行電子信息化管理的平臺在實際進(jìn)行

6、檔案管理軟件設(shè)計研發(fā)的過程中，一定要保證其開發(fā)平臺的科學(xué)性以及合理性，從而保證在實際應(yīng)用的時候該系統(tǒng)可以滿足用戶使用過程中各種各樣的需要。在這一方面高等教育學(xué)校可以選擇有著較高效率并且性能方面也較為優(yōu)異的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。從當(dāng)下的實際情況來看，較為合適的平臺有vfp以及微軟辦公軟件關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。三、高等教育學(xué)校實際運(yùn)用電子信息技術(shù)對內(nèi)部檔案進(jìn)行管理的具體程序（一）建設(shè)出一個符合高等教育學(xué)校實際情況的檔案信息數(shù)據(jù)庫根據(jù)當(dāng)下我們國家高等教育學(xué)校內(nèi)部檔案的具體類型來建設(shè)出一個符合實際情況的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在實際建設(shè)的過程中包含有兩個部分，也就是檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及檔案全文數(shù)據(jù)庫。從根本上講，檔案目錄

7、數(shù)據(jù)庫在實際進(jìn)行建立的過程中是把學(xué)校內(nèi)部人的檔案目錄輸入到電子計算機(jī)內(nèi)部的存儲器之中。具體的程序有以下幾點：首先是建議其存儲數(shù)據(jù)庫。從整體上來看，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之中包含著數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)庫的管理控制系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫在實際應(yīng)用的過程中主要儲存的數(shù)據(jù)相對來說有著清晰的結(jié)構(gòu)，并且是注重系統(tǒng)整體的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用的過程中是對需要訪問數(shù)據(jù)庫內(nèi)部信息的用戶權(quán)限進(jìn)行限制，這樣可以從根本上保障數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)整體的安全程度。第二點是檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部一定要具備對漢字內(nèi)容的處理能力，可以完成基本的漢字輸入輸出工作。第三點是存儲器的具體容量選擇方面。在實際進(jìn)行存儲器選擇的過程中，并不是容量越大就越好，而是要根據(jù)系統(tǒng)的

8、實際情況來進(jìn)行選擇。第四點是上機(jī)輸入檔案目錄內(nèi)容。檔案全文數(shù)據(jù)庫的建立，檔案全文存儲的步驟與檔案目錄存儲一樣，只是全文存儲需要信息容量相當(dāng)大的載體，包括圖像、視頻等信息媒體。（二）建立檔案信息檢索功能系統(tǒng)在完成建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，根據(jù)這個數(shù)據(jù)庫來建立檔案的檢索功能系統(tǒng)。要明確劃分需要處理的檔案信息的種類，并且對不同類型的信息分類進(jìn)行數(shù)字化處理，建立強(qiáng)大的檢索查詢系統(tǒng)，以保證能迅速、快捷、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)提供檔案信息，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的目的。（三）檔案全文信息的數(shù)字化高校檔案全文信息的數(shù)字化，是將檔案全文內(nèi)容輸入計算機(jī)或者掃描檔案原件存入計算機(jī)存貯器，使檔案全文內(nèi)容數(shù)字化而形成檔案全文信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)字化，其目的是將開放的檔案全文信息公布在校園網(wǎng)上，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。參考文獻(xiàn)1金芳.基于文檔一體化的高校檔案信息化管理研究j.中國管理信息化，2016，19（17）：189-189.2賈樹良.