銷售管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì).doc

1、一、戰(zhàn)略規(guī)劃(一）選題意義1.課題來源隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，機(jī)器代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工大大減少人力物力的浪費(fèi)。北京大寶化妝品有限公司成立于1999年，是北京市三露廠（國家二級企業(yè),北京市先進(jìn)福利企業(yè)）成功進(jìn)行股份制改造的結(jié)果。大寶化妝品公司是中國化妝品行業(yè)一支獨(dú)秀，引領(lǐng)中國化妝品行業(yè)發(fā)展。然而企業(yè)內(nèi)部舊的銷售系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)在新時(shí)代的發(fā)展,制約企業(yè)銷售效率和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展。銷售作為公司的重要部分,高效率、高精度成了銷售發(fā)展的新要求。在我國高速發(fā)展的過程中，市場需求的起伏大，為適應(yīng)市場變化保證公司對市場銷售及時(shí)掌握，高效率的銷售系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)不可缺少的部分。因此，正確、合理、完善的銷售管理信息系統(tǒng)是公司

2、快速發(fā)展的新要求，將為企業(yè)將來更大發(fā)展奠定基礎(chǔ)。用戶：北京大寶化妝品有限公司銷售部擬建系統(tǒng)的名稱：北京大寶化妝品公司銷售管理信息系統(tǒng) 擬達(dá)到的目標(biāo)： 建立一個(gè)能及時(shí)反映市場銷售情況,進(jìn)出貨物準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)的銷售系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)化，減少人力物力的浪費(fèi),提高銷售部門效率。2。背景北京大寶化妝品有限公司成立于1999年，“大寶”系列化妝品1985年誕生至今，適應(yīng)了不同時(shí)期、不同層次的消費(fèi)需求，已 陸續(xù)形成護(hù)膚、洗發(fā)、美容修飾、香水、特殊用途共五大類100多個(gè)品種。完善的銷售網(wǎng)絡(luò)使“大寶”的產(chǎn)品無處不在。該公司制定了以零售促批發(fā)、建立大寶專柜、以北京為大本營輻射全國的營銷方針.除遍布所有超市，還在北京及全

3、國各大商場建立了近350個(gè)銷售專柜，在全國的超市和便利店共建立了3000多個(gè)專柜，方便了廣大顧客的購買，堵住了假禍泛濫的渠道。1992年，1995年，1998年和2001年,“大寶”獲得北京市著名商標(biāo)稱號 。1993年，大寶化妝品獲得中國保護(hù)消費(fèi)者基金會授予的“消費(fèi)者喜愛的生活用品" 。1999年,大寶商標(biāo)被國家工商局評為“中國馳名商標(biāo)" 。1999年2月，美容日霜、美容晚霜、人參香波通過美國FDA認(rèn)證，成為國內(nèi)自主申報(bào)成功的第一家化妝品生產(chǎn)企業(yè) 。1994、2000、2002、2004，大寶化妝品被北京質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局授予“北京市名牌產(chǎn)品” 。2000年，企業(yè)通過了ISO9

4、001質(zhì)量體系認(rèn)證，獲中國進(jìn)出口商品質(zhì)量認(rèn)證中心頒發(fā)的質(zhì)量體系認(rèn)證證書。 2003年，大寶護(hù)膚品獲國家質(zhì)檢總局授予的“中國名牌產(chǎn)品”稱號 。 2004年,大寶護(hù)膚品被國家質(zhì)檢總局批準(zhǔn)為“免檢產(chǎn)品” 。2005年，連續(xù)第八年大寶護(hù)膚品獲得中國市場產(chǎn)銷量第一名 .2008年，北京大寶化妝品有限公司成為強(qiáng)生在華公司的一員 。系統(tǒng)開發(fā)的組織單位：大寶化妝品公司信息中心系統(tǒng)服務(wù)單位：北京大寶化妝品公司3?，F(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查研究與分析大寶化妝品公司由一個(gè)總經(jīng)理以及下設(shè)的五個(gè)部門組成,這五個(gè)部門分別是后勤部，財(cái)務(wù)部，物流部，計(jì)劃部及銷售部。五個(gè)部門之間是平行關(guān)系，五個(gè)部門由總經(jīng)理統(tǒng)一管理。其中物流部為物料科.后勤

5、部主要負(fù)責(zé)物業(yè)管理和安全保衛(wèi).保證公司日常生活有條不紊的進(jìn)行.計(jì)劃部主要是對所需貨物及人員調(diào)配做出合理計(jì)劃，以保證各部門之間緊密聯(lián)系。銷售部管理銷售員和各地銷售組,能及時(shí)統(tǒng)計(jì)與更新貨物銷售情況，積極推銷公司明星產(chǎn)品，統(tǒng)計(jì)各產(chǎn)品銷售數(shù)量并與各部門緊密配合。財(cái)務(wù)部對系統(tǒng)的要求是能夠了解實(shí)時(shí)的營業(yè)情況，以及銷售的供需情況，以能夠及時(shí)預(yù)測庫存的不足，能夠及時(shí)下購買訂單，避免出現(xiàn)脫銷現(xiàn)象。（二）企業(yè)信息化的可行性、必要性分析1。必要性銷售管理信息系統(tǒng)能體現(xiàn)公司管理中使用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能和可操作性,可以通過逐漸完善滿足自身現(xiàn)在和將來對信息資源采集、存儲、處理、組織、管理和利用的需求，實(shí)現(xiàn)銷售信息資源的高度

6、集成與共享，實(shí)現(xiàn)銷售信息資源的集中管理和統(tǒng)一調(diào)度。為各級決策管理部門提出準(zhǔn)確、及時(shí)的相關(guān)信息和快捷、方便、科學(xué)的決策分析處理系統(tǒng)；它可以幫助企業(yè)快速有效地開發(fā)新市場，鞏固老客戶。有效的管理并跟蹤客戶等。統(tǒng)一了信息流、人流、物流、資金流.最終達(dá)到進(jìn)一步提高各部門管理人員管理水平與辦公效率，減輕工作負(fù)擔(dān)的目的。因此實(shí)行銷售管理信息系統(tǒng)十分必要.2。可行性可行性研究指在當(dāng)前的具體條件下，此系統(tǒng)的研制工作是否具備必要的資源及其他條件.大寶化妝品有限公司雖資金充足具有一定的人才，但公司技術(shù)創(chuàng)新更新慢，管理效率低下。急需整合資源,調(diào)動人員積極性，改善管理方式，創(chuàng)新銷售信息系統(tǒng)。 （三）規(guī)劃工作過程1.醞釀

7、、準(zhǔn)備階段企業(yè)已制定了明確的發(fā)展目標(biāo)與方向，各種硬件與軟件準(zhǔn)備就緒,可以立即進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。2。調(diào)查研究階段 為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，將系統(tǒng)分為3個(gè)功能模塊:基本信息管理、產(chǎn)品管理、庫存管理。它是根據(jù)各子系統(tǒng)的管理功能來劃分，使得系統(tǒng)分工明確,業(yè)務(wù)流程清晰,從而優(yōu)化企業(yè)管理，最終為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益。(1）基本信息管理：訂單、倉庫信息等；（2）產(chǎn)品管理：產(chǎn)品信息查詢及修改；(3)庫存管理：根據(jù)發(fā)票和出庫通知填寫出庫單，登記庫存并形成庫存賬，月末產(chǎn)生庫存報(bào)表。3。數(shù)據(jù)整理分析(1)建立U/C矩陣 數(shù)據(jù)類功能計(jì)劃定貨商品客戶銷售貨物庫存退貨商品財(cái)務(wù)成本計(jì)劃管理經(jīng)營計(jì)劃C UU財(cái)務(wù)計(jì)劃CUU產(chǎn)品預(yù)測UU

8、U采購管理進(jìn)貨訂單UUC預(yù)定貨單UUUU銷售單UUUC銷售管理定貨服務(wù)UCU銷售服務(wù)U銷售管理UC庫存管理進(jìn)貨保管UUC存貨保管C財(cái)務(wù)管理成本會計(jì)UUUC出納會計(jì)U（2）U/C矩陣求解 數(shù)據(jù)類功能計(jì)劃定貨商品客戶銷售貨物庫存退貨商品財(cái)務(wù)成本計(jì)劃管理經(jīng)營計(jì)劃C UU財(cái)務(wù)計(jì)劃CUU產(chǎn)品預(yù)測UUU采購管理進(jìn)貨訂單UUC預(yù)定貨單UUUU銷售單UUUC銷售管理定貨服務(wù)UCU銷售服務(wù)U銷售管理UC庫存管理進(jìn)貨保管UUC存貨保管C財(cái)務(wù)管理成本會計(jì)UUUUC出納會計(jì)UU（3）劃分子系統(tǒng) 數(shù)據(jù)類功能計(jì)劃定貨商品客戶銷售貨物庫存退貨商品財(cái)務(wù)成本經(jīng)營計(jì)劃經(jīng)營計(jì)劃經(jīng)營計(jì)劃U財(cái)務(wù)計(jì)劃UU產(chǎn)品預(yù)測UU采購管理進(jìn)貨訂單U

9、U采購預(yù)定貨單 U UU銷售單UU銷售管理定貨服務(wù)U銷售銷售服務(wù)U銷售管理貨物保管進(jìn)貨保管U退貨存貨保管財(cái)務(wù)管理成本會計(jì)UUU財(cái)務(wù)出納會計(jì)（4)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖經(jīng)營計(jì)劃 財(cái)務(wù) 退貨 銷售 采購 二、可行性分析（一） 新系統(tǒng)的方案1。系統(tǒng)的目標(biāo)北京大寶化妝品有限公司自成立以來，發(fā)展速度較快.但也有較多不足之處，銷售系統(tǒng)不完善就是其中一個(gè).因此,管理信息系統(tǒng)的進(jìn)一步完善會為公司的發(fā)展起到巨大的作用,也會成為未來企業(yè)成功發(fā)展的重要組成部分。它將加快網(wǎng)絡(luò)化辦公,由計(jì)算機(jī)自動化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工作業(yè)，實(shí)時(shí)了解銷售量,使銷售額有所增加、銷售計(jì)劃更加完美、公司管理更加合理、有序提高辦事效率，成為公司的利潤源頭之一

10、。2。系統(tǒng)規(guī)劃及初步方案即使北京大寶化妝品有限公司成立了十三年，在國內(nèi)發(fā)展迅速，但國內(nèi)企業(yè)辦公普遍信息化水平較低,大大制約了企業(yè)發(fā)展。辦公信息化需要大量資金支持,對于北京大寶化妝品公司，不僅僅需要大量資金在產(chǎn)品本身的研究，也需要在辦公網(wǎng)絡(luò)化的支持上。因此，應(yīng)對每個(gè)可能節(jié)省成本的環(huán)節(jié)，可能提高利潤的環(huán)節(jié)進(jìn)行可行性研究，從中找出最好的方法，使大寶化妝品有限公司銷售部的工作效率有所提高.可以從以下幾點(diǎn)研究：第一，質(zhì)量保證是前提.沒有保證的質(zhì)量,企業(yè)就會像沒有造血功能的殼子，是沒有發(fā)展前景的。第二，價(jià)格戰(zhàn)中,以價(jià)格取勝。銷售中，價(jià)格可以低一點(diǎn)。最主要做到：銷售多少，返利多少.可以在其他的方面減少成本。

11、第三，重視售后服務(wù)。3. 系統(tǒng)的實(shí)施方案對每個(gè)環(huán)節(jié)的具體實(shí)施方案為：第一,進(jìn)行銷售訂單的錄入、維護(hù)，并可按售貨名稱、日期、種類等條件查詢每一張銷售訂單。第二,處理銷售、銷售退貨等各種業(yè)務(wù)。第三，可以由銷售單直接生成銷售出貨單,簡化庫存人員的作業(yè).第四，可按銷貨單或出庫單生成發(fā)票，降低發(fā)票管理的工作量.第五,支持任何銷售階段的變價(jià)處理，確保應(yīng)收款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第六,采用信用額度控制和先進(jìn)先出的出貨方式，可以避免發(fā)貨損失，減少壞帳。第七,銷售信息可轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減輕財(cái)務(wù)人員重復(fù)性工作，確保資料的一致性。第八，通過分析產(chǎn)品銷售的歷史資料，快速掌握銷售趨勢,提高企業(yè)市場應(yīng)變能力。第九，為不同管理層用戶

12、提供多角度的銷售分析報(bào)表和數(shù)據(jù)查詢，使管理人員可以隨時(shí)掌握銷售的最新情況。第十，重視售后服務(wù).4。 投資方案通過系統(tǒng)研究，應(yīng)用20萬進(jìn)行投資。質(zhì)量保證是前提。應(yīng)加大技術(shù)投入,大約8萬，使質(zhì)量隨之上去。第二，價(jià)格戰(zhàn)中,以價(jià)格取勝。銷售中，價(jià)格可以低一點(diǎn).但是可以在其他的方面減少成本。所以對這方面的投資可以相對少一點(diǎn),6萬。第三，重視售后服務(wù).北京大寶化妝品有限公司的售后服務(wù)還不完善，應(yīng)加大對售后服務(wù)的建設(shè)，投資6萬。5. 人員培訓(xùn)及補(bǔ)充方案為了公司的長遠(yuǎn)利益，人員培養(yǎng)也是重要的一面。應(yīng)該從以下幾點(diǎn)培養(yǎng)人員： 第一，銷售人員目標(biāo)設(shè)定與時(shí)間管理。 第二,銷售人員的團(tuán)隊(duì)合作。包括個(gè)人績效與團(tuán)隊(duì)績效、化

13、解沖突、攜手合作。 第三，銷售人員的客戶服務(wù).包括從不同視角看服務(wù)、積極服務(wù)的步驟、應(yīng)對挑戰(zhàn)性的客戶，將投訴變成機(jī)會。第四，銷售人員解決問題技巧.認(rèn)識解決問題的流程及掌握常用工具的使用方法。（二）可行性分析1。 管理上的可行性北京大寶化妝品有限公司意識到隨著業(yè)務(wù)不斷地壯大發(fā)展，雖然當(dāng)前管理信息系統(tǒng)某些方面已比較完善，但是一些管理體制、規(guī)章制度，傳統(tǒng)的管理方式和管理手段已不能完全適應(yīng)，引入新的管理思想,迫在眉睫。北京大寶化妝品有限公司各層次管理者都具備較高的知識和遠(yuǎn)見，他們能緊跟時(shí)代步伐，具有較強(qiáng)的創(chuàng)新能力，而且比較重視這套管理信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的巨大潛力，能夠使這一系統(tǒng)在日常管理工作中發(fā)揮其

14、巨大作用。因此管理上具有了系統(tǒng)開發(fā)的可行性。2。 技術(shù)上的可行性北京大寶化妝品有限公司員工大多為具有較高學(xué)歷的人員，大家以團(tuán)隊(duì)理念和創(chuàng)業(yè)精神共同塑造著用戶至上的企業(yè)文化.公司在不斷提高自身整體實(shí)力的同時(shí)，積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理和經(jīng)營模式，樹立員工一流品質(zhì)、一流信譽(yù)、一流服務(wù)的思想和作風(fēng)，盡心為客戶著想，致力成為優(yōu)秀的化妝品企業(yè)。 科技技術(shù)的日趨成熟為其成功運(yùn)行提供了技術(shù)基礎(chǔ).本系統(tǒng)在硬件方面使用服務(wù)器端：Pentium 2G或XEON雙CPU, 2G以上內(nèi)存，客戶端：Pentium 450MHz以上CPU, 128MB以_L內(nèi)存，這些一般企業(yè)都能滿足。軟件方面，本系統(tǒng)采用Access數(shù)據(jù)庫，

15、該軟件方便簡潔性能好，配合Dreamweaver設(shè)計(jì)出基本界面.該系統(tǒng)具有可視化且全中文環(huán)境,方便控制與使用.因此技術(shù)上具有了系統(tǒng)開發(fā)的可行性.3.經(jīng)濟(jì)上的可行性北京大寶化妝品有限公司雖然成立13年,但是經(jīng)濟(jì)效益良好，經(jīng)濟(jì)實(shí)力比較雄厚，具有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，足能提供購買硬件設(shè)備和開發(fā)軟件所需要的資金。而且北京大寶化妝品有限公司與周邊學(xué)校有良好的合作關(guān)系。另外實(shí)施該系統(tǒng)也能給公司帶來長期效益,它可幫助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化、科學(xué)化，極大地提高公司的工作質(zhì)量與工作效率，減少管理支出的費(fèi)用，從而保證公司管理的可持續(xù)的良好發(fā)展。因此經(jīng)濟(jì)上具有了系統(tǒng)開發(fā)的可行性。4.結(jié)論有競爭,企業(yè)才會有發(fā)展的動力，一

16、個(gè)企業(yè)如果沒有競爭壓力,就不會想到要改進(jìn)技術(shù),提高效率。應(yīng)想到如何提高工作效率而主動出擊，這是企業(yè)從價(jià)格戰(zhàn)中求發(fā)展，在銷售方案中必走的路。通過對北京大寶化妝品有限公司的銷售部的管理信息系統(tǒng)分析、研究、提出解決方案，可以在有限的時(shí)間，有限的資源條件下也能為公司創(chuàng)造更多的利潤三、系統(tǒng)分析（一）組織與功能分析1。組織結(jié)構(gòu)分析北京大寶化妝品公司總經(jīng)理下面管理著五個(gè)部門，分別是財(cái)務(wù)部、銷售部、物流部、計(jì)劃部、后勤部?？偨?jīng)理計(jì)劃部財(cái)務(wù)部銷售部物流部后勤部會計(jì)科成本科推銷員各地銷售組統(tǒng)計(jì)科計(jì)劃科物流科保衛(wèi)科物業(yè)科圖3.1組織機(jī)構(gòu)圖 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系信息資料傳遞關(guān)系物資流動關(guān)系 資金流動關(guān)系2.功能結(jié)構(gòu)分析

17、 圖3。2功能結(jié)構(gòu)圖3.組織/功能分析 表3.1組織/功能表功能序號組織聯(lián)系程度業(yè)務(wù)后勤部物流部計(jì)劃部銷售部財(cái)務(wù)部功能與業(yè)務(wù)1銷售計(jì)劃管理市場分析！#編制銷售計(jì)劃#！#2銷售訂單管理訂單登記#!#!訂單有效性審查！#3銷售核算和統(tǒng)計(jì)銷售收入核算#！銷售量統(tǒng)計(jì)！45庫存管理市場預(yù)測出入庫管理#!庫存統(tǒng)計(jì)市場預(yù)測與分析# #!！圖中：“” 表示該項(xiàng)業(yè)務(wù)是對應(yīng)組織的主要業(yè)務(wù)(即主持工作的單位）； “#” 表示該單位是參加協(xié)調(diào)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的輔助單位； “!” 表示該單位是該項(xiàng)業(yè)務(wù)的相關(guān)單位(或稱有關(guān)單位)；空格 :表示該單位與業(yè)務(wù)無關(guān)（二）業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析 銷售員訂單信息審核退貨通知單出庫單發(fā)貨通知單信息統(tǒng)計(jì)發(fā)貨員銷售計(jì)劃表表信息統(tǒng)計(jì)表制定銷售計(jì)劃出庫