工程院臨采管理制度

1、-1- 工程院臨采管理制度1目的為進(jìn)一步規(guī)范采購的流程，實現(xiàn)成本控制, 結(jié)合原價管理 , 針對工程院各部門實際情況制定本制度。2適用范圍本制度適用于工程院各部門。3原則工程院沒有統(tǒng)一的采購部門，由總務(wù)人事部及相關(guān)部門溝通、協(xié)商后采購，遵循統(tǒng)一管理、按需購買與限額管理相結(jié)合的原則, 注重節(jié)約。4. 職責(zé)和權(quán)限4。1 總務(wù)人事部管理職責(zé)4.1 。1 負(fù)責(zé)各部門辦公用品、勞保用品及臨時辦公所需物品的采購; 4。1.2 負(fù)責(zé)辦公用品、勞保發(fā)放定額的核實與更新；4。1.3 負(fù)責(zé)對各部門上報臨采物資進(jìn)行判斷是否符合采購要求，提出建議報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；4。1。4 負(fù)責(zé)對臨采物資采購質(zhì)量、采購周期、新樣品試用提出建

2、議，并負(fù)責(zé)新樣品試用效果的跟蹤與反饋；4。1。5 負(fù)責(zé)對庫存辦公用品、勞保的資源整合、按需調(diào)配，消耗庫存, 降低采購成本 ; 4。1。6 負(fù)責(zé)建立臨采物資供應(yīng)商的考核管理機(jī)制，保證臨采物品的按時按質(zhì)按量到貨；4.1 。7 負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)辦公用品、勞保的改善定制。4。2 各部門管理職責(zé)4。2。1 負(fù)責(zé)本部門辦公用品、勞保定額的維護(hù)及修改申請；4。2。2 負(fù)責(zé)領(lǐng)取并依據(jù)定額發(fā)放辦公用品、勞保，并做好詳細(xì)的發(fā)放記錄；4.2 。3 臨時采購物資由使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)判斷緊急程度，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可采購；4.2 。4 各部門負(fù)責(zé)人對本部門物品負(fù)有配置、審核、保管、使用分配、監(jiān)督的職責(zé). 5采購分類5。1

3、 工程院采購物資分為：辦公用品采購、勞保采購、臨時物資采購三類. 5。2 辦公用品采購 : 辦公用品采購遵循工程院辦公用品管理制度, 根據(jù)公司的招標(biāo)廠家及價格進(jìn)行購買；如有所需購買物品沒有中標(biāo)明細(xì)時，由相關(guān)負(fù)責(zé)人對物品價格進(jìn)行比較，在中標(biāo)廠家之間選取性價比高進(jìn)行采購。5.3 勞保用品采購：勞保用品采購遵循工程院勞保管理制度，由于公司勞保的招標(biāo)沒有統(tǒng)一下發(fā)，為保證所購物品的價格，由工程院總務(wù)人事部不定期與招標(biāo)本部及生產(chǎn)管理本部索要中標(biāo)明細(xì)，按照中標(biāo)明細(xì)的價格進(jìn)行采購。5。4 臨采管理范圍包括三種：日常消耗物品和非日常消耗、高費(fèi)用物品以及接待、宣傳、活-2- 動用品。 日常消耗物品 : 主要指日常

4、消耗辦公用品、勞保中的物品. 名片（副科長以上人員 )、安全帽、印刷品（總費(fèi)用低于200 元）等用品的購買歸屬總務(wù)人事部決定范圍內(nèi). 非日常消耗、高費(fèi)用物品：白板及工具、勞保鞋、刻章等需臨時采購的物品等。接待、宣傳、活動、標(biāo)識用品( 茶葉、標(biāo)識、標(biāo)牌、條幅、證書等）等物品。臨采所采購的物品除辦公用品、勞保遵循中標(biāo)廠家外，其他：印刷、接待、宣傳、活動、標(biāo)識、展板制作等臨時所需物品，由總務(wù)人事部聯(lián)系集團(tuán)內(nèi)各單位常用的公司，進(jìn)行比較價格后采購。6. 采購流程6。1 辦公用品采購流程遵循工程院辦公用品管理制度中的采購流程進(jìn)行采購；6。2 勞保用品采購流程遵循勞保用品管理制度中的采購流程進(jìn)行采購。6。3

5、 臨時采購流程 : 6.3.1臨時采購類物品 , 凡是屬于日常消耗物品的（5.4 中類臨采物品 ), 各部門填寫臨時采購單 原價信息單 經(jīng)本部部長同意后， 交到總務(wù)人事部， 由總務(wù)人事部負(fù)責(zé)人核實價格、數(shù)量及部門內(nèi)部信息后 , 上報總務(wù)人事部部長進(jìn)行核實， 確實所需且屬總務(wù)人事部權(quán)力范圍內(nèi),總務(wù)人事部部長確認(rèn)后方可購買。6。3.2 凡是屬于非日常消耗、高費(fèi)用物品及接待、宣傳、活動、標(biāo)識用品（5。4 中、類臨采物品），需以采購申請的格式 ( 見臨時采購申請）向院長請示 , 批準(zhǔn)后申請部門將臨時采購申請原價信息單交總務(wù)人事部核實后才可購買。物品購回后，總務(wù)人事部負(fù)責(zé)人按臨時采購申請及廠家所開據(jù)的出

6、庫單進(jìn)行驗收、入庫，同時做好入庫賬務(wù)記錄，做到賬物相符。 （注：非日常消耗、 高費(fèi)用物品的 臨時采購申請 中必須有不同廠家的報價信息,注明詢價結(jié)果方可采購） 。6。3。3 購買部門內(nèi)部專用的、大量及高價值工具或耗材（如試劑、試驗器材、專用工具等)應(yīng)遵循部門專用物品采購流程, 由需求部門上報2 個廠家以上價格，將對比信息整理完畢后,按要求購買（具體見工程院辦公用品管理制度）, 申請部門購買后需建立物品臺帳，每月底定期進(jìn)行點檢 , 總務(wù)人事部抽查點檢情況。 總務(wù)人事部負(fù)責(zé)和股份招標(biāo)組聯(lián)系索取最新價格的中標(biāo)信息通知需采購專用物品的部門。7. 發(fā)放7。1 物品購回后，由總務(wù)人事部負(fù)責(zé)人, 專用物品由部

7、門負(fù)責(zé)人核實后，進(jìn)行登記入帳；7。2 登帳結(jié)束后，統(tǒng)一發(fā)放 , 并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)；8。監(jiān)督管理8。1 總務(wù)人事部辦公用品、勞保及臨時采購所有物品, 都由專人進(jìn)行管理 , 按照廠家開具的到貨單進(jìn)行記錄，沒有到貨單的物品填寫總務(wù)人事部自制的到貨單, 由負(fù)責(zé)人登記 ( 電子帳 ) 。8.2 為加強(qiáng)成本控制，降低采購費(fèi)用, 物資采購必須附原價信息單，費(fèi)用必須在預(yù)算范圍內(nèi)，由原價管理人員負(fù)責(zé)審核原價信息, 在預(yù)算范圍內(nèi)的予以采購， 超出預(yù)算的不予采購。 特殊情況必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后, 才可購買，原價管理員對原價信息單進(jìn)行保存. 8.3 總務(wù)人事部負(fù)責(zé)采購物資的相關(guān)責(zé)任人在收貨、驗貨后，在物品電子帳目

8、上登記, 并把送-3- 貨單及時送交財務(wù)相關(guān)責(zé)任人，廠家未出具送貨單的物品由經(jīng)辦人填寫到貨單，注明廠家、物品、價格、數(shù)量、型號，送交財務(wù)相關(guān)責(zé)任人, 月底財務(wù)負(fù)責(zé)人和采購人員對帳時, 內(nèi)部進(jìn)行互檢、對帳一致后再與廠家聯(lián)系對帳，結(jié)果相符, 開票，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理報賬手續(xù)。保證報賬的準(zhǔn)確性 , 避免多報漏報 . 8。4 每月底由財務(wù)人員負(fù)責(zé)對采購人員帳、物進(jìn)行點檢. 8。5 每月 5 日由采購經(jīng)辦人上報原價管理部門工程院采購物資（勞保、辦公用品及臨采）匯總報表，由原價審核實際發(fā)生費(fèi)用與信息單記錄發(fā)生費(fèi)用，保證所有物品都有信息單 , 實際發(fā)生與預(yù)算一致 , 同時分析差異，對采購報賬準(zhǔn)確性再次把關(guān)。9。供應(yīng)商的選擇和評價管理9。1 供應(yīng)商的選擇9。1.1 辦公用品、勞保用品等有招標(biāo)信息的物品須依據(jù)中標(biāo)信息進(jìn)行采購。9。1。2 招標(biāo)外臨時物資由總務(wù)人事部負(fù)責(zé)根據(jù)使用部門所報臨采物品尋找供應(yīng)商，進(jìn)行比價篩選，確定性價比高的供應(yīng)商，再由使用部門填寫臨時采購申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，向供應(yīng)商下發(fā)訂單。9.1.3 部門專用物品由使用部門出具報價單, 并報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) . 9。2 供應(yīng)商評價管理9.2.1每半年對供應(yīng)商進(jìn)行評估，采取百分制從產(chǎn)品質(zhì)量、送貨時間、價格、發(fā)票等情況打分，得出最終得分對供應(yīng)商進(jìn)行排序，并匯總分析。對于分?jǐn)?shù)過低的供應(yīng)商視供應(yīng)情況整改，具體采取延期付款、暫停供貨、停止