探究新時期如何做好文書檔案管理工作

1、    探究新時期如何做好文書檔案管理工作    楊吉平摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，文書檔案發(fā)揮不可替代的作用，強(qiáng)化對各行各業(yè)重要信息的記錄，凸顯管理價值。在信息技術(shù)的影響下，其優(yōu)勢發(fā)揮在各行各業(yè)，文書檔案管理工作也面臨新的機(jī)遇，管理標(biāo)準(zhǔn)與要求更高。基于此，要結(jié)合時代發(fā)展，應(yīng)用先進(jìn)管理方法，提升管理規(guī)范化水平，強(qiáng)化文書檔案功能的全面發(fā)揮。本文基于文書檔案管理實(shí)踐，在闡述文書檔案基本理念的基礎(chǔ)上，分析了文書檔案管理的作用與價值，剖析了發(fā)展中存在的問題，對文書檔案管理模式進(jìn)行了創(chuàng)新，以期提升文書檔案管理水平，在根本上更好發(fā)揮文書檔案服務(wù)社會的功能。關(guān)鍵

2、詞：新時期；文書檔案；管理在經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展下，整個社會對文書檔案給予高度重視。在信息技術(shù)的影響下，文書檔案管理信息化成為趨勢，尤其是面對海量的檔案信息，傳統(tǒng)文書檔案管理模式凸顯滯后性，管理效果不佳，效率較低。為此，要結(jié)合新時期發(fā)展形勢，以信息化技術(shù)為依托，強(qiáng)化文書檔案信息的全面收集、整理與歸檔，其實(shí)提升文書檔案保存與利用價值，為社會發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。1 基于專業(yè)角度對文書檔案概念與管理價值的分析1.1 文書檔案的涵義對于文書檔案而言，主要產(chǎn)生于行政管理的過程，由文書發(fā)展而來。從內(nèi)容上分析，主要涉及會議記錄、工作計(jì)劃以及報告等。從本質(zhì)上講，文書檔案強(qiáng)化對檔案內(nèi)容、原則以及相關(guān)規(guī)律的的展示。從流程

3、上分析，文書檔案源于文書，最終會歸于文書，凸顯文書與檔案的緊密關(guān)系。1.2 文書檔案管理的價值所在對于文書檔案管理工作而言，其對專業(yè)性要求較高，機(jī)密性突出，與社會生活息息相關(guān)，為此，要提升文書檔案管理的謹(jǐn)慎性。從廣義上講，文書檔案管理對于整個社會的和諧發(fā)展具有重要作用。從微觀角度分析，文書檔案管理強(qiáng)化管理效率的提升，增強(qiáng)對檔案價值的認(rèn)識，對于檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有強(qiáng)大促進(jìn)作用。1）文書檔案管理發(fā)揮統(tǒng)計(jì)優(yōu)勢，強(qiáng)化檔案管理整體效率的提升。依托科學(xué)的統(tǒng)計(jì)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的科學(xué)分析與甄別，強(qiáng)化整合與歸檔工作的有效性，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，保證管理的可靠性與規(guī)范性，降低失誤率。在統(tǒng)計(jì)信息的支撐下，檔案

4、管理獲得了強(qiáng)有力的參考信息，促使檔案管理分工更加合理，管理效率大幅提升，檔案管理質(zhì)量顯著增強(qiáng)。2）文書檔案管理加深行業(yè)價值認(rèn)識，有效應(yīng)對發(fā)展中的新問題。在社會的引領(lǐng)下，信息資料規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作更具復(fù)雜性，難度增強(qiáng)，但是，這一問題尚未得到整個行業(yè)的深刻認(rèn)識，影響檔案管理的有序開展。依托文書檔案管理，能夠以更加多多元的手段對海量信息進(jìn)行呈現(xiàn)，增強(qiáng)對檔案信息的全方位認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)對檔案管理問題的有效應(yīng)對。3）新時期檔案管理的必然趨勢。立足傳統(tǒng)的檔案管理模式，在制度上較為僵化，效率不高，與新時期檔案需求不相適應(yīng)。另外，檔案信息收集與管理工作凸顯一定單調(diào)性，風(fēng)險也較大。依托檔案管理，強(qiáng)化文書檔案規(guī)

5、劃，在根本上維護(hù)檔案的安全性與價值性。2 深入剖析新時期文書檔案管理中存在的問題2.1 文書檔案管理人才匱乏，服務(wù)意識淡薄，綜合素質(zhì)亟待提升對于當(dāng)前的文書檔案管理工作，在多種因素的影響下，人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，管理隊(duì)伍整體專業(yè)水平較低。立足信息時代，文書檔案管理人員面臨更高的要求，但是，既懂得文書檔案管理又精通計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才更加匱乏，在根本上制約了文書檔案管理水平的全面提高。另外，一些文書檔案管理人員服務(wù)意識薄弱，服務(wù)態(tài)度不端正，服務(wù)凸顯被動性，主動意識不強(qiáng)，在根本上影響文書檔案管理工作水平的提升。2.2 文書檔案管理制度不健全，缺乏科學(xué)的規(guī)范，智能化檢索方式尚未得到推廣針對文書檔案管

6、理，規(guī)范性是基本要求，但是，這也是檔案管理的難點(diǎn)與重點(diǎn)，整體規(guī)范性不高，尤其是檔案分類、標(biāo)題應(yīng)用設(shè)置方面存在缺陷。具體講，一些文書檔案缺乏準(zhǔn)確的目錄，有些分類不具體，給檔案管理增大難度，增加查閱難度。目前，在文書檔案檢索中，主要以人工與智能為主，但是，智能方式尚未得到廣泛推廣，人工檢索仍為主，很難實(shí)現(xiàn)檢索效率的提升，資源浪費(fèi)嚴(yán)重，管理效率不高。除此之外，在當(dāng)前文書檔案管理中，管理制度缺乏完善性，給統(tǒng)計(jì)工作造成障礙。具體講，由于管理機(jī)制的缺乏以及管理的不規(guī)范，很難維護(hù)文書檔案的完整性，同時，監(jiān)督機(jī)制的不健全也造成統(tǒng)計(jì)工作的疏忽，這在根本上給文書檔案管理工作的開展造成阻礙。2.3 傳統(tǒng)檔案管理模式

7、落后，很難滿足新時期文書檔案發(fā)展要求對于新時期的文書檔案管理工作，檔案信息量急劇擴(kuò)大，凸顯復(fù)雜性與多樣化的特點(diǎn)，檔案信息統(tǒng)計(jì)工作量持續(xù)增加，這就使得傳統(tǒng)的檔案管理模式凸顯滯后性。雖然信息技術(shù)影響力不斷擴(kuò)大，但是其在文書檔案管理中尚未得到有效發(fā)揮，尤其是面對多種形式的檔案內(nèi)容，檔案統(tǒng)計(jì)工作難度異常巨大，加之檔案管理統(tǒng)計(jì)方法的落后，很難提高檔案管理效率。3 如何加強(qiáng)新時期文書檔案管理工作3.1 提升文書檔案管理人員綜合素養(yǎng)，強(qiáng)化專業(yè)能力與服務(wù)意識的增強(qiáng)對于文書檔案管理工作，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)十分關(guān)鍵，對專業(yè)知識要求較高，同時，較高的責(zé)任意識也不可或缺。立足信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文書檔案管理人員還

8、要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理能力與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的綜合性掌握?；诖?，要重視對文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)與教育，將專業(yè)理論與信息技術(shù)進(jìn)行融合，構(gòu)建高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，有效發(fā)揮檔案管理人員的作用，保證職責(zé)明確，強(qiáng)化細(xì)節(jié)控制，切實(shí)提升管理效率。另外，檔案管理者要增強(qiáng)服務(wù)觀念，樹立服務(wù)意識，愛崗敬業(yè)，增強(qiáng)對文書檔案的認(rèn)同感。3.2 重視文書檔案管理制度與機(jī)制建設(shè)，提升管理的規(guī)范化水平為了保證文書檔案管理工作有據(jù)可依，首先，要制定科學(xué)的、行之有效的法律法規(guī)，為檔案管理工作的有序開展提供指導(dǎo)。其次，要重視監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建，保證各種制度落到實(shí)處，執(zhí)行到位。再次，做好考核工作，完善考核制度，保證公開性

9、與公正性，保證評分標(biāo)準(zhǔn)合理與科學(xué)，增強(qiáng)專業(yè)性。除此之外，要提升文書檔案管理規(guī)范化水平，主要從幾個方面加強(qiáng)。一方面，重視做好卷宗盤查，對文書檔案價值進(jìn)行判定。另外，對文書檔案進(jìn)行重組與整理，做好合并處理工作。最后，合理進(jìn)行文書檔案分類與標(biāo)號，保證完整性，避免遺漏。3.3 加快文書檔案管理信息化建設(shè)，提升管理效率，維護(hù)文書檔案完整性與可靠性基于新的發(fā)展時期，文書檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，重視信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，加快信息化建設(shè)。首先，發(fā)揮信息技術(shù)在文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中的作用，切實(shí)提升檔案統(tǒng)計(jì)效率，降低失誤率。其次，依托科技軟件，構(gòu)建電子檔案，實(shí)現(xiàn)多種形式檔案信息的收錄與歸檔，保證檔案的真實(shí)性與完整性。再次，構(gòu)建文書網(wǎng)絡(luò)檔案資源庫，實(shí)現(xiàn)不同部門檔案資源的整合，提高歸檔率，為搜索提供便利，突破時空限制。最后，構(gòu)建嚴(yán)密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)揮多種手段，強(qiáng)化對文書檔案的監(jiān)督與管理，維護(hù)檔案保密性。另外，電子檔案的備份與更新檢查工作也要落到實(shí)處。4 結(jié)束語綜上，立足新的發(fā)展階段，文書檔案管理工作備受矚目，成為影響社會發(fā)展的重要因素?；诖?，要準(zhǔn)確認(rèn)識文書檔案管理的范疇，明確其價值所在，正視其發(fā)展趨勢，深入剖析發(fā)展中存在的問題與不足，以信息化發(fā)展為方向，全面提升人員專業(yè)素質(zhì)與能力，對管理制度進(jìn)行健全與完善，最大化發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，在根本上提升文書檔案管理效率，更加有效地發(fā)揮文書檔案服務(wù)社會的