燃料油銷售業(yè)務(wù)流程

1、燃料油銷售業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1經(jīng)營目標(biāo)1.1保證完成經(jīng)營計劃，擴大經(jīng)營總量，提高市場占有率，獲取最佳經(jīng)營利潤。1.2資金收付及時，保證資金安全。1.3降低采購成本，保證采購產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量。2財務(wù)目標(biāo)2.1核算規(guī)范，保證會計記錄真實、準確、完整。3合規(guī)目標(biāo)3.1油品購銷符合國家有關(guān)法律法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。3.2油品購銷合同、相關(guān)協(xié)議符合合同法等國家法律、法規(guī)。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險1經(jīng)營風(fēng)險1.1對市場價格行情判斷不準造成采購價格過高或銷售收入減少。1.2客戶不滿意導(dǎo)致市場份額下降、經(jīng)營效益流失。1.3購銷信用管理未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)，導(dǎo)致貨款損失或不能及時回籠。1.4供應(yīng)商單一，造成供應(yīng)市場壟

2、斷，致使采購價格高于合理市場價格；供應(yīng)商履約能力不足，造成采購合同無法按約履行，導(dǎo)致公司對外信譽受損。1.5運輸代理選擇不當(dāng)，運輸方案不合理，貨物保險失效，造成貨物滅失、損壞，導(dǎo)致貨物無法正常交接或運雜費增加。1.6油品收付與單據(jù)不符，導(dǎo)致油品數(shù)量、質(zhì)量、價格等差異，造成商業(yè)糾紛和經(jīng)濟損失。1.7未經(jīng)審核，變更示范合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險。2財務(wù)風(fēng)險2.1交易沒有及時入賬，期末發(fā)生截止性錯誤；虛假記錄或財務(wù)記錄不準確、不完整；未按規(guī)定進行賬務(wù)處理，造成財務(wù)數(shù)據(jù)不實。3合規(guī)風(fēng)險3.1油品購銷不符合國家有關(guān)法律法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度 , 受到處罰。3.2油品購銷合同、相關(guān)協(xié)議不符

3、合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，導(dǎo)致商業(yè)糾紛，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1上報采購需求計劃1.1燃料油銷售部門（客戶經(jīng)理）根據(jù)當(dāng)?shù)厥袌鲂枨笞兓?，編寫月度燃料油需求計劃。?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門匯總經(jīng)分管副經(jīng)理審批后，于每月15日前向油品銷售事業(yè)部上報下一月度進口資源、資源和外部采購資源需求計劃。2下達采購計劃2.1油品銷售事業(yè)部匯總?。ㄊ校┓止镜男枨笥媱?，綜合平衡后編制下一月度進口、資源、外部采購計劃，按規(guī)定權(quán)限審批后于每月28 日前下達。3進口資源采購3.1油品銷售事業(yè)部根據(jù)省（市）分公司上報的進口需求計劃，結(jié)合國內(nèi)、國際燃料油市場行情，制定燃料油進口采購

4、方案，進口采購方案經(jīng)分管副主任審批后，中國銷售有限公司與聯(lián)合簽訂進口采購委托代理協(xié)議，并簽發(fā)重要工業(yè)品自動進口許可證明申請表。3.2聯(lián)合根據(jù)油品銷售事業(yè)部簽發(fā)的重要工業(yè)品自動進口許可證明申請表，辦理燃料油進口許可證。【ERP】?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門根據(jù)裝船提單，在 ERP系統(tǒng)中維護采購訂單，及時創(chuàng)建內(nèi)向交貨單。3.3如發(fā)生單貨不符、數(shù)量短少、質(zhì)量不符、滯期等情況，省（市）分公司燃料油經(jīng)營部門應(yīng)及時查明原因，分清責(zé)任，提出處理意見報分管經(jīng)理審批后書面通知聯(lián)合，同時抄報油品銷售事業(yè)部。聯(lián)合負責(zé)向外商索賠。3.4進口燃料油期（紙）貨保值業(yè)務(wù)參見10.1 石油保值業(yè)務(wù)流程。4資源采購4.1根據(jù)油

5、品銷售事業(yè)部下達的季度資源分配計劃，省（市）分公司燃料油經(jīng)營部門與煉化分（子）公司進行月度銜接，并將執(zhí)行情況書面報分管副經(jīng)理?！綞RP】燃料油經(jīng)營部門根據(jù)合同或發(fā)貨通知單，在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。5外部資源采購5.1?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門統(tǒng)一組織對外部供應(yīng)商進行評價，供應(yīng)商信用等級報?。ㄊ校┓止拘庞霉芾眍I(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長）審批。5.2根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的外部采購計劃，省（市）分公司燃料油經(jīng)營部門建議采購價格，填寫外部資源采購申請表，報分管副經(jīng)理審批。5.3?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門依據(jù)經(jīng)法律事務(wù)部審定的示范合同文本擬訂合同，合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限與外部供應(yīng)商訂立采購合同（明確

6、交貨方式、地點、時間、價格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準、包裝規(guī)格、承付方式、損耗率、違約責(zé)任等）。合同復(fù)印件交財務(wù)等部門。對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務(wù)部門審核；進行實質(zhì)性修改的，報法律事務(wù)部審核?！?ERP】燃料油經(jīng)營部門在 ERP系統(tǒng)中維護采購合同，根據(jù)采購合同創(chuàng)建采購訂單。6驗收入庫6.1油庫計量人員按要求做好罐前尺和罐后尺的計量。計算實際收油數(shù)量， 填寫油罐動態(tài)分戶賬 和商品運輸損溢處理單（包量運輸?shù)臒o需填寫商品運輸損溢處理單），出具收油憑證。出現(xiàn)運輸超損耗，按規(guī)定填寫驗收及復(fù)測記錄，查清原因，提出處理意見，報省 ( 市 ) 分公司數(shù)質(zhì)量管理部門批準后處理。6.2卸油前 , 油

7、庫工作人員核對貨物的品種、數(shù)量等與收貨通知單是否一致，做好油品的取樣化驗工作，出具質(zhì)量驗收報告。油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。【非 ERP】驗收后，倉庫保管員憑驗收報告、收油憑證辦理入庫，并簽發(fā)入庫單。入庫單由經(jīng)辦人和復(fù)核人簽字后，連同收貨通知單、驗收報告存檔或送相關(guān)部門。收貨通知單、入庫單需連續(xù)編號?！?ERP】驗收后，倉庫記賬人員憑收貨通知單、收油憑證，核對系統(tǒng)采購訂單，按照收油憑證數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中錄入相關(guān)計量數(shù)據(jù)。6.3進口采購須由相關(guān)經(jīng)營部門取得中國商檢或SGS等權(quán)威商檢機構(gòu)出具的油品數(shù)質(zhì)量檢驗報告。7采購付款7.1貨到付款：在油品采購確認到貨和收到發(fā)票后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人

8、填寫付款申請單并附采購合同、入庫驗收單（或收貨確認單）等憑據(jù)，按規(guī)定權(quán)限審批后，交財務(wù)部門審核付款。進口采購根據(jù)中國銷售有限公司發(fā)出的付款通知書，按規(guī)定權(quán)限審批后，交財務(wù)部門審核付款。【ERP】財務(wù)部門根據(jù)發(fā)票核對價格、入庫數(shù)量，并在ERP系統(tǒng)進行發(fā)票檢驗，并由不相容崗位人員對憑證進行稽核。7.2預(yù)付款：除資源以外的其它油品采購原則上不允許預(yù)付貨款，確實需要預(yù)付貨款時，?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門根據(jù)供應(yīng)商信用等級和采購合同填制預(yù)付款申請單，按規(guī)定權(quán)限審批后，交由財務(wù)部門審核付款。8市場細分8.1?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門調(diào)查當(dāng)?shù)厥袌觯私?、分析消費規(guī)模、客戶分布和競爭狀況。根據(jù)競爭態(tài)勢和消

9、費特點，細分目標(biāo)市場，制定相應(yīng)的市場策略和營銷措施。?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門統(tǒng)一負責(zé)落實資源和直銷大戶的招投標(biāo)；負責(zé)開拓和鞏固本區(qū)域燃料油市場， 增加燃料油銷售業(yè)務(wù)。9確定銷售目標(biāo)9.1根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的年（月）度經(jīng)營目標(biāo)，?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門制定年（月）度銷售計劃。年度計劃報經(jīng)理審批，月度計劃經(jīng)分管副經(jīng)理批準后分解落實到各燃料油銷售部門（客戶經(jīng)理）。10銷售及客戶管理10.1合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限依照經(jīng)法律事務(wù)部審定的銷售合同示范文本與客戶簽訂銷售合同。對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務(wù)部門審核；進行實質(zhì)性修改的，報法律事務(wù)部審核。10.2各級燃料油經(jīng)營部門應(yīng)

10、走訪客戶，了解客戶意見和需求，根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶檔案更新表，報本部門負責(zé)人審批。 【非 ERP】燃料油銷售部門（客11.31212.1戶經(jīng)理）建立客戶檔案管理崗位負責(zé)檔案維護，及時對區(qū)域市場客戶檔案進行調(diào)整、充實和更新?！?ERP】各級燃料油經(jīng)營部門填寫區(qū)域市場客戶主數(shù)據(jù)維護表，經(jīng)部門負責(zé)人審核確認后，由主數(shù)據(jù)維護員在系統(tǒng)中維護客戶主數(shù)據(jù)。11信用核定和控制11.1省（市）分公司信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)制定相應(yīng)的信用政策和信用總體規(guī)模。燃料油經(jīng)營部門根據(jù)客戶的資金、信用等狀況，在規(guī)定的信用政策和信用總體規(guī)模內(nèi)擬訂客戶具體信用限額和時限，按規(guī)定權(quán)限審批?！?ERP】財務(wù)部門根據(jù)審批后的客戶信用

11、在 ERP系統(tǒng)中維護信用主數(shù)據(jù)。11.2燃料油銷售部門（客戶經(jīng)理）在核定的信用額度和時限內(nèi)按規(guī)定權(quán)限辦理信用銷售業(yè)務(wù)，對超出信用規(guī)定的，報省 ( 市 ) 分公司信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。合同簽訂人應(yīng)簽訂貨款回籠責(zé)任書，并與績效考核掛鉤。財務(wù)部門每月向相關(guān)部門反饋客戶欠款情況，經(jīng)營部門督促貨款回籠，采取止損措施，并將月度清欠結(jié)果書面報分管副經(jīng)理。制定價格策略?。ㄊ校┓止救剂嫌徒?jīng)營部門結(jié)合市場實際情況，制定銷售的最低限價，經(jīng)部門負責(zé)人審核后報經(jīng)理（價格領(lǐng)導(dǎo)小組）審批。燃料油銷售部門（客戶經(jīng)理）按規(guī)定價格執(zhí)行，超出規(guī)定價格的逐級上報審批?！?ERP】財務(wù)部門（或經(jīng)營管理部門）根據(jù)批準的價格文件，在 E

12、RP系統(tǒng)中維護價格主數(shù)據(jù)。13開票與收款13.1現(xiàn)款銷售：開票人員根據(jù)業(yè)務(wù)人員的銷售單、財務(wù)收款憑據(jù)，復(fù)核無誤后開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章。13.2信用銷售 : 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)銷售合同填寫信用銷售審批單，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，填寫開票通知單交開票人員，開票人員確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的信用范圍，開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章。【 ERP】根據(jù)簽訂的銷售合同，由經(jīng)營部門開票人員在 ERP系統(tǒng)建立標(biāo)準銷售訂單，經(jīng)確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的信用范圍后開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章。超出規(guī)定信用額度的需報部門負責(zé)人，重新履行審批程序，或經(jīng)批準后由?。ㄊ校┓止矩攧?wù)部門信用主數(shù)

13、據(jù)維護員在ERP系統(tǒng)中一次性釋放凍結(jié)的訂單。非定量訂單按 ERP 系統(tǒng)運行及應(yīng)用規(guī)范操作。13.3各級燃料油經(jīng)營部門每日終了對銷售開單和回款情況進行匯總，復(fù)核無誤后填寫收款記錄，由財務(wù)部門核對。【 ERP】各級燃料油經(jīng)營部門每日應(yīng)檢查、處理系統(tǒng)中未清的銷售訂單。核對校驗自有庫存轉(zhuǎn)出數(shù)量與代保管轉(zhuǎn)入數(shù)量是否一致。14油庫發(fā)貨14.1【非 ERP】油庫發(fā)貨人員根據(jù)蓋有印章的提貨通知單安排客戶或運輸部門提貨，并將提貨通知單留存?！?ERP】油庫發(fā)貨驗單人員接到客戶提貨通知單，在系統(tǒng)內(nèi)驗證提單內(nèi)容相符后，按客戶需求的發(fā)貨數(shù)量（不大于提單數(shù)量）在系統(tǒng)中發(fā)貨過賬，打印油品出庫單交客戶提油。14.2對于一次

14、不能提完的油品，油庫應(yīng)建立客戶代保管臺賬，并將剩余油品轉(zhuǎn)入客戶代保管臺賬。按照規(guī)定開展油庫代保管業(yè)務(wù)的，應(yīng)根據(jù)客戶需求開具分提貨通知單。14.3【非 ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā)貨報表和代保管臺賬。油庫記賬人員復(fù)核日發(fā)貨量、提貨通知單累計數(shù)量以及代保管臺賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)會同油庫發(fā)貨人員查找原因、及時處理?！?ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理出庫單，報油庫記賬人員與 ERP系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量匯總表進行核對，檢查庫存是否平衡，發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)會同油庫發(fā)貨人員查找原因、及時處理。15財務(wù)記賬15.1各級財務(wù)部門審核相關(guān)原始憑據(jù), 進行賬務(wù)處理，由不相容崗位稽核?！?ERP】各級財務(wù)部門每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，并與ERP系統(tǒng)集成的銷售憑證進行核對。15.2省（市）分公司燃料油經(jīng)營部門和財務(wù)部門每月與聯(lián)合、煉化分（子）公司、外部供應(yīng)商及客戶等核對往來款項，做好對賬記錄。16業(yè)務(wù)統(tǒng)計16.1燃料油銷售部門（客戶經(jīng)理）每日核對購銷發(fā)票和業(yè)務(wù)單據(jù)，并按照銷售企業(yè)燃料油統(tǒng)計報表制度的要求，通過業(yè)務(wù)統(tǒng)計系統(tǒng)燃料油子系統(tǒng)逐級上報燃料油經(jīng)營日報，及時反映每日商流和物流動態(tài)。16.2每月末各級財