淺析企業(yè)檔案的知識(shí)化管理

1、    淺析企業(yè)檔案的知識(shí)化管理    楊劍云+徐浩【摘要】主要闡述企業(yè)檔案知識(shí)化管理工作的相關(guān)內(nèi)容。論述企業(yè)檔案知識(shí)化管理的內(nèi)涵和特征以及企業(yè)檔案知識(shí)管理的發(fā)展方向和企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)。由此得出結(jié)論，企業(yè)檔案知識(shí)化管理是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要作用?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理 檔案工作 知識(shí)管理 知識(shí)管理機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 對(duì)策企業(yè)知識(shí)管理是企業(yè)管理理論發(fā)展的新階段，其核心是將知識(shí)資源的知識(shí)資本作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)與核心，企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)是企業(yè)信息化管理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)管理變得越來(lái)越重要。在實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的企業(yè)，如何推進(jìn)檔案知識(shí)

2、管理也是企業(yè)檔案工作者關(guān)注的一個(gè)新課題。在這種背景環(huán)境下，企業(yè)檔案管理成為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行知識(shí)化管理成為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。一、企業(yè)檔案知識(shí)管理的特征與發(fā)展方向1.企業(yè)檔案知識(shí)管理的特征企業(yè)檔案知識(shí)化管理的特征是由企業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求所決定的，體現(xiàn)在以下幾方面：（1）信息技術(shù)是基礎(chǔ)和保障企業(yè)檔案知識(shí)化管理是對(duì)企業(yè)檔案工作在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的情況下為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而提出的新要求。它運(yùn)用以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和利用，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理、存儲(chǔ)和利用，這是檔案知識(shí)化管理的重要基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)的使用可以最大限度地收集、保存和利用有關(guān)企業(yè)管理工

3、作和科技生產(chǎn)成果的信息，在滿足保密要求的前提下，充分利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)在線完成部分檔案信息的移交、接收與查詢利用，不僅節(jié)約了大量的收集時(shí)間、最大限度地豐富了館藏，也節(jié)省了利用者的時(shí)間，提高了利用效率，這也滿足了知識(shí)管理理論技術(shù)學(xué)派的要求。（2）知識(shí)共享是目的企業(yè)檔案的知識(shí)化管理必須在有意識(shí)、有目的、有系統(tǒng)地收集這些有用經(jīng)驗(yàn)、在積累、組織、存儲(chǔ)和重組這些知識(shí)的同時(shí)，注重知識(shí)的轉(zhuǎn)移和傳播。企業(yè)檔案管理人員必須要明白，整理、編研檔案的目的是為了更好的利用，而知識(shí)共享才是利用的最佳手段。所以企業(yè)檔案工作一定要從“重保管，輕利用”的守舊思維模式中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，多在編研和利用環(huán)節(jié)下功夫，更快更好更準(zhǔn)確的做出凝練企業(yè)

4、文化、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)的編研產(chǎn)品，并適時(shí)的將其推送出去，使每個(gè)員工都可以方便又快捷地共享企業(yè)知識(shí)，通過(guò)大范圍的知識(shí)共享充分發(fā)揮知識(shí)效益。（3）用戶需求是出發(fā)點(diǎn)企業(yè)檔案知識(shí)化管理必須以企業(yè)需求為導(dǎo)向并根據(jù)不同利用者的知識(shí)需求特點(diǎn)，按照相關(guān)工作環(huán)節(jié)或相關(guān)工作崗位的需求，提供不同的知識(shí)服務(wù)。根據(jù)筆者的歸納和總結(jié)，目前企業(yè)檔案知識(shí)管理提供服務(wù)的形式有兩種，一種是提供顯性知識(shí)服務(wù)，一種是提供隱性知識(shí)服務(wù)。無(wú)論顯性還是隱性，知識(shí)服務(wù)都是圍繞企業(yè)職工的需求生成的，其生成的知識(shí)記錄將得以保存，作為編研成果可以隨時(shí)利用，循環(huán)利用，以保證企業(yè)檔案工作的高質(zhì)高效。2.企業(yè)檔案知識(shí)管理的發(fā)展方向目前，知識(shí)管理的理論分為四個(gè)

5、學(xué)派，即行為學(xué)派，強(qiáng)調(diào)知識(shí)上的繼承性和專有性；技術(shù)學(xué)派，強(qiáng)調(diào)管理上的技巧性和方便性；經(jīng)濟(jì)學(xué)派，突出了效果上的實(shí)用性和利益性；戰(zhàn)略學(xué)派，強(qiáng)調(diào)組織上的目標(biāo)性和靈活性。這四個(gè)學(xué)派相互影響，又互為補(bǔ)充，為知識(shí)管理的科學(xué)性和可行性提供了運(yùn)行上的保障。二、企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)1.二者管理對(duì)象在一定范圍內(nèi)重合企業(yè)檔案管理的對(duì)象是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種材料，它涉及企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、營(yíng)銷、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、企業(yè)行政管理等方面。而企業(yè)知識(shí)管理的對(duì)象是企業(yè)所有的知識(shí)，以及企業(yè)外部與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的知識(shí)。企業(yè)檔案雖不能全部等于企業(yè)知識(shí)，但它是企業(yè)的重要組成部分，在一定范圍內(nèi)二者的管理對(duì)

6、象是重合的。2.二者管理動(dòng)機(jī)和目的相近企業(yè)檔案管理不僅是開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的信息內(nèi)容，為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，而且更應(yīng)發(fā)掘企業(yè)檔案中的顯性和隱性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的共享與創(chuàng)新。它不能僅限于是對(duì)檔案實(shí)體的分類，還應(yīng)注意對(duì)知識(shí)的分類，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，方便日后提供利用。劉越男博士說(shuō)：“檔案管理具有為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)的傳統(tǒng)，在促進(jìn)知識(shí)共享上與知識(shí)管理不謀而合?！睓n案管理和知識(shí)管理都是為用戶提供檔案或者知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值。3.二者管理流程類似雖然企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理是兩個(gè)不同的概念，但是它們?cè)诠芾砩嫌邢嗤蛳嗤ㄖ?，其一就是管理流程類似：都是?duì)分散的管理對(duì)象（文件、檔案或知識(shí)），進(jìn)行收集、

7、存儲(chǔ)，使之集中化；然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化；接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值；而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。企業(yè)檔案管理流程與知識(shí)管理流程得以結(jié)合的最大優(yōu)勢(shì)就在于對(duì)信息的優(yōu)化環(huán)節(jié)。在檔案工作中，這種對(duì)信息的優(yōu)化環(huán)節(jié)是編研，而知識(shí)管理是個(gè)運(yùn)行過(guò)程，在運(yùn)行的過(guò)程中也要對(duì)信息進(jìn)行加工、萃取、優(yōu)化、凝練。對(duì)信息的優(yōu)化也是檔案工作和知識(shí)管理工作的精華所在，二者原理相同，檔案工作者完全可以勝任這項(xiàng)工作。4.二者存在促進(jìn)作用企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中都會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來(lái)，處于分散狀態(tài)，就會(huì)容易丟失。文件的丟失即是

8、知識(shí)的流失。檔案管理強(qiáng)調(diào)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個(gè)文件歸檔的過(guò)程，就是一個(gè)積累知識(shí)的過(guò)程。另外檔案可以客觀真實(shí)的記錄企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息，當(dāng)然也包括對(duì)企業(yè)員工在交流、解決問(wèn)題及實(shí)際工作中產(chǎn)生的隱性知識(shí)的收錄，這些都是其他形式的收集方式所難以實(shí)現(xiàn)的。由此可見(jiàn)，檔案管理強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生文件、進(jìn)行歸檔，強(qiáng)調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識(shí)的沉淀、積累，為知識(shí)管理提供了知識(shí)資源基礎(chǔ)。三、企業(yè)檔案知識(shí)管理的作用1.有助于強(qiáng)化企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，創(chuàng)新的速度加快，所以企業(yè)必須獲得新知識(shí)。企業(yè)檔案知識(shí)管理正好滿足了企業(yè)員工學(xué)習(xí)的需求，其提供的知識(shí)推送可以保證：第一

9、，可靠，從檔案中提取的知識(shí)是最據(jù)可靠性的；第二，高效，經(jīng)過(guò)二次、三次加工的檔案信息會(huì)給企業(yè)一線職工提供更優(yōu)質(zhì)，更精準(zhǔn)的信息服務(wù)，保證員工想要的就是我們提供的。這無(wú)疑給企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的加強(qiáng)注入了一針強(qiáng)心劑。2.有助于提高企業(yè)決策力度如果企業(yè)檔案工作者能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案及相應(yīng)的知識(shí)資源進(jìn)行有效管理并及時(shí)準(zhǔn)確提供給決策者利用，那么決策的質(zhì)量與效率就有了保障。企業(yè)檔案知識(shí)管理工作可以給決策者最佳的智力支持，大數(shù)據(jù)時(shí)代，就應(yīng)該用數(shù)據(jù)說(shuō)話，而想做到用信息說(shuō)話，檔案知識(shí)管理工作，是必不可少的。3.有助于穩(wěn)固企業(yè)素質(zhì)水平企業(yè)的素質(zhì)水平，不僅在于擁有知識(shí)，而且還在于使知識(shí)被企業(yè)工作者、管理者掌握并運(yùn)用到實(shí)踐中去。企業(yè)檔案知識(shí)管理使企業(yè)職工擁有了知識(shí)，檔案工作者或者知識(shí)管理者通過(guò)對(duì)知識(shí)的整理、存取、共享、更新等工作，使企業(yè)的整體素質(zhì)水平有了穩(wěn)固基礎(chǔ)。綜上所述，企業(yè)檔案知識(shí)化管理是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，同時(shí)檔案工作者也完全可以勝任企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理的工作。企業(yè)檔案知識(shí)管理對(duì)企業(yè)在知識(shí)文化方向的發(fā)展有著重要作用。參考文獻(xiàn)：1宗培嶺.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制研究.北京：中