四星級酒店前臺接待服務流程

1、.總臺接待服務流程1 范圍本標準規(guī)定了總臺接待服務流程與標準。本標準適用于本飯店總臺接待工作崗位。2 基本工作流程2.1各班次應提前10 分鐘整理好儀容儀表，按時到崗簽到。2.2上崗前應與上一班次做好交接班，認真閱讀交班內(nèi)容，了解需本班次解決的事宜，在交接本上簽字。2.3詳細了解當天及近期房間預訂和使用情況，預訂房間客人到達的時間、人數(shù)，及時與相關(guān)崗位進行溝通聯(lián)系，提前做好安排，以保證正常接待。2.4詳細了解當天到店的VIP 客人身份、預訂房號和抵離時間，確認是否已經(jīng)分好房并查看房間狀態(tài)。 若尚未安排妥當，應通知相關(guān)崗位工作人員盡快安排。將 VIP 預訂單詳細內(nèi)容報送部門負責人。2.5夜審過后

2、應整理填寫經(jīng)營日報表等報表發(fā)送給部門負責人及相關(guān)管理人員。將前一天的訂單進行整理并裝訂。2.6認真完成當天預訂、接待及領導交辦的其他工作，不能及時完成的應在交班本上寫清楚，交由下一班次完成。3 散客接待3.1問候3.1.1總臺接待員要時刻留意客人是否需要幫助，當賓客走到總臺正前方1.5 米處，起立微笑向賓客問候： “先生（女士）您好，歡迎光臨！/ 請問能為您做些什么？/ 有什么需要我?guī)椭膯幔俊?.1.2如總臺接待員接電話時有客人來到總臺，應微笑并用手勢示意請賓客就坐，稍候。接聽完電話要禮貌道歉：“抱歉讓您久等了，請問有什么需要我?guī)椭膯幔俊笨偱_接待員在接待客人時又有新的賓客需要提供服務， 接

3、待員應微笑告知客人： “請稍等，馬上為您服務。 / 您先請坐，我馬上為您服務。”其他接待員如忙完手頭工作應及時接管等候的賓客，為其提供相應服務，不應冷落客人。3.2確認是否有預訂請客人就坐。詢問客人是否有預訂。若客人有預訂，詢問客人姓名、預訂單位等信息，找出預訂單，復述客人預訂的房型、數(shù)量、房價、離店日期等信息，并與客人核實有無變更。.若客人沒有預訂，要主動將房價表雙手呈遞給客人，問清客人所需房間類型及有無特殊要求，根據(jù)當天預訂情況及實時房態(tài)，按照從高到低的原則向客人做簡單的介紹和推銷。客人確定房間類型后，迅速在電腦上進行查找分房，將房號告訴客人并征得客人同意。3.3登記禮貌請住客出示本人有效

4、證件，根據(jù)公安局要求進行嚴格核對。證件檢查完畢后，接待員填寫登記單上各項目，留好客人聯(lián)系電話，詢問客人是否需要免費寄存貴重物品， 并在登記單對應選項打鉤注明， 提醒客人最遲退房時間， 請客人簽字確認。及時在電腦中將所分房號登記入住。準備制作房卡，向客人介紹房間的情況、飯店設施設備、服務項目及入住規(guī)定，按客人的姓氏稱呼客人，對長住客一定要稱呼對方姓氏或職務。將證件進行掃描到治安管理系統(tǒng)中并及時發(fā)送，并注意觀察信息是否已成功發(fā)出。對于有預訂的客人，要檢查是否有為其代辦代收的信件或物品，如有及時轉(zhuǎn)交給客人并辦理相關(guān)手續(xù)。3.4預收押金3.4.1現(xiàn)金：按房價×間數(shù)×（天數(shù)+1）收取

5、，如客人有其他消費需要轉(zhuǎn)入房賬，應加收這部分費用押金。先當客人面點清現(xiàn)金，辨別真?zhèn)?，后填寫押金收?jù)，填寫經(jīng)辦人姓名，請客人簽字確認，將收據(jù)紅聯(lián)交給客人。3.4.2信用卡：請客人出示信用卡，辨別信用卡真?zhèn)魏秃灻?，刷卡（金額同現(xiàn)金），請客人在卡單商戶聯(lián)上簽字確認，注明房號，放于 POS整理夾中， 將卡單持卡人聯(lián)交給客人。在電腦上做好備注。3.4.3支票：落實支票擔保人（管理層以上人員），否則需交現(xiàn)金擔保，告知賓客支票到賬后退還現(xiàn)金。將支票交財務驗真?zhèn)危榭粗遍_具日期。請客人出示身份證，留下姓名、身份證號碼、單位及聯(lián)系電話（有密碼的支票問清密碼），并開具收據(jù)，將紅聯(lián)交給客人。 簽帳卡：請客人出示簽

6、帳卡，與財務核實簽帳卡是否有效，如有效，在登記單上用鉛筆涂卡，再注明卡號，以防不清晰，注明客戶單位請客人簽字確認。掛賬：有負責該協(xié)議單位客戶的營銷員通知擔保方可掛賬（內(nèi)部掛賬需要有掛賬部門負責人通知），應請簽字有效人或指定的住客簽字掛賬。儲值卡：在儲值卡讀卡機上讀出卡內(nèi)余額，如足夠支付押金，在收據(jù)上填寫卡號、余額信息、 經(jīng)辦人姓名， 請客人簽字確認，將收據(jù)紅聯(lián)交給客人，將藍聯(lián)和儲值卡放在一起留在總臺作為押金。3.5送客辦完手續(xù)后，詢問客人是否需要其他幫助。若需搬運行李，將房卡和登記單復寫聯(lián)交給禮賓員，由其幫助客人搬運行李并引領客人進房間。若客人不需任何幫助，應雙手將房卡（含早房間應附早餐券）交

7、給客人，告知客人房間樓層、電梯方位、早餐用餐時間地點?？腿穗x開總臺時，與客人道別并祝客人“居住愉快” ，表示“有事情撥打總臺電話，隨時為您提供服務。”3.6資料存檔將客人信息準確迅速錄入電腦。.將登記單存根整理存檔，根據(jù)客人要求做好房間電話開通或關(guān)閉操作。將現(xiàn)金、支票、信用卡按不同類型及時錄入電腦賬務。4 團隊接待4.1準備工作4.1.1團隊抵店前一天，要與團隊預訂人員核實預訂情況。4.1.2發(fā)現(xiàn)問題或疑問，應立即與團隊預訂人員聯(lián)系溝通，及時解決。4.2團隊到店接待團隊到店時， 接待員應主動向領隊或陪同詢問該團團名、人數(shù)、房間數(shù)、住宿天數(shù)、接待單位等信息。請陪同出示團隊名單，與預留房間數(shù)進行核

8、對，如不一致，應請示團隊預訂人進行確認。核對房卡數(shù)量與陪同進行交接，說明房間類型及位置朝向等情況，由陪同分配住房并在團隊名單上注明房號，留存總臺一份。請陪同收集客人有效證件，核對證件數(shù)量，根據(jù)公安局要求進行嚴格核對。接待外籍團隊應問清入境日期和地點，簽證種類及有效期，客人的來去地。證件檢查完畢后，接待員填寫登記單上各項目，詢問陪同其團隊客人是否需要免費寄存貴重物品，并在登記單對應選項打鉤注明，提醒陪同最遲退房時間，請陪同簽字確認。及時在電腦中將所分房號登記入住。將證件進行掃描到治安管理系統(tǒng)中并及時發(fā)送，并注意觀察信息是否已成功發(fā)出。將客人證件當面點清核對后交還陪同。與陪同確認叫醒、早餐、特殊要

9、求、查房、離店、出行李時間等，請陪同和接待員雙方在團隊入住登記單上簽字確認，及時通知相關(guān)部門。檢查是否有為該團隊客人代辦代收的信件或物品，如有及時轉(zhuǎn)交給客人并辦理相關(guān)手續(xù)。請陪同留好電話以便聯(lián)系。4.3預收押金4.3.1現(xiàn)金：按房價×間數(shù)×（天數(shù)+1）收取，如團隊有其他消費需要轉(zhuǎn)入房賬，應加收這部分費用押金。先當面點清現(xiàn)金，辨別真?zhèn)危筇顚懷航鹗論?jù)，填寫經(jīng)辦人姓名，請陪同簽字確認，將收據(jù)紅聯(lián)交給陪同。4.3.2信用卡：請陪同出示信用卡，辨別信用卡真?zhèn)魏秃灻?，刷卡（金額同現(xiàn)金），請陪同在卡單商戶聯(lián)上簽字確認，注明房號，放于 POS整理夾中， 將卡單持卡人聯(lián)交給陪同。在電腦上做

10、好備注。4.3.3支票：落實支票擔保人（管理層以上人員），否則需交現(xiàn)金擔保，告知陪同支票到賬后退還現(xiàn)金。將支票交財務驗真?zhèn)?，查看支票開具日期。請陪同出示身份證，留下姓名、身份證號碼、單位及聯(lián)系電話（有密碼的支票問清密碼），并開具收據(jù)，將紅聯(lián)交給陪同。 簽帳卡：請陪同出示簽帳卡，與財務核實簽帳卡是否有效，如有效，在登記單上用鉛筆涂卡，再注明卡號，以防不清晰，注明客戶單位請陪同簽字確認。掛賬：有負責該協(xié)議單位客戶的營銷員通知擔保方可掛賬（內(nèi)部掛賬需要有掛賬部門負責人通知），應請簽字有效人或指定人員簽字掛賬。.儲值卡：在儲值卡讀卡機上讀出卡內(nèi)余額，如足夠支付押金，在收據(jù)上填寫卡號、余額信息、 經(jīng)辦人

11、姓名， 請陪同簽字確認，將收據(jù)紅聯(lián)交給陪同，將藍聯(lián)和儲值卡放在一起留在總臺作為押金。4.4送客4.4.1辦完手續(xù)后，詢問陪同是否需要其他幫助。4.4.2將團隊登記單復寫聯(lián)交給行李員一份用于運送行李。4.4.3團隊離開總臺時，與團隊道別并祝“居住愉快”，表示“有事情撥打總臺電話，隨時為您提供服務。”4.5資料存檔4.5.1及時將團隊客人信息錄入治安管理系統(tǒng)并發(fā)送，注意檢查是否發(fā)送成功。4.5.2將客人信息準確迅速錄入電腦，做好備注。4.5.3將登記單存根整理存檔。4.5.4將現(xiàn)金、支票、信用卡按不同類型及時錄入電腦賬務。5 賓客換房流程5.1換房確認5.1.1當客人提出換房要求時，接待員應問清原

12、因。5.1.2核實換房原因后向客人表示歉意。5.1.3查看電腦確定是否有房可換。若有同類型房間，滿足客人換房要求。若無同類型房間，向客人推薦其他房型并介紹設施設備和房價。沒有空房可換時，若客人已住房間沒有設備故障，向客人表示歉意，并記下客人要求， 告知一旦有空房馬上安排。若客人已住房間設備有故障，立即通知客房保修。5.2換房根據(jù)換房情況修改登記單信息。將新房卡交給禮賓員，由禮賓員到客人房間幫助客人辦理換房手續(xù)，并收回原房卡交給總臺接待員。若客人不在房間，在已得到客人允許的情況下，禮賓員要與客房服務員一起辦理換房手續(xù)，把客人的物品按照在原房間的順序擺好，確保不要把客人物品遺失在原房間。在電腦內(nèi)進

13、行調(diào)房操作，如有房價變更，注意更改房價。通知房務中心查房。6 保密服務6.1總臺接待員應為賓客提供保密服務，除公安機關(guān)出示有效證件核查外，對賓客的信息必須完全保密。6.2訪客和來電查詢賓客房號等信息時，應先了解對方信息（名字和單位），征詢在住賓客同意后，方可通知房號或轉(zhuǎn)接電話。對提供信息不完全者，拒絕查詢。6.3對于提出保密要求的賓客，應問清保密程度、起止時間及其他要求，在電腦上做好保密級別的備注，按照客人要求執(zhí)行保密。.7 貴重物品寄存7.1登記時應提示賓客是否有貴重物品需要寄存，總臺可提供免費寄存服務。7.2賓客如需用保險箱保存貴重物品，應請賓客出示房卡，確認離店日期，取出保險箱鑰匙及貴重

14、物品寄存單，認真填寫保險箱號、賓客姓名、房號、開啟日期及時間、經(jīng)辦人姓名等信息，請賓客在寄存單上簽字確認。7.3如賓客寄存現(xiàn)金，最大限額為5 萬元（人民幣）。7.4賓客存放物品后，將保險箱鑰匙交給賓客，把寄存單第二聯(lián)交給賓客保管，第一聯(lián)留總臺存檔。7.5賓客離店取回物品時，應出示房卡、保險箱鑰匙及寄存單第二聯(lián)，取出物品后，請賓客簽字確認，然后由經(jīng)手人填寫相應內(nèi)容，保管好寄存單，把保險箱鑰匙放回原處。8 遺留物品處理8.1貴重物品定期對貴重物品保險箱進行盤存，對過期未取走的寄存物品及時聯(lián)系寄存人。問清原因，告知最長保存期限（30 天），預約取出日期，做好記錄。8.2遺留在總臺的物品賓客辦理手續(xù)時

15、遺留在總臺的物品，應及時聯(lián)系賓客領取。如聯(lián)系不到，應立即做好交接記錄， 24 小時無人認領，要轉(zhuǎn)交負責人處理，做好轉(zhuǎn)接記錄，統(tǒng)一保管。有賓客認領時，應查驗核實其有效證件及對物品的描述情況，如情況屬實，可予以認領，請賓客簽字，做好記錄。9 催帳9.1每日 12:00 后導出催賬報表。9.2逐一檢查催賬報表中住客賬單中余額，余額不足以支付當晚房費則計入催賬名單。9.3聯(lián)系客人詢問是否續(xù)住，如續(xù)住請客人續(xù)交押金。9.4客人補交押金后在催賬名單做好記錄。9.5當班如未能聯(lián)系到客人或未收回押金，應與下個班次做好交接，繼續(xù)催款。9.6對掛賬住客，注意查看是否已超過預離店期限，如超期，也需計入催賬名單。9.

16、7聯(lián)系掛賬通知人詢問客人是否需要續(xù)住，續(xù)住費用是否繼續(xù)掛賬，將問詢結(jié)果做好記錄，并在系統(tǒng)中更新預離店時間。9.8如無法聯(lián)系到客人，房費不足且房間無行李，請做好特殊備注，并請客房協(xié)助對房間進行關(guān)注，防止出現(xiàn)逃賬現(xiàn)象。10 相關(guān)表格10.1內(nèi)外賓住宿登記單見表1。10.2團隊登記單見表2。10.3貴重物品寄存單見表3。.姓名Name有效證件號碼Effective certificate& NO.永久地址Address證件有效期Valid Date何處來From到達日期、時間Date & Time of Arrival房型Room Type付款方式Payment公司名稱Company

17、備注Remark特別提醒Remind賓客簽名Guest Signature.表 1 內(nèi)外賓住宿登記單Registration FormNo.0000001英文姓名出生日期English NameDate of Birth國籍Nationality簽證種類及號碼簽證有效期Type of Visa & NO.Visa Valid Date何處去停留事由ToPurpose of Stay離店日期、時間Date & Time of Departure房號房價元 /間·夜Room NO.Rateyuan/per night現(xiàn)金信用卡簽單其他CashCredit CardOn A

18、ccountOther聯(lián)系電話Tel NO.為了您的財產(chǎn)安全，請將貴重物品寄存于酒店一樓大堂總臺處的保險箱內(nèi)。 Guests are advised to place valuables in Safe Deposit Box at the front desk.是否有貴重物品寄存總臺保險箱？有無Is there any valuables or cash for depositing?YesNo接待員Receptionist.表 2團隊登記單Group RegistrationNo.0000001團名：到店時間：離店時間：間數(shù)：人數(shù)：Name of groupArrival dateDepa

19、rture dateRoom quantityPerson number房號姓名證件號碼房號姓名證件號碼Room umberNameCertificate numberRoom umberNameCertificate number備注：Remark（1）收款處有免費物品保險箱；There are strong boxes free of charge at check counter（2）訪客請在晚上 23:00 前離開客房； 免費貴重物品寄存 有 無 Visiting guests shall leave guestrooms before 23:00 pm（3）房租不包括房間里的飲料；R

20、oom prices don t include drinks in guestrooms（4）退房時間延長至12:00。Check-out time prolongs to 12:00叫 醒：早餐：下行李：查房：負責人：Wake:Breakfast:Carrying luggage:Room check:Principal:.表 3貴重物品寄存單Valuables Claiming FormNo.0000001姓名：房號：證件種類：Name:Room:Certificate Type:證件號碼、有效期：ID NoValidity:詳細地址：Address:物品名稱：Description o

21、f Item:茲收到號保險箱鑰匙壹把，并將詳細閱讀并遵守以下注意事項：I acknowledge receipt of the key to safe Deposit Box No.and read carefully and act as the following:1、 請您確認保險箱內(nèi)未存放易燃、易爆、易碎、已污染物品以及違禁物品。2、 為了您的財物安全以及避免產(chǎn)生不必要的撬箱費用（人民幣伍佰元） ，請妥善保管您的保險箱鑰匙，如不小心遺失，請盡快辦理相關(guān)提取手續(xù)。3、 如需由第三方為您代取存放物品，請雙方持雙方有效證件、您的書面委托書及保險箱鑰匙按照酒店相關(guān)手續(xù)核實辦理。4、 如您與另一位客人合用一個保險箱時，請分別簽字確認并同時進行領取，請怒酒店不接受僅其中一位單獨辦理核實手續(xù)。5、 特別提醒您在退房時領取所寄存的貴重物品，酒店將在逾期15 天后按規(guī)定撬箱取物并不再承擔保管責任。1、 No. inflammable ,explosive, broken, polluting and illegal items are permitted in the Safe Deposit Box.2、 If the key is lost , I/we will be charg