物品采購制度及流程

1、物品采購制度及流程1.編制目的為在提高公司物資采購效率的同時確保所購物資的質(zhì)量和價格，從而降低生產(chǎn)成本，有效提升企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力， 特制定本制度。2.適用范圍因生產(chǎn)、經(jīng)營及辦公需要采購的所有物品，包括生產(chǎn)性物料、非生產(chǎn)性物料。非生產(chǎn)性物料包括固定資產(chǎn)、低值易耗品及辦公用品。3.內(nèi)容3.1 物資申購程序由需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、使用情況的需求提出采購申請，并填寫物資采購申報單 ，列出需采購物品清單，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、估計金額、物品來源，供采購人員參考之用。 為確保采購周期，采購申請部門可提早將采購要求告知采購人員。 如是銷售合同相關(guān)的采購，須注明銷售合同號及項目名稱。3.2 請購申請的審

2、批部門負(fù)責(zé)人的審批： 申請人在每月 25 日前將采購申請遞交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任評價該申請是否為必須的業(yè)務(wù)活動，有責(zé)任控制本部門的費用及業(yè)務(wù)活動的相關(guān)成本。綜合管理部的審批：對采購內(nèi)容的必要性進(jìn)行復(fù)核，有效控制生產(chǎn)成本。財務(wù)的審批：審核采購申請的預(yù)算情況，從財務(wù)管理的角度審核采購的必要性及合理性。.采購人員審核：采購人員在收到請購單后，核對合同、庫存、采購周期及其他情況，對請購進(jìn)行確認(rèn)。如果認(rèn)為沒必要采購(倉庫有存貨 )或采購項目存在不合理之處，要求申請部門進(jìn)行相應(yīng)變更。于每月 28 日報常務(wù)副總及總經(jīng)理審批： 總經(jīng)理對采購申請進(jìn)行最終審批。目前公司的辦公用品、超市非油品、勞保用

3、品、維修配件、智能設(shè)備、配件等由申購部門填報物資采購申報單后交綜合管理部復(fù)核，由綜合管理部依據(jù)年度辦公用品分配計劃確認(rèn)是否應(yīng)該采購后報常務(wù)副總審批 ；成品油、天然氣的采購由市場部直接報總經(jīng)理審批后執(zhí)行；工程投資、采購由投資部直接匯報總經(jīng)理審批后執(zhí)行。3.3 預(yù)購物資詢價與采購程序采購人員獲得通過審批的物資采購申報單后，由采購小組成員負(fù)責(zé)向 3 家以上供應(yīng)商詢價， 除非是獨家壟斷產(chǎn)品。 采購時應(yīng)優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商，充分考慮質(zhì)量、價格、售前售后服務(wù)質(zhì)量等相關(guān)因素，并逐步建立起合格供應(yīng)商檔案。 公司財務(wù)工作人員在接到采購部門的詢價報告后， 應(yīng)對所購物品進(jìn)行市場詢價與核實； 從而確保企業(yè)以盡可能以低的

4、價格獲得高品質(zhì)的產(chǎn)品。3.4 請購物品的變更請購部門若對采購計劃發(fā)生更改， 應(yīng)重新填寫請購單， 按采購流程執(zhí)行。如因采購物品缺貨而發(fā)生采購變化， 由采購人員及時告知申請部門，協(xié)商后要更改采購內(nèi)容，則重新填寫物資采購申報單 ，然后按采購流程執(zhí)行。.3.5 入庫、驗收程序采購的物品是否到貨由采購人員負(fù)責(zé)跟蹤， 對于供應(yīng)商交付到公司及采購人員自行采購的物品， 采購人員會同倉庫管理員根據(jù)對應(yīng)請購單或采購合同進(jìn)行點收，核對物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，經(jīng)請購部門相關(guān)人員驗收后入庫。 入庫單一式三聯(lián)， 其中記賬聯(lián)需每月一次提供給財務(wù)部；在點收貨物時，應(yīng)注意檢查物品隨帶的說明書、手冊、軟件光盤等相關(guān)技術(shù)資料，

5、 倉庫管理員應(yīng)保管好供應(yīng)商提供的保修單，以便需要維修或技術(shù)支持時，可及時與供應(yīng)商聯(lián)系。3.6 采購付款采購人員負(fù)責(zé)對采購物品的付款及報銷，在申請付款同時需附經(jīng)核準(zhǔn)的請購單。 報銷金額在 5000 元(含)以內(nèi)由常務(wù)副總審批， 報銷金額在 5000 元以上的需報總經(jīng)理審批。4.其它相關(guān)規(guī)定4.1 物資采購人員在未得到總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)或明確同意的情況下擅自采購物品的，公司財務(wù)部在未得到領(lǐng)導(dǎo)的明確指示前將有權(quán)不予以報銷該筆費用，同時，公司將按規(guī)定對采購人員給予處罰；4.2 采購物資的購買期限自接到通過審核的請購單開始計算，通常為1 3 天以內(nèi)必須采購?fù)瓿?；因特殊原因未完成的，必須向主管領(lǐng)導(dǎo)及時匯報未完成原因4.3 本制度將根據(jù)企