會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的賬務(wù)初始化設(shè)置要點(diǎn)

1、會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的賬務(wù)初始化設(shè)置要點(diǎn)大多數(shù)企事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的過程中，購買通用的商品化會計(jì)軟件，基于會計(jì)軟件 通用性的特點(diǎn)，各單位使用軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)核算前，需要針對本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會計(jì)核 算與決策管理的特點(diǎn)進(jìn)行具體設(shè)定，即賬務(wù)初始化，將通用賬務(wù)處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成適合本單位 的專用賬務(wù)處理系統(tǒng)。系統(tǒng)初始化設(shè)置工作可分為前期基礎(chǔ)工作、初始化設(shè)置及初始化校驗(yàn) 三部分。一、前期基礎(chǔ)工作由于電算化核算在信息處理、 業(yè)務(wù)流程和信息存儲等方面與手工核算相比有很大的不同， 因此在使用會計(jì)軟件進(jìn)行會計(jì)工作前，必須為電算化會計(jì)核算制定明確的管理制度和適合本 單位日常核算的方法以及收集初始資料。（一）會計(jì)

2、核算制度的建設(shè) 會計(jì)核算制度的建設(shè)，主要是通過制定合理的會計(jì)分工和核算流程的規(guī)范化來保證基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整，以及會計(jì)處理方法的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。會計(jì)核算制度的建設(shè)要處理好以下兩方面 的工作：首先， 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)收集和傳遞的方式。 使用會計(jì)軟件后， 數(shù)據(jù)的流動性和共享性大大提高， 如果數(shù)據(jù)收集不及時(shí)，或數(shù)據(jù)傳遞不恰當(dāng)，都會影響軟件的實(shí)際效能。因此企業(yè)必須結(jié)合自 身業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及軟件功能，設(shè)計(jì)制定具體的、明晰的數(shù)據(jù)收集和傳遞方式，在保證安全性的 前提下提高數(shù)據(jù)的共享性。其次，規(guī)范會計(jì)核算方法。計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)與手工會計(jì)的區(qū)別在于計(jì)算機(jī)無法處理 不規(guī)則、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，因此必須對原有的會計(jì)核算從方法到數(shù)據(jù)進(jìn)

3、行全面的整理，提 高會計(jì)核算的規(guī)范化水平。比如對原來使用的會計(jì)憑證、賬簿以及報(bào)表，從格式和內(nèi)容上進(jìn) 行全面清理，從有利于發(fā)揮軟件功能的角度出發(fā)制定標(biāo)準(zhǔn)化的填制要求。同時(shí)應(yīng)按照新的業(yè) 務(wù)核算流程制定具體的崗位責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)崗位的合理分工和互相牽制。（二）會計(jì)電算化管理制度的建設(shè) 實(shí)施會計(jì)電算化后，手工核算方式下的管理制度，將失去其原有的控制效能，例如，會 計(jì)軟件開發(fā)時(shí)允許反結(jié)賬、反登賬、反審核設(shè)置，使部分工作人員在更正錯(cuò)誤時(shí)不用手工核 算中采用的 "紅字沖銷法 "或者 "補(bǔ)充更正法 "。在這種情況下，會計(jì)信息被改動，則難以發(fā)現(xiàn)。因此，必然要求企業(yè)對原有的管

4、理制度 進(jìn)行修改、完善，建立起與會計(jì)電算化相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，主要包括建立會計(jì)電算化操 作使用管理制度、會計(jì)電算化系統(tǒng)維護(hù)制度及會計(jì)電算化檔案管理制度。（三）資料的收集與整理 在會計(jì)軟件使用中，為了實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)功能，需要一些比較詳細(xì)的企業(yè)資料，如手工賬中的 會計(jì)科目和各科目的余額，從年度中間開始建賬的還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余 額。所以需要預(yù)先從手工賬中整理各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額，避免遺漏，保證 初始化輸入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。二、初始化設(shè)置階段（一）建立財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)框架 建立本單位的會計(jì)核算體系是財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)初始化設(shè)置的第一步，其目的是使財(cái)務(wù)管理 系統(tǒng)適應(yīng)本單位會計(jì)核算體系的基本要

5、求。建立會計(jì)核算體系的工作主要包括：1創(chuàng)建賬套。 任何會計(jì)數(shù)據(jù)都必須在明確會計(jì)核算前提基礎(chǔ)上獲得，因此創(chuàng)建賬套過程中，應(yīng)依據(jù)企業(yè)名稱設(shè)置賬套名稱，在輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表等會計(jì)資料時(shí)，系統(tǒng)會以默認(rèn)的 方式將賬套名稱打印在輸出材料上。依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營周期設(shè)置會計(jì)期間，依據(jù)交易結(jié)算的 常用幣別設(shè)置記賬本位幣。 值得注意的是對賬套選項(xiàng)的設(shè)置一定要慎重， 一旦賬套創(chuàng)建完成， 除賬套名稱外，其他賬套參數(shù)不能被修改。2增加操作員及其權(quán)限。 增加操作員及其權(quán)限設(shè)置應(yīng)由系統(tǒng)管理員完成，操作員是允許使用會計(jì)電算化系統(tǒng)的人員，在系統(tǒng)中對操作員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化下的職責(zé) 分工，強(qiáng)化內(nèi)部控制的重要手段。授權(quán)時(shí)

6、應(yīng)考慮數(shù)據(jù)傳遞流程，保證各負(fù)其責(zé)、流程順暢。 此外，通過操作員權(quán)限的設(shè)置，還應(yīng)使得不同會計(jì)崗位之間具有互相牽制與監(jiān)督的作用，對 操作密碼要嚴(yán)格管理，操作員定期更換密碼，密碼設(shè)置不能過于簡單和有規(guī)律性，防止被人 盜用。操作人員離開機(jī)器時(shí)，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令安全退出系統(tǒng)。3建立會計(jì)科目。 建立會計(jì)科目就是將企業(yè)會計(jì)核算中所使用的會計(jì)科目逐一地按系統(tǒng) 要求描述給系統(tǒng)。只有建立了會計(jì)科目，財(cái)務(wù)系統(tǒng)才能進(jìn)行日常的財(cái)務(wù)核算。企業(yè)應(yīng)在分析 本單位業(yè)務(wù)核算特點(diǎn)與會計(jì)信息使用者的需要基礎(chǔ)上設(shè)置會計(jì)科目，設(shè)置主要內(nèi)容有：（ 1）建立會計(jì)科目編碼。 會計(jì)科目編碼， 采用的是分段組合編碼方案， 把編碼分為幾段， 每段有

7、幾位。 如會計(jì)科目編碼方案為 4 22，則表示會計(jì)科目最多可設(shè)至三段 （三級科目） ， 第一段即一級科目， 級長為 4 位，如一級科目 " 原材料 " 的編碼為 "1243" ；第二段即二級科目， 級長為 2，如"原材料- 主要材料" ，用編碼表示為 "124301" ；第三段即三級科目， 級長也為 2， 如"原材料-主要材料 -鋼鐵" ，用編碼表示為 12430101.設(shè)計(jì)會計(jì)科目編碼時(shí)應(yīng)注意的問題 有：一級科目編碼必須遵循企業(yè)會計(jì)制度的規(guī)定設(shè)定不可更改； 每一個(gè)編碼對應(yīng)的會計(jì)科目， 不允許有

8、重碼；留有足夠的備用代碼位置，以適應(yīng)未來編碼對象內(nèi)容不斷擴(kuò)大的需要；編碼 應(yīng)盡量簡短，便于記憶，加快輸入效率，節(jié)省存儲空間。（2）設(shè)置會計(jì)科目屬性。會計(jì)科目屬性設(shè)置是指，將會計(jì)科目的類別、余額方向、賬簿 種類、賬頁格式等逐一地按要求描述給系統(tǒng)的過程。如果給一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算科目屬 性，該科目的每一筆業(yè)務(wù)收支都會同時(shí)登記在總賬和核算項(xiàng)目賬上，其優(yōu)點(diǎn)在于：一是簡化 了明細(xì)核算科目輸入的工作量；二是可以通過核算項(xiàng)目功能方便地對某一往來部門或項(xiàng)目進(jìn) 行管理。如果一個(gè)科目設(shè)置了日記賬屬性，該科目的每一筆業(yè)務(wù)不但會登記總賬還會登記日 記賬。4設(shè)置憑證類型。 在錄憑證之前， 必須在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別

9、。 憑證類別可根據(jù)本 單位會計(jì)核算的實(shí)際需要靈活設(shè)置。建議采用通用記賬憑證，這是因?yàn)樵谑止ず怂惴绞较拢?用專用記賬憑證，收、付、轉(zhuǎn)記賬憑證來處理會計(jì)業(yè)務(wù)，分別裝訂整理的管理方法是為了便 于查賬，而實(shí)行會計(jì)電算化后，所需信息能通過系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢功能迅速實(shí)現(xiàn)。另外，設(shè)置 了憑證類型，增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目，會影響憑證的輸入速度。會計(jì)軟件提供記賬憑證類型設(shè) 置功能更多的是為了適應(yīng)會計(jì)人員手工核算時(shí)的習(xí)慣。所以，實(shí)施電算化會計(jì)后使用通用記 賬憑證格式。（二）錄入期初賬務(wù)數(shù)據(jù) 在第一次使用賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工會計(jì)科目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。只有 在完成了創(chuàng)建賬套、建立會計(jì)科目和項(xiàng)目核算等初始化設(shè)置的

10、基礎(chǔ)上，錄入期初余額才能順 利進(jìn)行。因此，期初余額的成功錄入，標(biāo)志著系統(tǒng)中已建立了完整的財(cái)務(wù)核算體系，具備了 進(jìn)行日常核算的基本條件。賬務(wù)系統(tǒng)的啟用時(shí)間不同，對錄入期初余額的要求也不相同。如果本單位是在年初啟用 系統(tǒng)，則只需錄入年初余額；如果本單位是在年中間啟用系統(tǒng)，則需要輸入啟用月份的月初 余額和年初到該月份的各科目借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動計(jì)算出年初余 額；若某一會計(jì)科目涉及輔助核算，還應(yīng)將輔助核算的期初數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中并使之與總賬 賬戶保持一致。建議各單位啟用賬務(wù)系統(tǒng)選擇在年初或 10 月份，因?yàn)槟瓿蹁浫氤跏紨?shù)據(jù)少。選擇 10 月 份是因?yàn)樨?cái)政部規(guī)定各單位實(shí)現(xiàn)電算化，甩掉

11、手工賬，要求新舊系統(tǒng)并行至少3 個(gè)月，兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完全一致，而且年末結(jié)賬工作量大，涉及方面多，可對系統(tǒng)的各項(xiàng)功能做檢測。三、會計(jì)電算化信息系統(tǒng)賬務(wù)初始化的校驗(yàn)當(dāng)我們完成初始化的相關(guān)工作之后，采取手工與電腦相結(jié)合，相互補(bǔ)充的方式對上述工 作的正確性、合理性進(jìn)行驗(yàn)證、驗(yàn)收。在確保初始化合格后，才能進(jìn)行日常處理。首先，由會計(jì)軟件進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)證，期初數(shù)據(jù)錄入完畢必須進(jìn)行核對、試算平衡，即錄 入的會計(jì)科目余額是否平衡，總賬與明細(xì)賬、輔助賬是否一致，是否有尚未設(shè)置、定義的項(xiàng) 目等。啟動試算平衡功能鍵，電腦會自動進(jìn)行檢查并提示給用戶。如果試算不平衡，只能填 制憑證不能記賬。試算不平衡的原因主要有三方面：一是數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，需要從第一個(gè)數(shù)據(jù)核對，改正錯(cuò)誤；二是余額借貸方錯(cuò)誤，這類錯(cuò)誤常發(fā)生在總分類科目與明細(xì)分類科目余