電力工程總承包項目檔案管理探討

1、電力工程總承包項目檔案管理探討 電力工程總承包項目檔案管理探討 電力工程總承包項目檔案管理探討 上世紀九十年代以來，國內(nèi)電力制定單位陸續(xù)承當輸變電工程和發(fā)電工程的總承包項目，工作內(nèi)容包含了工程項目前期研究、招標、投標、制定、采購、施工管理、試運行等工程建設全過程的所有范圍，打破了單一制定的局面，拓寬了業(yè)務，同時在工程建設過程中也產(chǎn)生了各種類型的文件材料，如何按照檔案管理的一般規(guī)律對工程建設中產(chǎn)生的文件材料進行管理，是工程總承包單位需要解決的問題。1強化工程檔案管理是做好服務的需要 為貫徹國務院關于投資體制改革的決定，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會于201*年6月印發(fā)重大建設項目檔案驗收辦法，

2、對工程檔案驗收提出了具體要求，廣東省檔案局、廣東省發(fā)展和改革委員會制定了實施看法，廣東電網(wǎng)公司關于110kv以上各電壓等級輸變電工程建設檔案驗收也提出了具體要求。電力制定單位作為總承包單位有責任收集和匯總工程檔案，并向業(yè)主移交，對此，國家建設部頒發(fā)的建設工程文件歸檔整理規(guī)范(gb/t50328-201*已有明確規(guī)定。 電力制定單位開展電力工程總承包工作的動力來源于開拓市場、擴展業(yè)務范圍、提升企業(yè)經(jīng)濟效益的需要，有很大的積極性，各單位都在工程施行中努力探究如何做好工程總承包管理。工程檔案是工程建設的一個重要組成部分，是工程建設項目的歷史記錄，也是工程項目投產(chǎn)后運行、修理、管理、改建、擴建及技術改

3、造等工作的重要依據(jù)。在工程建設過程中，及時收集工程檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，堅持工程檔案的完整和系統(tǒng)，不僅是為在建工程做好當前服務的需要，也是為工程項目投產(chǎn)后開展各項工作做好服務的需要。 電力制定單位要做好電力工程總承包檔案管理工作，需要處理好外部和內(nèi)部各相關方之間的關系，明確各方職責范圍；還要區(qū)分好工程總承包檔案和原工程制定檔案，不能混淆不清。2明確合同相關方職責 工程總承包項目從簽訂合同開始，就應該明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔上的職責。事前的責任明確，有利于各方在工作中主動收集、積存文件材料，保證文件材料歸檔質(zhì)量。2.1業(yè)主方 業(yè)主作為投資方，在工程項目

4、委托制定單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準備工作，如征地、立項、資金籌措等，前期工作形成的文件材料應該立卷歸檔。這些文件材料是由業(yè)主自己歸檔，還是移交總承包單位統(tǒng)一歸檔，責任需要明確；工程檔案整理執(zhí)行什么標準，業(yè)主有責任提出要求；工程監(jiān)理單位由誰聘請，監(jiān)理文件材料是直接由監(jiān)理單位向業(yè)主移交，還是向總承包方移交都必須有明確界定。2.2總承包方 總承包方負責工程總承包范圍內(nèi)的項目文件材料形成、積存、整理、歸檔和保管工作；指導和監(jiān)督分包方項目文件材料歸檔，對分包方提交的項目檔案資料進行匯總、整理；項目完工后向業(yè)主移交完整、系統(tǒng)的項目檔案資料。2.3分包方 分包方負責收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項目文件材

5、料，接受總承包方的檢查指導，并對歸檔項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，工程結束后及時將工程檔案向總承包方移交。 3明確總承包方內(nèi)部分工職責電力制定單位作為工程總承包方，在目前現(xiàn)有的組織架構下，都有成立一個專門的部門來承當工程建設的管理工作，不管這個部門的名稱是什么本文稱為項目組，都需要配備項目經(jīng)理負責人、專業(yè)工程師負責建設項目各不同專業(yè)的管理、工程秘書或稱資料管理員，負責建設項目文件材料的管理及歸檔等工作人員。項目組開展總承包工作，還需要電力制定單位內(nèi)部各相關部門提供必要資源的支持。因此，工程總承包項目文件材料歸檔的職責可合計： 3.1總承包項目經(jīng)理 負責工程總承包建設全過程的項目文件

6、材料立卷歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查。負責組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查各分包方工程文件材料的收集、整理及歸檔工作。負責組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查總承包方內(nèi)部各相關部門及各級相關人員工程文件材料的收集、整理及歸檔工作。 負責向業(yè)主移交項目工程檔案，并保證其完整性、準確性、系統(tǒng)性。3.2總承包項目組專責工程師 負責本工作崗位管轄范圍內(nèi)文件材料的接收和歸檔，包括與業(yè)主、分包方、設備廠家等外部單位發(fā)生工作關系產(chǎn)生的文件材料和與院內(nèi)部各相關部門工作聯(lián)系所產(chǎn)生的文件材料，都有接收和歸檔的責任，并對其完整性、準確性、系統(tǒng)性負責。3.3總承包項目組工程秘書 負責日常項目文件材料的形成、收集、整理、編目、臨時保管、提

7、供利用及歸檔工作；協(xié)助項目經(jīng)理對分包單位歸檔項目文件材料進行驗收，工程完工后，向業(yè)主和總承包單位檔案管理部門移交歸檔項目文件材料，對項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責。3.4總承包方檔案管理部門及各相關管理部門 檔案管理部門負責歸檔項目文件材料的接收、整理、編目、保管、提供利用；對工程總承包過程中項目文件材料的收集、整理、預立卷、歸檔工作進行監(jiān)督、指導；配合項目經(jīng)理向業(yè)主移交完工項目文件材料。 在工程總承包實施過程中，經(jīng)營計劃、技術質(zhì)量、財務、人事、采購、施工管理等相關部門與工程總承包會發(fā)生工作關系，各自形成文件材料，在習慣做法及現(xiàn)有內(nèi)部機制中，各部門形成的文件材料自己向檔案管理部門歸檔

8、，檔案管理部門按照電力規(guī)劃制定的規(guī)程規(guī)范進行整理、保管，實際上工程總承包項目文件材料在各相關管理部門歸檔的環(huán)節(jié)上已經(jīng)分開出來而失去完整性，最后在工程完工后向業(yè)主移交檔案時容易出現(xiàn)缺項、歸檔不完整等問題。因此，需要有一種制度來規(guī)范行為，促使各相關管理部門在文件材料歸檔時，牽涉到工程總承包的文件材料歸檔有責任知會項目組工程秘書，工程秘書在收集文件材料的過程中，應密切跟蹤分散在各個部門的文件材料，做好登記積存工作。4正確區(qū)分工程項目制定與工程總承包之間的關系電力工程總承包項目的制定工作，一般狀況下是由總承包方內(nèi)部有關制定部門承當制定也不排除由外單位承當，本文只論述由內(nèi)部承當，制定部門承當工程總承包項

9、目的制定工作產(chǎn)生的文件材料按照電力制定行業(yè)的規(guī)程規(guī)范來整理歸檔，制定單位本身需要工程制定檔案存檔。 制定單位還要向業(yè)主移交完整的工程檔案，向業(yè)主移交的工程檔案，不但有工程制定方面的檔案，還包括工程管理、施工等工程建設全過程的檔案，而且檔案整理的標準也與單一制定的不同，電網(wǎng)工程和發(fā)電工程都分別執(zhí)行不同的標準。因此，為避免工程總承包工作在最后向業(yè)主移交檔案時陷入被動，必須正確區(qū)分內(nèi)部工程項目制定與工程總承包之間的關系：4.1工程項目制定文件材料 工程總承包項目的工程制定所產(chǎn)生的文件材料，按照電力制定單位檔案管理辦法歸檔，不用改變。工程制定文件材料歸檔堅持過去的做法不變，合計了工作的延續(xù)性，有利于檔

10、案管理。工程完工時，制定部門將文件材料向工程總承包項目組移交。4.2工程總承包文件材料 工程總承包項目組在總承包工作過程中主要是開展組織、協(xié)調(diào)等管理工作，不參加具體的制定、施工，工程總承包項目組在工作中形成的文件材料應屬于管理性的文件材料，制定圖紙文件屬于制定部門形成的文件材料，不能因為工程總承包項目組和制定部門都是制定院屬下的部門而混淆了工作性質(zhì)。 工程總承包文件材料的整理歸檔由項目組負責，為把工程總承包項目文件材料歸檔做好，在工作啟動階段，與業(yè)主協(xié)商落實好整理工程檔案應執(zhí)行的標準是工程總承包項目組事先應做的工作，前期工作做得好，有利于文件材料歸檔工作的開展，提升工程項目文件材料歸檔質(zhì)量；總承包方檔案管理部門應主動指導、協(xié)助項目組做好歸檔工作，向業(yè)主移交高質(zhì)量的工程檔案。 工程結束后，在總承包單位內(nèi)部，會形成兩份不同的檔案：一份是工程制定的檔案，按照制定行業(yè)的規(guī)定進行保管；一份是工程總承包的工程建設檔案，原則上歸還業(yè)主，總承包方是否復制一份留底，是值得研究的問題，從法律的角度和積存經(jīng)驗合計應該留底，從企業(yè)經(jīng)濟成本合計也可不留，這需要企業(yè)管理者作出抉擇。5結語 建設工程檔案是工程項目的寶貴財產(chǎn)，是工程建