辦公室管理 (1)

1、辦公室管理：一、單項(xiàng)選擇：1、 級(jí)別高的辦公室一般成為（辦公廳）。2、 中央機(jī)關(guān)分別采用分理制和綜理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳屬于（國務(wù)院）3、 辦公室的核心功能是（塑造出組織文化及價(jià)值觀）。4、 辦公室的本質(zhì)屬性是（服務(wù)性）。5、 辦公室工作的第一要義是（服務(wù)）。6、 常用辦公用品中屬于辦公文具的是（中性筆）。7、 發(fā)放辦公用品的人員要求是（發(fā)放人員要提醒適用部門和人員節(jié)約辦公用品）。8、 辦公用品庫存管理中的再訂貨量是（判斷需要訂購新的辦公用品的庫存余額）。9、 正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是（名牌和高檔）。10、 有權(quán)對(duì)政府采購合同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是（國家級(jí)或省部級(jí)財(cái)政部門

2、）。11、 辦公室人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，意味著（只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手）。12、 辦公室在做調(diào)查研究工作時(shí)不能（調(diào)查時(shí)，牢記領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問題的預(yù)判來篩選。）13、 辦公室調(diào)查研究的選題原則不包括（易出成果原則）。14、 監(jiān)督工作部門的基本任務(wù)不包括（在督查中就有關(guān)重大問題作出重新決策）。15、 辦公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好）。16、 在接待準(zhǔn)備過程中，下列選項(xiàng)中被視為辦公室接待禮儀要素（要有“誠心”）。17、 下列電話禮儀中錯(cuò)誤的是（與女士通電話，男士先掛）。18、 介紹禮儀中，一般不說出被介紹者的（年齡）。19、 行政辦公費(fèi)用中的“三項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”不包括（業(yè)務(wù)招待費(fèi)）。20、 行政事業(yè)單

3、位壓縮辦公經(jīng)費(fèi)不包括（把事權(quán)盡量分給下屬機(jī)構(gòu)，單位本身做事）21、 根據(jù)1990年9月19日國家保密局發(fā)布，絕密事項(xiàng)不超過（三十年）。22、 公章的尺寸，地、市、州、縣機(jī)關(guān)的直徑為（4.5厘米）。23、 在組織中當(dāng)一個(gè)人工作量不多的時(shí)候，個(gè)體行為符合（他會(huì)故作忙碌狀）24、 下面屬于文書的是（書信）。25、 在公文行文中，下級(jí)想上級(jí)行文時(shí)，錯(cuò)誤的是（抄送下級(jí)機(jī)關(guān)）。26、 公文寫作的規(guī)范要求（具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)）。27、 向上級(jí)做請(qǐng)示時(shí)，下面做法不妥（地級(jí)市政府經(jīng)常越過省政府直接向國務(wù)院）。28、 意向書的特點(diǎn)不包括（約束性）。29、 在辦公室發(fā)文時(shí)，經(jīng)復(fù)核，對(duì)于不符合要求的公（退

4、交起草部門補(bǔ)充或修正）30、 在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件（公開出版的雜志的贈(zèng)閱信件）31、 “四分四注意”立卷方法不包括（分紙型）。32、 電子公文的屬性是（具有規(guī)范格式）。33、 電子公文的處理（可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理）。34、 公共關(guān)系工作的特點(diǎn)不包括（以慧己為原則）。35、 危機(jī)的特點(diǎn)不包括（經(jīng)常性）。36、 危機(jī)管理的原則不包括（轉(zhuǎn)移焦點(diǎn)原則）。37、 下面屬于辦公室用語禁忌的是（領(lǐng)導(dǎo)交代的工作超出自己能力時(shí)，坦誠地說）38、 會(huì)議過程可劃分為不同的基本階段，這些階段不包括（茶歇）。39、 中型規(guī)模的會(huì)議人數(shù)一般是（數(shù)百人）。40、 會(huì)議的直接成本不包括（會(huì)議工時(shí)成本

5、）。41、 制度會(huì)議策劃方案時(shí)，要明確6個(gè)W，其中“Who”是指（會(huì)議參加人員）。2、 判斷題：1、 辦公室是組織內(nèi)部辦文、辦公、辦事、辦會(huì)的主要平臺(tái)。（）2、 省政府的辦公廳比其他廳的行政級(jí)別要高。（×）3、 信息調(diào)研是辦公室的一項(xiàng)具體職能。（）4、 辦公室的工作具有綜合性特點(diǎn)。（）5、 辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。（×）6、 發(fā)放辦公用品的時(shí)候，不需要對(duì)用品庫存進(jìn)行記錄。（×）7、 辦公電話應(yīng)定期檢查并核對(duì)電話賬單以控制開銷。（）8、 辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。（×）9、 辦公用品的庫存控制和監(jiān)督中，要求

6、進(jìn)貨、出貨和庫存的三卡一致。（）10、 辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能是通過購買。（×）11、 我國古代的謀士、諫官和官僚，以及當(dāng)今各國的智囊團(tuán)、思想庫等都是（）12、 調(diào)查研究是指通過各種途徑，運(yùn)用科學(xué)方法，有計(jì)劃、有目的地對(duì)特定（）13、 調(diào)查和研究是一回事。（×）14、 決策者督查工作職責(zé)主要是指領(lǐng)導(dǎo)班子成員相互督促檢查所負(fù)責(zé)領(lǐng)域的（×）15、 辦公室信息整理過程中要把原始信息中的虛假、失效和無效信息進(jìn)行剔除（）16、 涉外禮儀中以右為尊。（）17、 迎賓時(shí)應(yīng)在門口或機(jī)場(chǎng)（車站）出口處停留寒暄，不應(yīng)立即引導(dǎo)客人進(jìn)入（×）18、 名片遞送應(yīng)選擇初識(shí)之際，而

7、不可選擇分別之際。（×）19、 舉行開業(yè)典禮，要遵循熱烈、隆重、不計(jì)費(fèi)用的原則。（×）20、 簽字儀式中應(yīng)使用簽字筆，不能使用圓珠筆。（）21、 印章必須有專人負(fù)責(zé)保管和使用，保管者就是使用者。（）22、 無限忠于祖國、忠于人民，把祖國的利益看得高于一切，自覺維護(hù)祖國的（）23、 狹義的文件即指公文。（）24、 公文行文時(shí)越級(jí)行文是普遍現(xiàn)象。（×）25、 辦文能力就是指寫文能力。（×）26、 意向書簡單而言就是傳遞意向的文書。（）27、 協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（×）28、 上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必須為上級(jí)機(jī)關(guān)，而不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。（）

8、29、 收文時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，并以簽字或蓋章的方式簽收。（）30、 檔案保管期限就是對(duì)檔案劃定的留存年限，它與檔案本身的價(jià)值大小無關(guān)（×）31、 檔案庫房要堅(jiān)固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實(shí)行三（）32、 電子文檔不存在銷毀問題。（×）33、 辦公室公共關(guān)系溝通，主要是指與組織的服務(wù)對(duì)象的溝通。（×）34、 危機(jī)的誘致因素是組織外部環(huán)境變化，組織內(nèi)部管理都是預(yù)防危機(jī)的。（×）35、 危機(jī)管理是指當(dāng)組織發(fā)生了危及組織和公眾利益的各種矛盾、糾紛、重大（）36、 請(qǐng)人勿送的常用禮貌用語是說“留步”。（）37、 會(huì)議是實(shí)施組織領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要手段和工

9、具。（）38、 會(huì)議的主辦者就是會(huì)議的主持者。（×）39、 大型會(huì)議的主持人宣布會(huì)議閉幕，通常對(duì)會(huì)議舉辦者而言會(huì)議的基本流程（×）40、 大型會(huì)議應(yīng)設(shè)立會(huì)務(wù)組、秘書組、接待組等籌備組織機(jī)構(gòu)。（）三、簡答題 1、簡答辦公室的主要特點(diǎn)。（l）輔助性： （2）綜合性： （3）服務(wù)性2、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。(1)辦公室人員善謀要求：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧，學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是個(gè)性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。（2）辦公室工

10、作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，加強(qiáng)于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動(dòng)。3、簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。（l）必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。 （2）必須明確專人專責(zé)的專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專用或指定公用的辦公設(shè)備。 （3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。 （4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)（5）辦公設(shè)

11、備的使用環(huán)境溫度為5至35，相對(duì)濕度為20至85%，濕度過低時(shí)需用加涅器，溫度過高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。 （6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。4、簡述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。 儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。 在儲(chǔ)藏間或物品拒放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)?。晦k公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全

12、的地方，以便在需要時(shí)能輕松找到 儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5、 簡述調(diào)查研究的三個(gè)階段及其主要任務(wù)。（1） 準(zhǔn)備階段：主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。（2） 實(shí)施階段：主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。（3）完成階段：主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。6、 辦公室督查工作的方式。（1） 現(xiàn)場(chǎng)督查；（2）會(huì)議督查；（3）書面督查；（4）電話督查；（5）互聯(lián)網(wǎng)督查7、

13、辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。（1） 辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。8、 信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。（1） 定時(shí)打開信箱，及時(shí)處理電子郵件。（2）重要信訪，及時(shí)報(bào)請(qǐng)。（3）轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦。（4）網(wǎng)絡(luò)保密，脫機(jī)閱讀。9、 第三代時(shí)間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。第三代時(shí)間管理講究優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情分清輕重緩急，成為ABCD法則。A、 重要且緊急：必須立刻做；B、 緊急但不重要：在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事情；C、

14、重要但不緊急：只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延； D、既不緊急也不重要：有閑工夫再說。10、簡要回答公文寫作的五部曲。 第一步，公文說什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。 第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。 第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對(duì)象化思維方法，辯證思維方法，散點(diǎn)思維方法，求同存異思維方法。 第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求： 第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。11、簡述起草請(qǐng)示的“五步棋”。 起草請(qǐng)

15、示的思維模式沿著以下“五步棋”思路走 （l）因?yàn)槭裁凑?qǐng)示對(duì)于原因、目的的說明。 （2） 請(qǐng)示什么問題提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容。 （3） 怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案。 （4）請(qǐng)求上級(jí)回復(fù)結(jié)尾用語的使用。 （5）有無附件需要說明根據(jù)需要確定附件的使用與否。12、簡述公文校對(duì)工作要求。公文校對(duì)工作要求：校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格式等；解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和撰稿人處理；需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)；對(duì)于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)

16、實(shí)施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯(cuò)。 13、 簡答電子公文處理過程的五個(gè)環(huán)節(jié)。 （1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。 （2） 辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。 （3）交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。 （4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)。 （5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。14、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。 （1）公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會(huì)組織主體；公眾客體；傳播手段。 （2）公共關(guān)系的原則：公

17、眾利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。15、衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？（1）會(huì)議是否確有召開的客觀必要性；（2）會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；（3）會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；（4）會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位（5）各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。16、簡述會(huì)議的積極作用。（1）交流信息，互通情報(bào)；（2）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策；（3）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；（4）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)；（5）帶動(dòng)消防，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。17、簡述會(huì)務(wù)管理的要求。（1）會(huì)前的最后檢查：工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心；（2）組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)；（3）做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝

18、通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)；（4）會(huì)議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性；（5）會(huì)議后勤保障：服從分配協(xié)作意識(shí)好。四、案例分析題：1、 文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)（1） 小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)該按照孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示。（2） 在工作中不應(yīng)過分親近和疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以致落到尷尬的境地。（3） 兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦。（4） 如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行。（5） 如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理

19、請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2、 新加坡利達(dá)公司銷售部新聘任了文員陳小姐，試用期三個(gè)月。（1） 該問的沒有問（指對(duì)方情況，手套的需要量）（2） 該記的沒有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）（3） 該說的沒有說（沒有及時(shí)向上司匯報(bào)）（4） 不該說的卻說了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）（5） 不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）（6） 電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門（7） 不等對(duì)方說完，就“啪”掛上電話3、 愛達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著（1）

20、文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷電話應(yīng)遵循“誰先打誰先掛”的原則。丁秘書做錯(cuò)了。（2） 丁秘書在朱磊第二次來電時(shí)，就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí)，丁秘書應(yīng)該說“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過了，對(duì)你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會(huì)主動(dòng)與你聯(lián)系的。謝謝！”（3） 審查來電時(shí)應(yīng)詢問對(duì)方的姓名、單位、來電事由、回電號(hào)碼，然后請(qǐng)示上司是否想與對(duì)方通話。如果上司同意通話，可打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對(duì)方。（4） 在電話中應(yīng)既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語、行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方。4、公司經(jīng)理在星期一早上

21、告訴文員小劉，星期四上午9:00到11:00召開銷售會(huì)（1） 應(yīng)該搞清楚銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單（2） 打印好書面通知（3） 在3天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人（4） 通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意（5） 通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)（6） 應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備（7） 應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作5、某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司（1） 不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（2） 接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽

22、；（3）對(duì)提出重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；（4）應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；（5）對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。6、小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎歡迎”嘴里說著，（1） 主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手（2） 在替客人拿行李前應(yīng)征求同意“我替你拿可以嗎？”（3） 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意（4） 司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”（5） 客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座（6） 客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不適合的話題（7） 應(yīng)該與客人談一些

23、合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等7、 為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)問題一：會(huì)議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確；發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說明解釋；如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字,打電話確認(rèn)是否出席。問題二:針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待；小萬沒有認(rèn)真校對(duì)材料；最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來小組劃分展

24、開了討論。五、設(shè)計(jì)題：1、設(shè)計(jì)一份A4紙白文件紙庫存記錄卡。庫存記錄卡 庫存參考號(hào) B4項(xiàng)目A4白文件紙 最大庫存量 100令 最小庫存量 15令單位數(shù)量包（1令=500頁） 再訂貨量 25令日期發(fā)放接收的數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申請(qǐng)?zhí)杺€(gè)人部門余額2、設(shè)計(jì)一份電話記錄單。來電人：。姓名 單位部門： 來話時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分通話地點(diǎn)：。來電人地點(diǎn)： 。通話要點(diǎn)：1. 2. 結(jié)束時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分。處理要點(diǎn)1. 交由 進(jìn)行處理2. 請(qǐng)由 盡快回電記錄人3、設(shè)計(jì)一份歸檔文件目錄。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注4、幾位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)布置任務(wù)怎么辦？X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份（1）

25、李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項(xiàng)。（2） 李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（3） 他人查找完楊副市長所需的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把參與查找人員名字講一下。5、 設(shè)計(jì)一個(gè)開業(yè)典禮的籌備工作流程。開業(yè)典禮的輿論宣傳工作可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告和告示欄中張貼開業(yè)公示要做好來賓邀請(qǐng)工作發(fā)放請(qǐng)柬現(xiàn)場(chǎng)的布置準(zhǔn)備開幕詞、致答詞要做好接待服務(wù)工作要做好禮品饋贈(zèng)工作擬定典禮程序做好各種物質(zhì)準(zhǔn)備。6、 設(shè)計(jì)一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)的籌備流程。主題的確定時(shí)間的選擇地點(diǎn)的確定人員的安排

26、材料的準(zhǔn)備發(fā)放請(qǐng)柬準(zhǔn)備胸卡和名簽準(zhǔn)備好視聽設(shè)備制定預(yù)算計(jì)劃。辦公室管理補(bǔ)充：一、單項(xiàng)選擇題 1以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（決策性 2辦公室布置要注意（各種溝通、保密3文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，不適宜（較大的物品放在稍高于眼光平行的層4以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，錯(cuò)誤（辦公桌抽屜里的物品擺放要注5在辦公室里，（靠近窗戶）的位置是上座。 6傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)不恰當(dāng)（接通電源可立即復(fù)印操作 8以下關(guān)于錄音機(jī)的使用不適宜（錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置9以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10以

27、下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（制造11以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，不適宜（讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品12以下文員的工作順序中，正確（文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，不適宜（可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14文員必須管理好自己的時(shí)間，不適宜（每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自15以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，不正確（把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)16以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，不適宜（標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一17文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，不適宜（傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意18文員必須具有合作精神，不適宜（應(yīng)該有自己的個(gè)性，

28、盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中，不適宜（應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院20以下哪個(gè)接打電話的行為不正確（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?1文員在接打電話時(shí)，正確（在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就22以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，不適宜（打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲23以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 24文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法（拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名26郵件送到單位所租的信箱，不一致（應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起27郵件的

29、寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（愛好28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人打印順序（姓名、部門、地址、國名29傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（感謝信30以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手31文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信（初次寫信，或有過激言行的32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)不應(yīng)（處理信件按照“分級(jí)33在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，不恰當(dāng)（作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話35文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致36會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄（征求主持人意見，停止筆錄37上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不

30、應(yīng)該（只在便箋上寫好會(huì)議名稱38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（圓桌型 39以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（審查功能 40有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員（發(fā)表意見 41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，錯(cuò)誤（如果上司出差，可以在他回來42文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，應(yīng)避免（日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年43在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得，另一是具有（說話的技巧 44以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，不適宜（以電話方式?jīng)Q定面談或開45文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，不適宜（代替上司制定約會(huì)計(jì)劃46以下關(guān)

31、于預(yù)訂工作的行為中，不適宜（不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其47上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，不正確（不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予48照料上司身邊瑣事的說法，不正確（應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，49以下關(guān)于名片的使用方式，正確（如果對(duì)方給你名片，你恰好沒有帶，應(yīng)說明50文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這51以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，適宜（穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿52社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（ 以右為尊53當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ 查證消息的可靠性54文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（ 有無休息室55以下說明宴會(huì)的種類與形式

32、的內(nèi)容，正確（工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、56以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，正確（吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向57以下餐巾的使用方法是正確的（ 用來擦嘴唇嘴角59以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，不適宜（未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平60上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（通知上司家人把衣服61以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（由過程先說62接受忠告的正確反應(yīng)是（ 切勿感情用事63辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，屬于合適（有共同利益的話題 64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋，這是（騎邊章 65值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（ 簽發(fā)文件66文員

33、要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。（按通訊者特征立卷 68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括（歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求69文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ 歸檔時(shí)間 ）和歸檔要求。二、判斷題1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）2辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ × ）3在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ × ）4沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的（ ）5文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再

34、做一遍。（ × ）6善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不（ × ）7文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ × ）8文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收（ × ）9文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來（ × ）10文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到（ × ）11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對(duì)方的文員（ ）12文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的（ ）13文員應(yīng)避免不必要的通

35、信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行（ ）14文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ × ）15文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（ ）16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ × ）17按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（× ）18如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看（ × ）19如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ × ）20如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手（ ）21如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客

36、人進(jìn)入后（ ）22介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同（ ）23文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ × ）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ）25同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ）26如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)（）27為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)（×）28假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情（×）29如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，（）30會(huì)議

37、租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過（×）31代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)（）32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文（）33受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響（）34如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自（×）35上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先（×）36文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^（×）37對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封

38、上寫上“該地址不對(duì)”，并（×）38假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)（）39拜訪長輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（）40當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的（）41即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（）42如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行（）43文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可（×）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大?。ǎ?5當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中

39、途離坐時(shí)，都要招呼一（）46交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會(huì)破壞（）47宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)（×）48不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（）49用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的（×）51無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”（）52雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（×）53口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而

40、有所不同，對(duì)上司或長者說話，應(yīng)文（×）54要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（×）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方（）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和（×）57凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（×）58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）60值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要（×）61面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（×）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度（×）63列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，（）64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（）65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（）66即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有（×）68文秘人