人事檔案管理制度

1、人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件人事檔案管理制度文件編號(hào) :ADM-000X文件版本 :A/1編制：審核：批準(zhǔn)：修定日期:2017年10月1日人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件目錄第一章目的第二章用途第三章范圍第四章管理職責(zé)第五章人事檔案內(nèi)容第六章人事檔案的借閱、移交與銷毀人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件第一章目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之規(guī)范化、制度化。同時(shí)為了更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。第二章用途員工人事檔案是公司在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)

2、技術(shù)水平、 工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料， 是全面考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)第三章范圍本制度適用于公司所有人員第四章管理職責(zé)一、公司行政人事部負(fù)有人事檔案的管理職責(zé)。二、行政人事部負(fù)責(zé)制訂、 修改和完善公司人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；三、 行政人事部負(fù)責(zé)公司各部門(mén)的員工人事檔案管理工作；第五章人事檔案內(nèi)容一、檔案類別1、紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成（ 1） 個(gè)人簡(jiǎn)歷資料、員工登記表；（ 2） 身份證復(fù)印件、通行證、護(hù)照等；（3）學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；（4） 獎(jiǎng)勵(lì)及處分資料；（5）培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；（6）勞動(dòng)合同、錄用、任免、聘用、離職材料

3、；人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件（7） 承諾書(shū)、保密協(xié)議；（8） 保險(xiǎn)資料；（9）年度、半年度績(jī)效考核資料；2、 電子檔案（1） 員工登記表電子版（2）員工花名冊(cè)（3）圖像資料等二、檔案管理基本要求行政人事部必須按照員工花名冊(cè)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，各個(gè)部門(mén)人員按檔案編號(hào)順序排放并做明顯標(biāo)記，每20 個(gè)檔案做一個(gè)小標(biāo)記、 60 個(gè)檔案做一個(gè)大標(biāo)記，方便查找。1、檔案編號(hào)原則：檔案號(hào)是在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個(gè)員工有且只有一個(gè)檔案號(hào)，離職員工的檔案號(hào)將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)

4、員工延續(xù)上一個(gè)編號(hào)以此類推；（1）人員檔案號(hào)編號(hào)原則：公司編碼+部門(mén)代碼 +員工編號(hào)（三位數(shù)），如： CJMG003（ CJ:公司編碼 -“創(chuàng)基”首兩個(gè)字母拼音縮寫(xiě)） ；MG ：部門(mén)代碼 “木工”部部門(mén)名稱首字母拼音縮寫(xiě)） ；003：?jiǎn)T工編號(hào) -按本部門(mén)具體入職時(shí)間順序確定）；離職人員、調(diào)崗調(diào)部門(mén)人員維持原檔案號(hào)不變，同時(shí)在檔案封面?zhèn)渥谠敿?xì)填寫(xiě)異動(dòng)時(shí)間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門(mén)（或離職）的檔案位置。2、檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：?jiǎn)T工信息登記表身份證復(fù)印件學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件社保資料復(fù)印件各資格證書(shū)勞動(dòng)合同獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料員工異動(dòng)表績(jī)效考核表調(diào)薪審核表離職表單排序，并于表單右上角處

5、按順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則根據(jù)：檔案號(hào)-頁(yè)碼，如： CJMG003-01、CJMG003-02，并在封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)顯示頁(yè)碼。4. 檔案外封面目錄的要求（ 1）員工信息登記表（ 2）身份證復(fù)印件（ 3）學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件（ 5）社保資料復(fù)印件人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件（ 6）各資格證書(shū)（ 7）勞動(dòng)合同（ 8）獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料（ 9）員工異動(dòng)表（ 10）績(jī)效考核表（ 11）調(diào)薪審核表（ 12）離職表單確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、 完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時(shí)間，如員工入職時(shí)間、身份證號(hào)碼、合同期限、資格證書(shū)是否原件、調(diào)崗時(shí)間、離職時(shí)間等，此頁(yè)貼于檔案封面，方便快速查找三、人事檔案的收集

6、、整理與更新1、 在職員工檔案（1） 日常收集員工履歷表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、保險(xiǎn)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、協(xié)議等材料。（2）每三個(gè)月定期一次全面更新維護(hù)全員檔案2、新進(jìn)人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。3、離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個(gè)工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。四、特別要求。1、入職檔案新員工入職報(bào)到當(dāng)天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁(yè)碼等。新員工入職三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行歸檔：（1）求職登記表（必須要有

7、初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見(jiàn)簽署、貼上一張一寸的彩色照片） ；（2） 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4 紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：1) 轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正通知單人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件2) 勞動(dòng)合同3) 競(jìng)業(yè)禁止合同書(shū)3、員工辦理異動(dòng)手續(xù)時(shí)檔案管理人員在完成員工異動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將員工異動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的歸檔資料有：（1）人事異動(dòng)審批表（2） 員工異動(dòng)工作移交表 、文件檔案資料移交明細(xì)表 、資料移交明細(xì)表、待辦工作移交明細(xì)表4、員

8、工辦理離職手續(xù)時(shí)在人力資源部門(mén)辦理完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職資料裝入該員工的檔案內(nèi)，存檔的資料有：1) 離職申請(qǐng)書(shū)2) 離職申批表3) 員工離職工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表 、客戶資料移交明細(xì)表 、待辦工作移交明細(xì)表離職面談表5、員工受到獎(jiǎng)懲等與人事相關(guān)工作時(shí)需要?dú)w檔的資料必須第一時(shí)間（三個(gè)工作日內(nèi)）歸檔，當(dāng)獎(jiǎng)懲已落實(shí)公布之后，人事專員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)獎(jiǎng)懲材料，將獎(jiǎng)懲紙質(zhì)材料整理入檔。6、每月三號(hào)之前整理更新一次人事檔案對(duì)新進(jìn)、離職、轉(zhuǎn)崗、晉升員工檔案重新整理核對(duì)組卷，在整理過(guò)程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。7、人才庫(kù)檔案建立管理人事專員綜合整理通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)招聘會(huì)收

9、到的簡(jiǎn)歷、人才網(wǎng)、等網(wǎng)站應(yīng)聘者在線投遞的應(yīng)聘簡(jiǎn)歷、人事專員主動(dòng)搜索合適崗位的簡(jiǎn)歷及轉(zhuǎn)介紹候選人的簡(jiǎn)歷、材料，篩選出候選人員資質(zhì)良好但公司暫沒(méi)有合適崗位或公司有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒(méi)有跳槽意向的簡(jiǎn)歷，將其整理歸檔組卷為儲(chǔ)備候選人，存放入公司人才庫(kù)，方便高效率的填補(bǔ)公司崗位空缺，人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件第六章人事檔案的借閱、移交與銷毀一、檔案借閱凡借用人事檔案，必須填寫(xiě)人事檔案借閱登記表 ，由行政人事部的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)廠長(zhǎng)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在 3 天或在約定的時(shí)間內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。 查閱、借用檔案的部門(mén)或個(gè)人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如

10、因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得廠長(zhǎng)同意，經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。二、人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交人事專員異動(dòng)前 5 個(gè)工作日之內(nèi)， 應(yīng)有合適的人選交接相應(yīng)檔案管理工作事宜， 交接時(shí)移交人及交接人同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)交接 ,檔案各目錄表及相關(guān)借閱查詢等表單，雙方各自簽名確認(rèn)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽名后辦理移交手續(xù)。（三）人事檔案銷毀要求人事專員不得擅自處理或銷毀檔案材料， 應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。員工離職檔案每月 3 號(hào)之前清查，另外歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工