時間管理教程PPT

1、時時 間間 管管 理理關(guān)于時間的名言關(guān)于時間的名言孔子孔子 “逝者如斯夫，不舍晝夜。逝者如斯夫，不舍晝夜。”薩士比亞薩士比亞 “時間的無聲的腳步，是不會因為我們有時間的無聲的腳步，是不會因為我們有 許多事情要處理而稍停片刻。許多事情要處理而稍停片刻。”導導 語語 人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。時間的論述 古人以古人以“一寸光蔭，一寸金一寸光蔭，一寸金”來比喻時間來比喻時間之寶貴，勸世人應該珍惜分秒，好好利用不斷之寶貴，勸世人應該珍惜分秒，好好利用不斷流逝的歲月，此理念至今仍是放之四

2、海皆準。流逝的歲月，此理念至今仍是放之四海皆準。 在當前社會里，身為主管的你必須有效地在當前社會里，身為主管的你必須有效地利用每天的辦公時間，將計劃的事項完成，而利用每天的辦公時間，將計劃的事項完成，而時間管理其實多屬自我管理，主管須要學習如時間管理其實多屬自我管理，主管須要學習如何管理自己，按時把工作完成，這可能要改變何管理自己，按時把工作完成，這可能要改變個人的工作習慣個人的工作習慣。時間的論述 人的一生時間有限，也許是人的一生時間有限，也許是8080年，這一生里年，這一生里每一個人都想成功，或能夠有所意義每一個人都想成功，或能夠有所意義 。 人生下來以后，大多數(shù)的人成功的機會原則人生下來

3、以后，大多數(shù)的人成功的機會原則上是一樣的，為何經(jīng)過了上是一樣的，為何經(jīng)過了3030年或年或4040年以后，會有年以后，會有不一樣成就的人，答案是不一樣成就的人，在前不一樣成就的人，答案是不一樣成就的人，在前面他把時間做了不同的使用，有些人從小就努力面他把時間做了不同的使用，有些人從小就努力學習勤奮工作，當然他們會比其他人更快速的積學習勤奮工作，當然他們會比其他人更快速的積累更多的智慧與經(jīng)驗，就有機會，就會步步爬升累更多的智慧與經(jīng)驗，就有機會，就會步步爬升 。時間的論述 相反的也有一些人，不努力學習，工作相反的也有一些人，不努力學習，工作不勤快，甚至把時間浪費在吃喝玩樂上，不勤快，甚至把時間浪費

4、在吃喝玩樂上，也許他本身不知覺，但他的時間已在不知也許他本身不知覺，但他的時間已在不知覺中溜走，這又如何來成就呢？覺中溜走，這又如何來成就呢？ 回頭看看自己，再看看別人總會有啟示回頭看看自己，再看看別人總會有啟示吧，磨練時間的感覺就是抓住現(xiàn)在，讓每吧，磨練時間的感覺就是抓住現(xiàn)在，讓每一分鐘時間做最好的使用。一分鐘時間做最好的使用。時間失控的原因1 .1 .缺乏計劃缺乏計劃 主管身負重任主管身負重任, ,很多時候都會同時有多項很多時候都會同時有多項任務須要完成，而這些任務又各有不同的困任務須要完成，而這些任務又各有不同的困難和完成的期限，主管惟有見步行步，而不難和完成的期限，主管惟有見步行步，而

5、不能事先全盤計劃如何完成各項任務，漸漸發(fā)能事先全盤計劃如何完成各項任務，漸漸發(fā)現(xiàn)時不予我，其中一二項的時限迫在眉睫，現(xiàn)時不予我，其中一二項的時限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找尋額外資於是匆忙放下手上其他的工作，找尋額外資源去完成，這種處理方法虛耗資源和時間；源去完成，這種處理方法虛耗資源和時間；時間失控的原因2 . 2 . 缺乏組織缺乏組織 主管很多時候須要將工作分配給屬下員主管很多時候須要將工作分配給屬下員工處理，或與其他部門配合，假如在分配工工處理，或與其他部門配合，假如在分配工作時，沒有把員工組織起來，又沒有與其他作時，沒有把員工組織起來，又沒有與其他部門取得默契，則員工在執(zhí)行

6、工作上可能會部門取得默契，則員工在執(zhí)行工作上可能會出錯，或彼此產(chǎn)生誤會，或因缺乏器材或原出錯，或彼此產(chǎn)生誤會，或因缺乏器材或原料而導致無法完成工作等情況，令主管須花料而導致無法完成工作等情況，令主管須花時間去糾正；時間去糾正；時間失控的原因3 .3 .用人不當用人不當 主管於分配工作給各員工時，對他們的主管於分配工作給各員工時，對他們的情況不甚了解，例如沒有考慮員工的工作能情況不甚了解，例如沒有考慮員工的工作能力、工作量及組員間的合作性等，忽略這些力、工作量及組員間的合作性等，忽略這些因素，可能令員工無法順利如期完成任務，因素，可能令員工無法順利如期完成任務，這時主管就要親自解決或重新分配工作

7、，因這時主管就要親自解決或重新分配工作，因而浪費主管和員工的時間；而浪費主管和員工的時間；時間失控的原因4 .4 .缺乏控制缺乏控制 每項任務都有完成的時限和要求的標準，每項任務都有完成的時限和要求的標準，若主管在分配工作后，沒有跟進員工的進度若主管在分配工作后，沒有跟進員工的進度及成效，很可能在限期完結(jié)前兩三天才發(fā)現(xiàn)及成效，很可能在限期完結(jié)前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至，而恐怕工作不能如期完成，導致限期將至，而恐怕工作不能如期完成，導致要花費很多時間急謀對策，或者是在工作完要花費很多時間急謀對策，或者是在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費不少時間。成后，須要從頭再做，平白浪費不少時間。 “時間管理”

8、的2大誤區(qū)誤區(qū)一：工作缺乏計劃誤區(qū)一：工作缺乏計劃 大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進行；沒有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結(jié)果長期用低效率高耗時的方法工作?！皶r間管理”的2大誤區(qū)誤區(qū)二：不會適時說誤區(qū)二：不會適時說“不不” ” 時間管理當中最有用的詞是 “不”“時間管理”的2大誤區(qū)誤區(qū)二：不會適時說“不” 人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自己，往往把來自于各方的請托都一一不假思索地接受下來，但這不是一種明智的

9、行為。“時間管理”的2大誤區(qū)“時間管理”的2大誤區(qū)誤區(qū)二：不會適時說誤區(qū)二：不會適時說“不不” 量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。首先，自己不能勝任請托的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果無法達標，都會打亂請托人的時間安排，結(jié)果“雙輸”。“時間管理”的2大誤區(qū)“時間管理”的2大誤區(qū)誤區(qū)二：不會適時說誤區(qū)二：不會適時說“不不” 所以，接到別人的請托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與請托人協(xié)調(diào)，在必要的時刻，要敢于說: “不” 法寶一：以法寶一：以SMARTSMART為導向的目標原則為導向的目標原則

10、時間管理指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指： 具體的（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優(yōu)秀的員工”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的公司最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。“時間管理”的4大法寶“時間管理”的4大法寶法寶一：以法寶一：以SMARTSMART為導向的目標原則為導向的目標原則 可衡量的（Measurable）。這是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的公司最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標出勤、業(yè)務量、績效等。“時間管理”的4大法寶法寶一：以

11、法寶一：以SMARTSMART為導向的目標原則為導向的目標原則 可達到的（Attainable）。這里“可達到的”有兩層意思：一是目標應該在能力范圍內(nèi)；二是目標應該有一定難度。 一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。目標經(jīng)常達不到的確會讓人沮喪，但同時得注意：太容易達到的目標也會讓人失去斗志。 “時間管理”的4大法寶法寶一：以法寶一：以SMARTSMART為導向的目標原則為導向的目標原則 相關(guān)的（Relevant）。這里的“相關(guān)的”是指與現(xiàn)實生活相關(guān)，而不是簡單的“白日夢”。 “時間管理”的4大法寶法寶一：以法寶一：以SMARTSMART為導向的目標原則為導向的目標原則 基于時間的

12、（Time-based）?！盎跁r間”就更容易理解了，它是指目標必須確定完成的日期。 在這一點上，時間管理指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程牌”，以便進行工作進度的監(jiān)控。 “時間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則 根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系）?！皶r間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則 B重要而不緊迫重要而不緊迫A 重要又緊迫重要又緊迫C 既不重要既不重要 也不緊迫也不緊迫D緊迫而不重要緊迫而不重要價價 值值（重要）（重要）緊迫緊迫“時間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象

13、限原則 第一類是“重要且緊迫”的事件，例如：處理危機、完成有期限壓力的工作等； 第二類是“重要但不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡、發(fā)展新機會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑；“時間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則 第三類是“不重要但緊迫”的事件，例如：不速之客、某些電話、會議、信件； 第四類是“不重要且不緊迫”的事件，更直接的來說是“浪費時間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節(jié)目等?！皶r間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則 時間管理指出，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上

14、，人們卻往往不那么明智很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個人也不利工作?！皶r間管理”的4大法寶法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則二：關(guān)注第二象限的四象限原則 大多數(shù)新員工在進廠的初期，是一個關(guān)注于第一象限事件的人。那時候感覺很糟，天天加班，而且工作質(zhì)量也不盡如人意。若轉(zhuǎn)換了關(guān)注的方向，可以發(fā)現(xiàn)整個感覺都會改變，這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少，而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好，人也更有自信了。 “時間管理”的4大法寶法寶三：趕跑時

15、間第一大盜的韻律原則法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則 專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天5060 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時，也就是約50%。其中80%（約3 小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。 “時間管理”的4大法寶法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則 時間管理法則“韻律原則”，它包括兩

16、個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)嘏c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等?！皶r間管理”的4大法寶法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則 “崔西定律”是指：“任何工作的困難度與 其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3 個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程?！?如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理1.

17、 1.“今年是你生命中的最后一年今年是你生命中的最后一年”法法 你打算如何去度過？你打算如何去度過？如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理2.2.時間價值分析法時間價值分析法 時間價值表：時間價值表：年收入（萬元）年工作時間（天）且工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.80如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理2.2.時間價值分析法時間價值分析法 你的時間價值分析你的

18、時間價值分析如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理3.3.成功成功=價值價值 速度速度2 2（S=VS=V C2C2） E=MCE=MC2 2（能量（能量=質(zhì)量質(zhì)量 速度速度2 2）；）； 做最有價值的事（提升你做事的價值）；做最有價值的事（提升你做事的價值）； 在單位時間內(nèi)做最多的事（提升你做事的在單位時間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率和速度）。效率和速度）。如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理4.ABC4.ABC分類法分類法B重要而不緊迫重要而不緊迫A 重要又緊迫重要又緊迫C 既不重要既不重要 也不緊迫也不緊迫D緊迫而不重要緊迫而不重要價價 值值（重要）（重要）緊迫緊迫如何進

19、行有效的時間管理如何進行有效的時間管理5.5.生理節(jié)奏法生理節(jié)奏法 a)a)注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事；段，在此時段做最有價值的事； b)b)注意研究你注意力集中的時間有多長，在注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題；此時間內(nèi)解決問題； c)c)該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，這樣你每天清醒的時間，就多增之前就休息，這樣你每天清醒的時間，就多增加了加了1 1小時。小時。如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理6.6.杜拉克時間管理法杜拉克時間管理法 現(xiàn)代

20、管理之父杜拉克認為，有效的管現(xiàn)代管理之父杜拉克認為，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從他們理者不是從他們的任務開始，而是從他們時間開始。時間開始。 記錄時間；記錄時間； 分析時間；分析時間； 管理時間。管理時間。如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理7.7.柯維時間管理法柯維時間管理法 以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性，強調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進；重要性與急迫性，強調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進； 有效個人管理的六個標準（有效個人管理的六個標準（1 1）：）： 一致一致：使命與價值觀、角色與目標、重點使命與價值觀、角色與目標、重點

21、與計劃、欲望與與計劃、欲望與 自制等應合諧一致；自制等應合諧一致； 平衡平衡：人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等方面平行發(fā)展；方面平行發(fā)展；如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理7.7.柯維時間管理法柯維時間管理法 有效個人管理的六個標準（有效個人管理的六個標準（2 2）：）： 有重心：有重心：以一周為單位訂計劃，每天應各以一周為單位訂計劃，每天應各有不同的優(yōu)先目標，但要相互呼應，最有價值的事有不同的優(yōu)先目標，但要相互呼應，最有價值的事先做；先做； 重人性：重人性：個人管理的目的在人而不在事；個人管理的目的在人而不在事； 有彈性：有彈性：應可因個人作用和需求的變

22、化而應可因個人作用和需求的變化而調(diào)整；調(diào)整； 攜帶方便：攜帶方便：管理工具應便于攜帶，隨時記管理工具應便于攜帶，隨時記錄與調(diào)整。錄與調(diào)整。如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理7.7.柯維時間管理法柯維時間管理法 有效個人管理的四個步驟有效個人管理的四個步驟 確定角色：確定角色：確定你認為重要的角色；確定你認為重要的角色； 選擇目標：選擇目標：分別為每個角色確定未來一周分別為每個角色確定未來一周要達成的目標；要達成的目標； 安排進度：安排進度：為這些目標確定完成時間；為這些目標確定完成時間； 逐日調(diào)整：逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。天做事的順

23、序。如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理8.8.艾維艾維利時間管理法利時間管理法 a)a)寫下你明天要做的寫下你明天要做的6 6件最重要的事；件最重要的事； b)b)用數(shù)字標明每件事的重要性次序；用數(shù)字標明每件事的重要性次序； c)c)明天早上第一件事是做第一項，直至完明天早上第一件事是做第一項，直至完成或達到要求；成或達到要求； d)d)然后再開始完成第二項、第三項然后再開始完成第二項、第三項； e)e)每天都要這樣做，養(yǎng)成習慣；每天都要這樣做，養(yǎng)成習慣；如何進行有效的時間管理如何進行有效的時間管理9. 20/809. 20/80時間管理法時間管理法 a)20/80a)20/80定律是由意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)明的，定律是由意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)明的，因此，也叫巴萊多定律；因此，也叫巴萊多定律； b)b)用用80%80%的時間和精力照顧好能給你帶來的時間和精力照顧好能給你帶來80%80%的的銷售額的銷售額的20%20%的優(yōu)質(zhì)客戶；的優(yōu)質(zhì)客戶； c)c