長江學院辦公室設計方案

1、文秘80903班 第四組團隊 長江學院院辦公室設計方案 20目 錄一、設計理念3（一）辦公空間藝術化3（二）追求舒適標準3（三）倡導環(huán)保設計3（四）設計風格和實用的統(tǒng)一3二、設計原則3（一）有利于溝通3（二）便于監(jiān)督4（三）協(xié)調、舒適4三、辦公室裝修整體裝飾4四、辦公室布置的具體要求5五、辦公室注意事項5六、布局說明6七、詳細方案6（一）接待區(qū)7（二）秘書工作區(qū)8(三)主任工作區(qū)14八、辦公用品的市場調研與采購要求15（一）采購的原則15（二）采購程序17九、經費預算17長江學院院辦公室設計方案一、設計理念（一）辦公空間藝術化 辦公室設計元素包括各種美的造型，搭配合適的顏色，配置適宜的燈光，讓

2、辦公空間的裝飾不再單調，給秘書一種舒適感，提高工作效率。 （二）追求舒適標準 辦公室設計，應盡量利用簡潔的裝修手法，避免采用過去的造型，繁瑣的細部裝飾，過多過濃的色彩點綴。在規(guī)劃燈光、空調和選擇辦公家具時，應充分考慮其適用性和舒適性。 （三）倡導環(huán)保設計 作為環(huán)境設計者的室內設計師，應在工作設計中融入環(huán)保觀念。 （四）設計風格和實用的統(tǒng)一 裝修避免華而不實，有效利用辦公室資源。二、設計原則辦公室的布置不是簡單的設備擺放，還需要考慮工作人員在其間工作的舒適感與辦公環(huán)境的協(xié)調，以及工作人員之間的溝通和監(jiān)督等因素，辦公室布置要遵循以下原則：（一）有利于溝通溝通是人與人之間思想、信息的傳達和交換，通過

3、這種傳達和交換，使人們在目標、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達到理解、協(xié)調一致。辦公室作為一個工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實現(xiàn)信息及時有效地流轉，系統(tǒng)內各因子、各環(huán)節(jié)才能協(xié)調地運行。（二）便于監(jiān)督辦公室是集體工作的場所，上下級之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。每個人由于經歷、學問、性格等方面的差異，都有各自的特點，有優(yōu)點和長處，也有缺點和不足，而個人的缺點往往又是自己難以覺察到的，如不及時糾正，便會給工作帶來損失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減少到最低限度。（三）協(xié)調、舒適

4、協(xié)調、舒適是辦公室布置的一項基本準則。這里所講的協(xié)調是指辦公室的布置和辦公人員之間配合得當。舒適，即人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感，或不適感最小。協(xié)調是舒適的前提，只有協(xié)調，才會有舒適。協(xié)調的內涵是物質環(huán)境與工作要求的協(xié)調。它包括辦公室內設備的空間分布、墻壁的顏色、室內光線、空間的大小等與工作特點性質相協(xié)調，人與工作安排的協(xié)調，人與人之間的協(xié)調，包括工作人員個體、志趣、利益的協(xié)調及上級與下級的工作協(xié)調等。三、辦公室裝修整體裝飾辦公室裝潢設計與秩序密切相關，可以說秩序在辦公室設計中起著最為關鍵性的作用。設計中的秩序，是指形的反復、形的節(jié)奏、形的完整和形的簡潔。辦公室設計也

5、正是運用這一基本理論來創(chuàng)造一種安靜、平和與整潔的環(huán)境。為了增加辦公室設計的秩序感，所設計的面要很廣，如家具樣式與色彩的統(tǒng)一；平面布置的規(guī)整性等。四、辦公室布置的具體要求（一）辦公桌的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應朝同一個方向辦公，不可面面相對，以免相互干擾和閑談。（二）各座位間通道距離要適宜，應以事就人，不以人就事，以免往返浪費時間。（三）光源布置應自然合理，以面前不出現(xiàn)任何陰影妨礙視線為宜。（四）常用設備應放在使用者近處。（五）電話應確保每人一部，電話離座位不要太遠。 （六）辦公桌是工作人員的必備工具，應注意美觀、適用。同

6、時，應根據(jù)職務高低，設計不同形式的辦公桌椅。五、辦公室注意事項（一）辦公室裝修要實用和安全。（二）辦公室裝潢在設計上，充分考慮色系的有效協(xié)調。（三）辦公室裝潢線路放置有序，避免到處拉扯。（四）辦公室的用具設計要精美，堅固耐用。六、布局說明 首先，這個辦公室是坐東朝西的，所以門應該開在西面，接待區(qū)放在靠門的位置，方便來訪者。根據(jù)遠門為上的原則，主任辦公區(qū)放在距大門稍遠的位置，這樣領導不僅有獨立的工作空間，而且方便與秘書人員之間的工作交流。秘書工作區(qū)放在大門的右側，既方便與辦事員溝通，又方便與領導交流。七、詳細方案接待區(qū)、秘書工作區(qū)、主任工作區(qū)的墻壁色調選擇白色，因為白色簡潔、純凈、清爽，給人以放

7、松舒適的感覺；白色還給人嚴謹?shù)母杏X，使員工呈現(xiàn)最佳心理狀態(tài)；白色會增強室內光線的強度，還給人一種空闊的感覺，調解緩和情緒。（一）接待區(qū)1.接待區(qū)域（1）沙發(fā)組合，其中茶幾是與客人會談放置文件或茶具等用品。桌面的大小應在人手能夠得著的范圍，并滿足東西擺放的空間使用要求。（2）在茶幾旁邊放置有飲水機，該飲水機有制熱和制冷功能，方便不同人群的不同需要，而且價格合理，大小適中。下面有儲物柜，可以儲放杯子、茶葉以及保持杯子的清潔。（3）飲水機旁邊放置了一盆綠蘿。綠色植物能使人鎮(zhèn)靜、平和。所以辦公室內擺放一些綠色花木會使得辦公室內空氣更清新，布置更優(yōu)雅，使得員工能心曠神怡。綠蘿是優(yōu)良的室內裝飾植物之一，攀

8、藤觀葉花卉。 這樣既充分利用了空間，凈化了空氣，增加了線條活潑、色彩明快的綠飾，極富生機，給居室平添融融情趣。2.書報展示架展示架放在沙發(fā)的左側，上面可放置報紙雜志供閱讀，有助于宣傳學校的精神文化，而且外觀優(yōu)美、結構牢固、組裝自由、拆裝快捷、運輸方便。精品展示架起到良好的裝飾效果。3.前臺接待臺正對辦公室大門，開門見山，方便來訪者詢問問題，風格簡約大方，大小適中，放在大廳內給人一種整潔、干凈的感覺。辦事員坐在前臺，主要負責接待工作。 4.接待處燈具選擇我們采用LED天花燈作為基礎照明，同時以翻轉式射燈對背景形象墻重點照明，達到突出學校形象、展示學校實力的效果。5.接待臺后面的墻是形象墻，張貼學

9、院的校訓，宣傳學院形象。6.接待區(qū)的地板選擇：木質室內地板。7.滅火器的擺放：秘書工作區(qū)與主任工作區(qū)之間的貼著主任辦公室墻壁，將滅火器放在玻璃柜里，防止有人走過將滅火器踢翻。（二）秘書工作區(qū)1秘書職責（秘書由北向南，由西向東橫數(shù)為16，靠近復印機等設備的秘書為7，秘書位置由工作崗位職責決定）（1）方位：秘書1（見圖）將其設置在和門最近的位置，減少對其他人造成的影響。因為與學生、其他部門接觸的相對時間比較多，學生來來往往，容易對其他秘書造成聲音的干擾。秘書1主要職責：協(xié)助組織實施各專業(yè)的人才培養(yǎng)方案，按照課程歸口的原則，落實好各學期的教學任務及各門課程教材的選用、預訂工作；具體落實學院（系）課程

10、的考核及試卷命題、保密、送印等管理工作，負責學生成績錄入等成績管理工作；協(xié)助教務處做好大學英語等級考試等國家級、省級考試報名管理工作；具體辦理學生報到、注冊、升降級、休學、復學、退學等學籍處理工作；協(xié)助教學院長組織申報專業(yè)、課程、教材建設等教改項目；負責編制與本學院有關的教學統(tǒng)計報表和整理、保管本學院的各種教學檔案。（2）方位：秘書2的辦公桌設置在秘書1辦公桌的東面。因為秘書2外出走動的時間也比較多,主要考慮動與動放在一起以減少了對負責撰寫（相對較靜的工作）工作人員的干擾。秘書2主要職責： 貫徹執(zhí)行上級部門的政策法規(guī)，嚴格遵守工作制度，不擅離崗位并做好節(jié)假日期間值班工作； 負責學校各單位來往公

11、文、機要文件、印刷品的收發(fā)、登記、投送工作； 負責學校單位和個人公私電報、特快專遞的收發(fā)、登記、領取工作； 負責學校單位和個人公私匯款單、包裹單、掛號函件、掛號印刷品的收發(fā)、登記、領取工作； 負責學校單位和個人信件、明信片、印刷品的分揀、各類報紙、雜志的征訂、分發(fā)和投送工作；做好辦公室領導交辦的其它工作。（3）方位：秘書3位于東北角，相對而言比較安靜，思維較清晰，而管理零用現(xiàn)金需要用到保險柜（文件柜中有保險柜），這樣秘書3工作時更加方便。 秘書3主要職責：零用現(xiàn)金的管理；商務費用的報銷；出差費用的辦理； 負責信息管理工作。（4）方位：安排在外面一點的位置。因為該秘書一般需要外出向上級提出申請，

12、外出的時間相對較多。秘書4主要職責：根據(jù)實際用量和庫存情況，制定合理的辦公物品購置計劃；日常辦公用品的購買、進貨與發(fā)放；負責處理各類突發(fā)事件；負責安排上司的差旅事務、制定旅程計劃表等。（5）方位：安排在南面中間位置。主要考慮到其工作相對較靜，又需靠近做文字工作的秘書5。秘書5主要職責：認真貫徹執(zhí)行黨和國家的教育方針政策，認真按時完成上級領導及辦公室領導安排的工作任務； 統(tǒng)一安排全校作息時間和節(jié)假日值班工作，協(xié)助組織安排全校性重要活動，協(xié)助辦公室領導組織安排校務會議、行政會議、辦公會議并做好會務工作； 負責起草學校綜合性行政工作報告、總結、學校領導講話材料并按文書處理程序起草以學校、辦公室名義印

13、發(fā)的各種文件； 負責做好學校與地方大學協(xié)作單位教育信息交流工作，建立全校管理信息系統(tǒng)供校領導有關部門查閱，及時辦好學校工作簡報。負責信息的收集、信息的整理、信息的傳遞、信息的存儲、信息反饋和利用。（6）方位：秘書6安排在最靠近文件柜的位置，背后就為文件柜。因為該秘書需要整理、歸納文檔資料，需要靠近文件柜。秘書6主要職責：做好文書、聲像檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、借閱工作。定期維護、清查，做好防鼠、防蟲、防潮、防水、防盜等措施，遵守保密制度。每天記錄一次庫房濕度情況。負責檔案的修復、復制工作。做好檔案交接工作，及時向科長通報文書檔案工作情況。督促、協(xié)助、指導各有關部門檔案的收集、整理、歸檔工作

14、。對應銷毀的檔案及時清理、造冊，按保密制度進行銷毀，做好善后工作。搞好檔案的開發(fā)、利用，服務態(tài)度好，并做好各項統(tǒng)計工作。完成領導交辦的其它任務。（7）方位：秘書7靠近打印機等設備，方便其操作使用。秘書7主要職責：文件材料打印，打印文件材料要按單位、文號、標題、印制份數(shù)進行登記后才能進行打印；做到文件材料打印及時，紙面整潔清晰，對文件內容嚴格保密，打印后蠟紙、校對紙、廢紙頁及時銷毀；文印室工作人員要愛護設備，發(fā)現(xiàn)故障及時進行維修；做好辦公室領導交辦的其它工作。2.秘書辦公桌方位和選擇秘書辦公桌坐東朝西，貼著南墻和北墻分兩排，每排三人擺放。辦公桌所使用的色彩要與辦公室整體色彩相協(xié)調，還要考慮區(qū)分主

15、任與秘書等級的不同。秘書辦公桌采用木質米黃色。辦公桌的右下方從上至下依次有兩個抽屜，一個櫥柜，左下方有個可放主機的柜子。3秘書辦公桌桌面物品置放為了辦公方便，桌面物品要盡量少放。但常用的東西要備齊全，盡量伸手就能找到。秘書人員坐在中間，右邊放置電腦，左邊放置電話，左前方筆筒之類的裝飾物。文件架統(tǒng)一放在左上方。在辦公桌高出桌面的架子上，根據(jù)秘書人員喜好，放置小盆栽。4.文件柜的選擇用三個文件柜（兩個不帶保險箱的文件柜，一個帶保險箱的文件柜）。秘書文件柜貼著秘書辦公室東邊的墻壁，方便秘書存取資料。將兩個不帶保險柜的文件柜置于秘書辦公室東墻南部，將帶保險箱的文件柜置于秘書辦公室東墻北部。 文件柜上部

16、是玻璃柜：可清晰看到放置物品，隔板可調整。文件柜中間部分的三個抽屜放一些散的文件。第一抽屜要放置文件追蹤記錄卡、文件分類卡。下部為大柜子，可以放大件物品或分量重的物品。文件柜選用灰白色，營造出一種莊重的氛圍。5.復印機、傳真機、碎紙機設備的擺放復印設備置于秘書辦公室西南角，這邊靠近門、窗戶，通風條件好。復印打印設備工作時有噪音、灰塵。將這些設備置于辦公室西面墻壁，離秘書比較遠，并且在秘書與復印設備間已設置隔板，不會對秘書工作造成干擾。復印機比較大，直接放在地上，傳真機放在桌子上。復印機附近放一個紙箱。辦公室配備碎紙機，可以及時將不需要的重要文件銷毀，防止機密文件外露。6.秘書工作區(qū)燈具擺放秘書

17、工作區(qū)的中間區(qū)域頂部天花板處兩排，每排2個共4個。復印設備區(qū)域偏中央上方裝置一個燈。采用統(tǒng)一間距的布燈方法，并結合地面功能區(qū)域采用相應的燈具照明。工作區(qū)域上方采用格柵燈盤，使工作空間光線均勻，并減少眩光。在集體辦公室通道區(qū)域采用LED節(jié)能筒燈照明，給通道補充光線。7.秘書辦公室飲水機的擺放秘書工作區(qū)的飲水機安置在隔板西側靠墻處，方便各秘書接水。8.百葉窗的設置：秘書工作區(qū)的南面南北為落地窗，南面光線比較強，設置淡綠色百葉窗，可以調節(jié)室內光線。與主任辦公室相連的墻壁為透明玻璃，與接待區(qū)相連的墻壁為磨砂玻璃，增加室內光線。9. 秘書辦公區(qū)地板的選擇-架空防靜電地板 安裝地下插座時可根據(jù)地插座的規(guī)格

18、進行開孔，由于辦公區(qū)各種線多而亂，將線放在地板下，使整體表面美觀整齊，安全度高。(三)主任工作區(qū)1.主任工作區(qū)南面、北面為落地玻璃，西面、東面為墻壁，東面距北落地窗1/3處為窗戶。辦公桌居主任辦公區(qū)的東北面，光線相對于其它區(qū)域較弱，而北面為落地玻璃，光線強度較好。2.主任辦公桌桌面物品放置主任的辦公桌為L形棕紅色辦公桌，辦公桌主桌正前方放置電腦，左邊放置電話，右上方放置文件架，旁邊設置筆筒。在主任辦公桌前方設置臺簽，上面標有姓名、職務。主任的辦公桌相對比較寬敞，可以擺放相框、小盆栽。在另一塊桌面上置放一臺小型打印機，方便主任打印。3.文件柜位于西北角，和墻面相貼。文件柜距離主任相對較近，存取文

19、件比較方便，文件柜不宜放于主任后方玻璃窗處，會阻擋光線。4.沙發(fā)在主任辦公室的東南角位置，茶幾位于沙發(fā)前方位置。（1）沙發(fā)位于主任辦公桌的正前方，有利于主客溝通。（2）飲水機位于主任辦公室的西南角位置，飲水機和沙發(fā)較近，給客人倒水比較方便。5.盆栽其一位于主任辦公室沙發(fā)的北面，其一位于西北角，即文件柜的東面。可以凈化空氣，緩解壓力，使人心情愉悅，提升辦公室整體美觀度。6.南北玻璃、窗戶都采用百葉窗簾東面距北落地窗1/3處為窗戶。有通風采光的作用，此處設置窗戶可以使主任享受陣陣涼風，也有利于緩解眼疲勞和舒緩身心。（1）在遮陽方面，百葉窗除了可以抵擋紫外線輻射之外，還能調節(jié)室內光線。（2）南面玻璃

20、采用百葉窗，主任可以隨時監(jiān)督秘書的工作，而又不易于被發(fā)現(xiàn)，從而減少了秘書工作的壓力。8.燈具安裝位置：主任辦公桌斜上方天花板處安裝嵌入式格柵燈盤，休息區(qū)沙發(fā)頂部天花板處安裝1臺LED天花射燈。9.裝飾物的擺放：在休息區(qū)沙發(fā)后面的墻壁掛畫裝飾物可以提升辦公室的美感，營造氣氛。而且還能愉悅人的情緒，充滿詩意。10主任辦公區(qū)的地板選擇：木質室內地板八、辦公用品的市場調研與采購要求 （一）采購的原則1.適價 大量使用與少量使用,長期使用與短期使用價格往往有差別,決定一個合適的價格要經過以下幾個步驟: （1）多渠道詢價:多方面打探市場行情,包括市場最高價,最低價,一般價格等。（2）比價:要分析各供應商提

21、供材料的性能，規(guī)格，品質，要示，用量等才能建立比價標準。 （3）自行估價:自己成立估價小組,由采購,成本會計等人組成,估算出符合品質要求的,較為準確的底價資料。 （4）議價:根據(jù)底價的資料,市場的行情,供應商用料的不同,采購量的大小,付款期和長短等等與供應商議定出一個雙方都能合理接受的價格。2.適時 采購計劃的制定要非常準確。該進的物料不依時間進來,造成停工待料,增加管理費用；太早采購囤積物料,又會造成獎金的積壓,場地的浪費,物料的變質,所以準確制定采購計劃,適時的進料,節(jié)約成本。3.適質 采購材料的成本是直接的,所以每位領導非常重視,而品質成本是間接的,所以就被許多領導層忽略了,“價廉物美”

22、才是最佳的選擇,偏重任何一頭都會造成最終產品成本的增加。 4.適量 采購量多,價格就便宜,但不是采購越多越好,儲存成本都直接影響采購成本,應根據(jù)資金的周轉率,儲存成本,物料需求計劃等綜合計算出最經濟的采購量. 5.適地 供應商離辦公室越近,運輸費用就越低,協(xié)調溝通就越方便,成本自然就越低了。（二）采購程序 1.申請：向上級提交申請，由主管領導審批。 2.采購：物品和固定供應商聯(lián)系確定價格后采購。 3.驗收：所采購的辦公用品到貨后，由辦公室、供應部按送貨單進行驗收，經對名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質量核實無誤后，在送貨單上簽字驗收，然后將送貨聯(lián)歸類留存。4.付款：辦公室收到供貨單位發(fā)票，核對所記載的發(fā)票內容并在發(fā)票背面簽字認可，攜驗收入庫單結算發(fā)票交主管部門負責人審核簽字后，做好登記，做到帳、卡、物一致，最后交財務部負