工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)則(西安佳信公路工程咨詢有限公司)

1、西安佳信公路工程咨詢有限公司工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)則 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)則提要：立卷-公司總部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的文件，對其中已形成結(jié)果齊全的文件文章來源自 房地產(chǎn) E網(wǎng) 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)則為了完整、準確、系統(tǒng)地保留公司生產(chǎn)活動中形成的具有保存價值的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用，依據(jù)有關(guān)國家標準和規(guī)范，結(jié)合公司具體情況，特制定本規(guī)則。第一條、本規(guī)則規(guī)定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項目資料為例。第二條、本規(guī)則依據(jù)國家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)劃，自治區(qū)檔案局企業(yè)事業(yè)單位管理文件材

2、料歸檔整理試行規(guī)劃和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求國家標準（GB/T118222000），結(jié)合公司具體情況制定。第三條、名詞一、立卷-公司總部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的文件，對其中已形成結(jié)果齊全的文件、技術(shù)資料按歸檔的標準和要求，進行分類整理，裝訂成冊的工作過程，稱之為立卷。二、移交-是指項目部在工程竣工后二個月內(nèi)或公司總部各部門在每年1月底前將上年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。三、歸檔-凡是反映本公司工作（含工程施工）生產(chǎn)活動，具有查考利用價值的文件材料，通過相關(guān)人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。

3、四、銷毀-是指由檔案部門負責人和檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒別、登記后，會同公司指定的監(jiān)審部門人員一道將保管到期的檔案進行處理（一般焚燒、粉碎處理）的工作過程。第四條、文件材料整理排放的要求。文件材料的整理以件為單位進行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按分類進行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、利用（參閱）整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件。整理時要求裝訂時排放要求文件正本與定稿為一件正本在前，定稿在后文件正文與附件為一件正文在前，附件在后文件原件與復印件為一件原件在前，復印件在后轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件轉(zhuǎn)發(fā)文在

4、前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后來文與復文為一件復文在前，來文在后報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件第五條、文件、資料、圖表立卷、歸檔的要求一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數(shù)為一份，有原件者應(yīng)交原件，承包的工程如業(yè)主或甲方另有要求時，按其要求移交他們所需的份數(shù) 。二、立卷的要求：文件、圖表必須書寫工整，字跡、線條清楚。圖面整潔，用墨汁或碳素墨水填寫，禁止用鉛筆、圓珠筆、水彩筆和其它易褪色的書寫工具書寫、繪制和簽收。1、竣工文件、圖表裝冊時，如果數(shù)量較多，可按順序排列（按斷面號或施工船位號），把相關(guān)的文件材料、圖表等分別組裝成數(shù)冊（件）。一個檔案盒可放兩件（或數(shù)件），每件都有“案內(nèi)封面”“本卷目錄”和“科技

5、檔案卷內(nèi)備考表”。每件的頁號都是從1至最后一頁（如第一件1136，另一件1120頁），如果這個檔案盒內(nèi)放有兩件時，則在“科技檔案卷內(nèi)備考表”說明一欄中寫上：本卷合計：136+120=256頁（假設(shè)第一件為136頁，第二件為120頁，見附表）。每個案卷不論裝幾件，其總厚度不得超過6cm。2、檔案盒封面不能粘貼紙。3、檔案盒正面和側(cè)面的“案卷題名”要求內(nèi)容一樣。字體排列要求：正面橫寫，側(cè)面豎寫。4、文件材料用紙一律采用A4（297mm×210mm)，如其他往來單位采用16K紙時，則必須把原16K紙貼在A4白紙上。5、卷內(nèi)文件材料排列順序：管理文件按建設(shè)程序、或重要程度排序，重要文件排在前

6、，一般性文件在后，復文在前，來文在后，正文在前，原稿在后；項目技術(shù)文件按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測、評定、證明順序排列；竣工圖按設(shè)計、施工斷面或圖號排列；有文和圖時，則文字材料在前，圖在后。6、文件材料裝訂：文件材料經(jīng)系統(tǒng)排列、編寫頁號、填寫卷（或冊）內(nèi)封面、“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”后，將每份文件的金屬釘（或其他金屬物）去掉，?。ㄐ∮贏4紙樣的）、殘缺的文件應(yīng)加予托裱，裝訂線處有字的要加邊表粘牢，然后用白紗線裝訂成冊。一律不得用金屬釘裝訂或漿糊、膠水等粘貼。裝訂孔尺寸和穿繩方法如下圖所示：7、檔案卷內(nèi)頁號編法：檔案卷內(nèi)頁號的編寫以冊為單位，一冊為一個流水號。在冊內(nèi)的文件材料排列固定

7、后，每冊從“1”開始，用號碼機在文件材料的右下角依次編流水順序號。每頁編一個號。如果一紙兩面都有文字材料或圖，則在兩面各打印一個號，反面的號打印在左下角；兩張以上小幅面材料，在前一頁上，也只編印一個號；折疊成幾層的文件和圖表，按一張編碼頁號，一張只打印一個號。“案卷封面”、“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”不編頁號，因此也不打印頁號。竣工文件、圖表一定要用號碼機打上頁號，不得用鉛筆或其他筆寫頁號。竣工文件、圖表裝訂時，“卷內(nèi)目錄”排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前，“科技檔案卷內(nèi)備考表”放在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，裝訂時把“案卷封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”同其他文件一起裝訂，不能用膠

8、水或漿糊把這三張粘貼在竣工文件上?！氨揪砟夸洝币皇且顚懽詈笠豁撎柎a（見附表2所示）三、竣工圖表的立卷要求1、竣工圖應(yīng)能全面、準確反映工程竣工的全部施工實際造型和特征。要求做到圖面整潔，字跡清晰，數(shù)據(jù)準確，確實反映工程竣工的實際情況。圖表中的文字、數(shù)據(jù)、圖象、線條、簽字均必須使用黑墨水，不能使用圓珠筆或其他易于褪色的墨水。2、檔發(fā)（1992）8號文件的規(guī)定，每件竣工圖背面的左下角加蓋竣工圖章（圖章式樣如下圖示）3、竣工圖紙封面一般采用A3紙大?。ㄒ姼奖?竣工圖紙封面）如果業(yè)主或甲方有要求，則以其要求為準。竣工圖大小可以采用A3紙也可以采用厘米方格紙，同一斷面的幾種狀態(tài)必須在同一張紙上，不能在兩

9、張圖紙上出現(xiàn)。附圖說明的文字材料一律打印，每頁A4紙打印32行，每行30個字，頁號在每頁下邊中間。4、圖表裝訂：（1）A3紙（或厘米方格紙）裝訂線留在左側(cè)；（2）A4紙豎向裝訂線留在左側(cè)；（3）A4紙橫向裝訂線留在上邊；（4）A3（或厘米方格紙）、A4紙均采用三孔一線裝訂法，孔距為80毫米（見_頁）（5）竣工圖表裝訂應(yīng)以風琴式折法，按A4紙規(guī)格擺好，圖標露在正面，并在裝訂孔一邊加墊紙條（30mm×297mm），以彌補厚薄不平?！翱⒐D、表”必須連同“科技檔案封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”一起裝訂（見附表3、4、5）5、每冊圖紙的封面、本冊目錄、圖標字體、型號見附表7、8、

10、9。四、檔案案卷編目方法1、卷內(nèi)封面填寫說明：卷內(nèi)封面填寫是為了維持系統(tǒng)整理分類排列，提示案卷內(nèi)容，固定案卷之間的次序。封面的填寫：（1）檔號、檔案館號、縮微號，由檔案部門填寫，其余各項由立卷人填寫。（2）案卷提名：主要內(nèi)容應(yīng)包括項目名稱、結(jié)構(gòu)、部位等名稱，應(yīng)能簡明準確反映出案卷的基本內(nèi)容。（3）編制單位：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位。（4）起止日期：填寫文件材料形成的起止時間。應(yīng)有年、月、日。（5）保管期限：由檔案部門填寫。（6）密級：由檔案部門填寫。2、卷內(nèi)目錄填寫（見附表4）（1）序號：按同一文號或同一標題的名稱，編一個順序號（不論本文材料的頁數(shù)多少），填寫內(nèi)容同檔案章中的序號。（2）文

11、件編號：填寫文件的發(fā)文號。文字材料已有文號的，按文號填寫；無文號的可不填寫；圖表填寫圖表編號。（3）責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。一般是指單位名稱（項目部或公司部門）或個人姓名，代表個人的作品（如合理化建議、填寫作者人名，經(jīng)過一定審批程序完稿的公文，竣工圖表應(yīng)填寫單位名稱）。（4）文件材料題名：按文件材料標題的全稱填寫，無標題或標題不規(guī)范的，可根據(jù)內(nèi)容自擬標題，外加 標識。圖表的文件材料題名填寫圖表的名稱。（5）日期：按文件形成落款的年、月、日填寫，如1999.07.09，以8位阿拉伯數(shù)字標注。竣工圖表按圖標最后簽名日期填寫。（6）頁次：指文件、圖表在案卷內(nèi)打印的流水頁號（不指原

12、件編的頁號），填寫已編好序號的文件、圖表首頁上打印的流水頁號，并要填寫最后一頁的頁號（見附表2）。（7）備注：注釋文件需說明的情況。3、備考表（見附表1）的填寫：要求標明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)和總頁數(shù)以及在組卷過程中需要說明的，立卷人要簽上名字。卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，不打印流水頁號。五、其他應(yīng)注意的事項1、在檔案盒和竣工資料、竣工圖表的正面、側(cè)面的臨時案卷順序號只能用鉛筆（HB）寫，不能用鋼筆、毛筆寫，更不能用數(shù)碼機打印立卷人編排的臨時案卷順序號。2、在裝訂成冊后，立卷人應(yīng)對竣工文件、圖表的順序頁次反復檢查，以避免發(fā)生反頁、倒頁、缺頁或亂頁的錯亂。3、施工照片圖冊必須填寫“案卷

13、題名”、“編制單位”、“照片檔案卷內(nèi)目錄”和各照片的“照片號/底片號”、“拍攝時間”、“攝影者”、“文字說明”等。施工照片集必須放在科技檔案盒內(nèi)。4、竣工文件、圖表的裝訂棉繩不要太細，裝訂時繩子應(yīng)打活結(jié)，以防重新裝訂時用，繩子三舌結(jié)應(yīng)打在竣工資料背后，不得在封面。5、竣工文件一定要有總目錄（見附表6），并且按規(guī)范裝訂在竣工資料第一冊上，多時也可另冊裝訂，但必須完整、規(guī)范。6、每頁的頁號必須用數(shù)碼機打印，字跡要清晰，不能模糊不清，不能用筆手寫頁號。7、裝訂要整齊美觀。如果遇到裝訂后冊邊紙張不整齊，必須把冊邊切割整齊，方可放入檔案盒內(nèi)。8、文件、圖表每卷、每冊和檔案盒必須完整無損，不能有水漬、油漬

14、、劃傷、發(fā)霉等情況出現(xiàn)。9、檔案盒厚度的選擇：以擬將裝入此盒的文件、圖表總厚度來選擇檔案盒的厚度。同類同一檔的文件、圖表一般放入共一盒內(nèi)，只有在已選用了最厚盒的檔案盒仍放不下時，才選擇放入另一盒（當然是同一檔的盒）。國家檔案部門規(guī)定的檔案盒厚度種類有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種，可在文化用品市場購買。10、施工照片的冊子只能用統(tǒng)一的“照片檔案”，不能用生活照片冊。第六條、工程竣工文件的移交每施工一項工程，在竣工驗收后二個月內(nèi)（一般情況下，具體移交時間在項目計劃中列示），由承擔本工程的項目部負責按本規(guī)定有關(guān)要求整理成冊，完好地移交公司辦公室。第七條、保管期限案卷

15、的保管期限，以其保存和使用的價值分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種，并分別裝訂。永久凡記述和反映本公司的發(fā)展歷史的各種材料，如：公司的不同時期發(fā)展的機構(gòu)、承擔工程的合同文本、史志等。長期凡記述和反映本公司的活動，在較長時間內(nèi)對公司工作、承擔工程有查考利用價值的檔案。短期凡在較短時間內(nèi)對本公司有參考利用價值的檔案。如施工原始記錄（含鉆孔、安全事故、機電運行記錄）在工程款全部付清后，即可銷毀。保管時間的計算：從案卷移交到檔案室的年度開始算起。第八條、檔案分類、保管期限表檔案分類、保管期限表類順序名稱保管期限備注一、行政管理1、公司年度工作計劃短期2、公司年度工作總結(jié)、本年大事記永

16、久3、公司申報成立及批復文件；公司資質(zhì)申請及政府有關(guān)部門批復文件；公司印章式樣啟用文件；批準項目部成立、撤消、合并、更改及其印章啟用永久4、公司歷史、組織沿革、年鑒永久5、本年度機構(gòu)設(shè)置、年底員工花名冊、任免、調(diào)配、錄用、解聘、培訓、職稱、執(zhí)業(yè)證、員工違紀記錄、處分長期6、年度會議文件材料、記錄、電話記錄、收發(fā)文本短期7、員工檔案一人一檔，隨工作地點變動而動二、經(jīng)營管理1、公司經(jīng)營遠、近期規(guī)劃策略永久2、中標工程招投標書、合同、協(xié)議及與之有關(guān)的法律性文本永久3、合同工程工程量結(jié)算單（或確認書），工程款結(jié)算單長期 工程款全部回收后銷毀，僅留一總表 永久存4、公司經(jīng)營管理規(guī)章制度長期5、公司財務(wù)管

17、理規(guī)章制度長期6、單項工程成本分析永久7、年度財務(wù)決算報告、報表長期8、經(jīng)營部門各種統(tǒng)計年報（或工程結(jié)束后報表）及綜合分析材料、客戶檔案長期9、本年各項目及公司支付收入帳本、憑證、會計管理、資金流通、各種財務(wù)報表、帳簿長期10、固定資產(chǎn)購置、報廢、回收有關(guān)材料長期三、物資管理物資包括設(shè)備和材料1、年度物資保有量表短期2、物資管理各項規(guī)章、制度長期采、用、存、保、處理3、設(shè)備維修、修理制度及計劃長期4、項目部設(shè)備清單公司總部辦公設(shè)備及其他設(shè)備清單短期短期分項目部填5、設(shè)備檔案長期四、工程、技術(shù)管理1、技術(shù)新規(guī)范、新標準、科技成果、技術(shù)引進、革新、合理化建議等科技管理長期2、與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)連的政府有關(guān)部門相關(guān)法律法規(guī)長期有